HOOFDSTUK 1 – INTRODUCTIE
BEDRIJFSPROCESSEN EN ORGANISATIES
1.1 – Organisaties en bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten. Door een beschrijving te maken
van de verschillende activiteiten in een proces kan er goed nagedacht worden over de
hulpmiddelen die in een proces gebruikt moeten of kunnen worden. Als we dan de stap maken
naar administratieve organisatie, kan er met een goede beschrijving en analyse van een
bedrijfsproces ook worden ingeschat op welke plaatsen de winkel risico loopt. Vervolgens
kunnen er maatregelen worden genomen om deze risico’s geheel of in ieder geval zoveel
mogelijk af te dekken.
Een organogram is een weergave van verantwoordelijkheden in een organisatie. Het wordt
ook wel een hiërarchisch organisatieschema genoemd, omdat je kunt terugvinden wie
leidinggeeft aan wie. Vanuit de administratieve organisatie en de beheersing van risico’s is
het belangrijk dat de verschillende rollen in een bedrijf worden onderscheiden met
verschillende verantwoordelijkheden. Het zichtbaar maken van risico’s in de administratieve
organisatie is buitengewoon belangrijk.
In figuur 3.1 worden de primaire proces weergegeven in een logistieke basisstructuur. Met opmerkingen [IJ1]: In deze basisstructuur zie je een
activiteit weergegeven met een rechthoek en een voorraad
Een primair proces van een organisatie beschrijft de kernactiviteiten van een organisatie. met een driehoek.
1.2 – Ontwikkelingen in organisaties
Organisaties functioneren in een markt. In deze markten doen zich allerlei ontwikkelingen
voor die invloed hebben op de interne organisatie van bedrijven. Organisaties moeten inspelen
op deze ontwikkelingen, ook wel omgevingsfactoren genoemd, om hun marktpositie te
handhaven of te versterken.
Er is een aantal ontwikkelingen waar bijna elke organisatie mee te maken heeft omdat deze
hun markt beïnvloeden. Het gaat om de volgende ontwikkelingen:
1. Globalisering;
2. IT-ontwikkelingen;
3. Samenwerking in de keten;
4. Organisatieontwikkelingen.
Ad 1 Globalisering
De term globalisering betekent dat landsgrenzen voor markten open zijn of worden gemaakt.
Globalisering leidt ertoe dat er voldaan moet worden aan allerlei regels en wetten van diverse
landen. De globalisering werkt ook concurrentie verhogend, waardoor bedrijfsprocessen en Met opmerkingen [IJ2]: Landen waar de productie
plaatsvindt;
hun prestaties steeds effectiever en efficiënter moeten plaatsvinden. De open markt zorgt voor
Landen waar het transport doorheen gaat;
efficiënte prijsvorming en om nog winst te maken moeten bedrijven steeds meer hun interne Landen waar de consumentenmarkt is.
kosten beheersen. Eén van de belangrijkste middelen die ze daarvoor hebben is de inrichting
van de bedrijfsprocessen.
,Ad 2 IT-ontwikkelingen
Tegenwoordig is bijna alles via internet te koop. In het begin waren het vooral bedrijven die
naast hun winkelketens een internetwinkel opzetten, maar later zijn er meer gespecialiseerde
bedrijven gekomen die geen fysieke winkels meer hebben. Naast deze onlinewinkels zijn er
steeds meer bedrijven die het internet gebruiken ter ondersteuning van hun interne
bedrijfsprocessen. Medewerkers kunnen dan vanuit verschillende werkplekken gebruikmaken
van hun programma’s en data.
Ad 3 Samenwerking in de keten Met opmerkingen [IJ3]: Er zijn verschillende redenen voor
Vooral in de handels- en productiebedrijven zien we steeds vaker strategische allianties bedrijven om in de keten naar samenwerking te zoeken,
zoals:
ontstaan. Een keten van bedrijven is een reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage • Inkoopvoordelen;
leveren aan één consumentenproduct. We noemen een keten van bedrijven ook wel een • Snelheid van levering aan klanten;
bedrijfskolom. • Kwaliteitsverbeteringen;
• Gezamenlijke innovaties;
Ad 4 Organisatieontwikkelingen • Kostenreductie;
• Voorraadreductie;
Door de concurrentiedruk zijn bedrijven en instellingen voortdurend bezig hun kosten te Verbreding van markten.
reduceren en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewustzijn
en de concurrentiedruk op de markt is er ook een druk vanuit de arbeidsmarkt. Werknemers
zijn steeds hoger opgeleid, stellen steeds hogere eisen aan hun werkomgeving en willen steeds
meer verantwoordelijkheid. Door deze vraag overwegen bedrijven steeds vaker hun interne
organisatie aan te passen en nieuwe werkmethoden te introduceren. Dit betekent dat
verantwoordelijkheden binnen organisaties voortdurend veranderen.
