Samenvatting Beginselen van de Administratieve organisatie, Proces & Kwaliteitsbeheersing

Beginselen van de administratieve organisatie
H1 Introductie bedrijfsprocessen en organisaties
Een bedrijfsproces bestaat uit verschillende activiteiten, deze kan men schematisch onder elkaar
zetten. Dit zorgt voor duidelijke herkenning van afzonderlijke activiteiten en de samenhang hierin is
terug te vinden. De beschrijving van een organisatie kan men vastleggen in een organogram oftewel
hiërarchisch organisatieschema. Dit is een weergave van verantwoordelijkheden in een organisatie.
Men bouwt checks en balances in de organisatie vanuit de administratieve organisatie en de
beheersing van risico’s.
Het primaire proces geeft invulling aan het bestaansrecht van een organisatie, dit zijn altijd de
kernactiviteiten van een organisatie. In de logistieke basisstructuur wordt een activiteit
weergegeven met een rechthoek en een voorraad met een driehoek.

Organisaties hebben te maken met allerlei ontwikkelingen op de markt waarin ze functioneren.
- Globalisering Landsgrenzen voor markten zijn open of worden opengemaakt. Hierbij moet
er voldaan worden aan allerlei regels en wetten van diverse landen. Daarnaast werkt het
concurrentieverhogend. Globalisering leidt tot efficiënte prijsvorming, bedrijven moeten hun
interne kosten steeds meer beheersen. Inrichting van de bedrijfsprocessen is hier essentieel.
- IT-ontwikkelingen Het internet wordt veel gebruikt voor verkoop. Daarnaast kan het ter
ondersteuning van de interne bedrijfsprocessen werken.
- Samenwerking in de keten Hierbij gaat het om strategische allianties die steeds meer
ontstaan. De keten (bedrijfskolom) is een reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage
leveren aan één consumentenproduct. Voordeel van de samenwerking is dat de
kwaliteitsbewaking op elkaar kan worden afgestemd en verhoogd. Voor de voorraad geldt
hetzelfde.
- Organisatieontwikkelingen Door concurrentiedruk zijn organisaties steeds meer bezig
met het kostenbewustzijn en het analyseren van de bedrijfsprocessen. Daarnaast is er ook
druk vanuit de arbeidsmarkt. Verantwoordelijkheden binnen organisaties veranderen
voortdurend.

Typologie Indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare organisaties.
Typologie van Starreveld Hoofdcategorieën: Bedrijven werkend voor een markt
(handelsbedrijven, productiebedrijven, dienstverlenende bedrijven en financiële instellingen) en
geen markt (overheid en privaatrechtelijke organisaties).

PBI-model Maakt de administratieve organisatie inzichtelijk. De basis bestaat uit
bedrijfsprocessen. Een organisatie wil deze processen goed laten functioneren. Hierbij zal de
organisatie de processen goed willen beheersen en controlemaatregelen toevoegen. Voor deze
beheersing is informatie nodig, intern en extern.

, H2 Bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces bestaat uit een aantal subprocessen.
Waardeketen van Porter Geeft een generieke opsomming van alle bedrijfsprocessen in een
organisatie. Generiek betekent in dit geval toe te passen op elke organisatie. Er wordt onderscheid
gemaakt tussen primaire processen en secundaire processen.
Primair
- Inkomende logistiek Goederen worden aangevoerd, evt. gekeurd en daarna opgeslagen in
afwachting van het verbruik in de productie.
- Operatie of uitvoering Het omzetten van grondstoffen en ingekochte halffabricaten in een
eindproduct dat men aan de klant kan leveren.
- Uitgaande logistiek Zorgt ervoor dat het gereed product uiteindelijk bij de klant
terechtkomt.
- Marketing en verkoop Marketing brengt de behoefte van de klant in kaart en zorgt voor
vertaling van deze behoefte naar producten die de klant via verkoop kan kopen.
- Service en nazorg Ervoor zorgen dat de klant optimaal gebruik van het product kan maken.
Secundair (ondersteunend)
- Organisatorische infrastructuur Organisatie kan functioneren via beheer, catering,
security- en informatiesystemen, besluitvorming, directie en financiële processen.
- HRM Verantwoordelijk voor het in dienst nemen en behouden van de juiste medewerkers.
- (Technologie)ontwikkeling Producten worden ontwikkeld en productierijp gemaakt.
- Inkoop in brede zin Voorziet in alles wat de organisatie niet zelf maakt.
In verschillende organisaties zit het grootste verschil in de primaire processen.

Processen bestaan uit besturende (strategisch, tactisch, operationeel) en uitvoerende processen.
Besturing Inrichting en beheersing. Een strategische beslissing wordt door de top van de
onderneming genomen, betreft de onderneming als geheel en heeft gevolgen voor de lange termijn.
Een tactische beslissing wordt door de subtop van de onderneming genomen, betreft een deel van
de organisatie en heeft gevolgen voor de middellange termijn. Een operationele beslissing wordt
door de werknemer zelf genomen, betreft een klein onderdeel van de organisatie en heeft
betrekking op de korte termijn.
Informatie Speelt een rol in het proces, de overgang van de ene processtap naar de andere en om
de besturing mogelijk te maken. Bij elke nieuwe stap vindt er informatieoverdracht plaats. De
informatie dient volledig en juist te zijn.
Procesbeheersing De 1e vorm van regeling is het toevoegen van het ontbrekende. De foutieve
uitvoer moet alsnog in orde komen.
De 2e vorm van regeling heet terugkoppeling/feedback. Aan de hand hiervan grijpt men in bij het
proces, totdat dit uitvoer oplevert dat wel aan de norm voldoet.
De 3e vorm van regeling heet voorwaartskoppeling/feedforward. Men gaat de invoer meten en
hierop corrigeren als de invoer foute uitvoer dreigt op te leveren. Vooraf wordt er dus al ingegrepen.