Onderdeel 4 – Advies herinrichting vergaderproces
In dit onderdeel zal er een advies worden gegeven over hoe het vergaderproces het beste ingericht
kan worden om knelpunten te verminderen en het proces te optimaliseren. Dit is op basis van de
conclusie die in onderdeel 1 is opgesteld. Knelpunten in het proces zijn dat de centrale en decentrale
ruimtes niet met elkaar verbonden zijn, er sprake is van veel no-shows, er veel naar externe locaties
wordt uitgeweken waar hoge kosten tegenover staan en dat er op piekmomenten en door corona
sprake is van te weinig capaciteit. In het advies wordt er gekeken naar het centrale en decentrale
vergaderproces en het effect hiervan op de externen vergaderlocaties.
4.1 Standaardiseren, centraliseren en uitbesteden
Standaardiseren
Er zijn vier vormen waarop standaardisatie kan worden toegepast om het vergaderproces te
optimaliseren. Dit zijn de vormen standaardisatie van werkprocessen, kennis en vaardigheden,
resultaten en normen. Hieronder wordt per vorm beschreven in hoeverre dit gestandaardiseerd kan
gaan worden en wat dit betekend voor het vergaderproces.
Standaardisatie van werkprocessen
In het huidige proces is het reserveringsproces voor de centrale en decentrale ruimtes verschillend.
De centrale ruimtes zijn onder het beheer van SPIRIT en kunnen via hun en het bijbehorende
reserveringssysteem geboekt worden. De decentrale ruimtes worden beheert door de desbetreffende
afdeling waarop de vergaderruimte gevestigd is en wordt geregeld via de receptie van die afdeling.
Het standaardiseren naar één proces voor alle vergaderruimtes biedt de mogelijkheid om meer inzicht
te krijgen in de bezetting van de ruimtes en helpt met het verhogen van de capaciteit en het
verminderen van no-shows. Hierdoor zal er een nieuw proces ontstaan voor het gehele
vergaderproces. Om hier nog meer invulling aan te geven kan de FM-app worden ingezet zodat
medewerkers makkelijk via hun telefoon kunnen reserveren voor de centrale en decentrale ruimtes en
op afstand in contact kunnen komen met SPIRIT.
Standaardisatie van kennis en vaardigheden
In de huidige situatie wordt er voor de medewerkers van SPIRIT een ander opleidingsniveau,
werkervaring en vaardigheden gevraagd, dan voor de medewerkers van het vergaderproces van de
decentrale vergaderruimtes. Door deze groepen wordt er een andere invulling gegeven aan het begrip
hostmanship. Wat volgens de ene groep gastvrij is kan door de ander niet zo worden ervaren.
Hierdoor is het lastig om dit te standaardiseren. Wel kan hier meer eenheid in worden gecreëerd als
SPIRIT het beheer heeft over de centrale en decentrale vergaderruimtes. Hierdoor wordt de vertaling
naar gastvrijheid makkelijker. Hiervoor kan ook de FM-app worden ingezet zodat kennis en
vaardigheden met elkaar, medewerkers en andere partijen gecommuniceerd kan worden.
Standaardisatie van resultaten
In het huidige vergaderproces wordt gastvrijheid als een belangrijk onderdeel gezien waarbij wordt
ingespeeld op de situaties en de wensen van de medewerkers. Hierdoor wordt het standaardiseren
van resultaten afgeraden, omdat hierdoor gastvrijheid weg zal vallen wat effect heeft op de
tevredenheid van de medewerkers.
Standaardisatie van normen
In de huidige situatie sluiten de normen van de ABN AMRO niet op alle gebieden aan bij de
medewerkers. Denk hierbij aan het feit dat er sprake is van veel no-shows binnen het vergaderproces.
Veel medewerkers annuleren hun vergadering niet terwijl deze niet gaat plaatsvinden. Niet alleen is
een ruimte hierdoor niet beschikbaar voor andere medewerkers, maar ook heeft dit effect op de
schoonmaak en catering. Door een FM-app in te zetten kunnen medewerkers een herinnering krijgen
op hun telefoon dat ze een vergaderruimte hebben geboekt en een optie om deze te annuleren. Door
hier op een gastvrije manier invulling aan te geven worden de medewerkers gestimuleerd en bewuster
1
, van hun gedrag en kan dit tot aanpassingen leiden. Ook zijn er veel normen omtrent corona opgesteld
door de ABN AMRO waar de medewerkers zich niet altijd aan houden. Denk hierbij aan de 1,5 meter
afstand, routeringen en thuiswerken.
