Inhoud
Basisboek Facility Management hoofdstuk 3.........................................................................................2
..........................................................................................................................................................8
..........................................................................................................................................................9
Succesvolle kantoorhuisvestiging hoofdstuk 4.....................................................................................13
Succesvolle kantoorhuisvestiging hoofdstuk 5.....................................................................................16
Succesvolle kantoorhuisvestiging hoofdstuk 6.....................................................................................18
Succesvolle kantoorhuisvestiging hoofdstuk 10...................................................................................21
Huisvestingsmanagement hoofdstuk 9................................................................................................30
Huisvestingsmanagement hoofdstuk 11.4............................................................................................32
Jellema hoofdstuk 2.2...........................................................................................................................33
Jellema hoofdstuk 2.3...........................................................................................................................36
Jellema hoofdstuk 3.6...........................................................................................................................39
, Basisboek Facility Management hoofdstuk 3
3.1 Inleiding
Wanneer we het alleen over de beleving van interne klanten hebben, spreken we over
werkomgeving. Wanneer het ook om de beleving van externe klanten gaat, spreken we over
omgeving. De facility manager heeft als aanbieder van de omgeving allerlei middelen om de
waarneming te beïnvloeden. Deze middelen worden onderscheiden in soft services en hard services.
Hardservices: gebouw gebonden activiteiten/omgeving zoals onderhoud van gebouw en installatie
Soft services: gebruiker gebonden diensten zoals catering
Het oordeel van de klant over de dienst komt tot stand door die de verwachtingen die hij vooraf
heeft en de mate waarin de dienstverlener erin slaagt in de behoefte en doelstellingen van de klant
te voorzien.
3.2 Hard services
Huisvesten betekend onderdak bieden en dat is het meest tastbare aspect bij de beleving. De
activiteiten die met huisvestiging samenvallen noemen we hard services. Vastgoedmanagers houden
zich bezig met het ontwikkelen, beheren en afstoten van gebouwen en terreinen met het doel om op
langer termijn financieel rendement te behalen. Facility management houdt zich bezig met het
intern ondersteunen van primaire bedrijfsproces, terwijl vastgoedmanagement zich bezighoudt met
vastgoed als bedrijfsmiddel.
3.2.1 gezonde spanning tussen vastgoedmanagement en facility management
Met de makelaar worden de huurprijzen en de huurtermijnen afgesproken en de vastgoedbeheerder
draagt zorgt voor onderhoud van het gebouw. De eigenaar zal alle wensen en verzoeken van de
facility manager met betrekking tot het gebouw afwegen tegen het rendement op korte en op lang
termijn. De gebruiker zoekt een naar een optimale hoeveelheid oppervlakte om de organisatie zo
goed mogelijk te dienen. Vraag is van de gebruiker en aanbod is van de vastgoedmanager. Hoe
strategischer de positie van de facility manager hoe groter de kans is dat hij te maken krijgt met
vastgoed.
3.2.2 Locatiekeuze
De keuze van locatie heeft effect op de zichtbaarheid en uitstraling van een bedrijf, op de
bereikbaarheid van klanten en medewerkers en hun veiligheid, maar ook op de kosten. De keuze
heeft effect op de vastgoedportefeuille als op gebruik van locatie. Belangrijke afwegingen voor
kiezen locatie:
Financiële haalbaarheid met oog op budget
Marktconformiteit van gebouw, in prijs maar ook type gebouw
Imago en uitstraling van de locatie
Gebiedsontwikkeling in de nabije omgeving
Toegankelijkheid van gebouw, gehandicapten maar ook leveranciers
Beschikbare (of te creëren) parkeervoorzieningen en fietsenstallingen
Bereikbaar met openbaar vervoer
Veiligheid en beveiliging van de omgeving
Kwaliteit van terrein en het groen
Duurzaamheid van het gebouw of mogelijkheid om duurzaam te bouwen
De toekomstbestendigheid (flexibiliteit)
,3.2.3 Gebouwtypen
Branche Branche specifieke gebouwtypen
Zakelijke dienstverlening Kantoorgebouw, callcenter
Zorgsector Ziekenhuis, verpleeghuis
Onderwijs Schoolgebouw, laboratorium
Industrie Fabrieksgebouw, loods
Kantooronderhoudende organisaties: behalve gebruik van branche specifieke gebouwen gebruik
van kantoorgebouwen.