1.3 – Typologie van organisaties
Om theorieën te ontwikkelen die toepasbaar zijn op meer dan één type organisatie, kunnen we
gebruikmaken van het begrip typologie. Een typologie is een indelingsmethode waarbij
bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of
organisaties. Via het hanteren van een typologie leer je een bedrijf of organisatie vanuit een
bepaald perspectief te benaderen.
De typologie van Starreveld kent een hoofdindeling in twee categorieën, namelijk een
onderscheid waarin organisaties werken binnen een markt of niet werken binnen een markt.
De administratieve organisatie van de categorie niet werkend voor een markt, is veelal
afgestemd op wet- en regelgeving.
– TABEL 1.1
Het hanteren van een typologie is handig bij het analyseren van het functioneren van
organisaties.
1.4 – Het PBI-model
Het PBI-model (het Proces-Beheersing-Informatie-model) is een model dat wij hanteren
om de leerstof van het vakgebied administratieve organisatie inzichtelijk te maken. Met opmerkingen [IJ4]: Casus 1.4 + bijbehorende theorie
Bij administratieve organisatie gaat het over goed laten verlopen van processen of
bedrijfsprocessen, zodat de risico’s die je als organisatie loopt zo goed mogelijk worden
, afgedicht door maatregelen in het procesontwerp. Om te kunnen bepalen of het proces goed
loopt en waar risico’s zich voordoen, is het noodzakelijk om de beheersing van het proces
goed te ontwerpen om daarmee de realisatie van het proces te kunnen monitoren. Om dit goed
te kunnen doen is informatie noodzakelijk.
Het PBI-model staat voor:
P: (Bedrijfs)processen en hun organisaties
B: Beheersing van processen, administratieve organisatie
I: Informatievoorziening en ICT
De basis van het PBI-model bestaat uit bedrijfsprocessen. Om deze bedrijfsprocessen goed te
laten functioneren zal de organisatie deze bedrijfsprocessen willen beheersen en
controlemaatregelen toevoegen, zodat de bedrijfsprocessen datgene doen wat ze verwacht
worden te doen en zoveel mogelijk risico’s uitsluiten. Om deze beheersing goed te kunnen
uitvoeren heeft de organisatie informatie nodig.
BEDRIJFSPROCESSEN EN ORGANISATIES
1.1 – Organisaties en bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten. Door een beschrijving te maken
van de verschillende activiteiten in een proces kan er goed nagedacht worden over de
hulpmiddelen die in een proces gebruikt moeten of kunnen worden. Als we dan de stap maken
naar administratieve organisatie, kan er met een goede beschrijving en analyse van een
bedrijfsproces ook worden ingeschat op welke plaatsen de winkel risico loopt. Vervolgens
kunnen er maatregelen worden genomen om deze risico’s geheel of in ieder geval zoveel
mogelijk af te dekken.
Een organogram is een weergave van verantwoordelijkheden in een organisatie. Het wordt
ook wel een hiërarchisch organisatieschema genoemd, omdat je kunt terugvinden wie
leidinggeeft aan wie. Vanuit de administratieve organisatie en de beheersing van risico’s is
het belangrijk dat de verschillende rollen in een bedrijf worden onderscheiden met
verschillende verantwoordelijkheden. Het zichtbaar maken van risico’s in de administratieve
organisatie is buitengewoon belangrijk.
In figuur 3.1 worden de primaire proces weergegeven in een logistieke basisstructuur. Met opmerkingen [IJ1]: In deze basisstructuur zie je een
activiteit weergegeven met een rechthoek en een voorraad
Een primair proces van een organisatie beschrijft de kernactiviteiten van een organisatie. met een driehoek.
1.2 – Ontwikkelingen in organisaties
Organisaties functioneren in een markt. In deze markten doen zich allerlei ontwikkelingen
voor die invloed hebben op de interne organisatie van bedrijven. Organisaties moeten inspelen
op deze ontwikkelingen, ook wel omgevingsfactoren genoemd, om hun marktpositie te
handhaven of te versterken.
Er is een aantal ontwikkelingen waar bijna elke organisatie mee te maken heeft omdat deze
hun markt beïnvloeden. Het gaat om de volgende ontwikkelingen:
1. Globalisering;
2. IT-ontwikkelingen;
3. Samenwerking in de keten;
4. Organisatieontwikkelingen.
Ad 1 Globalisering
De term globalisering betekent dat landsgrenzen voor markten open zijn of worden gemaakt.
