Management & organisatie 2
2.1 planning H7:
Wat is planning:
Planningsproces:
- Het formuleren van doelen voor een organisatie
- Opzetten van een algemene strategie
- Het werk integreren en coördineren in de organisatie
Dus:
- Uitdaging/probleem vertrekpunt
- Waar willen we naar toe? doel
- Hoe gaan we dat doen? plan
- Wat moet er gebeuren? actie + middelen
Planning kan formeel of informeel zijn:
- Informeel: bij informele planning wordt er neits opgeschreven en worden de doelen niet of
nauwelijks met anderen gedeeld. Dit soort planning komt vaak voor in kleine bedrijven, waar
de eigenaar of manager een bepaalde visie heeft op wat er moet gebeuren en hoe dit moet
gebeuren. Informele planning is algemeen en heeft geen continuïteit.
- Formeel: bij formele planning worden specifieke doelen voor de komende jaren vastgesteld.
Als we de term planning gebruiken, bedoelen we formele planning.
De theorie:
De realiteit:
,Doelen van planning:
- De goede dingen doen (richting geven en onzekerheid verminderen). Do the right things
- De dingen goed doen (afval en overlap reduceren). Doing the things right
- De dingen steeds beter doen (leren in de organisatie bevorderen). Doing the things better
- Outsourcingsvraagstuk beantwoorden (wat doen we zelf en wat besteden we uit en wat kost
het?)
Hoe plannen managers?:
De rol van doelen en plannen:
Planning kent twee belangrijke elementen: doelen en plannen.
- Doelen: doelen zijn gewenste uitkomsten voor individuen, groepen en organisaties. Doelen
geven een bepaalde richting aan managementbeslissingen en vormen het criterium waaraan
de daadwerkelijke werkprestaties moeten worden getoetst. Dit is de reden dat doelen ook
wel de basis van planning worden genoemd.
- Plannen: plannen zijn documenten die beschrijven hoe je de doelen gaat behalen. De
plannen bevatten doorgaans de toewijzing van middelen, mensen en andere zaken die voor
het behalen van de doelen nodig zijn.
Soorten doelen:
- Geformuleerde doelen: vastgestelde uitspraken over wat een organisatie wil zeggen en watt
het de stakeholders van de organisatie wil laten geloven.
- Werkelijke doelen: doelen die een organisatie daadwerkelijk probeert te bereiken,
waarneembaar in de activiteiten van de organisatie en haar leden.
Soorten plannen:
De beste manier om de plannen van organisaties in te delen is aan de hand van hun reikwijdte, duur,
mate van specificiteit en frequentie van gebruik.
- Strategische plannen: plannen die op de hele organisatie van toepassing zijn, de algemene
doelen van de organisatie formuleren en de organisatie in de omgeving trachten te
positioneren
- Operationele plannen: plannen die specificeren hoe de algemene doelstellingen precies
moeten worden bereikt.
- Langetermijnplannen: plannen voor een tijdsperiode van drie jaar of langer.
- Korte termijnplannen: plannen voor de komende periode, tot maximaal een jaar
- Richtinggevende plannen: plannen die flexibel zijn en waarin algemene richtlijnen worden
geformuleerd.
- Specifieke plannen: plannen die helder geformuleerd zijn en weinig ruimte voor interpretatie
laten.
- Eenmalige plannen: plannen met richtlijnen voor een eenmalige en unieke situatie
- Permanente plannen: plannen met richtlijnen voor activiteiten die regelmatig of
voortdurend moeten worden uitgevoerd.
,Formuleren van doelen/doelstellingen:
Alles wat organisatieleden doen, moet gericht zijn op de ondersteuning van hun afdeling en helpen
met het berieken van de doelstellingen van de organisatie. Deze doelstellingen kun je opstellen via
de conventionele methode, maar ook met management by objectives (MBO)
- Conventionele doelbepaling: een methode om doelen te formuleren waarbij de
hoofddoelen in de top van de organisatie worden opgesteld en vervolgens worden
onderverdeeld in specifiekere doelstellingen voor elk organisatieniveau.
o De conventionele methode werkt volgens een top-downbenadering. Hierbij wordt
aangenomen dat de topmanagers de beste keuzes kunnen maken omdat zij het
overzicht hebben. Op elk niveau moeten managers de doelen specifieker formuleren
en er een eigen interpretatie aan geven. Vaak heeft dat een verlies van helderheid en
eenheid tot gevolg.
o Middel-doelketen: een geïntegreerd netwerk van doelen waarbij het bereiken van
doelen in het ene niveau het middel vormt om de doelen van het hoger liggende
niveau te bereiken.
