Samenvatting AO2
Inleiding BIV/AO/IB
Hoofdstuk: 1,2 en 6 Hoofdlijnen Bestuurlijke informatieverzorging (HBI)
Hoofdstuk 1: Organisatie en Informatie
Het vakgebied BIV omvat:
De organisatie van het administratieve apparaat;
De organisatie van de gegevensverwerking;
De analyse van de informatiebehoeften
De bronnen van de gegevens
De distributie van de informatie
De regels waaraan het informatiesysteem moet voldoen
De controles die moeten worden uitgevoerd om informatie te laten voldoen aan de daaraan
te stellen eisen van relevantie en betrouwbaarheid.
Het essentiële doel van de BIV is het op efficiënte wijze verstrekken van relevante en betrouwbare
informatie aan interne en externe belanghebbende.
Bestuurlijke informatie:
Informatie over het voorraadniveau
“ over de marktontwikkeling in een bepaalde regio
“ over het functioneren van een bepaalde medewerker
“ over de verkopen in een bepaalde periode
“ over klachten van klanten
Voorbeelden van niet bestuurlijke informatie zijn:
Informatie over ziektebeelden die artsen gebruiken bij het stellen van diagnoses
Informatie over justitiële uitspraken die rechters gebruiken om vonnissen uit te spreken
Informatie over lijnvluchten tussen twee luchthavens
Niet bestuurlijke informatie kan toch onder bepaalde omstandigheden worden aangemerkt als
bestuurlijk. Namelijk wanneer de informatie wordt gebruikt om de doelstellingen te helpen
realiseren.
Bestuurlijke informatieverzorging en boekhouden
Het doel van boekhouden is het verstrekken van financiële informatie door middel van het
registreren en verwerken van financiële feiten. Financiële feiten leiden tot verandering van
bezittingen, schulden en EV van onderneming.
Financiële informatieverzorging systematisch verzamelen van gegevens + verwerken +
verstrekken van financiële informatie.
Voorbeelden van financiële informatie en afgeleiden daarvan:
Materiële vaste activa Omzetsnelheid voorraden
Immateriële vaste activa Ouderdomsanalyse debiteuren
Voorraden Omloopsnelheid vermogen
Kosten Gemiddelde krediettermijn debiteuren
Onderhanden werk Gemiddelde krediettermijn crediteuren
Etc. etc.
,Financiële informatie grootboek en sub-grootboeken, leidend tot overzichten, balans en
resultatenrekening met toelichting (externe verslaggeving)
Management accounting interne berichtgeving voor ondersteuning van managers bij hun
taakuitoefening (financiële en niet-financiële informatie).
Gebruiksmogelijkheden van bestuurlijke informatie
Informatieverzorging is slechts een doel op zich als de desbetreffende organisatie
informatieproducten verkoopt. Bijvoorbeeld: een onderneming verzamelt onroerendgoedprijzen
over de hele wereld en verkoopt die informatie dan aan haar cliënten. In alle andere typen
organisaties gaat het primair om de gebruiksmogelijkheden van informatie in het kader van het
ondersteunen van de bedrijfsvoering.
Bestuurlijke informatie heeft drie gebruiksmogelijkheden:
1. Informatie in het kader van het delegeren van taken en het afleggen van verantwoording
2. Informatie voor het nemen van beslissingen
3. Informatie ten behoeve van het doen functioneren van de organisatie
Starreveld en andere geven een definitie van BIV waaruit de vorengenoemde gebruiksmogelijkheden
van informatie ondubbelzinnig blijken:
“Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere zin, het
doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoordingen
die daarover moeten worden afgelegd”.
Als we de definitie van Starreveld en andere iets meer onder de loep nemen, dan kunnen we twee
soorten informatiestromen herkennen: horizontale en verticale.
Horizontale informatiestromen
Horizontale informatiestromen hebben vooral betrekking op het doen functioneren van een
organisatie. Bijvoorbeeld: tussen afdelingen zoals het magazijn, de verkoopafdeling, de administratie,
productie en inkopen wordt informatie uitgewisseld over te bestellen, bestelde en ontvangen
goederen, ontvangen facturen, verkochte goederen, te verzenden en verzonden facturen, betalingen
en geldontvangsten en betalingsachterstanden.
