Adviesrapport
Kerstevent: Zorgverzekeraar
“Nog betere zorg”
M.L.A. van Casteren
Student nr: 4773235
30 juni 2020
NCOI-opleidingsgroep
HBO projectmanagement
Projectmanagement en communicatie
,Voorwoord
Mijn naam is Marian van Casteren, werkzaam bij Rhenus Contract Logistics in de functie van Employee
Relations Manager. In deze rol ben ik projectmatig werkzaam in diverse HR (Human Resource)
gerelateerde onderwerpen. Omdat projectmatig werken voor mij relatief nieuw is ben ik gestart met het
volgen van de opleiding HBO projectmanagement via NCOI opleidingen.
Voor u ligt het adviesrapport “Kerstevent: Zorgverzekeraar “Nog betere zorg” . Dit verslag is geschreven
naar aanleiding van het eerste onderdeel “het schrijven van een adviesrapport” van de NCOI opleiding
HBO projectmanagement, module “ Projectmanagement en Communicatie”.
Dit adviesrapport is gericht aan Arie van der Meulen, directeur van divisie Zorg en Gezondheid, tevens
opdrachtgever van dit project. Het project betreft het organiseren van een jaarlijks kerstevent voor de
divisie Zorg en Gezondheid.
Namens de opdrachtgever is mij gevraagd om onderzoek te doen of er sprake is van een
communicatieprobleem binnen het projectteam waardoor mogelijk de deadline van het jaarlijkse
kerstevent in gedrang komt. Er is gevraagd om dit te onderzoeken en hiervoor een advies te schrijven.
Door middel van het afnemen van interviews is het onderzoek uitgevoerd, dit is geanalyseerd en hier zijn
aanbevelingen uit voortgekomen. Het onderzoek heeft plaatsgevonden onder alle de betrokkeren van het
project.
Bij deze wil ik de opdrachtgever, projectleider en projectleden bedanken voor hun tijd voor het afnemen
van interviews. Daarnaast wil ik ook mijn collega studenten van de opleiding bedanken voor de extra
sparringsessies en als laatste mijn docent Annet Luijendijk voor haar begeleiding en feedback gedurende
de opleiding.
Ik wens u veel leesplezier.
Marian van Casteren
Plaats: Tilburg
Datum 30-06-2020
2
, Samenvatting
De aanleiding voor dit adviesrapport is de opdracht van de opdrachtgever (Arie van der Meulen) die wil
weten hoe het communicatieprobleem binnen het projectteam verbetert kan worden.
Zorgverzekeraar “ Nog betere zorg” houdt jaarlijks een kerstevent voor de divisie Zorg en Gezondheid.
Het is een feestelijk event met een zakelijk belang. Om een succesvol event te organiseren is er een
projectorganisatie samengesteld bestaande uit interne medewerkers met als opdrachtgever Arie van der
Meulen en Sabine Feenstra als projectleider. Onder Sabine bevinden zich nog een drietal projectleden
(Henk van Dieren, Petra Dalen, en Anneke Hiemstra).
Op basis van de huidige situatie/ projectsamenstelling zijn de volgende constateringen gedaan:
• Sabine delegeert de operationele aansturing van het project aan Anneke en is hierdoor slechts
zijdelings betrokken bij het project omdat ze het te druk heeft met haar eigen werkzaamheden en
het idee heeft dat het allemaal wel loopt;
• Anneke niet goed weet welke taken en verantwoordelijkheden ze heeft;
• Henk verwacht dat Sabine hem informeel benaderd en om advies vraagt en daarnaast in de
besluitvorming betrokken wordt, maar niks verneemt en dus afwacht;
• Petra geïrriteerd is omdat ze is gepasseerd in haar verantwoordelijkheden en verwacht dat
Sabine direct met haar schakelt en niet Anneke of het secretariaat;
• Arie het vermoeden heeft dat Sabine tegen overspannenheid aanzit en tegenstrijdige informatie
ontvangt over de voortgang van het project en zich hierdoor zorgen maakt over de voortgang van
het project.
Bovenstaande factoren brengen de afronding van het kerstevent in gevaar waarvoor in de rapport
aanbevelingen zijn beschreven. Deze aanbevelingen vloeien voort uit de probleemanalyses die zijn
opgesteld aan de hand van de verkregen interviews en het gebruik van vakliteratuur.
Samenvattend komt naar voren dat het vanaf de start van het project zaken niet goed gaan. Er heeft
immers geen ‘kick-off meeting’ plaatsgevonden. Hierdoor zijn er geen afspraken gemaakt als het gaat om
de onderlinge samenwerking, aansturing, verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
De projectleden zijn hierdoor onvoldoende betrokken, kunnen niet aangeven wat ze willen met als gevolg
dat er een belangenconflict ontstaat tussen de teamleden en de projectleider wat weer zorgt voor
vertraging in het project. Het advies aan Sabine is dan ook om een project-start-up meeting te
organiseren waarin bovenstaande punten met het projectteam worden doorlopen. Ook tussentijds
evalueren is van belang om ervoor te zorgen dat de samenwerking goed blijft verlopen.
Een onderliggende oorzaak heeft te maken met de onervarenheid van Sabine als projectleider. Door haar
onervarenheid lukt het niet om haar teamleden te coachen wat noodzakelijk is binnen een projectteam.
De opdrachtgever heeft hiervoor de verkeerde leiderschapsstijl toegepast en Sabine niet begeleid in haar
rol als projectleider. In plaats van een delegerende stijl is het advies aan de opdrachtgever om een
begeleidende stijl toe te passen om zo Sabine beter te begeleiden in haar rol als projectleider.