, - Management by objectives (MBO): een managementsysteem waarin managers en
werknemers specifieke prestatiedoelstellingen vaststellen. De voortgang wordt periodiek
gemeten en beloningen worden toegekend op basis van deze voortgang. In plaats van de
doelstellingen alleen als controlemiddel te zien, gebruik je ze met MBO ook om werknemers
te motiveren.
MBO-programma’s kennen vier elementen: specifieke doelen, participerend beslissen, een
expliciet tijdpad en feedback over de prestatie.
Stappen in een typisch MBO-programma:
1. De algemene doelen en strategieën van het bedrijf worden opgesteld.
2. De voornaamste doelen worden verdeeld over divisies en afdelingen.
3. Divisie-en afdelingsmanagers stellen samen met lager managers specifieke doelstelling
voor hun eigen eenheid op.
4. Specifieke doelstellingen worden samen met de afdelingsmedewerkers opgesteld.
5. Actieplannen, waarin wordt gespecificeerd hoe de doelstellingen moeten worden
behaald, worden door managers en medewerkers opgesteld en goedgekeurd
6. De actieplannen worden geïmplementeerd.
7. De voortgang wordt periodiek gemeten, zodat feedback kan worden gegeven.
8. Het bereiken van de doelstellingen wordt ondersteund door beloningen op basis van
prestaties.
Kenmerken van goed opgestelde doelen/doelstellingen:
Doelstellingen komen niet altijd op hetzelfde neer en sommige zijn beter dan andere. Een manager
moet zich afvragen waarvoor de doelstellingen worden gebruikt en welke kenmerken deze
doelstellingen dan moeten bezitten.
Het gebruik en de kenmerken van goede doelstellingen geeft figuur 7.7 weer.
- AMORE-eigenschappen: gebruik je vaak bij het opstellen van een visie en missie.
- MAGIE-eigenschappen: gebruik je bij de vertaling naar meer strategische/tactische doelen.
- SMART-eigenschappen: zijn bedoeld om operationele doelstellingen concreet en uitvoerbaar
te krijgen.
2.1 planning H7:
Wat is planning:
Planningsproces:
- Het formuleren van doelen voor een organisatie
- Opzetten van een algemene strategie
- Het werk integreren en coördineren in de organisatie
Dus:
- Uitdaging/probleem vertrekpunt
- Waar willen we naar toe? doel
- Hoe gaan we dat doen? plan
- Wat moet er gebeuren? actie + middelen
Planning kan formeel of informeel zijn:
- Informeel: bij informele planning wordt er neits opgeschreven en worden de doelen niet of
nauwelijks met anderen gedeeld. Dit soort planning komt vaak voor in kleine bedrijven, waar
de eigenaar of manager een bepaalde visie heeft op wat er moet gebeuren en hoe dit moet
gebeuren. Informele planning is algemeen en heeft geen continuïteit.
- Formeel: bij formele planning worden specifieke doelen voor de komende jaren vastgesteld.
Als we de term planning gebruiken, bedoelen we formele planning.
De theorie:
De realiteit:
,Doelen van planning:
- De goede dingen doen (richting geven en onzekerheid verminderen). Do the right things
- De dingen goed doen (afval en overlap reduceren). Doing the things right
- De dingen steeds beter doen (leren in de organisatie bevorderen). Doing the things better
- Outsourcingsvraagstuk beantwoorden (wat doen we zelf en wat besteden we uit en wat kost
het?)
Hoe plannen managers?:
De rol van doelen en plannen:
Planning kent twee belangrijke elementen: doelen en plannen.
- Doelen: doelen zijn gewenste uitkomsten voor individuen, groepen en organisaties. Doelen
geven een bepaalde richting aan managementbeslissingen en vormen het criterium waaraan
de daadwerkelijke werkprestaties moeten worden getoetst. Dit is de reden dat doelen ook
wel de basis van planning worden genoemd.
- Plannen: plannen zijn documenten die beschrijven hoe je de doelen gaat behalen. De
plannen bevatten doorgaans de toewijzing van middelen, mensen en andere zaken die voor
het behalen van de doelen nodig zijn.
Soorten doelen:
- Geformuleerde doelen: vastgestelde uitspraken over wat een organisatie wil zeggen en watt
het de stakeholders van de organisatie wil laten geloven.
