9. Inkoop: de Bijenkorf
Het inkoopproces:
1. Inkoopimpuls
2. Geven van de inkoopopdracht
3. Aanvragen offerte en selecteren leverancier
4. Onderhandelen en contract ondertekenen
5. Plaatsen inkooporder
6. Producten ontvangen
7. Controleren inkoopfactuur
8. Betalen inkoopfactuur
Wie (functiescheiding)
Doet wat (concrete handeling)
Waarmee (informatie)
Welke administratieve vastlegging volgt daaruit
Inkoopimpuls De inkoopimpuls kan ontstaan door: verkochte artikelen aan de klant, een
verkoopprognose of de voorraad die onder het minimum is gekomen. Indien
laatstgenoemde dan zal het voorraadbestand automatisch een melding geven
dat de voorraad bij besteld dient te worden.
Geven van de inkoopopdracht Op basis van de inkoopimpuls zal een geautoriseerde medewerker van de
inkoopafdeling een inkoopopdracht afgeven en dit opslaan in het inkoop
opdrachtenbestand.
Aanvragen offerte en selecteren De inkoper zal als eerst de inkoopdocumentatie, onderdeel van het ERP-systeem
leverancier raadplegen. Zo kan de inkoper nagaan welke leveranciers de producten kunnen
leveren en tegen welke voorwaarden. Hierna zal de inkoper de leveranciers
selecteren die een offerte mogen uitbrengen. Daarna vraagt hij een offerte aan
en legt hij de offertegegevens vast in het offerteregister van het ERP-systeem.
Wanneer deze offertes worden ontvangen, zullen ze na de einddatum worden
geopend in het bijzijn van twee personen (vierogenprincipe). Op basis van deze
offertes zal de inkoper een keuze maken voor een leverancier.
Onderhandelen en contract Op basis van de gekozen leverancier zal de inkoper de onderhandeling ingaan.
ondertekenen Als de inkoopvoorwaarden met de verkopende partij zijn overeengekomen dan
zal de inkoper met de leverancier een inkoopcontract afsluiten, waarin een
overeenkomst wordt gesloten voor de levering van artikelen onder afgesproken
voorwaarden en binnen een bepaalde periode. Eventueel worden er in het
inkoopcontract afspraken vastgelegd over bonussen en kortingen. Hierna wordt
het contract aangetekend in het contractenregister. Het contract wordt
genummerd en ondertekend door de directeur of het hoofd Inkoop. De
contractgegevens worden ingevoerd in het geautomatiseerde systeem en het
contractenregister wordt bijgehouden op de administratie.
Plaatsen inkooporder In het ERP-systeem wordt een inkooporder aangemaakt op basis van de
vastgelegde offertegegevens. De order wordt vastgelegd in het orderbestand.
Als de order schriftelijk naar de leverancier wordt verzonden, zal hij getekend
worden door de inkoper. Na ontvangst van de order zal de leverancier een
orderbevestiging sturen.
, Routinematige bestellingen worden automatisch door het ERP-systeem
afgehandeld, de inkooporder zal worden gegeneerd op basis van gegevens over
de voorraad, de te verwachten afzet en levertijd. Deze bestelling zal zonder
menselijke tussenkomst worden doorgegeven van het informatiesysteem van
het handelsbedrijf aan het systeem van de leverancier (EDI).
Producten ontvangen De afdeling Magazijn ontvangt de goederen en de magazijnmeester controleert
of de geleverde producten juist zijn, of alle producten zijn geleverd en of ze op
tijd en tegen de overeengekomen voorwaarden zijn geleverd. Als de
goederenontvangst akkoord is, worden de producten uitgepakt en op de juiste
locatie in het magazijn worden weggezet. De ontvangst zal worden ingeboekt in
het voorraadbestand.
Bij producten die niet op tijd of te vroeg zijn geleverd, zal de inkoper besluiten
wat er gedaan moet worden.