Globalisering leidt ertoe dat er voldaan moet worden aan allerlei regels en wetten van diverse
landen. De globalisering werkt ook concurrentie verhogend, waardoor bedrijfsprocessen en Met opmerkingen [IJ2]: Landen waar de productie
plaatsvindt;
hun prestaties steeds effectiever en efficiënter moeten plaatsvinden. De open markt zorgt voor
Landen waar het transport doorheen gaat;
efficiënte prijsvorming en om nog winst te maken moeten bedrijven steeds meer hun interne Landen waar de consumentenmarkt is.
kosten beheersen. Eén van de belangrijkste middelen die ze daarvoor hebben is de inrichting
van de bedrijfsprocessen.
,Ad 2 IT-ontwikkelingen
Tegenwoordig is bijna alles via internet te koop. In het begin waren het vooral bedrijven die
naast hun winkelketens een internetwinkel opzetten, maar later zijn er meer gespecialiseerde
bedrijven gekomen die geen fysieke winkels meer hebben. Naast deze onlinewinkels zijn er
steeds meer bedrijven die het internet gebruiken ter ondersteuning van hun interne
bedrijfsprocessen. Medewerkers kunnen dan vanuit verschillende werkplekken gebruikmaken
van hun programma’s en data.
Ad 3 Samenwerking in de keten Met opmerkingen [IJ3]: Er zijn verschillende redenen voor
Vooral in de handels- en productiebedrijven zien we steeds vaker strategische allianties bedrijven om in de keten naar samenwerking te zoeken,
zoals:
ontstaan. Een keten van bedrijven is een reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage • Inkoopvoordelen;
leveren aan één consumentenproduct. We noemen een keten van bedrijven ook wel een • Snelheid van levering aan klanten;
bedrijfskolom. • Kwaliteitsverbeteringen;
• Gezamenlijke innovaties;
Ad 4 Organisatieontwikkelingen • Kostenreductie;
• Voorraadreductie;
Door de concurrentiedruk zijn bedrijven en instellingen voortdurend bezig hun kosten te Verbreding van markten.
reduceren en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewustzijn
en de concurrentiedruk op de markt is er ook een druk vanuit de arbeidsmarkt. Werknemers
zijn steeds hoger opgeleid, stellen steeds hogere eisen aan hun werkomgeving en willen steeds
meer verantwoordelijkheid. Door deze vraag overwegen bedrijven steeds vaker hun interne
organisatie aan te passen en nieuwe werkmethoden te introduceren. Dit betekent dat
verantwoordelijkheden binnen organisaties voortdurend veranderen.
1.3 – Typologie van organisaties
Om theorieën te ontwikkelen die toepasbaar zijn op meer dan één type organisatie, kunnen we
gebruikmaken van het begrip typologie. Een typologie is een indelingsmethode waarbij
bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of
organisaties. Via het hanteren van een typologie leer je een bedrijf of organisatie vanuit een
bepaald perspectief te benaderen.
De typologie van Starreveld kent een hoofdindeling in twee categorieën, namelijk een
onderscheid waarin organisaties werken binnen een markt of niet werken binnen een markt.
De administratieve organisatie van de categorie niet werkend voor een markt, is veelal
afgestemd op wet- en regelgeving.
– TABEL 1.1
Het hanteren van een typologie is handig bij het analyseren van het functioneren van
organisaties.
1.4 – Het PBI-model
Het PBI-model (het Proces-Beheersing-Informatie-model) is een model dat wij hanteren
om de leerstof van het vakgebied administratieve organisatie inzichtelijk te maken. Met opmerkingen [IJ4]: Casus 1.4 + bijbehorende theorie
Bij administratieve organisatie gaat het over goed laten verlopen van processen of
bedrijfsprocessen, zodat de risico’s die je als organisatie loopt zo goed mogelijk worden
, afgedicht door maatregelen in het procesontwerp. Om te kunnen bepalen of het proces goed
loopt en waar risico’s zich voordoen, is het noodzakelijk om de beheersing van het proces
goed te ontwerpen om daarmee de realisatie van het proces te kunnen monitoren. Om dit goed
te kunnen doen is informatie noodzakelijk.
Het PBI-model staat voor:
P: (Bedrijfs)processen en hun organisaties
B: Beheersing van processen, administratieve organisatie
I: Informatievoorziening en ICT
De basis van het PBI-model bestaat uit bedrijfsprocessen. Om deze bedrijfsprocessen goed te
laten functioneren zal de organisatie deze bedrijfsprocessen willen beheersen en
controlemaatregelen toevoegen, zodat de bedrijfsprocessen datgene doen wat ze verwacht
worden te doen en zoveel mogelijk risico’s uitsluiten. Om deze beheersing goed te kunnen
uitvoeren heeft de organisatie informatie nodig.