Verticale informatiestromen
Verticale informatiestromen hebben betrekking op het nemen van beslissingen en het op basis
daarvan geven van taakopdrachten aan lagere hiërarchische niveaus, evenals op het laten afleggen
van verantwoording over de taakuitvoering, inclusief het coördineren van gedelegeerde
werkzaamheden.
Administratieve organisatie (AO)
Nauw verwant aan BIV is AO. AO houdt zich bezig met de inrichting van de bestuurlijke processen in
organisaties. De relatie tussen BIV en AO kan als volgt treffend worden verwoord:
“AO omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect betrekking
heeft op de goede werking van de BIV”
Rol van informatie
Uit het voorgaande blijkt dat informatie een belangrijke rol speelt binnen organisaties. Echter ook in
de relaties tussen organisaties en hun belanghebbende speelt informatie een cruciale rol. Managers
, zijn dus ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie die een organisatie verstrekt aan
derden.
Informatie kan slechts worden opgeleverd, als daartoe bepaalde gegevens worden verzameld en
vastgelegd. Heel simpel gezegd mag informatie pas informatie worden genoemd als zij betekenis
heeft voor de gebruiker.
Informatie en communicatietechnologie
Zowel bij het vastleggen van gegevens als het verzorgen van informatie speelt informatie- en
communicatietechnologie (IT) een belangrijke rol. Oorspronkelijk werd IT vooral gebruikt om allerlei
gegevens op te slaan in elektronisch formaat omdat dit veel minder plaats innam dan opslag op
papier.
IT werd oorspronkelijk gezien als een relatief onbelangrijke randvoorwaarde waarbinnen een AO
werd opgezet. Tegenwoordig vormen in vooral grotere organisatie geautomatiseerde systemen het
hart van de Informatieverzorging tussen alle bedrijfsonderdelen, maar ook tussen de organisatie en
allerlei externe partijen zoals leveranciers en afnemers.
Rond de informatieverzorging via geautomatiseerde systemen en de inpassing van die systemen in
en tussen organisaties is een geheel eigen vakgebied ontstaan onder de naam
informatiemanagement.
Informatiesystemen en decentralisatie
Hoe meer decentralisatie in een organisatie, hoe groter de afstand tussen het topmanagement en
het lagere management. De keuze voor centralisatie of decentralisatie beïnvloed daardoor de wijze
waarop de organisatie moet worden bestuurd en beheerst, en de wijze waarop informatiesystemen
van de organisatie moeten worden ontworpen.
De keuze voor centralisatie of decentralisatie wordt door verschillende factoren bepaald. We
noemen de volgende:
1. Maatschappelijke ontwikkelingen
2. Motivatie en betrokkenheid van personeel
3. Afweging tussen kosten en baten van decentralisatie
4. Gebruikerseisen
Maatschappelijke ontwikkelingen werken tegenwoordig decentralisatie bevorderend. Vooral de
toenemende concentratie van bedrijven in grotere eenheden dwingt de topleiding tot meer
delegatie. Sinds eind jaren tachtig kennen we Unit Management: een stijl en een organisatievorm,
gericht op het decentraliseren van het ondernemerschap in organisaties waarbij de zeggenschap laag
in de organisatie laag in de organisatie komt te liggen.
Bij de besluitvorming moet aandacht worden besteed aan zaken als verdeling van macht,
structurering van medezeggenschap, aandacht voor de omgeving, motivatie van en overleg met
personen op verschillende niveaus over de gewenste informatiesystemen. Men kan door middel van
het verleggen van beslissingsbevoegdheden en het op andere wijze verdelen van taken de motivatie
van het personeel om bij te dragen aan de doelstellingen bevorderen. De term Empowerment geeft
het concept van het afstaan van beslissingsbevoegdheden naar uitvoeringsniveaus in de organisatie
kernachtig weer.
Kosten van decentralisatie zijn onder andere:
Het plaatsen van kleinere computers op meerdere plaatsen noodzaakt lokale
beheersorganisaties en leidt daardoor tot het missen van kostenbesparingen ten gevolge van
schaalvoordelen.