Bij producten die kwalitatief niet voldoen of als er meer is geleverd dan besteld,
zal een medewerker van Inkoop een retouropdracht afgeven aan het Magazijn.
Het Magazijn draagt de producten met een verzendopdracht over aan de
Expeditie, die voor het verdere transport zorgt.
Bij een product dat vervangen moet worden zal gecontroleerd moeten worden
of de vervangen werkelijk plaatsvindt. Er zal aan de leverancier worden
gevraagd een creditnota te sturen. Het ERP-systeem maakt hiervan een
aantekening op de factuur.
Controleren inkoopfactuur Er wordt van de leverancier een inkoopfactuur ontvangen. Deze wordt door de
crediteurenadministratie ingevoerd in het ERP-systeem, waarbij de datum van
ontvangst wordt geregistreerd en de factuur een doorlopend intern
volgnummer krijgt. Aan de hand van de gegevens van het stambestand
crediteuren zal een controle worden uitgevoerd naar de rechtmatigheid van de
factuur. Het ERP-systeem zal de factuur ook narekenen. Naast deze inhoudelijke
beoordeling, zal het systeem controleren of de gegevens op de factuur
overeenstemmen met de gegevens van de inkooporder en van de
goederenontvangst (three way match). Als er een verschil hierin bestaat, zal de
afdeling Inkoop samen met de leverancier uitzoeken wat de oorzaak is. Als de
inkoopfactuur is goedgekeurd, wordt de vordering van de leverancier
toegevoegd aan de schuldenadministratie. De factuur komt daarmee onder
beheer van de crediteurenadministratie.
Betalen inkoopfactuur Alleen de goedgekeurde facturen worden opgenomen in de
crediteurenadministratie. Door het ERP-systeem wordt een selectie gemaakt
van de bijna vervallen inkoopfacturen. Uit het crediteurenbestand worden de te
betalen facturen en de bijbehorende crediteurengegevens geselecteerd en
ingelezen in de betaalmodule voor e-banking. Hieruit wordt de betaalopdracht
gemaakt. Dit proces vindt geheel automatisch plaats. De betaling mag alleen
worden uitgevoerd door de procuratiehouder. Voordat de procuratiehouder
toestemming geeft voor de betaling, moet hij er zeker van zijn dat de
onderneming genoeg liquiditeit bezit. Hoe de betaling plaatsvindt, hangt af van
de bank waarmee wordt gewerkt. Meestal wordt een e-calculator gebruikt
waarop een pincode zit en waarop controletotalen worden weergegeven die in
het e-bankingsysteem moeten worden ingevoerd. Na de overboeking zal een
, fysiek of digitaal rekenafschrift van de bank worden ontvangen en kunnen de
betaalde inkoopfacturen automatisch door het systeem worden afgeletterd.
11. Verkoop op rekening: Broos Horeca
, Het offerteproces verloopt als volgt:
0. Samenstellen assortiment
1. Klantwens
2. Offerte samenstellen
3. Checken kredietwaardigheid
4. Offerte onderhandelen
5. Contract ondertekenen en registreren
Wie (functiescheiding)
Doet wat (concrete handeling)
Waarmee (informatie)
Welke administratieve vastlegging volgt daaruit
Samenstellen assortiment De afdeling Marketing is verantwoordelijk voor commerciële beslissingen over
welke producten verkocht gaan worden en tegen welke prijs. De directeur Inkoop
stelt het productenassortiment samen op basis van de verwachte verkopen en de
ontwikkeling in de markt. De gegevens worden vastgelegd in het
artikelstambestand.
Verkopers mogen geen prijzen aanpassen als ze met de klant in gesprek zijn en
degene die de prijzen wijzigt in het systeem mag niet degene zijn die over de
prijzen beslist (functiescheiding).
