Projectmanagement
samenvatting
Hoofdstuk 1: de kracht van projectmatig werken
De 6 kenmerken van een project:
1. Specifiek doel.
2. Uniek of nieuw resultaat. Hiermee kan het gestelde doel bereikt worden.
3. Begin en eind. Het is dus ook tijdelijk.
4. Opdrachtgever. Altijd 1 opdrachtgever.
5. Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise. De werkzaamheden
worden uitgevoerd door verschillende mensen met ieder zijn eigen expertise.
6. Mate van onzekerheid. Dit komt omdat het resultaat nieuw is.
Project= een tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een
vastgestelde tijd en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat leveren waarmee een doel
van de opdrachtgever wordt behaald met een bepaalde mate van onzekerheid.
Ontstaan van een project:
Probleem of behoefte -> projectmatig werken -> opgelost probleem of ingevulde behoefte
Doelgericht: focus op het WAAROM van een project, alleen dat doen wat bijdraagt aan het doel.
Eerst nadenken of het moet gebeuren, dan doen.
Resultaatgericht: focus op het WAT van een project, niet wat we doen, maar wat we leveren.
Efficiënt: focus op het HOE, zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd en met zo weinig mogelijk
middelen.
Bij improvisatie wordt ad hoc gewerkt, is het resultaat bij start onzeker, zijn de werkzaamheden
nieuw en is de werkwijze chaotisch. Ad hoc is dat je taak moet uitvoeren maar dat je op voorhand
niet weet hoe je hem moet uitvoeren.
Bij routinematig werken wordt gewerkt met een duidelijk resultaat, vaste werkwijze en vaste
procedures.
Projectmatig ligt tussen improviserend werken en routinematig werken in. De organisatie maakt er
een project van door het doel en het resultaat duidelijk te maken, de aanpak te bepalen, planning
maken, mensen duidelijke taken en verantwoordelijkheden geven en dit allemaal te verzamelen in
een plan.
De meest voorkomende valkuilen van een project:
Er wordt te snel uitgevoerd en te weinig voorbereid
De projectdoelen en projectresultaten zijn onduidelijk
Weinig betrokkenheid vanuit management
Projecten zijn te complex
, Niet of nauwelijks rekening gehouden met risico’s
Plannen en budgetten zijn onrealistisch
Hoofdstuk 2: de structuur van een project
De bouwstenen van een project:
Hoofdstappen; hoe komen we van oorzaak tot doel?
Organisatiestructuur met rollen; wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden?
Beheersfactoren; wat moeten we in de gaten houden?
Basisdocumenten; wat leggen we waarin vast?
De hoofdstappen
De 5 hoofdstappen van een project:
1. Projectbeslissing
2. Projectvoorbereiding
3. Projectuitvoering
4. Projectafronding
5. Projectborging
Stap 1: projectbeslissing
Dit betekent doen of niet doen. Er wordt hier bepaald of het zinvol is een project te beginnen om
hiermee de wens te vervullen. Het project wordt dan globaal beschreven in termen van doel,
resultaat, budget etc.
Stap 2: projectvoorbereiding
Dit betekent uitwerken. Alles wordt opgenomen in een plan van aanpak. Een veelgebruikte
werkwijze om een project voor te bereiden, is het organiseren van een Project Start Up, dat als
belangrijkste doel heeft om commitment te kweken bij de betrokkenen van een project.
Stap 3: projectuitvoering
Dit betekent doen. De werkzaamheden worden door het projectteam uitgevoerd om het
eindresultaat te bereiken. Als alle werkzaamheden succesvol zijn uitgevoerd, wordt het eindresultaat
opgeleverd.
Stap 4: projectafronding
Dit betekent formeel overdragen, terugkijken en leren. Met een evaluatie wordt gekeken hoe het
project is verlopen ten opzichte van hoe het ooit is bedacht in de projectvoorbereiding.
Stap 5: projectborging
Dit betekent vasthouden, vastzetten. Het resultaat is opgeleverd, maar het doel moet nog worden
bereikt. Nu is de opdrachtgever verantwoordelijk i.p.v. de projectleider.