Door bijzondere wensen van lokale medewerkers worden soms te dure oplossingen gekozen
Inleiding BIV/AO/IB
Hoofdstuk: 1,2 en 6 Hoofdlijnen Bestuurlijke informatieverzorging (HBI)
Hoofdstuk 1: Organisatie en Informatie
Het vakgebied BIV omvat:
De organisatie van het administratieve apparaat;
De organisatie van de gegevensverwerking;
De analyse van de informatiebehoeften
De bronnen van de gegevens
De distributie van de informatie
De regels waaraan het informatiesysteem moet voldoen
De controles die moeten worden uitgevoerd om informatie te laten voldoen aan de daaraan
te stellen eisen van relevantie en betrouwbaarheid.
Het essentiële doel van de BIV is het op efficiënte wijze verstrekken van relevante en betrouwbare
informatie aan interne en externe belanghebbende.
Bestuurlijke informatie:
Informatie over het voorraadniveau
“ over de marktontwikkeling in een bepaalde regio
“ over het functioneren van een bepaalde medewerker
“ over de verkopen in een bepaalde periode
“ over klachten van klanten
Voorbeelden van niet bestuurlijke informatie zijn:
Informatie over ziektebeelden die artsen gebruiken bij het stellen van diagnoses
Informatie over justitiële uitspraken die rechters gebruiken om vonnissen uit te spreken
Informatie over lijnvluchten tussen twee luchthavens
Niet bestuurlijke informatie kan toch onder bepaalde omstandigheden worden aangemerkt als
bestuurlijk. Namelijk wanneer de informatie wordt gebruikt om de doelstellingen te helpen
realiseren.
Bestuurlijke informatieverzorging en boekhouden
Het doel van boekhouden is het verstrekken van financiële informatie door middel van het
registreren en verwerken van financiële feiten. Financiële feiten leiden tot verandering van
bezittingen, schulden en EV van onderneming.
Financiële informatieverzorging systematisch verzamelen van gegevens + verwerken +
verstrekken van financiële informatie.
Voorbeelden van financiële informatie en afgeleiden daarvan:
Materiële vaste activa Omzetsnelheid voorraden
Immateriële vaste activa Ouderdomsanalyse debiteuren
Voorraden Omloopsnelheid vermogen
Kosten Gemiddelde krediettermijn debiteuren
Onderhanden werk Gemiddelde krediettermijn crediteuren
Etc. etc.
,Financiële informatie grootboek en sub-grootboeken, leidend tot overzichten, balans en
resultatenrekening met toelichting (externe verslaggeving)
Management accounting interne berichtgeving voor ondersteuning van managers bij hun
taakuitoefening (financiële en niet-financiële informatie).
Gebruiksmogelijkheden van bestuurlijke informatie
Informatieverzorging is slechts een doel op zich als de desbetreffende organisatie
informatieproducten verkoopt. Bijvoorbeeld: een onderneming verzamelt onroerendgoedprijzen
over de hele wereld en verkoopt die informatie dan aan haar cliënten. In alle andere typen
organisaties gaat het primair om de gebruiksmogelijkheden van informatie in het kader van het
ondersteunen van de bedrijfsvoering.
Bestuurlijke informatie heeft drie gebruiksmogelijkheden:
1. Informatie in het kader van het delegeren van taken en het afleggen van verantwoording
2. Informatie voor het nemen van beslissingen
3. Informatie ten behoeve van het doen functioneren van de organisatie
Starreveld en andere geven een definitie van BIV waaruit de vorengenoemde gebruiksmogelijkheden
van informatie ondubbelzinnig blijken:
“Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere zin, het
doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoordingen
die daarover moeten worden afgelegd”.
Als we de definitie van Starreveld en andere iets meer onder de loep nemen, dan kunnen we twee
soorten informatiestromen herkennen: horizontale en verticale.
Horizontale informatiestromen
Horizontale informatiestromen hebben vooral betrekking op het doen functioneren van een
organisatie. Bijvoorbeeld: tussen afdelingen zoals het magazijn, de verkoopafdeling, de administratie,
productie en inkopen wordt informatie uitgewisseld over te bestellen, bestelde en ontvangen
goederen, ontvangen facturen, verkochte goederen, te verzenden en verzonden facturen, betalingen
en geldontvangsten en betalingsachterstanden.