3.2.4 Kantoorgebouw
Facility manager is verantwoordelijk voor beschikbaar zijn van een optimale werkomgeving.
Kantorganisatie betekent dat dat hij de beschikbaarheid moet regelen van een kantoorgebouw.
Makelaars worden ingehuurd omdat zij kennis hebben over het aanbod van de kantoren rondom de
locatie waar het bedrijf wil vestigen. Wanneer er bouwgrond beschikbaar is moet er een
vastgoedbelegger komen die het gebouw in zijn vastgoedportefeuille wil opnemen.
De makelaar heeft informatie nodig voordat hij opzoek gaat naar gebouwen:
Benodigde oppervlakte, aantal vierkante meters
Specificatie van bijzondere ruimtes en functies
Budget voor koop of huur
Wensen van locatie
Wensen van duurzaamheid
Wensen van parkeercapaciteit
Wensen van zichtbaarheid, uitstraling
BVO, Bruto vloeroppervlakte: aantal medewerkers x oppervlakte voor één werkplek, hier zitten alle
ruimtes in meegerekend
NVO, Netto vloeroppervlakte: gemeten op vloerniveau tussen begrensde constructies van ruimtes
(tot de muren)
FNO, functioneel nuttig oppervlakte: oppervlakte van alle= beschikbare ruimtes, waarbij
indelingsverlies niet is meegeteld.
Efficiëntie van gebouwontwerp: FNO/BVO
NEN 2580 geeft termen, definities en bepalingsmethodes voor de oppervlakten van terreinen met
een bouwbestemming en voor de vloeroppervlakte en inhouden van gebouwen of delen daarvan.
Belangrijkste begrippen op volgorde:
1. FNO: functioneel nuttig vloeroppervlakte: som van binnen oppervlakte voor alle voor het
primaire proces benodigde ruimtes.
2. NO: nuttig vloeroppervlakte
3. VVO: vrij verhuurbaar vloeroppervlakte:
4. NVO: netto vloeroppervlakte
5. BVO: bruto vloeroppervlakte
De bezettingsgraad van werkplekken kan verhoogd worden door meer mensen van hetzelfde aantal
werkplekken gebruik te laten maken.
, Kantorenmarkt staat bekend door de hoge aanbod en het hoge leegstaand cijfer. Dit komt door de
opkomst van tijds- en plaatsgebonden werken.
3.2.5 Ruimtebeheer en herhuisvestegingmanagement
Ruimtebeheer is verzamelnaam voor verschillende activiteiten: werkplekmanagement, inventarisatie
en toedeling van ruimtes, beheer van gemeenschappelijke ruimtes, inrichting van ruimtes,
bewegwijzering, groenverzorging en kunstbeheer.
Centrale voorzieningen: vergaderlocaties, cateringvoorzieningen
Decentrale voorzieningen: eigen ruimtes voor afdelingsoverleg, afdelingswerkplekken en pantry’s op
de afdelingen.
Voordelen van het centraal aanbieden van voorzieningen:
Beheer is effectief en efficiënt: door te delen is er meer capaciteit en betere bezetting
Centrale ruimtes kunnen cultuur en identiteit van organisatie stimuleren en benadrukken
Centrale ruimtes kunnen kennisdeling ondersteunen omdat mensen elkaar ongepland
tegenkomen
De risico’s van centrale voorzieningen:
Tijdens piekuren de vraag groter dan aanbod
Wanneer het geen eigen ruimtes zijn voelen medewerkers zich minder verantwoordelijk voor
het melden van storingen na gebruik.
