Moduleopdracht
Projectmanagement en communicatie
‘Verduurzamen piket organisatie
brandweer’
foto
Student: M. Lugtenburg Opleiding: NCOI
Studentnummer: 4752117 HBO MER
Projectmanagement en
communicatie
Datum: 14-6-2021 Docent: Marijke van Biezen
, Voorwoord
Cijfer
7,5 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
De opdracht maakt een nette en verzorgde indruk in de presentatie. Er is een samenvatting
opgenomen waarin de hoofdlijnen uit de onderliggende rapportage zijn verwerkt. De opbouw
is van de opdracht is logisch en geeft structuur aan de evaluatie. De schrijfwijze is helder en
in goed Nederlands geschreven. In de opdracht zijn de verplichte onderdelen uit de
exameninstructie verwerkt, daarmee voldoet de opdracht formeel aan de gestelde
eisen. Inhoudelijk is de diepgang van de analyse ruim voldoende, hoewel het op onderdelen
wat theoretische en er dieper op de bestaande beroepspraktijk ingegaan had kunnen worden.
In dat kader is het ook jammer dat er niet gekomen is tot conclusies en aanbevelingen voor de
toekomst. Juist omdat deze analyse is gemaakt zou dat de opdracht van meer diepgang hebben
kunnen voorzien. De bijgevoegde bijlagen - het zijn er veel - zijn niet altijd even relevant. De
opdracht voldoet in ruime mate aan de gestelde leerdoelen
Pagina 2 van 20
, Samenvatting
De Xxxxx (XXXXX) is een programma gestart `Toonaangevend: naar buiten en van binnen. In
samenhang met de visies op risicobeheersing, incidentbestrijding, vakbekwaamheid, veilig leven en
human resources (HR) wordt de vraag beantwoord welke organisatie hiervoor nodig is. Omdat te
bereiken zijn binnen het programma vijf projecten gestart. Deze module opdracht gaat over één van die
projecten. Het verduurzamen van de piketorganisatie.
Het doel van het project is een piketorganisatie die efficiënt en toekomstbestendig georganiseerd wordt.
Dat betekend een volwaardig onderdeel van de brandweer organisatie en dat er balans tussen de piket
taken en de dagdagelijkse werkzaamheden van de medewerkers en voldoet aan de huidige wetgeving
van het arbeidstijdenwet en arbeidstijden besluit. Het resultaat van het project is een adviesrapport met
een aantal scenario’s om het doel te bereiken en een advies welk scenario het meeste bijdraagt aan
het behalen van de doelstelling
In de initiatiefase van het project is een Belbintest ingevuld door de team leden. Hierdoor is inzicht
gekregen in de teamrollen die aanwezig zijn bij de projectteamleden. Er worden acht rollen
onderscheiden. Alle rollen zijn aanwezig in het team. Dit is echter niet evenwichtig verdeeld. De
denkkracht en de wil om een resultaat te behalen zijn in het team ruimschoots vertegenwoordigd. Het
doen en afmaken is veel minder aanwezig. Omdat dit bij de initiatiefase van het project al onderkent is
kunnen hier acties op worden ondernomen om het project te laten slagen. Omdat de rollen op het gebied
van samenwerken goed vertegenwoordigd zijn vergroot dit de kans op succes voor het project resultaat.
Bij verwachtingen op mogelijke conflictsituaties zijn twee mogelijke conflicten beschreven. Het eerste
gaat over een mogelijk conflict tussen de opdrachtgever en de projectleider. Deze functionarissen
hebben ook een hiërarchische verhouding. De opdrachtgever is de leidinggevende van de projectleider.
Hier kan sprake zijn van een conflict omdat beide verschillende ‘petten’ op hebben. De projectleider
moet voldoende tijd krijgen om het projectresultaat te behalen. Naast deze taak moet de projectleider
ook een afdeling aansturen. De opdrachtgever moet zijn doelstellingen behalen. Het gevolg voor het
project kan zijn de vertraging van de oplevering van het projectresultaat De voorgesteld strategie in dit
mogelijke conflict is die van onderhandelen Een ander mogelijk conflict is die tussen twee
projectteamleden in de uitvoerend fase van het project. Het gaat dan om een sociaal-emotioneel conflict.