Organisatiestructuur met rollen
Elke rol in een projectorganisatie heeft zijn eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
samenvatting
Hoofdstuk 1: de kracht van projectmatig werken
De 6 kenmerken van een project:
1. Specifiek doel.
2. Uniek of nieuw resultaat. Hiermee kan het gestelde doel bereikt worden.
3. Begin en eind. Het is dus ook tijdelijk.
4. Opdrachtgever. Altijd 1 opdrachtgever.
5. Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise. De werkzaamheden
worden uitgevoerd door verschillende mensen met ieder zijn eigen expertise.
6. Mate van onzekerheid. Dit komt omdat het resultaat nieuw is.
Project= een tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een
vastgestelde tijd en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat leveren waarmee een doel
van de opdrachtgever wordt behaald met een bepaalde mate van onzekerheid.
Ontstaan van een project:
Probleem of behoefte -> projectmatig werken -> opgelost probleem of ingevulde behoefte
Doelgericht: focus op het WAAROM van een project, alleen dat doen wat bijdraagt aan het doel.
Eerst nadenken of het moet gebeuren, dan doen.
Resultaatgericht: focus op het WAT van een project, niet wat we doen, maar wat we leveren.
Efficiënt: focus op het HOE, zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd en met zo weinig mogelijk
middelen.
Bij improvisatie wordt ad hoc gewerkt, is het resultaat bij start onzeker, zijn de werkzaamheden
nieuw en is de werkwijze chaotisch. Ad hoc is dat je taak moet uitvoeren maar dat je op voorhand
niet weet hoe je hem moet uitvoeren.
Bij routinematig werken wordt gewerkt met een duidelijk resultaat, vaste werkwijze en vaste
procedures.
Projectmatig ligt tussen improviserend werken en routinematig werken in. De organisatie maakt er
een project van door het doel en het resultaat duidelijk te maken, de aanpak te bepalen, planning
maken, mensen duidelijke taken en verantwoordelijkheden geven en dit allemaal te verzamelen in
een plan.
De meest voorkomende valkuilen van een project:
Er wordt te snel uitgevoerd en te weinig voorbereid
De projectdoelen en projectresultaten zijn onduidelijk
Weinig betrokkenheid vanuit management
Projecten zijn te complex
, Niet of nauwelijks rekening gehouden met risico’s
Plannen en budgetten zijn onrealistisch
Hoofdstuk 2: de structuur van een project
De bouwstenen van een project:
Hoofdstappen; hoe komen we van oorzaak tot doel?
Organisatiestructuur met rollen; wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden?
Beheersfactoren; wat moeten we in de gaten houden?
Basisdocumenten; wat leggen we waarin vast?
De hoofdstappen
De 5 hoofdstappen van een project:
1. Projectbeslissing
2. Projectvoorbereiding
3. Projectuitvoering
4. Projectafronding
5. Projectborging
Stap 1: projectbeslissing
Dit betekent doen of niet doen. Er wordt hier bepaald of het zinvol is een project te beginnen om
hiermee de wens te vervullen. Het project wordt dan globaal beschreven in termen van doel,
resultaat, budget etc.
Stap 2: projectvoorbereiding
Dit betekent uitwerken. Alles wordt opgenomen in een plan van aanpak. Een veelgebruikte
werkwijze om een project voor te bereiden, is het organiseren van een Project Start Up, dat als
belangrijkste doel heeft om commitment te kweken bij de betrokkenen van een project.
Stap 3: projectuitvoering
Dit betekent doen. De werkzaamheden worden door het projectteam uitgevoerd om het
eindresultaat te bereiken. Als alle werkzaamheden succesvol zijn uitgevoerd, wordt het eindresultaat
opgeleverd.
Stap 4: projectafronding
Dit betekent formeel overdragen, terugkijken en leren. Met een evaluatie wordt gekeken hoe het
project is verlopen ten opzichte van hoe het ooit is bedacht in de projectvoorbereiding.
Stap 5: projectborging
Dit betekent vasthouden, vastzetten. Het resultaat is opgeleverd, maar het doel moet nog worden
bereikt. Nu is de opdrachtgever verantwoordelijk i.p.v. de projectleider.
Organisatiestructuur met rollen
Elke rol in een projectorganisatie heeft zijn eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
