Moduleopdracht
Projectmanagement en organisatie
Reflectie verslag
‘Aanbesteding Vakbekwaamheid
Management Systeem’
Student: Opleiding: NCOI
Studentnummer: HBO MER
14-5-2021 Projectmanagement en
organisatie
Datum: Docent: Anneke Croonen
,Voorwoord
Cijfer
8 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
De opdracht uitgevoerd zoals beschreven in de examen-informatie en omvat alle
verplichte onderdelen. De samenvatting is toegevoegd en compleet. De leeswijzer
ontbreekt. De student beschrijft de organisatie-context op een voldoende manier.
De student beschrijf het initiatief tot dit project en de gemaakte stappen die
geleid hebben tot de 'decision to justify'. De student beschrijft de impact en
de besproken onderdelen van de project-opdracht aan de hand van de theorie,
zoals afbakening, kwaliteit, beheersaspecten enz. en geef aan welke
consequenties hieraan verbonden zijn. D.m.v. het opstellen van een WBS kan
meer diepgang in de theorie verkregen worden.
De student beschrijf de aangescherpte beheersaspecten in het
projectmanagement-plan die geleid hebben tot de 'decision to fund',
zoals afbakening/scope, kwaliteit, tijd, organisatie en risico's. Dit betekent dat een
analyseer v.w.b. de impact van beschreven onderdelen aan de hand van de
theorie voldoende wordt belicht en dat heeft gevolgen voor de eventuele
consequenties die hieraan verbonden kunnen worden. De aanbevelingen zijn
voldoende onderbouwd.
De bewaking van de uitvoering wordt beschreven. De reflectie, de impact van
issues en wijzigingen op de bewaking van het project aan de hand van de theorie
zijn voldoende beschreven. Bepaalde issues en wijzigingen zijn te herleiden naar
zaken die niet goed geregeld zijn in plan van aanpak? De student geeft hierin
aanbevelingen.
De uitwerking van de opdracht is gestructureerd, leesbaar en begrijpelijk. Het
taalgebruik helder en correct. De student verwijst op de juiste wijze naar de
literatuur. De literatuurlijst is correct.
Pagina 2 van 17
,Samenvatting
De afdeling Vakbekwaamheid van de Xxx Xxx xxx (XXX), onderdeel van de Veiligheidsregio Xxx Xxx
(XXX), is een project gestart voor de aanbesteding van een nieuw
Vakbekwaamheidsmanagementsysteem (VMS). De twee huidige systemen zijn aan het eind van de
contractduur. Hiermee is een wettelijke verplichting ontstaan om een nieuw
vakbekwaamheidsmanagementsysteem (VMS) aan te besteden.
Projecten in de XXX worden bij voorkeur uitgevoerd volgens de methode Projectmatig Creëren (PMC).
Dit gaat echter met vallen en op staan en dat blijkt ook uit deze reflectie.
Het initiatief voor dit project komt van de afdeling Vakbekwaamheid. De opdrachtgever is de directeur
Xxx. Als projectleider wordt een externe projectleider geworven. In de loop van het project gaan een
aantal issues spelen die het verloop van het traject tot vertraging en onduidelijkheid leiden. Het kost de
projectleider veel energie om het project te proberen in goede banen te leiden.
De conclusies in deze reflectie zijn op hoofdlijnen de volgende: In de projectvoorbereidingsfase is een
projectbrief opgesteld. Deze was op onderdelen onvolledig en niet volgens de theorie uitgewerkt. Zo
liepen doel en resultaat enigszins door elkaar. Een stakeholdersanalyse was niet uitgevoerd.
Commitment voor dit project was er wel op het niveau van het MT-xxx echter er was geen besluit
gevraagd op het niveau van de directieraad van de XXX. Hierdoor waren belangrijke stakeholders niet
gecommitteerd aan dit project. Dit ging uiteindelijk een rol spelen in de uitvoeringsfase van het project.
In de project definitiefase is de projectdefinitie verder aangescherpt middels een plan van aanpak. Er is
niet gekozen om een projectstart-up te houden. Hierdoor is er een kans voorbijgegaan om de
projectmedewerkers meer te betrekken bij het project en een bijdrage te laten leveren in het
aanscherpen van de beheersaspecten. Van die beheersaspecten was bijvoorbeeld de risico’s
onvoldoende uitgewerkt en was onduidelijk wat de kans en de impact van een risico en wie de eigenaar
van het risico was.
De bewaking van het project verliep moeizaam omdat het plan van aanpak op onderdelen niet volledig
was. Er is geen gebruik gemaakt van een kwaliteitsmanagementsysteem. De XXX heeft een afdeling
Kwaliteit, Audit & Control (KCA) over veel kennis op dit gebeid beschikt. Hier is echter in dit project geen
gebruik van gemaakt.
Van het project is een projecteindrapport geschreven waarin vooral de zakelijk is geëvalueerd. Het
ontbreekt aan een evaluatie van de leerpunten over het verloop van het project. Dat is een gemiste
kans. De XXX wil een lerende organisatie zijn en in vervolgprojecten had de kennis die dit project direct
toegepast kunnen worden.