Centralisatie
Er zijn drie vormen waarop centralisatie kan worden toegepast om het vergaderproces te
optimaliseren. Dit zijn de vormen beleid/spelregels, uitvoering/fysiek en controle. Hieronder wordt per
vorm beschreven in hoeverre dit gecentraliseerd kan worden en wat dit betekend voor het
vergaderproces.
Beleid/spelregels
In de huidige situatie is er sprake van verschillende richtlijnen voor de vergaderprocessen, waarbij
onderscheid wordt gemaakt tussen de centrale en decentrale vergaderruimtes. Door alle ruimtes
onderdeel te maken van één beleid waarbij hetzelfde proces gehanteerd wordt kan er beter worden
ingespeeld op de grote vraag en de capaciteit worden vergroot. Door het vergroten van de capaciteit,
wordt het aantal externe vergaderingen verminderd waardoor een grote kostenpost wegvalt, ook wordt
er ingespeeld op het tekort aan capaciteit wat door corona is ontstaan. Wel kan dit leiden tot
ontevredenheid bij medewerkers die veel waarde hechten aan het reserveren op hun eigen afdeling.
Hierom is het van groot belang dat deze medewerkers voorrang krijgen op het reserveren van een
ruimte op hun eigen afdeling. Wanneer de medewerkers op hun eigen afdeling willen reserveren moet
dit twee weken van te voren. Na deze periode kunnen de ruimtes ook door medewerkers buiten de
afdeling worden geboekt.
Uitvoering/fysiek
In de huidige situatie zijn er 30 centrale vergaderruimtes die bij elkaar gevestigd zijn en 80 decentrale
vergaderruimtes die verspreid zijn over meerdere afdelingen. Het centraliseren van de uitvoering zou
betekenen dat al deze ruimtes samengevoegd moeten worden zodat ze op één plek bereikbaar zijn.
Om dit te realiseren zullen er forse verbouwingen moeten plaatsvinden wat financieel niet gunstig is.
Ook worden de medewerkers ontevreden omdat de afdelingsruimtes verdwijnen. Voor de catering,
schoonmaak en spirit is dit wel gunstig, omdat ze hun werkzaamheden dan vanuit één plek kunnen
verrichten waardoor veel tijd bespaard wordt. Toch wordt het centraliseren van de uitvoering
afgeraden vanwege de hoge investeringskosten en de ontevredenheid die hier tegenover staat.
Controle
In de huidige situatie controleert SPIRIT of alle centrale ruimtes worden gebruikt door regelmatig
rondes te lopen langs alle ruimtes om te kijken of ze bezet zijn. Dit kost niet alleen veel tijd, maar is
ook niet efficiënt. Van de decentrale vergaderruimtes wordt de bezetting niet in kaart gebracht. Door
dit te centraliseren, wordt er gecontroleerd vanuit één centraal gelegen punt waardoor de bezetting
beter in kaart kan worden gebracht van de centrale en decentrale ruimtes. Dit kan gerealiseerd
worden door sensoren met aanwezigheidsdetectie te plaatsen in alle vergaderruimtes. Vanwege de
privacy zullen deze sensoren niet over een camera beschikken. Deze sensoren zullen gekoppeld
worden met het online platvorm Planon die wordt gebruikt door SPIRIT voor het inrichten van het
vergaderproces. Door de sensoren kunnen ruimtes weer beschikbaar gesteld worden als er sprake is
van no-shows. Dit kan ook gekoppeld worden aan een FM-app. Door deze controle kunnen no-shows
worden verminderd en de kosten voor externe vergaderruimtes worden verlaagd. Ook zorgt het voor
minder beweging in het pand, omdat de SPIRIT medewerkers niet meer rond hoeven te lopen
waardoor contact momenten worden verminderd en de 1,5 meter maatregelen omtrent het
coronavirus beter kan worden gehandhaafd.
