Eventplan netwerkdag
In de vorm van een kleine beurs
Voorletters en naam : N.E.W. Koenders
Studentnummer : 4545263
Datum : 11 september 2020
Opleider : NCOI
Opleiding : HBO Bachelor Hotel- en Eventmanagement
Module : Eventmanagement
,Voorwoord
Hallo, ik ben Nikita Koenders en ik ben 25 jaar. Ik woon in De Meern samen met mijn vriend met wie ik
nu 5 jaar samen ben. In 2018 hebben wij samen een huis gekocht in De Meern. Dit huis hebben wij
volledig moeten verbouwden, wat enorm veel tijd heeft gekost. Daardoor was ik deels genoodzaakt
mijn studie een half jaar uit te stellen. In september 2019 heb ik mijn studie vervolgd en ben ik
begonnen aan mijn tweede leerjaar.
In 2014 ben ik begonnen bij Koenders & Partners (hierna te noemen K&P) als
telefoniste/receptioniste. K&P is een adviesbedrijf op milieukundig gebied. K&P is gespecialiseerd in
ecologische, bodem- en asbestonderzoeken. In de afgelopen jaren ben ik van functie veranderd en
momenteel ben ik daar werkzaam als projectondersteuning asbest. In de jaren dat ik werkzaam ben
bij K&P ben ik erachter gekomen dat ik het organiseren van diverse activiteiten erg leuk vind. Dit is erg
breed getrokken, omdat ik zowel het organiseren van vergaderingen als het organiseren van
evenement erg leuk vind.
In 2015 ben ik begonnen bij een vrijwilligersorganisatie genaamd Muziekpodium Azotod als een
vrijwilliger. Ik ben hier begonnen met de standaard werkzaamheden van een vrijwilliger, zoals achter
de bar en entree. Uiteindelijk ben ik doorgegroeid naar nachtmanager en kreeg ik de kans om diverse
muziekevenementen te organiseren. Ook hier merkte ik dat ik veel voldoening haal uit het
organiseren. Mijn eigen ideeën op papier zetten en deze werkelijkheid maken.
In 2017 heb ik mijn opleiding professionele secretaresse afgerond en heb ik mezelf gelijk
ingeschreven voor de opleiding HBO Bachelor Hotel- en Eventmanager. Ik ben begonnen met stage
lopen bij het muziekpodium, waar ik een jaar stage heb gelopen. Door diverse gebeurtenissen heb ik
voor mezelf besloten dat het niet verstandig was door te gaan met deze stage, aangezien dit mij te
veel druk opleverde.
In 2019 ben ik begonnen met mijn stage bij Discover The Light Travel en Photography (hierna te
noemen DTL). DTL is een heel jong bedrijf, het is namelijk in 2018 opgestart. DTL is gespecialiseerd
in het organiseren van begeleiden fotografiereizen. In dit bedrijf is het nog veel zoeken naar hoe
werkzaamheden aangepakt moeten worden en welke richting we precies opgaan. Daardoor krijg ik
veel bewegingsvrijheid en mag ik bijna alles eigen maken. Dit is en een uitdaging en een hele grote
kans om mijzelf te ontwikkelen en op te leiden.
Voor mijn opleiding en voor mijn stage heb ik een eventplan geschreven voor het bereiken van nieuwe
klanten, doormiddel van het organiseren van een kleine beurs. Ik hoop dat u veel leesplezier heeft aan
mijn moduleopdracht.
Nikita Koenders
, SAMENVATTING
Het management van Discover The Light heeft de eventmanager verzocht een plan van aanpak te
schrijven voor het organiseren van een netwerkdag in de vorm van een kleine beurs. De
netwerkdag is bedoeld om het klantenbestand en de naamsbekend te vergroten. Dit betreft een
publieksevenement in vorm van een beurs. Het evenement gaat plaatsvinden op 20 juni 2020.
Het doel van de netwerkdag is behaald indien er 15 reizen zijn verkocht en 250 bezoekers zijn
geweest. Gezien het een evenement geen geld opleverd is er enkel spraken van ROO. Aan het
einde van de netwerkdag wordt een kleine enquête onder de bezoekers gehouden voor het
onderzoeken of de netwerkdag ook voor de bezoekers geslaagd is en of de bezoekers enthousiast
zijn geworden van de reizen.
De primiare doelgroep van het evenement zijn 35 tot 70 jarige in het hogere segment. Zij zijn in
staat de maatwerkreizen te kunnen en te willen betalen. De secundaire doelgroep is iedereen
boven de 18 jaar die wil leren fotograferen.