Programma van eisen -> vlekkenplan -> wandenplan -> inrichtingsplan
Stap 1: Vlekkenplan: alternatieve indelingen kunnen worden gevisualiseerd zonder de risico’s dat er
veel tijd is besteed aan gedetailleerd uitwerken en vervolgens toch een ander indeling kiezen. Een
vlek ontstaat op basis van drie gegevens:
1. Gevraagde vloeroppervlakte van de afdeling of functie
2. Relatiediagram
3. Beschikbare ruimtes in de plattegrond
Berekenen van benodigde vloeroppervlakte per afdeling zijn de volgende gegevens nodig:
Personeelsinformatie in fulltime-equivalenten (fte’s), als het gaat om werkplekken
Typen werkplekken met aantallen en specifieke oppervlakte
Verwachte aanwezigheid en daarmee samenhangende bezettingsgraad van de werkplekken
Oppervlakte van installaties, automaten, machines en apparatuur en de ruimte die nodig is
voor de bediening daarvan.
Eventuele voorzieningen, voor zover deze specifiek zijn voor de afdeling, zoals vergaderzalen,
en projectruimtes
Relatieschema, waarin relaties tussen afdelingen staan vastgelegd
Stap 2: wandenplan: na het vlekkenplan moeten er scheidingswanden worden geplaats. Er is hier
een sterke relatie tussen organisatiestructuur en manier waarop wordt samengewerkt.
Voorbeelden van werkplekken waar werknemers uit kunnen kiezen:
Afgesloten individuele plekken: voor geconcentreerd werken
Projectruimtes met teamwerkplekken: voor gezamenlijk werken
Werkplekken in een kantoortuin: voor routinewerk en regelmatig ad hoc overleg is
Bibliotheekachtige ruimtes: voor raadplegen van informatie en documentatie
Basisboek Facility Management hoofdstuk 3.........................................................................................2
..........................................................................................................................................................8
..........................................................................................................................................................9
Succesvolle kantoorhuisvestiging hoofdstuk 4.....................................................................................13
Succesvolle kantoorhuisvestiging hoofdstuk 5.....................................................................................16
Succesvolle kantoorhuisvestiging hoofdstuk 6.....................................................................................18
Succesvolle kantoorhuisvestiging hoofdstuk 10...................................................................................21
Huisvestingsmanagement hoofdstuk 9................................................................................................30
Huisvestingsmanagement hoofdstuk 11.4............................................................................................32
Jellema hoofdstuk 2.2...........................................................................................................................33
Jellema hoofdstuk 2.3...........................................................................................................................36
Jellema hoofdstuk 3.6...........................................................................................................................39
, Basisboek Facility Management hoofdstuk 3
3.1 Inleiding
Wanneer we het alleen over de beleving van interne klanten hebben, spreken we over
werkomgeving. Wanneer het ook om de beleving van externe klanten gaat, spreken we over
omgeving. De facility manager heeft als aanbieder van de omgeving allerlei middelen om de
waarneming te beïnvloeden. Deze middelen worden onderscheiden in soft services en hard services.
Hardservices: gebouw gebonden activiteiten/omgeving zoals onderhoud van gebouw en installatie
Soft services: gebruiker gebonden diensten zoals catering
Het oordeel van de klant over de dienst komt tot stand door die de verwachtingen die hij vooraf
heeft en de mate waarin de dienstverlener erin slaagt in de behoefte en doelstellingen van de klant
te voorzien.
3.2 Hard services
Huisvesten betekend onderdak bieden en dat is het meest tastbare aspect bij de beleving. De
activiteiten die met huisvestiging samenvallen noemen we hard services. Vastgoedmanagers houden
zich bezig met het ontwikkelen, beheren en afstoten van gebouwen en terreinen met het doel om op
langer termijn financieel rendement te behalen. Facility management houdt zich bezig met het
intern ondersteunen van primaire bedrijfsproces, terwijl vastgoedmanagement zich bezighoudt met
vastgoed als bedrijfsmiddel.