3
Kerstevent: Zorgverzekeraar
“Nog betere zorg”
M.L.A. van Casteren
Student nr: 4773235
30 juni 2020
NCOI-opleidingsgroep
HBO projectmanagement
Projectmanagement en communicatie
,Voorwoord
Mijn naam is Marian van Casteren, werkzaam bij Rhenus Contract Logistics in de functie van Employee
Relations Manager. In deze rol ben ik projectmatig werkzaam in diverse HR (Human Resource)
gerelateerde onderwerpen. Omdat projectmatig werken voor mij relatief nieuw is ben ik gestart met het
volgen van de opleiding HBO projectmanagement via NCOI opleidingen.
Voor u ligt het adviesrapport “Kerstevent: Zorgverzekeraar “Nog betere zorg” . Dit verslag is geschreven
naar aanleiding van het eerste onderdeel “het schrijven van een adviesrapport” van de NCOI opleiding
HBO projectmanagement, module “ Projectmanagement en Communicatie”.
Dit adviesrapport is gericht aan Arie van der Meulen, directeur van divisie Zorg en Gezondheid, tevens
opdrachtgever van dit project. Het project betreft het organiseren van een jaarlijks kerstevent voor de
divisie Zorg en Gezondheid.
Namens de opdrachtgever is mij gevraagd om onderzoek te doen of er sprake is van een
communicatieprobleem binnen het projectteam waardoor mogelijk de deadline van het jaarlijkse
kerstevent in gedrang komt. Er is gevraagd om dit te onderzoeken en hiervoor een advies te schrijven.
Door middel van het afnemen van interviews is het onderzoek uitgevoerd, dit is geanalyseerd en hier zijn
aanbevelingen uit voortgekomen. Het onderzoek heeft plaatsgevonden onder alle de betrokkeren van het
project.
Bij deze wil ik de opdrachtgever, projectleider en projectleden bedanken voor hun tijd voor het afnemen
van interviews. Daarnaast wil ik ook mijn collega studenten van de opleiding bedanken voor de extra
sparringsessies en als laatste mijn docent Annet Luijendijk voor haar begeleiding en feedback gedurende
de opleiding.
Ik wens u veel leesplezier.
Marian van Casteren
Plaats: Tilburg
Datum 30-06-2020
2
, Samenvatting
De aanleiding voor dit adviesrapport is de opdracht van de opdrachtgever (Arie van der Meulen) die wil
weten hoe het communicatieprobleem binnen het projectteam verbetert kan worden.
Zorgverzekeraar “ Nog betere zorg” houdt jaarlijks een kerstevent voor de divisie Zorg en Gezondheid.
Het is een feestelijk event met een zakelijk belang. Om een succesvol event te organiseren is er een
projectorganisatie samengesteld bestaande uit interne medewerkers met als opdrachtgever Arie van der
Meulen en Sabine Feenstra als projectleider. Onder Sabine bevinden zich nog een drietal projectleden
(Henk van Dieren, Petra Dalen, en Anneke Hiemstra).
Op basis van de huidige situatie/ projectsamenstelling zijn de volgende constateringen gedaan:
• Sabine delegeert de operationele aansturing van het project aan Anneke en is hierdoor slechts
zijdelings betrokken bij het project omdat ze het te druk heeft met haar eigen werkzaamheden en
het idee heeft dat het allemaal wel loopt;
• Anneke niet goed weet welke taken en verantwoordelijkheden ze heeft;
• Henk verwacht dat Sabine hem informeel benaderd en om advies vraagt en daarnaast in de
besluitvorming betrokken wordt, maar niks verneemt en dus afwacht;
• Petra geïrriteerd is omdat ze is gepasseerd in haar verantwoordelijkheden en verwacht dat
Sabine direct met haar schakelt en niet Anneke of het secretariaat;
• Arie het vermoeden heeft dat Sabine tegen overspannenheid aanzit en tegenstrijdige informatie
ontvangt over de voortgang van het project en zich hierdoor zorgen maakt over de voortgang van
het project.
Bovenstaande factoren brengen de afronding van het kerstevent in gevaar waarvoor in de rapport
aanbevelingen zijn beschreven. Deze aanbevelingen vloeien voort uit de probleemanalyses die zijn
opgesteld aan de hand van de verkregen interviews en het gebruik van vakliteratuur.
Samenvattend komt naar voren dat het vanaf de start van het project zaken niet goed gaan. Er heeft
immers geen ‘kick-off meeting’ plaatsgevonden. Hierdoor zijn er geen afspraken gemaakt als het gaat om
de onderlinge samenwerking, aansturing, verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
De projectleden zijn hierdoor onvoldoende betrokken, kunnen niet aangeven wat ze willen met als gevolg
dat er een belangenconflict ontstaat tussen de teamleden en de projectleider wat weer zorgt voor
vertraging in het project. Het advies aan Sabine is dan ook om een project-start-up meeting te
organiseren waarin bovenstaande punten met het projectteam worden doorlopen. Ook tussentijds
evalueren is van belang om ervoor te zorgen dat de samenwerking goed blijft verlopen.
Een onderliggende oorzaak heeft te maken met de onervarenheid van Sabine als projectleider. Door haar
onervarenheid lukt het niet om haar teamleden te coachen wat noodzakelijk is binnen een projectteam.
De opdrachtgever heeft hiervoor de verkeerde leiderschapsstijl toegepast en Sabine niet begeleid in haar
rol als projectleider. In plaats van een delegerende stijl is het advies aan de opdrachtgever om een
begeleidende stijl toe te passen om zo Sabine beter te begeleiden in haar rol als projectleider.
3