De belangrijkste aanbeveling van dit project is dan ook om in de projectvoorbereidingsfase
projectdefinitiefase meer tijd te besteden. Gezien de complexiteit van het project en de organisatie van
de XXX is een stakeholdersanalyse een must. Het proces van PMC te volgen en in ieder geval een PSU
te laten plaatsvinden is een andere belangrijke aanbeveling. Periodiek en gestructureerd
voortgangsrapportages aanleveren aan de opdrachtgever met daarin aandacht voor alle
beheersaspecten zal het project in de uitvoeringsfase ten goede komen. Tot slot is een evaluatie op het
proces en het afsluiten van een project zowel formeel als informeel een laatste aanbeveling.
Pagina 3 van 17
, Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................................... 5
Organisatie beschrijving ....................................................................................................................... 5
Belang van de opdracht ....................................................................................................................... 5
1. Initiatief en decision to justify ............................................................................................................... 6
1.1 Initiatief tot dit project en praktijkbeschrijving ................................................................................ 6
1.2 Analyse: theorie en consequenties ................................................................................................ 7
1.3 Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................................ 7
2. Decision to fund ................................................................................................................................... 8
2.1 Plan van aanpak en praktijkbeschrijving........................................................................................ 8
2.2 Analyse: theorie en consequenties ................................................................................................ 8
2.3 Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................................ 9
3. Bewaking van het project .................................................................................................................... 9
3.1 Beheers aspecten en praktijkbeschrijving ..................................................................................... 9
3.2 Analyse: theorie en consequenties ................................................................................................ 9
3.3 Conclusie en aanbevelingen ........................................................................................................ 10
4 Project evaluatie ................................................................................................................................. 11
4.1 Project evaluatie en praktijkbeschrijving ...................................................................................... 11
4.2 Analyse: theorie en consequenties .............................................................................................. 11
4.3 Conclusies en aanbevelingen ...................................................................................................... 11
Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 12
Bijlage I Organogram XXX en XXX ....................................................................................................... 13
Bijlage II Missie, visie, strategie van de XXX ........................................................................................ 14
Bijlage III Verbeter voorstel doel en resultaat........................................................................................ 15
Bijlage IV Product Breakdown structure ................................................................................................ 16
Bijlage V Infografic Kwaliteitshuis XXX ................................................................................................. 17
Pagina 4 van 17
Projectmanagement en organisatie
Reflectie verslag
‘Aanbesteding Vakbekwaamheid
Management Systeem’
Student: Opleiding: NCOI
Studentnummer: HBO MER
14-5-2021 Projectmanagement en
organisatie
Datum: Docent: Anneke Croonen
,Voorwoord
Cijfer
8 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
De opdracht uitgevoerd zoals beschreven in de examen-informatie en omvat alle
verplichte onderdelen. De samenvatting is toegevoegd en compleet. De leeswijzer
ontbreekt. De student beschrijft de organisatie-context op een voldoende manier.
De student beschrijf het initiatief tot dit project en de gemaakte stappen die
geleid hebben tot de 'decision to justify'. De student beschrijft de impact en
de besproken onderdelen van de project-opdracht aan de hand van de theorie,
zoals afbakening, kwaliteit, beheersaspecten enz. en geef aan welke
consequenties hieraan verbonden zijn. D.m.v. het opstellen van een WBS kan
meer diepgang in de theorie verkregen worden.
De student beschrijf de aangescherpte beheersaspecten in het
projectmanagement-plan die geleid hebben tot de 'decision to fund',
zoals afbakening/scope, kwaliteit, tijd, organisatie en risico's. Dit betekent dat een
analyseer v.w.b. de impact van beschreven onderdelen aan de hand van de
theorie voldoende wordt belicht en dat heeft gevolgen voor de eventuele
consequenties die hieraan verbonden kunnen worden. De aanbevelingen zijn
voldoende onderbouwd.
De bewaking van de uitvoering wordt beschreven. De reflectie, de impact van
issues en wijzigingen op de bewaking van het project aan de hand van de theorie
zijn voldoende beschreven. Bepaalde issues en wijzigingen zijn te herleiden naar
zaken die niet goed geregeld zijn in plan van aanpak? De student geeft hierin
aanbevelingen.
De uitwerking van de opdracht is gestructureerd, leesbaar en begrijpelijk. Het
taalgebruik helder en correct. De student verwijst op de juiste wijze naar de
literatuur. De literatuurlijst is correct.
Pagina 2 van 17
,Samenvatting
De afdeling Vakbekwaamheid van de Xxx Xxx xxx (XXX), onderdeel van de Veiligheidsregio Xxx Xxx
(XXX), is een project gestart voor de aanbesteding van een nieuw
Vakbekwaamheidsmanagementsysteem (VMS). De twee huidige systemen zijn aan het eind van de
contractduur. Hiermee is een wettelijke verplichting ontstaan om een nieuw
vakbekwaamheidsmanagementsysteem (VMS) aan te besteden.
