Eindopdracht fase 1
Het verzendproces briefstembescheiden
binnen de afdeling XXX.
Naam :
Studentnummer :
Datum : 2 juni 2021
NCOI Opleidingsgroep
HBO Management (Eindopdracht Fase 1)
,Voorwoord
Mijn naam is XXX. Ik ben sinds 2001 werkzaam bij de gemeente XXX. In 2010 heb ik de
overstap gemaakt om als XXX) bij de afdeling XXX aan de slag te gaan. In loop der jaren is
de functie gewijzigd, ik krijg steeds meer leidinggevende taken erbij.
Deze eindopdracht voor Fase 1 is geschreven in het kader van mijn opleiding HBO Bachelor
Management aan de Hoge School NCOI. Voor ik ben begonnen aan deze eindopdracht heb
ik de modules HR Management, Oplossingsgericht werken, Managementvaardigheden,
Management en Organisatie, Gedrag in Organisaties en Bedrijfseconomische Aspecten
gevolgd. Alle modules van Fase 1 heb ik afgerond, waardoor deze eindopdracht geschreven
is ter afronding van Fase 1 van de HBO Bachelor Management.
In deze moduleopdracht wordt een managementactiviteit beschreven vanuit feitelijke
waarnemingen en observaties. Hierbij wordt als leidraad het 5W’s en H-model gebruikt.
Ik heb gekozen voor het onderwerp verzenden stembescheiden (Tweede Kamer
Verkiezingen 2021) voor het stemmen per brief door 70-plussers. Dit omdat het een actueel
onderwerp is, waarbij ik ook betrokken ben.
Mijn dank gaat uit naar mijn werkgever die mij in de gelegenheid stelt deze opleiding te
volgen, en naar mijn collega’s die mij van informatie hebben voorzien. Tevens wil ik de
docent de heer Wilco Scheurwater bedanken voor zijn inspirerende lessen. Tenslotte wil ik
mijn medestudenten bedanken voor hun input en de prettige samenwerking tijdens de
lessen.
XXX
XXX, 2 juni 2021
pagina 2
, Samenvatting
De gemeente XXX is een grote ambtelijk hiërarchische organisatie met meer dan 250 fte
medewerkers. Deze gemeente speelt een grote rol in het verkiezingsproces. Dit proces
omvat onder andere het verzenden van stempassen en het tellen van stemmen.
In deze moduleopdracht wordt een managementactiviteit beschreven vanuit feitelijke
waarnemingen en observaties. Hierbij wordt als leidraad het 5W’s en H-model gebruikt. Door
antwoord te geven op deze zes vragen zal het makkelijker worden om perspectieven te zien
die op het eerste gezicht nog niet te zien waren. Deze moduleopdracht richt zich op het
verzenden stembescheiden (Tweede Kamer Verkiezingen 2021) voor het stemmen per brief
door 70-plussers.
In het kader van de Tweede Kamerverkiezingen 2021 is er in verband met de Covid19-
pandemie de mogelijkheid geboden om kiezers van 70 jaar en ouder per brief te kunnen
stemmen. Hierdoor blijft het stemgeheim in stand. Om dit praktisch uit te voeren is
verzending van de stembescheiden (stempluspas, gezondheidscheck, stembiljet en
retourenvelop) naar deze kiezers nodig.
De afdeling XXX van de gemeente XXX is verantwoordelijk voor de verzending van deze
stembescheiden aan de kiesgerechtigden. Het proces “verzenden van de stembescheiden
voor het stemmen per brief” wordt ook door deze afdeling geregeld. Aangezien het hier een
nieuw proces betreft is het proces ingelijfd in een project voor de organisatie van
verkiezingen.
In het project zijn er verschillende deelprocessen onderkend. Het deelproces “Verzending
stembescheiden voor het stemmen per brief” is de verantwoordelijkheid van XXX. De
verzending omvat twee zendingen. Een eerste zending met de stempluspas en een
gezondheidscheck. De tweede zending met stembiljet en retourenveloppen.
Voor er tot verzending kan worden overgegaan wordt er een bestand met kiesgerechtigden
aangemaakt. Dit bestand wordt gecontroleerd door de medewerkers van team XXX. Naar
aanleiding van de controle wordt het bestand gecorrigeerd door de applicatiebeheerder XXX
Niet- kiesgerechtigden worden uit het bestand verwijderd. De afdeling XXX is vervolgens
verantwoordelijk dat alle stembescheiden bij de postkamer worden aangeboden.
Om het verzendproces bij te sturen en te professionaliseren wordt gebruik gemaakt van de
PDCA-cyclus van Deming. De PDCA-cyclus is bedoeld om de kwaliteit te verbeteren. Verder
is de cyclus een continu proces van Plan, Do, Check en Act. Waarbij in de plan- fase de
doelen worden vastgesteld. In de do-fase wordt het proces uitgevoerd en worden de
resultaten gemeten. In de check-fase worden de resultaten met de doelen vergeleken. In de
act-fase worden de acties uitgezet om de resultaten te verbeteren.
De conclusie na uitvoering van dit proces is dat het teveel als een incident wordt behandeld.
Er is dan ook voordeel te realiseren door het als een regulier maar onregelmatig in te zetten
proces wordt beschouwd. Op dit moment worden de kosten van personeelsinzet, inzet van
middelen en materialen niet toegerekend aan het verkiezingsproces. Door het inzichtelijk en
beheersbaar maken van de processen kunnen onder meer de kosten duidelijker in beeld
worden gebracht.
pagina 3
Het verzendproces briefstembescheiden
binnen de afdeling XXX.