Als in de initiatiefase onvoldoende duidelijkheid is gegeven over de taken en verantwoordelijkheden
moet de projectleider dit als nog doen. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert kan de projectleider
de rol van interveniërende bemiddelaar kiezen.
De projectleider zal bij elke fase van het project moeten nadenken over welke leiderschapsstijl het best
passend is. Een van de bekendste modellen voor situationeel leiderschap is die van Hersey en
Blanchard. Hierbij zijn de situationele variabelen van invloed op de te kiezen stijl en de mate van
taakvolwassenheid van de medewerker. De projectleider zal zich dus steeds bewust moeten zijn in welk
kwadrant de medewerker zich bevindt. Ook de fase van teamontwikkeling is belangrijk om te herkennen
welke rol de projectleider in die fase heeft. Tuckman beschrijft fases van teamontwikkeling. De forming,
storming, norming, performing en adjourning fase. Ook de teamleden hebben een rol in leiderschapsstijl.
Hier kan gebruik gemaakt worden van de Managerial Grid van Blake en Mouton. De ideale situatie in
dit model is bereikt als er optimale aandacht is voor de menselijke verhouding en productiviteit.
De overlegstructuur van de vergadering geeft aan dat er altijd van boven naar beneden en andersom
verbinding is tussen de verschillende overleggen. De projectleider neemt als voorzitter van
projectteamvergadering deel aan het overleg met de opdrachtgever en programmamanager. De
opdrachtgever en de programmamanager hebben zitting in de stuurgroep. Voor de vergaderingen wordt
een agenda gebruikt die duidelijk maakt wat er in de vergadering besproken wordt en vastgelegd
middels een actielijst.
Pagina 3 van 20
, Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................................... 5
Organisatie beschrijving ....................................................................................................................... 5
Belang van de opdracht ....................................................................................................................... 5
Opzet van de opdracht ......................................................................................................................... 5
1. Het project ........................................................................................................................................... 5
1.1 Aanleiding ...................................................................................................................................... 5
1.2 Probleemstelling/Uitdaging ............................................................................................................ 6
1.3 Doelstelling .................................................................................................................................... 6
1.4 Resultaat ........................................................................................................................................ 6
1.5 Afbakening (scope) ........................................................................................................................ 6
1.6 Actoren .............................................................................................................................................. 6
1.6.1 Actoren in de projectorganisatie ................................................................................................. 6
1.6.2 Actoren niet in de projectorganisatie .......................................................................................... 7
2. Teamsamenstelling en –communicatie ............................................................................................... 7
2.1 Beschrijving teamrollen .................................................................................................................. 7
2.2 Verwachtingen ............................................................................................................................... 8
3. Onderhandeling en conflictsituaties .................................................................................................... 8
3.1 Mogelijke oorzaken van conflicten ................................................................................................. 9
3.2 Gevolgen voor het project .............................................................................................................. 9
3.3 Conflictstrategie ............................................................................................................................. 9
4. Leiderschap ....................................................................................................................................... 10
4.1 Leiderschapsstijl projectleider ...................................................................................................... 10
4.2 Leiderschapsstijl in verschillende fases van de teamontwikkeling .............................................. 10
4.3 Leiderschapsstijl teamleden......................................................................................................... 10
5. Vergadering en besluitvorming .......................................................................................................... 11
5.1 Overlegstructuur projectorganisatie. ............................................................................................ 11
5.2 Beschrijving overlegstructuur en voorbereiding ........................................................................... 11
6. Literatuurlijst ...................................................................................................................................... 12
Bijlage I Organogram XXXXX en XXXXX ............................................................................................. 13
Bijlage II Missie, visie, strategie van de XXXXX.................................................................................... 14
Bijlage III Organogram Programma en Projectorganisatie .................................................................... 15
Bijlage IV Teamrollen Belbintest tabel bij figuur 2 ................................................................................. 16
Bijlage V Teamontwikkelingsmodel van Tuckman en Jensen .............................................................. 17
Bijlage VI Situationeel leiderschap Hersey & Blanchard ....................................................................... 18
Bijlage VII De Managerial Grid van Blake en Mouton ........................................................................... 19
Bijlage VIII Voorbeeld agenda projectteam vergadering ....................................................................... 20
Pagina 4 van 20
Projectmanagement en communicatie
‘Verduurzamen piket organisatie
brandweer’
foto
Student: M. Lugtenburg Opleiding: NCOI
Studentnummer: 4752117 HBO MER
Projectmanagement en
communicatie
Datum: 14-6-2021 Docent: Marijke van Biezen
, Voorwoord
Cijfer
7,5 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
De opdracht maakt een nette en verzorgde indruk in de presentatie. Er is een samenvatting
opgenomen waarin de hoofdlijnen uit de onderliggende rapportage zijn verwerkt. De opbouw
is van de opdracht is logisch en geeft structuur aan de evaluatie. De schrijfwijze is helder en
in goed Nederlands geschreven. In de opdracht zijn de verplichte onderdelen uit de
exameninstructie verwerkt, daarmee voldoet de opdracht formeel aan de gestelde
eisen. Inhoudelijk is de diepgang van de analyse ruim voldoende, hoewel het op onderdelen
wat theoretische en er dieper op de bestaande beroepspraktijk ingegaan had kunnen worden.