Tijdens de netwerkdag komen diverse cameramerken voor het promoten van hun producten. Op de
dag worden 7 lezingen geven over de reizen die gaan komen en wordt een workshop gehouden op
het gebied van technisch fotograferen. Aan het einde van de dag hebben de bezoekers de kans voor
het stellen van hun vragen aan de reisleiders. Zo kunnen de potentiele deelnemers gelijk de
reisleiders leren kennen. De netwerkdag wordt georganiseerd bij Fort Voordorp, welke centraal
gelegen is in Nederland.
Voor het evenement is het van belang dat de uitstraling waardig is aan het bedrijf. Zo dient de locatie
rolstoeltoegankelijk te zijn, dienen er biologische producten te worden gebruikt en dient de locatie in
een groene omgeving te zijn. Voorafgaand aan het organiseren wordt niet enkel met de reisleiders
gesproken, maar ook met een deelnemer. De deelnemer kan zijn wensen uitspreken en daar dient het
evenement ook aan te voldoen. Het projectteam bestaat daardoor uit het bedrijf, de reisleiders en een
deelnemer.
Het management heeft een budget meegegeven voor het organiseren van de netwerkdag. Het budget
hiervoor bedraagt € 6.500,-. De lezingen worden gegeven door de reisleiders. Voor de promotie, de
stands en de locatie worden kosten in rekening gebracht. Aan de reisleiders en de standhouders
wordt aan het einde van de dag nog een kleinigheidje meegegeven.
Aan elke evenement zijn risico’s verbonden, zo ook aan dit evenement. Door het gebruik van een
risicoanalyse kunnen risico’s worden uitgesloten en kan tevens al gekeken worden naar oplossingen.
Zo dienen er te allen tijde extra reisleiders aanwezig te zijn, zodat elke lezing altijd kan worden
gegeven/kan worden overgenomen. Alle informatie van de lezingen wordt gedeeld en staat
opgeslagen, zodat eenieder erbij kan komen.
Het evenement wordt gepromoot via social media en flyers. De bestaande klanten worden uitgenodigd
voor de netwerkdag. De interne communicatie wordt verzorgd via vergaderingen. Van de
vergaderingen wordt een notulen opgesteld en een actielijst, welke wordt bewaakt door de
eventmanager.
Aan het einde van de dag wordt aan de bezoekers gevraagd een enquête in te vullen. Tijdens de eind
evaluatie worden de enquêtes besproken en gedeeld met het projectteam. Tevens wordt er bekeken
hoeveel reizen zijn verkocht en of het doel is behaald.
In de vorm van een kleine beurs
Voorletters en naam : N.E.W. Koenders
Studentnummer : 4545263
Datum : 11 september 2020
Opleider : NCOI
Opleiding : HBO Bachelor Hotel- en Eventmanagement
Module : Eventmanagement
,Voorwoord
Hallo, ik ben Nikita Koenders en ik ben 25 jaar. Ik woon in De Meern samen met mijn vriend met wie ik
nu 5 jaar samen ben. In 2018 hebben wij samen een huis gekocht in De Meern. Dit huis hebben wij
volledig moeten verbouwden, wat enorm veel tijd heeft gekost. Daardoor was ik deels genoodzaakt
mijn studie een half jaar uit te stellen. In september 2019 heb ik mijn studie vervolgd en ben ik
begonnen aan mijn tweede leerjaar.
In 2014 ben ik begonnen bij Koenders & Partners (hierna te noemen K&P) als
telefoniste/receptioniste. K&P is een adviesbedrijf op milieukundig gebied. K&P is gespecialiseerd in
ecologische, bodem- en asbestonderzoeken. In de afgelopen jaren ben ik van functie veranderd en
momenteel ben ik daar werkzaam als projectondersteuning asbest. In de jaren dat ik werkzaam ben
bij K&P ben ik erachter gekomen dat ik het organiseren van diverse activiteiten erg leuk vind. Dit is erg
breed getrokken, omdat ik zowel het organiseren van vergaderingen als het organiseren van
evenement erg leuk vind.
In 2015 ben ik begonnen bij een vrijwilligersorganisatie genaamd Muziekpodium Azotod als een
vrijwilliger. Ik ben hier begonnen met de standaard werkzaamheden van een vrijwilliger, zoals achter
de bar en entree. Uiteindelijk ben ik doorgegroeid naar nachtmanager en kreeg ik de kans om diverse
muziekevenementen te organiseren. Ook hier merkte ik dat ik veel voldoening haal uit het
organiseren. Mijn eigen ideeën op papier zetten en deze werkelijkheid maken.
In 2017 heb ik mijn opleiding professionele secretaresse afgerond en heb ik mezelf gelijk
ingeschreven voor de opleiding HBO Bachelor Hotel- en Eventmanager. Ik ben begonnen met stage
lopen bij het muziekpodium, waar ik een jaar stage heb gelopen. Door diverse gebeurtenissen heb ik
voor mezelf besloten dat het niet verstandig was door te gaan met deze stage, aangezien dit mij te
veel druk opleverde.