- Werkelijke doelen: doelen die een organisatie daadwerkelijk probeert te bereiken,
waarneembaar in de activiteiten van de organisatie en haar leden.
Soorten plannen:
De beste manier om de plannen van organisaties in te delen is aan de hand van hun reikwijdte, duur,
mate van specificiteit en frequentie van gebruik.
- Strategische plannen: plannen die op de hele organisatie van toepassing zijn, de algemene
doelen van de organisatie formuleren en de organisatie in de omgeving trachten te
positioneren
- Operationele plannen: plannen die specificeren hoe de algemene doelstellingen precies
moeten worden bereikt.
- Langetermijnplannen: plannen voor een tijdsperiode van drie jaar of langer.
- Korte termijnplannen: plannen voor de komende periode, tot maximaal een jaar
- Richtinggevende plannen: plannen die flexibel zijn en waarin algemene richtlijnen worden
geformuleerd.
- Specifieke plannen: plannen die helder geformuleerd zijn en weinig ruimte voor interpretatie
laten.
- Eenmalige plannen: plannen met richtlijnen voor een eenmalige en unieke situatie
- Permanente plannen: plannen met richtlijnen voor activiteiten die regelmatig of
voortdurend moeten worden uitgevoerd.
,Formuleren van doelen/doelstellingen:
Alles wat organisatieleden doen, moet gericht zijn op de ondersteuning van hun afdeling en helpen
met het berieken van de doelstellingen van de organisatie. Deze doelstellingen kun je opstellen via
de conventionele methode, maar ook met management by objectives (MBO)
- Conventionele doelbepaling: een methode om doelen te formuleren waarbij de
hoofddoelen in de top van de organisatie worden opgesteld en vervolgens worden
onderverdeeld in specifiekere doelstellingen voor elk organisatieniveau.
o De conventionele methode werkt volgens een top-downbenadering. Hierbij wordt
aangenomen dat de topmanagers de beste keuzes kunnen maken omdat zij het
overzicht hebben. Op elk niveau moeten managers de doelen specifieker formuleren
en er een eigen interpretatie aan geven. Vaak heeft dat een verlies van helderheid en
eenheid tot gevolg.
o Middel-doelketen: een geïntegreerd netwerk van doelen waarbij het bereiken van
doelen in het ene niveau het middel vormt om de doelen van het hoger liggende
niveau te bereiken.
, - Management by objectives (MBO): een managementsysteem waarin managers en
werknemers specifieke prestatiedoelstellingen vaststellen. De voortgang wordt periodiek
gemeten en beloningen worden toegekend op basis van deze voortgang. In plaats van de
doelstellingen alleen als controlemiddel te zien, gebruik je ze met MBO ook om werknemers
te motiveren.
MBO-programma’s kennen vier elementen: specifieke doelen, participerend beslissen, een
expliciet tijdpad en feedback over de prestatie.
Stappen in een typisch MBO-programma:
1. De algemene doelen en strategieën van het bedrijf worden opgesteld.
2. De voornaamste doelen worden verdeeld over divisies en afdelingen.
3. Divisie-en afdelingsmanagers stellen samen met lager managers specifieke doelstelling
voor hun eigen eenheid op.
4. Specifieke doelstellingen worden samen met de afdelingsmedewerkers opgesteld.
5. Actieplannen, waarin wordt gespecificeerd hoe de doelstellingen moeten worden
behaald, worden door managers en medewerkers opgesteld en goedgekeurd
6. De actieplannen worden geïmplementeerd.
7. De voortgang wordt periodiek gemeten, zodat feedback kan worden gegeven.
8. Het bereiken van de doelstellingen wordt ondersteund door beloningen op basis van
prestaties.
Kenmerken van goed opgestelde doelen/doelstellingen:
Doelstellingen komen niet altijd op hetzelfde neer en sommige zijn beter dan andere. Een manager
moet zich afvragen waarvoor de doelstellingen worden gebruikt en welke kenmerken deze
doelstellingen dan moeten bezitten.
Het gebruik en de kenmerken van goede doelstellingen geeft figuur 7.7 weer.
- AMORE-eigenschappen: gebruik je vaak bij het opstellen van een visie en missie.
- MAGIE-eigenschappen: gebruik je bij de vertaling naar meer strategische/tactische doelen.
- SMART-eigenschappen: zijn bedoeld om operationele doelstellingen concreet en uitvoerbaar
te krijgen.
