Volledig uitgewerkte opdracht van eventprojectmanagement | Dior Parfumlaunch | Tio |

,Inhoudsopgave


Hoofdstuk 1 (initiatiefase)​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 3
●​ 1.1 Algemene informatie​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 3
●​ 1.2 Briefing​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 4
●​ 1.3 Beschrijving concept en idee​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 5
●​ 1.4 Locatiekeuze ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 7
●​ 1.5 Checklist​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 9
●​ 1.6 Break down​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 11
●​ 1.7 Offerte en presentatie ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 12
Hoofdstuk 2 (planningsfase) ​​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 15
●​ 2.1 Tijdsplanning van de voorbereiding​ ​ ​ ​ ​ ​ 15
●​ 2.2 Locatie met floorplan​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 16
●​ 2.3 ROI doelen vaststellen ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 19
●​ 2.4 Financiën​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 21
●​ 2.5 Marketing- communicatie en promotieplan​ ​ ​ ​ ​ 23
●​ 2.6 Concept draaiboek​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 25
Hoofdstuk 3 (implementatiefase) ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 26
●​ 3.1 Organisatie​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 26
●​ 3.2 Productievergadering​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 31
●​ 3.3 Draaiboek​​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 33
●​ 3.4 Financiële update ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 34
Hoofdstuk 4 (event) ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 35
●​ 4.1 Bewaken KOFTIG​​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 35
Hoofdstuk 5 (event) ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 36
●​ 5.1 Financiën ​​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 38
●​ 5.2 ROI doelen​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 39
●​ 5.3 Evaluatie​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 45
Hoofdstuk 6 ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 48
●​ 6.1 Reflectie ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 48
Literatuurlijst​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 49




2

,Hoofdstuk 1 (initiatiefase)


1.1 Algemene informatie


Het bedrijf waarvoor dit evenement georganiseerd wordt is Dior. De visie van Dior is het mooier en
gelukkiger maken van vrouwen. Binnen de organisatie bestaat 71% van het personeel uit vrouwen,
waarbij het waarderen en stimuleren van vrouwelijk talent in al zijn diversiteit een belangrijke rol
speelt. Daarnaast hecht Dior veel waarde aan duurzaamheid en het beschermen van de wereld. Zo
streeft het merk ernaar om uiteindelijk in 2030 volledig over te stappen op biologische en/of
regeneratieve landbouw. De missie van Dior is het creëren van luxe die schoonheid, creativiteit en
elegantie belichaamt, met respect voor mens, natuur en toekomst (Parfums Christian Dior, z.d.).
Het doel van het evenement is het presenteren en lanceren van een nieuwe Miss Dior parfum waarbij
het product op een krachtige en aansprekende manier onder de aandacht wordt gebracht. Naast het
promoten van het nieuwe product wil Dior tijdens het evenement ook nadrukkelijk laten zien hoe
belangrijk duurzaamheid is binnen het merk. Het evenement is bedoeld voor 500 gasten, waarvan 75
gasten uit het buitenland afkomstig zijn. Voor deze internationale gasten wordt zowel vervoer als
hotelaccommodatie verzorgd. Het evenement vindt plaats begin september 2026, duurt vijf uur en
heeft een beschikbaar budget van €150.000 exclusief btw. De hotelaccommodatie valt buiten dit
budget. Dior wil met dit evenement ook de merkbekendheid en het imago van het bedrijf verder
versterken.
De doelgroep van het evenement bestaat voornamelijk uit influencers en pers, die zorgen voor
zichtbaarheid en promotie van het product. Influencers ontvangen een tegenprestatie in de vorm van
een product of ervaring in ruil voor hun promotionele activiteiten, terwijl de pers behoefte heeft aan
een sterk en onderscheidend verhaal. Daarom is het van belang dat het evenement visueel
aantrekkelijk en inhoudelijk inspirerend is. Daarnaast wordt ook een deel van het personeel
uitgenodigd, zodat zij meer te weten komen over Dior en de nieuwe Miss Dior parfum. Aangezien
zowel het merendeel van het personeel als de doelgroep voornamelijk uit vrouwen bestaat, dient hier
bij de invulling van het evenement nadrukkelijk rekening mee te worden gehouden.
Het evenement heeft drie belangrijke doelen waar rekening mee gehouden moet worden. Zo wil Dior
een exclusieve en luxe Dior merkbeleving creëren. Het evenement is gericht op het vergroten van de
zichtbaarheid en exclusiviteit van Dior door gasten actief te betrekken bij verschillende activiteiten. Tot
slot heeft het evenement als doel de investering van €150.000 terug te verdienen door het versterken
van merkloyaliteit en marketingwaarde.
De kernwaarden van Dior zijn luxe, elegantie, creativiteit en innovatie, vakmanschap, respect voor
erfgoed en duurzaamheid. Het is belangrijk dat dit centraal staat in het evenement (Parfums Christian
Dior, z.d.).