In dat kader is het ook jammer dat er niet gekomen is tot conclusies en aanbevelingen voor de
toekomst. Juist omdat deze analyse is gemaakt zou dat de opdracht van meer diepgang hebben
kunnen voorzien. De bijgevoegde bijlagen - het zijn er veel - zijn niet altijd even relevant. De
opdracht voldoet in ruime mate aan de gestelde leerdoelen
Pagina 2 van 20
, Samenvatting
De Xxxxx (XXXXX) is een programma gestart `Toonaangevend: naar buiten en van binnen. In
samenhang met de visies op risicobeheersing, incidentbestrijding, vakbekwaamheid, veilig leven en
human resources (HR) wordt de vraag beantwoord welke organisatie hiervoor nodig is. Omdat te
bereiken zijn binnen het programma vijf projecten gestart. Deze module opdracht gaat over één van die
projecten. Het verduurzamen van de piketorganisatie.
Het doel van het project is een piketorganisatie die efficiënt en toekomstbestendig georganiseerd wordt.
Dat betekend een volwaardig onderdeel van de brandweer organisatie en dat er balans tussen de piket
taken en de dagdagelijkse werkzaamheden van de medewerkers en voldoet aan de huidige wetgeving
van het arbeidstijdenwet en arbeidstijden besluit. Het resultaat van het project is een adviesrapport met
een aantal scenario’s om het doel te bereiken en een advies welk scenario het meeste bijdraagt aan
het behalen van de doelstelling
In de initiatiefase van het project is een Belbintest ingevuld door de team leden. Hierdoor is inzicht
gekregen in de teamrollen die aanwezig zijn bij de projectteamleden. Er worden acht rollen
onderscheiden. Alle rollen zijn aanwezig in het team. Dit is echter niet evenwichtig verdeeld. De
denkkracht en de wil om een resultaat te behalen zijn in het team ruimschoots vertegenwoordigd. Het
doen en afmaken is veel minder aanwezig. Omdat dit bij de initiatiefase van het project al onderkent is
kunnen hier acties op worden ondernomen om het project te laten slagen. Omdat de rollen op het gebied
van samenwerken goed vertegenwoordigd zijn vergroot dit de kans op succes voor het project resultaat.
Bij verwachtingen op mogelijke conflictsituaties zijn twee mogelijke conflicten beschreven. Het eerste
gaat over een mogelijk conflict tussen de opdrachtgever en de projectleider. Deze functionarissen
hebben ook een hiërarchische verhouding. De opdrachtgever is de leidinggevende van de projectleider.
Hier kan sprake zijn van een conflict omdat beide verschillende ‘petten’ op hebben. De projectleider
moet voldoende tijd krijgen om het projectresultaat te behalen. Naast deze taak moet de projectleider
ook een afdeling aansturen. De opdrachtgever moet zijn doelstellingen behalen. Het gevolg voor het
project kan zijn de vertraging van de oplevering van het projectresultaat De voorgesteld strategie in dit
mogelijke conflict is die van onderhandelen Een ander mogelijk conflict is die tussen twee
projectteamleden in de uitvoerend fase van het project. Het gaat dan om een sociaal-emotioneel conflict.