3.2.1 gezonde spanning tussen vastgoedmanagement en facility management
Met de makelaar worden de huurprijzen en de huurtermijnen afgesproken en de vastgoedbeheerder
draagt zorgt voor onderhoud van het gebouw. De eigenaar zal alle wensen en verzoeken van de
facility manager met betrekking tot het gebouw afwegen tegen het rendement op korte en op lang
termijn. De gebruiker zoekt een naar een optimale hoeveelheid oppervlakte om de organisatie zo
goed mogelijk te dienen. Vraag is van de gebruiker en aanbod is van de vastgoedmanager. Hoe
strategischer de positie van de facility manager hoe groter de kans is dat hij te maken krijgt met
vastgoed.
3.2.2 Locatiekeuze
De keuze van locatie heeft effect op de zichtbaarheid en uitstraling van een bedrijf, op de
bereikbaarheid van klanten en medewerkers en hun veiligheid, maar ook op de kosten. De keuze
heeft effect op de vastgoedportefeuille als op gebruik van locatie. Belangrijke afwegingen voor
kiezen locatie:
Financiële haalbaarheid met oog op budget
Marktconformiteit van gebouw, in prijs maar ook type gebouw
Imago en uitstraling van de locatie
Gebiedsontwikkeling in de nabije omgeving
Toegankelijkheid van gebouw, gehandicapten maar ook leveranciers
Beschikbare (of te creëren) parkeervoorzieningen en fietsenstallingen
Bereikbaar met openbaar vervoer
Veiligheid en beveiliging van de omgeving
Kwaliteit van terrein en het groen
Duurzaamheid van het gebouw of mogelijkheid om duurzaam te bouwen
De toekomstbestendigheid (flexibiliteit)
,3.2.3 Gebouwtypen
Branche Branche specifieke gebouwtypen
Zakelijke dienstverlening Kantoorgebouw, callcenter
Zorgsector Ziekenhuis, verpleeghuis
Onderwijs Schoolgebouw, laboratorium
Industrie Fabrieksgebouw, loods
Kantooronderhoudende organisaties: behalve gebruik van branche specifieke gebouwen gebruik
van kantoorgebouwen.
3.2.4 Kantoorgebouw
Facility manager is verantwoordelijk voor beschikbaar zijn van een optimale werkomgeving.
Kantorganisatie betekent dat dat hij de beschikbaarheid moet regelen van een kantoorgebouw.
Makelaars worden ingehuurd omdat zij kennis hebben over het aanbod van de kantoren rondom de
locatie waar het bedrijf wil vestigen. Wanneer er bouwgrond beschikbaar is moet er een
vastgoedbelegger komen die het gebouw in zijn vastgoedportefeuille wil opnemen.
De makelaar heeft informatie nodig voordat hij opzoek gaat naar gebouwen:
Benodigde oppervlakte, aantal vierkante meters
Specificatie van bijzondere ruimtes en functies
Budget voor koop of huur
Wensen van locatie
Wensen van duurzaamheid
Wensen van parkeercapaciteit
Wensen van zichtbaarheid, uitstraling
BVO, Bruto vloeroppervlakte: aantal medewerkers x oppervlakte voor één werkplek, hier zitten alle
ruimtes in meegerekend
NVO, Netto vloeroppervlakte: gemeten op vloerniveau tussen begrensde constructies van ruimtes
(tot de muren)
FNO, functioneel nuttig oppervlakte: oppervlakte van alle= beschikbare ruimtes, waarbij
indelingsverlies niet is meegeteld.