Verticale informatiestromen
Verticale informatiestromen hebben betrekking op het nemen van beslissingen en het op basis
daarvan geven van taakopdrachten aan lagere hiërarchische niveaus, evenals op het laten afleggen
van verantwoording over de taakuitvoering, inclusief het coördineren van gedelegeerde
werkzaamheden.
Administratieve organisatie (AO)
Nauw verwant aan BIV is AO. AO houdt zich bezig met de inrichting van de bestuurlijke processen in
organisaties. De relatie tussen BIV en AO kan als volgt treffend worden verwoord:
“AO omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect betrekking
heeft op de goede werking van de BIV”
Rol van informatie
Uit het voorgaande blijkt dat informatie een belangrijke rol speelt binnen organisaties. Echter ook in
de relaties tussen organisaties en hun belanghebbende speelt informatie een cruciale rol. Managers
, zijn dus ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie die een organisatie verstrekt aan
derden.
Informatie kan slechts worden opgeleverd, als daartoe bepaalde gegevens worden verzameld en
vastgelegd. Heel simpel gezegd mag informatie pas informatie worden genoemd als zij betekenis
heeft voor de gebruiker.
Informatie en communicatietechnologie
Zowel bij het vastleggen van gegevens als het verzorgen van informatie speelt informatie- en
communicatietechnologie (IT) een belangrijke rol. Oorspronkelijk werd IT vooral gebruikt om allerlei
gegevens op te slaan in elektronisch formaat omdat dit veel minder plaats innam dan opslag op
papier.
IT werd oorspronkelijk gezien als een relatief onbelangrijke randvoorwaarde waarbinnen een AO
werd opgezet. Tegenwoordig vormen in vooral grotere organisatie geautomatiseerde systemen het
hart van de Informatieverzorging tussen alle bedrijfsonderdelen, maar ook tussen de organisatie en
allerlei externe partijen zoals leveranciers en afnemers.
Rond de informatieverzorging via geautomatiseerde systemen en de inpassing van die systemen in
en tussen organisaties is een geheel eigen vakgebied ontstaan onder de naam
informatiemanagement.
Informatiesystemen en decentralisatie
Hoe meer decentralisatie in een organisatie, hoe groter de afstand tussen het topmanagement en
het lagere management. De keuze voor centralisatie of decentralisatie beïnvloed daardoor de wijze
waarop de organisatie moet worden bestuurd en beheerst, en de wijze waarop informatiesystemen
van de organisatie moeten worden ontworpen.
De keuze voor centralisatie of decentralisatie wordt door verschillende factoren bepaald. We
noemen de volgende:
1. Maatschappelijke ontwikkelingen
2. Motivatie en betrokkenheid van personeel
3. Afweging tussen kosten en baten van decentralisatie
4. Gebruikerseisen
Maatschappelijke ontwikkelingen werken tegenwoordig decentralisatie bevorderend. Vooral de
toenemende concentratie van bedrijven in grotere eenheden dwingt de topleiding tot meer
delegatie. Sinds eind jaren tachtig kennen we Unit Management: een stijl en een organisatievorm,
gericht op het decentraliseren van het ondernemerschap in organisaties waarbij de zeggenschap laag
in de organisatie laag in de organisatie komt te liggen.
Bij de besluitvorming moet aandacht worden besteed aan zaken als verdeling van macht,
structurering van medezeggenschap, aandacht voor de omgeving, motivatie van en overleg met
personen op verschillende niveaus over de gewenste informatiesystemen. Men kan door middel van
het verleggen van beslissingsbevoegdheden en het op andere wijze verdelen van taken de motivatie
van het personeel om bij te dragen aan de doelstellingen bevorderen. De term Empowerment geeft
het concept van het afstaan van beslissingsbevoegdheden naar uitvoeringsniveaus in de organisatie
kernachtig weer.
Kosten van decentralisatie zijn onder andere:
Het plaatsen van kleinere computers op meerdere plaatsen noodzaakt lokale
beheersorganisaties en leidt daardoor tot het missen van kostenbesparingen ten gevolge van
schaalvoordelen.
Door bijzondere wensen van lokale medewerkers worden soms te dure oplossingen gekozen