Klantwens De klantwens stamt voort uit een behoefte van de klant. Door deze behoefte is er
de mogelijkheid dat de klant zelf contact zoekt met het bedrijf, maar het bedrijf
heeft ook vertegenwoordigers van de afdeling Verkoop in dienst die als taak
hebben om bestaande klanten te bezoeken en nieuwe klanten te werven. Alle
wervingsactiviteiten worden vastgelegd in het customer relations management-
bestand. Door dit outbound of inbound klantcontact zal er duidelijk geformuleerd
worden waar de klant precies naar op zoek is. Deze klantwens zal worden
geformuleerd en opgeslagen in het CRM bestand.
Offerte samenstellen Op verzoek van de klant brengt de afdeling Verkoop een offerte uit voor de
levering van producten en slaat dit op in het offertebestand. De directie van het
bedrijf stelt richtlijnen op over de toepassing van de soorten prijzen, kortingen en
krediettermijnen. Deze richtlijnen zijn vastgelegd in de offerteprocedurebestand.
Bij het opstellen van de offertes moeten de verkopers zich aan de richtlijnen
houden. Bij het maken van een offerte moet de verkoopafdeling nagaan of de
gevraagde producten op tijd kunnen worden geleverd, hierbij zal de
voorraadadministratie worden geraadpleegd en tegen welke prijs en
leveringsvoorwaarden geoffreerd kan worden waarbij het contractenbestand zal
worden geraadpleegd. Indien de producten geleverd kunnen worden dan zal de
daartoe bevoegde medewerker van de afdeling verkoop de offerte ondertekenen
en naar de klant sturen.
Checken Hierna zal de afdeling Administratie de kredietwaardigheid van de klant
kredietwaardigheid beoordelen. Bij bestaande klanten kan informatie hierover worden gevonden uit
de debiteurenadministratie. Bij nieuwe klanten zal het bedrijf gespecialiseerde
bureaus, zoals het Bureau Krediet Registratie raadplegen. Bij beoordeling van de
kredietwaardigheid van klanten die op afbetaling willen kopen, wordt een systeem
Het inkoopproces:
1. Inkoopimpuls
2. Geven van de inkoopopdracht
3. Aanvragen offerte en selecteren leverancier
4. Onderhandelen en contract ondertekenen
5. Plaatsen inkooporder
6. Producten ontvangen
7. Controleren inkoopfactuur
8. Betalen inkoopfactuur
Wie (functiescheiding)
Doet wat (concrete handeling)
Waarmee (informatie)
Welke administratieve vastlegging volgt daaruit
Inkoopimpuls De inkoopimpuls kan ontstaan door: verkochte artikelen aan de klant, een
verkoopprognose of de voorraad die onder het minimum is gekomen. Indien
laatstgenoemde dan zal het voorraadbestand automatisch een melding geven
dat de voorraad bij besteld dient te worden.
Geven van de inkoopopdracht Op basis van de inkoopimpuls zal een geautoriseerde medewerker van de
inkoopafdeling een inkoopopdracht afgeven en dit opslaan in het inkoop
opdrachtenbestand.
Aanvragen offerte en selecteren De inkoper zal als eerst de inkoopdocumentatie, onderdeel van het ERP-systeem
leverancier raadplegen. Zo kan de inkoper nagaan welke leveranciers de producten kunnen
leveren en tegen welke voorwaarden. Hierna zal de inkoper de leveranciers
selecteren die een offerte mogen uitbrengen. Daarna vraagt hij een offerte aan
en legt hij de offertegegevens vast in het offerteregister van het ERP-systeem.
Wanneer deze offertes worden ontvangen, zullen ze na de einddatum worden
geopend in het bijzijn van twee personen (vierogenprincipe). Op basis van deze
offertes zal de inkoper een keuze maken voor een leverancier.