Samenvattend wordt dus geadviseerd om het proces te standaardiseren om meer inzicht te krijgen in
de bezetting van de ruimtes, de capaciteit te verhogen en no-shows te verminderen. SPIRIT zal
optreden als beheerder voor het gehele vergaderproces waar alle centrale en decentrale
vergaderruimtes een onderdeel van zijn. Alle ruimtes zullen dus onderdeel maken van één centraal
beleid waardoor meer vergaderruimtes beschikbaar zijn. Dit betekend dan ook dat er ook iPad
schermen bij de decentrale ruimtes geplaatst moeten worden. Door het vergroten van de capaciteit
wordt het aantal externe vergaderingen verminderd waardoor een grote kostenpost wegvalt. Wel moet
2
In dit onderdeel zal er een advies worden gegeven over hoe het vergaderproces het beste ingericht
kan worden om knelpunten te verminderen en het proces te optimaliseren. Dit is op basis van de
conclusie die in onderdeel 1 is opgesteld. Knelpunten in het proces zijn dat de centrale en decentrale
ruimtes niet met elkaar verbonden zijn, er sprake is van veel no-shows, er veel naar externe locaties
wordt uitgeweken waar hoge kosten tegenover staan en dat er op piekmomenten en door corona
sprake is van te weinig capaciteit. In het advies wordt er gekeken naar het centrale en decentrale
vergaderproces en het effect hiervan op de externen vergaderlocaties.
4.1 Standaardiseren, centraliseren en uitbesteden
Standaardiseren
Er zijn vier vormen waarop standaardisatie kan worden toegepast om het vergaderproces te
optimaliseren. Dit zijn de vormen standaardisatie van werkprocessen, kennis en vaardigheden,
resultaten en normen. Hieronder wordt per vorm beschreven in hoeverre dit gestandaardiseerd kan
gaan worden en wat dit betekend voor het vergaderproces.
Standaardisatie van werkprocessen
In het huidige proces is het reserveringsproces voor de centrale en decentrale ruimtes verschillend.
De centrale ruimtes zijn onder het beheer van SPIRIT en kunnen via hun en het bijbehorende
reserveringssysteem geboekt worden. De decentrale ruimtes worden beheert door de desbetreffende
afdeling waarop de vergaderruimte gevestigd is en wordt geregeld via de receptie van die afdeling.
Het standaardiseren naar één proces voor alle vergaderruimtes biedt de mogelijkheid om meer inzicht
te krijgen in de bezetting van de ruimtes en helpt met het verhogen van de capaciteit en het
verminderen van no-shows. Hierdoor zal er een nieuw proces ontstaan voor het gehele
vergaderproces. Om hier nog meer invulling aan te geven kan de FM-app worden ingezet zodat
medewerkers makkelijk via hun telefoon kunnen reserveren voor de centrale en decentrale ruimtes en
op afstand in contact kunnen komen met SPIRIT.
Standaardisatie van kennis en vaardigheden
In de huidige situatie wordt er voor de medewerkers van SPIRIT een ander opleidingsniveau,
werkervaring en vaardigheden gevraagd, dan voor de medewerkers van het vergaderproces van de
decentrale vergaderruimtes. Door deze groepen wordt er een andere invulling gegeven aan het begrip
hostmanship. Wat volgens de ene groep gastvrij is kan door de ander niet zo worden ervaren.
Hierdoor is het lastig om dit te standaardiseren. Wel kan hier meer eenheid in worden gecreëerd als
SPIRIT het beheer heeft over de centrale en decentrale vergaderruimtes. Hierdoor wordt de vertaling
naar gastvrijheid makkelijker. Hiervoor kan ook de FM-app worden ingezet zodat kennis en
vaardigheden met elkaar, medewerkers en andere partijen gecommuniceerd kan worden.
Standaardisatie van resultaten
In het huidige vergaderproces wordt gastvrijheid als een belangrijk onderdeel gezien waarbij wordt
ingespeeld op de situaties en de wensen van de medewerkers. Hierdoor wordt het standaardiseren
van resultaten afgeraden, omdat hierdoor gastvrijheid weg zal vallen wat effect heeft op de
tevredenheid van de medewerkers.
Standaardisatie van normen
In de huidige situatie sluiten de normen van de ABN AMRO niet op alle gebieden aan bij de
medewerkers. Denk hierbij aan het feit dat er sprake is van veel no-shows binnen het vergaderproces.
Veel medewerkers annuleren hun vergadering niet terwijl deze niet gaat plaatsvinden. Niet alleen is
een ruimte hierdoor niet beschikbaar voor andere medewerkers, maar ook heeft dit effect op de
schoonmaak en catering. Door een FM-app in te zetten kunnen medewerkers een herinnering krijgen
op hun telefoon dat ze een vergaderruimte hebben geboekt en een optie om deze te annuleren. Door
hier op een gastvrije manier invulling aan te geven worden de medewerkers gestimuleerd en bewuster
1
, van hun gedrag en kan dit tot aanpassingen leiden. Ook zijn er veel normen omtrent corona opgesteld
door de ABN AMRO waar de medewerkers zich niet altijd aan houden. Denk hierbij aan de 1,5 meter
afstand, routeringen en thuiswerken.