3

,1.2 Briefing


Wij van Dior willen graag een evenement georganiseerd hebben om een nieuw product te lanceren.
Hierbij gaat het om een nieuwe parfum van Miss Dior waarbij de geuren rozen, pioenrozen en
framboos terugkomen. Dit willen we ook graag terugzien in het evenement.
Dior bestaat inmiddels 79 jaar en heeft als visie om vrouwen mooier en gelukkiger te maken. De
missie van Dior is het creëren van luxe die schoonheid, creativiteit en elegantie belichaamt, met
respect voor mens, natuur en toekomst. Duurzaamheid speelt hierin een belangrijke rol en moet ook
terugkomen in de opzet van het evenement.
Het doel van het evenement is het creëren van publiciteit voor zowel het nieuwe product als voor het
merk Dior. De gasten bestaan voornamelijk uit influencers die kunnen bijdragen aan de zichtbaarheid
en reputatie van het merk. Daarnaast worden interne medewerkers uitgenodigd, waaronder de
vestigingsmanagers en PR managers. Ook zullen verkoopmanagers van winkels als ICI Paris,
Bijenkorf en Douglas op het evenement uitgenodigd zijn. Met het evenement wil Dior de gasten
informeren en enthousiasmeren over het nieuwe product en het merk. De doelgroep bestaat uit
elegante vrouwen van 18 jaar en ouder door heel Nederland. In totaal worden 500 gasten verwacht,
waarvan 75 gasten uit het buitenland komen. Het beschikbare budget bedraagt €150.000 excl. btw.
Dit budget is inclusief vervoer van de gasten; de hotelovernachtingen voor de buitenlandse gasten
vallen buiten het budget. Het is belangrijk dat wanneer de locatie meer dan 50 kilometer verwijderd is
van de vestiging, ook vervoer wordt geregeld voor gasten uit Nederland.
Het evenement vindt plaats op vrijdag 5 september en duurt vijf uur. Binnen deze tijd wordt in ieder
geval een high tea georganiseerd, aangevuld met een plenair moment en een creatief, interactief
onderdeel. De gewenste uitstraling is luxe, chic en vrouwelijk. De locatie dient indrukwekkend te zijn
en luxe uit te stralen, waarbij wordt gedacht aan een vaste locatie zoals een kerk of kasteel.
Het Dior logo moet duidelijk zichtbaar zijn binnen het evenement. De kleur roze, passend bij de
parfum, en het kenmerkende strikje van de Miss Dior flacon dienen terug te komen.
Voor het evenement zijn de volgende doelstellingen opgesteld:
●​ Het evenement heeft als doel om een exclusieve en luxe Dior-merkbeleving te creëren voor
de gasten, waarbij minimaal 90% van de 500 aanwezigen de totale beleving beoordeelt met
een 8 of hoger in een evaluatie die binnen drie dagen na het evenement wordt afgenomen.
●​ Het evenement beoogt de exclusiviteit en zichtbaarheid van Dior te vergroten door gasten
actief te betrekken bij unieke activiteiten, zoals gepersonaliseerde parfum en een fotomuur,
Minimaal 80% van de aanwezigen neemt deel aan een of meerdere activiteiten er er worden
binnen 48 uur na het evenement minimaal 30 kwalitatieve socialmedia-uitingen gedeeld.
●​ Het evenement is erop gericht om de investeringen van €150.000 te rechtvaardigingen door
het versterken van merkloyaliteit en marketingwaarde, waarbij minimaal 20% van de
aanwezige gasten binnen vier weken na het evenement interactie heeft met de nieuwe Dior
parfum, bijvoorbeeld via aankoop of aanvraag van een sample.
Dior verwacht binnen twee weken een uitgewerkt concept en een beschrijving van het idee, zodat een
duidelijk beeld ontstaat van de uitstraling en invulling van het evenement.