Onderhandelen en contract Op basis van de gekozen leverancier zal de inkoper de onderhandeling ingaan.
ondertekenen Als de inkoopvoorwaarden met de verkopende partij zijn overeengekomen dan
zal de inkoper met de leverancier een inkoopcontract afsluiten, waarin een
overeenkomst wordt gesloten voor de levering van artikelen onder afgesproken
voorwaarden en binnen een bepaalde periode. Eventueel worden er in het
inkoopcontract afspraken vastgelegd over bonussen en kortingen. Hierna wordt
het contract aangetekend in het contractenregister. Het contract wordt
genummerd en ondertekend door de directeur of het hoofd Inkoop. De
contractgegevens worden ingevoerd in het geautomatiseerde systeem en het
contractenregister wordt bijgehouden op de administratie.
Plaatsen inkooporder In het ERP-systeem wordt een inkooporder aangemaakt op basis van de
vastgelegde offertegegevens. De order wordt vastgelegd in het orderbestand.
Als de order schriftelijk naar de leverancier wordt verzonden, zal hij getekend
worden door de inkoper. Na ontvangst van de order zal de leverancier een
orderbevestiging sturen.
, Routinematige bestellingen worden automatisch door het ERP-systeem
afgehandeld, de inkooporder zal worden gegeneerd op basis van gegevens over
de voorraad, de te verwachten afzet en levertijd. Deze bestelling zal zonder
menselijke tussenkomst worden doorgegeven van het informatiesysteem van
het handelsbedrijf aan het systeem van de leverancier (EDI).
Producten ontvangen De afdeling Magazijn ontvangt de goederen en de magazijnmeester controleert
of de geleverde producten juist zijn, of alle producten zijn geleverd en of ze op
tijd en tegen de overeengekomen voorwaarden zijn geleverd. Als de
goederenontvangst akkoord is, worden de producten uitgepakt en op de juiste
locatie in het magazijn worden weggezet. De ontvangst zal worden ingeboekt in
het voorraadbestand.
Bij producten die niet op tijd of te vroeg zijn geleverd, zal de inkoper besluiten
wat er gedaan moet worden.
Bij producten die kwalitatief niet voldoen of als er meer is geleverd dan besteld,
zal een medewerker van Inkoop een retouropdracht afgeven aan het Magazijn.
Het Magazijn draagt de producten met een verzendopdracht over aan de
Expeditie, die voor het verdere transport zorgt.
Bij een product dat vervangen moet worden zal gecontroleerd moeten worden
of de vervangen werkelijk plaatsvindt. Er zal aan de leverancier worden
gevraagd een creditnota te sturen. Het ERP-systeem maakt hiervan een
aantekening op de factuur.
Controleren inkoopfactuur Er wordt van de leverancier een inkoopfactuur ontvangen. Deze wordt door de
crediteurenadministratie ingevoerd in het ERP-systeem, waarbij de datum van
ontvangst wordt geregistreerd en de factuur een doorlopend intern
volgnummer krijgt. Aan de hand van de gegevens van het stambestand
crediteuren zal een controle worden uitgevoerd naar de rechtmatigheid van de
factuur. Het ERP-systeem zal de factuur ook narekenen. Naast deze inhoudelijke
beoordeling, zal het systeem controleren of de gegevens op de factuur
overeenstemmen met de gegevens van de inkooporder en van de
goederenontvangst (three way match). Als er een verschil hierin bestaat, zal de
afdeling Inkoop samen met de leverancier uitzoeken wat de oorzaak is. Als de
inkoopfactuur is goedgekeurd, wordt de vordering van de leverancier
toegevoegd aan de schuldenadministratie. De factuur komt daarmee onder
beheer van de crediteurenadministratie.