Naam :
Studentnummer :
Datum : 2 juni 2021
NCOI Opleidingsgroep
HBO Management (Eindopdracht Fase 1)
,Voorwoord
Mijn naam is XXX. Ik ben sinds 2001 werkzaam bij de gemeente XXX. In 2010 heb ik de
overstap gemaakt om als XXX) bij de afdeling XXX aan de slag te gaan. In loop der jaren is
de functie gewijzigd, ik krijg steeds meer leidinggevende taken erbij.
Deze eindopdracht voor Fase 1 is geschreven in het kader van mijn opleiding HBO Bachelor
Management aan de Hoge School NCOI. Voor ik ben begonnen aan deze eindopdracht heb
ik de modules HR Management, Oplossingsgericht werken, Managementvaardigheden,
Management en Organisatie, Gedrag in Organisaties en Bedrijfseconomische Aspecten
gevolgd. Alle modules van Fase 1 heb ik afgerond, waardoor deze eindopdracht geschreven
is ter afronding van Fase 1 van de HBO Bachelor Management.
In deze moduleopdracht wordt een managementactiviteit beschreven vanuit feitelijke
waarnemingen en observaties. Hierbij wordt als leidraad het 5W’s en H-model gebruikt.
Ik heb gekozen voor het onderwerp verzenden stembescheiden (Tweede Kamer
Verkiezingen 2021) voor het stemmen per brief door 70-plussers. Dit omdat het een actueel
onderwerp is, waarbij ik ook betrokken ben.
Mijn dank gaat uit naar mijn werkgever die mij in de gelegenheid stelt deze opleiding te
volgen, en naar mijn collega’s die mij van informatie hebben voorzien. Tevens wil ik de
docent de heer Wilco Scheurwater bedanken voor zijn inspirerende lessen. Tenslotte wil ik
mijn medestudenten bedanken voor hun input en de prettige samenwerking tijdens de
lessen.
XXX
XXX, 2 juni 2021
pagina 2
, Samenvatting
De gemeente XXX is een grote ambtelijk hiërarchische organisatie met meer dan 250 fte
medewerkers. Deze gemeente speelt een grote rol in het verkiezingsproces. Dit proces
omvat onder andere het verzenden van stempassen en het tellen van stemmen.
In deze moduleopdracht wordt een managementactiviteit beschreven vanuit feitelijke
waarnemingen en observaties. Hierbij wordt als leidraad het 5W’s en H-model gebruikt. Door
antwoord te geven op deze zes vragen zal het makkelijker worden om perspectieven te zien
die op het eerste gezicht nog niet te zien waren. Deze moduleopdracht richt zich op het
verzenden stembescheiden (Tweede Kamer Verkiezingen 2021) voor het stemmen per brief
door 70-plussers.
In het kader van de Tweede Kamerverkiezingen 2021 is er in verband met de Covid19-
pandemie de mogelijkheid geboden om kiezers van 70 jaar en ouder per brief te kunnen
stemmen. Hierdoor blijft het stemgeheim in stand. Om dit praktisch uit te voeren is
verzending van de stembescheiden (stempluspas, gezondheidscheck, stembiljet en
retourenvelop) naar deze kiezers nodig.
De afdeling XXX van de gemeente XXX is verantwoordelijk voor de verzending van deze
stembescheiden aan de kiesgerechtigden. Het proces “verzenden van de stembescheiden
voor het stemmen per brief” wordt ook door deze afdeling geregeld. Aangezien het hier een
nieuw proces betreft is het proces ingelijfd in een project voor de organisatie van
verkiezingen.
In het project zijn er verschillende deelprocessen onderkend. Het deelproces “Verzending
stembescheiden voor het stemmen per brief” is de verantwoordelijkheid van XXX. De
verzending omvat twee zendingen. Een eerste zending met de stempluspas en een
gezondheidscheck. De tweede zending met stembiljet en retourenveloppen.
Voor er tot verzending kan worden overgegaan wordt er een bestand met kiesgerechtigden
aangemaakt. Dit bestand wordt gecontroleerd door de medewerkers van team XXX. Naar
aanleiding van de controle wordt het bestand gecorrigeerd door de applicatiebeheerder XXX
Niet- kiesgerechtigden worden uit het bestand verwijderd. De afdeling XXX is vervolgens
verantwoordelijk dat alle stembescheiden bij de postkamer worden aangeboden.
Om het verzendproces bij te sturen en te professionaliseren wordt gebruik gemaakt van de
PDCA-cyclus van Deming. De PDCA-cyclus is bedoeld om de kwaliteit te verbeteren. Verder
is de cyclus een continu proces van Plan, Do, Check en Act. Waarbij in de plan- fase de
doelen worden vastgesteld. In de do-fase wordt het proces uitgevoerd en worden de
resultaten gemeten. In de check-fase worden de resultaten met de doelen vergeleken. In de
act-fase worden de acties uitgezet om de resultaten te verbeteren.
De conclusie na uitvoering van dit proces is dat het teveel als een incident wordt behandeld.
Er is dan ook voordeel te realiseren door het als een regulier maar onregelmatig in te zetten
proces wordt beschouwd. Op dit moment worden de kosten van personeelsinzet, inzet van
middelen en materialen niet toegerekend aan het verkiezingsproces. Door het inzichtelijk en
beheersbaar maken van de processen kunnen onder meer de kosten duidelijker in beeld
worden gebracht.
pagina 3