In 2019 ben ik begonnen met mijn stage bij Discover The Light Travel en Photography (hierna te
noemen DTL). DTL is een heel jong bedrijf, het is namelijk in 2018 opgestart. DTL is gespecialiseerd
in het organiseren van begeleiden fotografiereizen. In dit bedrijf is het nog veel zoeken naar hoe
werkzaamheden aangepakt moeten worden en welke richting we precies opgaan. Daardoor krijg ik
veel bewegingsvrijheid en mag ik bijna alles eigen maken. Dit is en een uitdaging en een hele grote
kans om mijzelf te ontwikkelen en op te leiden.
Voor mijn opleiding en voor mijn stage heb ik een eventplan geschreven voor het bereiken van nieuwe
klanten, doormiddel van het organiseren van een kleine beurs. Ik hoop dat u veel leesplezier heeft aan
mijn moduleopdracht.
Nikita Koenders
, SAMENVATTING
Het management van Discover The Light heeft de eventmanager verzocht een plan van aanpak te
schrijven voor het organiseren van een netwerkdag in de vorm van een kleine beurs. De
netwerkdag is bedoeld om het klantenbestand en de naamsbekend te vergroten. Dit betreft een
publieksevenement in vorm van een beurs. Het evenement gaat plaatsvinden op 20 juni 2020.
Het doel van de netwerkdag is behaald indien er 15 reizen zijn verkocht en 250 bezoekers zijn
geweest. Gezien het een evenement geen geld opleverd is er enkel spraken van ROO. Aan het
einde van de netwerkdag wordt een kleine enquête onder de bezoekers gehouden voor het
onderzoeken of de netwerkdag ook voor de bezoekers geslaagd is en of de bezoekers enthousiast
zijn geworden van de reizen.
De primiare doelgroep van het evenement zijn 35 tot 70 jarige in het hogere segment. Zij zijn in
staat de maatwerkreizen te kunnen en te willen betalen. De secundaire doelgroep is iedereen
boven de 18 jaar die wil leren fotograferen.
Tijdens de netwerkdag komen diverse cameramerken voor het promoten van hun producten. Op de
dag worden 7 lezingen geven over de reizen die gaan komen en wordt een workshop gehouden op
het gebied van technisch fotograferen. Aan het einde van de dag hebben de bezoekers de kans voor
het stellen van hun vragen aan de reisleiders. Zo kunnen de potentiele deelnemers gelijk de
reisleiders leren kennen. De netwerkdag wordt georganiseerd bij Fort Voordorp, welke centraal
gelegen is in Nederland.
Voor het evenement is het van belang dat de uitstraling waardig is aan het bedrijf. Zo dient de locatie
rolstoeltoegankelijk te zijn, dienen er biologische producten te worden gebruikt en dient de locatie in
een groene omgeving te zijn. Voorafgaand aan het organiseren wordt niet enkel met de reisleiders
gesproken, maar ook met een deelnemer. De deelnemer kan zijn wensen uitspreken en daar dient het
evenement ook aan te voldoen. Het projectteam bestaat daardoor uit het bedrijf, de reisleiders en een
deelnemer.
Het management heeft een budget meegegeven voor het organiseren van de netwerkdag. Het budget
hiervoor bedraagt € 6.500,-. De lezingen worden gegeven door de reisleiders. Voor de promotie, de
stands en de locatie worden kosten in rekening gebracht. Aan de reisleiders en de standhouders
wordt aan het einde van de dag nog een kleinigheidje meegegeven.
Aan elke evenement zijn risico’s verbonden, zo ook aan dit evenement. Door het gebruik van een
risicoanalyse kunnen risico’s worden uitgesloten en kan tevens al gekeken worden naar oplossingen.
Zo dienen er te allen tijde extra reisleiders aanwezig te zijn, zodat elke lezing altijd kan worden
gegeven/kan worden overgenomen. Alle informatie van de lezingen wordt gedeeld en staat
opgeslagen, zodat eenieder erbij kan komen.
Het evenement wordt gepromoot via social media en flyers. De bestaande klanten worden uitgenodigd
voor de netwerkdag. De interne communicatie wordt verzorgd via vergaderingen. Van de
vergaderingen wordt een notulen opgesteld en een actielijst, welke wordt bewaakt door de
eventmanager.
Aan het einde van de dag wordt aan de bezoekers gevraagd een enquête in te vullen. Tijdens de eind
evaluatie worden de enquêtes besproken en gedeeld met het projectteam. Tevens wordt er bekeken
hoeveel reizen zijn verkocht en of het doel is behaald.