Centralisatie
Er zijn drie vormen waarop centralisatie kan worden toegepast om het vergaderproces te
optimaliseren. Dit zijn de vormen beleid/spelregels, uitvoering/fysiek en controle. Hieronder wordt per
vorm beschreven in hoeverre dit gecentraliseerd kan worden en wat dit betekend voor het
vergaderproces.
Beleid/spelregels
In de huidige situatie is er sprake van verschillende richtlijnen voor de vergaderprocessen, waarbij
onderscheid wordt gemaakt tussen de centrale en decentrale vergaderruimtes. Door alle ruimtes
onderdeel te maken van één beleid waarbij hetzelfde proces gehanteerd wordt kan er beter worden
ingespeeld op de grote vraag en de capaciteit worden vergroot. Door het vergroten van de capaciteit,
wordt het aantal externe vergaderingen verminderd waardoor een grote kostenpost wegvalt, ook wordt
er ingespeeld op het tekort aan capaciteit wat door corona is ontstaan. Wel kan dit leiden tot
ontevredenheid bij medewerkers die veel waarde hechten aan het reserveren op hun eigen afdeling.
Hierom is het van groot belang dat deze medewerkers voorrang krijgen op het reserveren van een
ruimte op hun eigen afdeling. Wanneer de medewerkers op hun eigen afdeling willen reserveren moet
dit twee weken van te voren. Na deze periode kunnen de ruimtes ook door medewerkers buiten de
afdeling worden geboekt.
Uitvoering/fysiek
In de huidige situatie zijn er 30 centrale vergaderruimtes die bij elkaar gevestigd zijn en 80 decentrale
vergaderruimtes die verspreid zijn over meerdere afdelingen. Het centraliseren van de uitvoering zou
betekenen dat al deze ruimtes samengevoegd moeten worden zodat ze op één plek bereikbaar zijn.
Om dit te realiseren zullen er forse verbouwingen moeten plaatsvinden wat financieel niet gunstig is.
Ook worden de medewerkers ontevreden omdat de afdelingsruimtes verdwijnen. Voor de catering,
schoonmaak en spirit is dit wel gunstig, omdat ze hun werkzaamheden dan vanuit één plek kunnen
verrichten waardoor veel tijd bespaard wordt. Toch wordt het centraliseren van de uitvoering
afgeraden vanwege de hoge investeringskosten en de ontevredenheid die hier tegenover staat.
Controle
In de huidige situatie controleert SPIRIT of alle centrale ruimtes worden gebruikt door regelmatig
rondes te lopen langs alle ruimtes om te kijken of ze bezet zijn. Dit kost niet alleen veel tijd, maar is
ook niet efficiënt. Van de decentrale vergaderruimtes wordt de bezetting niet in kaart gebracht. Door
dit te centraliseren, wordt er gecontroleerd vanuit één centraal gelegen punt waardoor de bezetting
beter in kaart kan worden gebracht van de centrale en decentrale ruimtes. Dit kan gerealiseerd
worden door sensoren met aanwezigheidsdetectie te plaatsen in alle vergaderruimtes. Vanwege de
privacy zullen deze sensoren niet over een camera beschikken. Deze sensoren zullen gekoppeld
worden met het online platvorm Planon die wordt gebruikt door SPIRIT voor het inrichten van het
vergaderproces. Door de sensoren kunnen ruimtes weer beschikbaar gesteld worden als er sprake is
van no-shows. Dit kan ook gekoppeld worden aan een FM-app. Door deze controle kunnen no-shows
worden verminderd en de kosten voor externe vergaderruimtes worden verlaagd. Ook zorgt het voor
minder beweging in het pand, omdat de SPIRIT medewerkers niet meer rond hoeven te lopen
waardoor contact momenten worden verminderd en de 1,5 meter maatregelen omtrent het
coronavirus beter kan worden gehandhaafd.
Samenvattend wordt dus geadviseerd om het proces te standaardiseren om meer inzicht te krijgen in
de bezetting van de ruimtes, de capaciteit te verhogen en no-shows te verminderen. SPIRIT zal
optreden als beheerder voor het gehele vergaderproces waar alle centrale en decentrale
vergaderruimtes een onderdeel van zijn. Alle ruimtes zullen dus onderdeel maken van één centraal
beleid waardoor meer vergaderruimtes beschikbaar zijn. Dit betekend dan ook dat er ook iPad
schermen bij de decentrale ruimtes geplaatst moeten worden. Door het vergroten van de capaciteit
wordt het aantal externe vergaderingen verminderd waardoor een grote kostenpost wegvalt. Wel moet
2