Betalen inkoopfactuur Alleen de goedgekeurde facturen worden opgenomen in de
crediteurenadministratie. Door het ERP-systeem wordt een selectie gemaakt
van de bijna vervallen inkoopfacturen. Uit het crediteurenbestand worden de te
betalen facturen en de bijbehorende crediteurengegevens geselecteerd en
ingelezen in de betaalmodule voor e-banking. Hieruit wordt de betaalopdracht
gemaakt. Dit proces vindt geheel automatisch plaats. De betaling mag alleen
worden uitgevoerd door de procuratiehouder. Voordat de procuratiehouder
toestemming geeft voor de betaling, moet hij er zeker van zijn dat de
onderneming genoeg liquiditeit bezit. Hoe de betaling plaatsvindt, hangt af van
de bank waarmee wordt gewerkt. Meestal wordt een e-calculator gebruikt
waarop een pincode zit en waarop controletotalen worden weergegeven die in
het e-bankingsysteem moeten worden ingevoerd. Na de overboeking zal een
, fysiek of digitaal rekenafschrift van de bank worden ontvangen en kunnen de
betaalde inkoopfacturen automatisch door het systeem worden afgeletterd.
11. Verkoop op rekening: Broos Horeca
, Het offerteproces verloopt als volgt:
0. Samenstellen assortiment
1. Klantwens
2. Offerte samenstellen
3. Checken kredietwaardigheid
4. Offerte onderhandelen
5. Contract ondertekenen en registreren
Wie (functiescheiding)
Doet wat (concrete handeling)
Waarmee (informatie)
Welke administratieve vastlegging volgt daaruit
Samenstellen assortiment De afdeling Marketing is verantwoordelijk voor commerciële beslissingen over
welke producten verkocht gaan worden en tegen welke prijs. De directeur Inkoop
stelt het productenassortiment samen op basis van de verwachte verkopen en de
ontwikkeling in de markt. De gegevens worden vastgelegd in het
artikelstambestand.
Verkopers mogen geen prijzen aanpassen als ze met de klant in gesprek zijn en
degene die de prijzen wijzigt in het systeem mag niet degene zijn die over de
prijzen beslist (functiescheiding).
Klantwens De klantwens stamt voort uit een behoefte van de klant. Door deze behoefte is er
de mogelijkheid dat de klant zelf contact zoekt met het bedrijf, maar het bedrijf
heeft ook vertegenwoordigers van de afdeling Verkoop in dienst die als taak
hebben om bestaande klanten te bezoeken en nieuwe klanten te werven. Alle
wervingsactiviteiten worden vastgelegd in het customer relations management-
bestand. Door dit outbound of inbound klantcontact zal er duidelijk geformuleerd
worden waar de klant precies naar op zoek is. Deze klantwens zal worden
geformuleerd en opgeslagen in het CRM bestand.
Offerte samenstellen Op verzoek van de klant brengt de afdeling Verkoop een offerte uit voor de
levering van producten en slaat dit op in het offertebestand. De directie van het
bedrijf stelt richtlijnen op over de toepassing van de soorten prijzen, kortingen en
krediettermijnen. Deze richtlijnen zijn vastgelegd in de offerteprocedurebestand.
Bij het opstellen van de offertes moeten de verkopers zich aan de richtlijnen
houden. Bij het maken van een offerte moet de verkoopafdeling nagaan of de
gevraagde producten op tijd kunnen worden geleverd, hierbij zal de
voorraadadministratie worden geraadpleegd en tegen welke prijs en
leveringsvoorwaarden geoffreerd kan worden waarbij het contractenbestand zal
worden geraadpleegd. Indien de producten geleverd kunnen worden dan zal de
daartoe bevoegde medewerker van de afdeling verkoop de offerte ondertekenen
en naar de klant sturen.
Checken Hierna zal de afdeling Administratie de kredietwaardigheid van de klant
kredietwaardigheid beoordelen. Bij bestaande klanten kan informatie hierover worden gevonden uit
de debiteurenadministratie. Bij nieuwe klanten zal het bedrijf gespecialiseerde
bureaus, zoals het Bureau Krediet Registratie raadplegen. Bij beoordeling van de
kredietwaardigheid van klanten die op afbetaling willen kopen, wordt een systeem