Efficiëntie van gebouwontwerp: FNO/BVO
NEN 2580 geeft termen, definities en bepalingsmethodes voor de oppervlakten van terreinen met
een bouwbestemming en voor de vloeroppervlakte en inhouden van gebouwen of delen daarvan.
Belangrijkste begrippen op volgorde:
1. FNO: functioneel nuttig vloeroppervlakte: som van binnen oppervlakte voor alle voor het
primaire proces benodigde ruimtes.
2. NO: nuttig vloeroppervlakte
3. VVO: vrij verhuurbaar vloeroppervlakte:
4. NVO: netto vloeroppervlakte
5. BVO: bruto vloeroppervlakte
De bezettingsgraad van werkplekken kan verhoogd worden door meer mensen van hetzelfde aantal
werkplekken gebruik te laten maken.
, Kantorenmarkt staat bekend door de hoge aanbod en het hoge leegstaand cijfer. Dit komt door de
opkomst van tijds- en plaatsgebonden werken.
3.2.5 Ruimtebeheer en herhuisvestegingmanagement
Ruimtebeheer is verzamelnaam voor verschillende activiteiten: werkplekmanagement, inventarisatie
en toedeling van ruimtes, beheer van gemeenschappelijke ruimtes, inrichting van ruimtes,
bewegwijzering, groenverzorging en kunstbeheer.
Centrale voorzieningen: vergaderlocaties, cateringvoorzieningen
Decentrale voorzieningen: eigen ruimtes voor afdelingsoverleg, afdelingswerkplekken en pantry’s op
de afdelingen.
Voordelen van het centraal aanbieden van voorzieningen:
Beheer is effectief en efficiënt: door te delen is er meer capaciteit en betere bezetting
Centrale ruimtes kunnen cultuur en identiteit van organisatie stimuleren en benadrukken
Centrale ruimtes kunnen kennisdeling ondersteunen omdat mensen elkaar ongepland
tegenkomen
De risico’s van centrale voorzieningen:
Tijdens piekuren de vraag groter dan aanbod
Wanneer het geen eigen ruimtes zijn voelen medewerkers zich minder verantwoordelijk voor
het melden van storingen na gebruik.
Programma van eisen -> vlekkenplan -> wandenplan -> inrichtingsplan
Stap 1: Vlekkenplan: alternatieve indelingen kunnen worden gevisualiseerd zonder de risico’s dat er
veel tijd is besteed aan gedetailleerd uitwerken en vervolgens toch een ander indeling kiezen. Een
vlek ontstaat op basis van drie gegevens:
1. Gevraagde vloeroppervlakte van de afdeling of functie
2. Relatiediagram
3. Beschikbare ruimtes in de plattegrond
Berekenen van benodigde vloeroppervlakte per afdeling zijn de volgende gegevens nodig:
Personeelsinformatie in fulltime-equivalenten (fte’s), als het gaat om werkplekken
Typen werkplekken met aantallen en specifieke oppervlakte
Verwachte aanwezigheid en daarmee samenhangende bezettingsgraad van de werkplekken
Oppervlakte van installaties, automaten, machines en apparatuur en de ruimte die nodig is
voor de bediening daarvan.
Eventuele voorzieningen, voor zover deze specifiek zijn voor de afdeling, zoals vergaderzalen,
en projectruimtes
Relatieschema, waarin relaties tussen afdelingen staan vastgelegd
Stap 2: wandenplan: na het vlekkenplan moeten er scheidingswanden worden geplaats. Er is hier
een sterke relatie tussen organisatiestructuur en manier waarop wordt samengewerkt.
Voorbeelden van werkplekken waar werknemers uit kunnen kiezen:
Afgesloten individuele plekken: voor geconcentreerd werken
Projectruimtes met teamwerkplekken: voor gezamenlijk werken
Werkplekken in een kantoortuin: voor routinewerk en regelmatig ad hoc overleg is
Bibliotheekachtige ruimtes: voor raadplegen van informatie en documentatie
