Samenvatting voor tentamen M&O 3

April 2021

Basisboek Events
M&O 3, Facility Management

Inhoudsopgave
1 Uitgangspunten van een evenement...................................................................................................2
2 Doelgroep bepalen en marketing........................................................................................................6
3 Thematiek, programma en locatie.....................................................................................................11
4 Financiën en leveranciers..................................................................................................................15
6 Veiligheid, uitvoering en draaiboek...................................................................................................22

,1 Uitgangspunten van een evenement
H1 - De definitie van een evenement, soorten evenementen en de kenmerken ervan en
ontwikkelingen in de branche
H2 - Doelstellingen van evenementen
H16.1 & H16.2 - Organisatie van een evenement

Wat is een evenement?
Een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde publieks- of zakelijke
doelgroep live of online te informeren, te entertainen of een bepaalde beleving te laten ondergaan
teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.

Kernbegrippen definitie evenement;
 Georganiseerde gebeurtenis of activiteit
 Gericht op een bepaalde doelgroep
 Het ondergaan van een beleving
 Vooraf bepaalde doelstelling
o Omzet halen, klantcontacten opdoen, baan eraan overhouden

Een evenement is een project
 Tijdelijk
 Eenmalig - ondanks repeat evenementen die jaarlijks terugkomen zoals Pinkpop
 Resultaatgericht
 Organisatorisch complex - verschillende partijen intern/extern betrokken
 Onzekere afloop – wordt de doelstelling wel behaald?
 Verloopt in fases:




Initiatieffase – organiseren van…
Conceptfase – hoe wordt het evenement ingevuld?  brainstormen, combinatie ideeën
Uitwerkingsfase – ideeën uitwerken
Uitvoeringsfase – ideeën worden daadwerkelijk uitgevoerd
Evaluatiefase – evalueren van het evenement


Evenementen hebben een projectleider (of -manager)
Beschikt over de volgende competenties:
 Organisatietalent
 Creativiteit
 Leiding geven
 Flexibiliteit
o Als artiest bijvoorbeeld niet komt opdagen
 In teamverband kunnen werken – zowel intern als extern
 Stressbestendig – nauw met flexibiliteit
o Als artiesten zich 2 dagen voor aanvang van Pinkpop afmelden dan brengt dat stress mee
 Plannen – leveranciers op elkaar aansluiten

, Welke types evenementen onderscheiden we?
Onderscheid maken in evenementen op basis van 3 factoren:
1. Financiering
2. Doelgroep
3. Doelstellingen

Niet-openbare of zakelijke evenementen
 Doelgroep = groep genodigden waarmee de opdrachtgever van het evenement een relatie
heeft of mee wil opbouwen.
 In besloten kring georganiseerd – niet vrij toegankelijk
 Doelstellingen vaak concreet gesteld – intern of extern gericht
o Bedrijfsevenementen
o Vakbeurzen en tentoonstellingen
o Bijeenkomsten voor kennis- en informatie overdracht
o Personeelsevenementen

Interne doelstellingen niet-openbare evenementen
 Medewerkers informeren
 Medewerkers motiveren
 Teambuilding
 Medewerkers belonen – kerstborrels
 Imago verbeteren – als vertrouwen is geschaad

Externe doelstellingen niet-openbare evenementen
 Merkbekendheid verhogen
o Een nieuw merk op de markt kan door een evenement meer naamsbekendheid krijgen.
 Imago verbeteren
 (Potentiële) klanten/relaties informeren
 (Potentiële) klanten/relaties motiveren – “Je moet echt bij ons zijn!”
 Klanten/relaties belonen en binden