4

,1.3 Beschrijving concept en idee




5

, Thema: A love letter to Miss Dior


Vanaf het eerste moment voelt het alsof de gasten een liefdesbrief binnenstappen. Internationale
gasten nemen plaats in een luxe VIP-touringcar, terwijl de VIP’s arriveren in iconische 80’s en 90’s
cabrio’s. De chauffeurs, gekleed in stijlvolle zwarte pakken met witte handschoenen, openen de
deuren alsof zij de eerste pagina van de liefdesbrief onthullen. Tijdens de rit klinkt zachte muziek en
er hangt een subtiele bloemengeur in de lucht, een eerste hint van Miss Dior.
Bij aankomst bij de kerk ontvouwt zich een romantisch decor. Een bloemenboog van rozen en
pioenrozen vormt de entree, met een zachtroze loper die de gasten naar binnen begeleidt. De
dresscode, roze en bloemen, zorgt ervoor dat iedereen onderdeel wordt van het verhaal: dames in
lange jurken en heren in elegante pakken.
Bij binnenkomst ontvangen de gasten een verfijnd welkomstdrankje en een exclusieve goodiebag. In
de tas bevindt zich een miniatuur van de nieuwe Miss Dior parfum en een envelop met daarin A love
letter to Miss Dior. Een kaartje met het programma en een quote: ‘Voor een wereld die gelukkiger en
mooier is’. Een persoonlijk gebaar, alsof elke gast zijn eigen liefdesbrief ontvangt.
Binnen in de kerk staan twee lange tafels centraal, gedekt met roze servies met gouden accenten.
Bloemen in verschillende hoogtes en zachte kerstverlichting creëren een intieme en warme sfeer. Op
de achtergrond vult harp muziek de ruimte, wat een rustige en romantische sfeer geeft.
Wanneer iedereen plaats heeft genomen, begint het plenaire gedeelte. Het verhaal achter de nieuwe
Miss Dior parfum wordt verteld. De ingrediënten worden een voor een besproken en ervaren via
geurstrips, zodat de gasten elke noot bewust kunnen beleven. Daarnaast wordt over Dior gesproken
waarbij duurzaamheid centraal staat. Via een QR-code worden gasten uitgenodigd om hun eigen
liefdesbrief aan de natuur te schrijven door te doneren aan het WWF.
Hierna begint de high tea, gedurende twee uur genieten de gasten van een verfijnde selectie Franse
lekkernijen. Etagères gevuld met macarons, eclairs, croissants en canapes sieren de tafel.
Frambozen keren subtiel terug in verschillende creaties. Een Miss Dior signature thee, rosé of
champagne maakt de beleving compleet.
Wanneer de high tea ten einde loopt, verandert de ruimte in een intieme Dior-markt. Leuke kraampjes
met Dior-producten, een bloemenkraampje en een plek waar je meer kunt leren over Dior. Een
calligrafist personaliseert producten, zodat elke herinnering een uniek en persoonlijk karakter krijgt. In
de fotobooth, aangekleed met bloemen en zachte tinten, leggen gasten hun momenten vast in een
licht nostalgische stijl.
Aan het einde van de dag volgt het afscheid, zorgvuldig en liefdevol. Gasten ontvangen een enkele
roos om het evenement af te sluiten. Met daaraan een papieren sleutel met een bedankje. Buiten
staan de chauffeurs klaar om iedereen in comfort naar de hotels te brengen. De herinneringen blijven
nog lang hangen, net als de geur zelf.




6