Projecten in de XXX worden bij voorkeur uitgevoerd volgens de methode Projectmatig Creëren (PMC).
Dit gaat echter met vallen en op staan en dat blijkt ook uit deze reflectie.
Het initiatief voor dit project komt van de afdeling Vakbekwaamheid. De opdrachtgever is de directeur
Xxx. Als projectleider wordt een externe projectleider geworven. In de loop van het project gaan een
aantal issues spelen die het verloop van het traject tot vertraging en onduidelijkheid leiden. Het kost de
projectleider veel energie om het project te proberen in goede banen te leiden.
De conclusies in deze reflectie zijn op hoofdlijnen de volgende: In de projectvoorbereidingsfase is een
projectbrief opgesteld. Deze was op onderdelen onvolledig en niet volgens de theorie uitgewerkt. Zo
liepen doel en resultaat enigszins door elkaar. Een stakeholdersanalyse was niet uitgevoerd.
Commitment voor dit project was er wel op het niveau van het MT-xxx echter er was geen besluit
gevraagd op het niveau van de directieraad van de XXX. Hierdoor waren belangrijke stakeholders niet
gecommitteerd aan dit project. Dit ging uiteindelijk een rol spelen in de uitvoeringsfase van het project.
In de project definitiefase is de projectdefinitie verder aangescherpt middels een plan van aanpak. Er is
niet gekozen om een projectstart-up te houden. Hierdoor is er een kans voorbijgegaan om de
projectmedewerkers meer te betrekken bij het project en een bijdrage te laten leveren in het
aanscherpen van de beheersaspecten. Van die beheersaspecten was bijvoorbeeld de risico’s
onvoldoende uitgewerkt en was onduidelijk wat de kans en de impact van een risico en wie de eigenaar
van het risico was.
De bewaking van het project verliep moeizaam omdat het plan van aanpak op onderdelen niet volledig
was. Er is geen gebruik gemaakt van een kwaliteitsmanagementsysteem. De XXX heeft een afdeling
Kwaliteit, Audit & Control (KCA) over veel kennis op dit gebeid beschikt. Hier is echter in dit project geen
gebruik van gemaakt.
Van het project is een projecteindrapport geschreven waarin vooral de zakelijk is geëvalueerd. Het
ontbreekt aan een evaluatie van de leerpunten over het verloop van het project. Dat is een gemiste
kans. De XXX wil een lerende organisatie zijn en in vervolgprojecten had de kennis die dit project direct
toegepast kunnen worden.
De belangrijkste aanbeveling van dit project is dan ook om in de projectvoorbereidingsfase
projectdefinitiefase meer tijd te besteden. Gezien de complexiteit van het project en de organisatie van
de XXX is een stakeholdersanalyse een must. Het proces van PMC te volgen en in ieder geval een PSU
te laten plaatsvinden is een andere belangrijke aanbeveling. Periodiek en gestructureerd
voortgangsrapportages aanleveren aan de opdrachtgever met daarin aandacht voor alle
beheersaspecten zal het project in de uitvoeringsfase ten goede komen. Tot slot is een evaluatie op het
proces en het afsluiten van een project zowel formeel als informeel een laatste aanbeveling.
Pagina 3 van 17
, Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................................... 5
Organisatie beschrijving ....................................................................................................................... 5
Belang van de opdracht ....................................................................................................................... 5
1. Initiatief en decision to justify ............................................................................................................... 6
1.1 Initiatief tot dit project en praktijkbeschrijving ................................................................................ 6
1.2 Analyse: theorie en consequenties ................................................................................................ 7
1.3 Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................................ 7
2. Decision to fund ................................................................................................................................... 8
2.1 Plan van aanpak en praktijkbeschrijving........................................................................................ 8
2.2 Analyse: theorie en consequenties ................................................................................................ 8
2.3 Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................................ 9
3. Bewaking van het project .................................................................................................................... 9
3.1 Beheers aspecten en praktijkbeschrijving ..................................................................................... 9
3.2 Analyse: theorie en consequenties ................................................................................................ 9
3.3 Conclusie en aanbevelingen ........................................................................................................ 10
4 Project evaluatie ................................................................................................................................. 11
4.1 Project evaluatie en praktijkbeschrijving ...................................................................................... 11
4.2 Analyse: theorie en consequenties .............................................................................................. 11
4.3 Conclusies en aanbevelingen ...................................................................................................... 11
Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 12
Bijlage I Organogram XXX en XXX ....................................................................................................... 13
Bijlage II Missie, visie, strategie van de XXX ........................................................................................ 14
Bijlage III Verbeter voorstel doel en resultaat........................................................................................ 15
Bijlage IV Product Breakdown structure ................................................................................................ 16
Bijlage V Infografic Kwaliteitshuis XXX ................................................................................................. 17
Pagina 4 van 17