Als in de initiatiefase onvoldoende duidelijkheid is gegeven over de taken en verantwoordelijkheden
moet de projectleider dit als nog doen. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert kan de projectleider
de rol van interveniërende bemiddelaar kiezen.
De projectleider zal bij elke fase van het project moeten nadenken over welke leiderschapsstijl het best
passend is. Een van de bekendste modellen voor situationeel leiderschap is die van Hersey en
Blanchard. Hierbij zijn de situationele variabelen van invloed op de te kiezen stijl en de mate van
taakvolwassenheid van de medewerker. De projectleider zal zich dus steeds bewust moeten zijn in welk
kwadrant de medewerker zich bevindt. Ook de fase van teamontwikkeling is belangrijk om te herkennen
welke rol de projectleider in die fase heeft. Tuckman beschrijft fases van teamontwikkeling. De forming,
storming, norming, performing en adjourning fase. Ook de teamleden hebben een rol in leiderschapsstijl.
Hier kan gebruik gemaakt worden van de Managerial Grid van Blake en Mouton. De ideale situatie in
dit model is bereikt als er optimale aandacht is voor de menselijke verhouding en productiviteit.
De overlegstructuur van de vergadering geeft aan dat er altijd van boven naar beneden en andersom
verbinding is tussen de verschillende overleggen. De projectleider neemt als voorzitter van
projectteamvergadering deel aan het overleg met de opdrachtgever en programmamanager. De
opdrachtgever en de programmamanager hebben zitting in de stuurgroep. Voor de vergaderingen wordt
een agenda gebruikt die duidelijk maakt wat er in de vergadering besproken wordt en vastgelegd
middels een actielijst.
Pagina 3 van 20
, Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................................... 5
Organisatie beschrijving ....................................................................................................................... 5
Belang van de opdracht ....................................................................................................................... 5
Opzet van de opdracht ......................................................................................................................... 5
1. Het project ........................................................................................................................................... 5
1.1 Aanleiding ...................................................................................................................................... 5
1.2 Probleemstelling/Uitdaging ............................................................................................................ 6
1.3 Doelstelling .................................................................................................................................... 6
1.4 Resultaat ........................................................................................................................................ 6
1.5 Afbakening (scope) ........................................................................................................................ 6
1.6 Actoren .............................................................................................................................................. 6
1.6.1 Actoren in de projectorganisatie ................................................................................................. 6
1.6.2 Actoren niet in de projectorganisatie .......................................................................................... 7
2. Teamsamenstelling en –communicatie ............................................................................................... 7
2.1 Beschrijving teamrollen .................................................................................................................. 7
2.2 Verwachtingen ............................................................................................................................... 8
3. Onderhandeling en conflictsituaties .................................................................................................... 8
3.1 Mogelijke oorzaken van conflicten ................................................................................................. 9
3.2 Gevolgen voor het project .............................................................................................................. 9
3.3 Conflictstrategie ............................................................................................................................. 9
4. Leiderschap ....................................................................................................................................... 10
4.1 Leiderschapsstijl projectleider ...................................................................................................... 10
4.2 Leiderschapsstijl in verschillende fases van de teamontwikkeling .............................................. 10
4.3 Leiderschapsstijl teamleden......................................................................................................... 10
5. Vergadering en besluitvorming .......................................................................................................... 11
5.1 Overlegstructuur projectorganisatie. ............................................................................................ 11
5.2 Beschrijving overlegstructuur en voorbereiding ........................................................................... 11
6. Literatuurlijst ...................................................................................................................................... 12
Bijlage I Organogram XXXXX en XXXXX ............................................................................................. 13
Bijlage II Missie, visie, strategie van de XXXXX.................................................................................... 14
Bijlage III Organogram Programma en Projectorganisatie .................................................................... 15
Bijlage IV Teamrollen Belbintest tabel bij figuur 2 ................................................................................. 16
Bijlage V Teamontwikkelingsmodel van Tuckman en Jensen .............................................................. 17
Bijlage VI Situationeel leiderschap Hersey & Blanchard ....................................................................... 18
Bijlage VII De Managerial Grid van Blake en Mouton ........................................................................... 19
Bijlage VIII Voorbeeld agenda projectteam vergadering ....................................................................... 20
Pagina 4 van 20
