Integrale opdracht
15-1-2021 HBO Associate
degree
Officemanagement
E. Geurkink
SCHOEVERS
4766322
Associate degree Office Management
,Voorwoord
Voor u ligt de moduleopdracht Integrale opdracht ‘HBO Associate degree Officemanagement’. Ik ben
Eva Geurkink, 22 jaar oud en ik woonachtig in Aalten. Hier woon ik samen met mijn vriend. Als
hobby’s spreek ik af met vriendinnen en rijd ik paard. Daarnaast werk ik 32 uur als officemanager bij
Dorset Green Machines. Ik bekleed deze functie al ongeveer een jaar met veel plezier. Mijn dagelijkse
taken bestaan uit het beheren van het wagenpark, het uitvoeren van facilitaire zaken en ik houd
contact met de buitendienst. Ik heb deze studie opgepakt omdat ik naast mijn werk als
officemanager, graag een diploma wil.
Het onderzoek voor deze moduleopdracht is gemaakt en uitgevoerd bij mijn huidige werkgever:
Dorset Green Machines. Deze moduleopdracht is geschreven in het kader van mijn opleiding bij
Schoevers voor de module Integrale opdracht HBO Associate degree Officemanagement. Het
onderzoek heeft plaatsgevonden van november 2020 tot januari 2021. De kern van deze
moduleopdracht houdt in om een beroepsmethode toe te passen aan de hand van waarderend
onderzoek. Hierbij is het de bedoeling dat de vijf bijbehorende principes uitgewerkt worden. Naast
deze principes worden ook de vijf fasen van het waarderend handelen aangehaald. Het probleem dat
wordt behandeld in deze opdracht, komt voort uit gesprekken die met medewerkers en stakeholders
zijn gevoerd.
De volgende modules zijn reeds afgerond: zakelijk schrijven, klantgerichte communicatie en
presentatie, vaardigheden managementsupport, Business English, management en organisatie en
professioneel en oplossingsgericht werken. Tijdens het onderzoek stonden mijn begeleider Ad
Mertens, mijn leidinggevende Gijs Bergsma en mijn collega’s voor mij klaar. Zij hebben geholpen met
input voor het onderzoek en feedback gegeven, zodat ik verder kon komen.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Eva Geurkink
Aalten, 15 januari 2021
, Samenvatting
De afronding van het eerste jaar van de opleiding Associate degree Officemanagement bestaat uit
het inleveren van een integrale opdracht. Deze opdracht bestaat uit het uitvoeren van een
onderzoek aan de hand van de Appreciative Inquiry methode (AI). Dit is een proces waarbij samen
met betrokkenen, met een positieve blik naar een onderwerp wordt gekeken. De AI-methode
bestaat uit de volgende vijf fases: define, discovery, dream, design en destiny. Voor deze opdracht is
het onderwerp ‘documentatiesystemen’ bij Dorset Green Machines gekozen, omdat
documentatiesystemen een grote impact kunnen hebben op een organisatie. In de huidige situatie is
het zo dat intern met verschillende documentatiesystemen per afdeling wordt gewerkt. Dit verloopt
niet altijd even soepel en efficiënt.
Allereerst is de huidige situatie met betrekking tot de documentatiesystemen beschreven. Doordat
Dorset Green Machines met veel verschillende documentatiesystemen werkt die niet aan elkaar
gekoppeld zijn, ontstaan er op dagelijkse basis problemen die variëren van het verkeerd of niet
versturen van orders tot het missen van belangrijke informatie bij projectleiders. Deze eerste stap
gaat gepaard met de ‘define-fase’ van de AI-methode. Aan de hand van de 7W-methode is de
feitelijke informatie voor dit onderzoek verzameld. De stakeholders en directie van Dorset Green
Machines heeft besloten dat er vooruitgang moet komen in het werken met de huidige
documentatiesystemen. Om aan de informatie over dit onderwerp te komen is gebruik gemaakt van
kwalitatief onderzoek. Daarna is er een inventarisatie gemaakt van de succesvolle voorbeelden uit de
organisatie door middel van een semigestructureerd interview, waar de ‘discovery-fase’ van de AI-
methode mee samenhangt. Hieruit bleek dat de er al een aantal successen zijn behaald als
organisatie, waaronder het vernieuwen van de website en het aanmaken van een zakelijk Whatsapp-
nummer voor klanten. Ook intern zijn er tussen de systemen grote verbeteringen doorgevoerd zodat
het magazijn en de afdeling werkvoorbereiding makkelijker met elkaar kunnen communiceren. In de
volgende stap werd er gevraagd naar meningen van de directie en stakeholders. Dit hoort bij de
‘dream-fase’ van de AI-methode. Bij deze stap is er wederom gebruikt gemaakt van een interview
doormiddel van storytelling. Uit deze verhalen bleek dat dat er veel hinder wordt ondervonden door
het niet goed samenwerken van de huidige documentatiesystemen. Ook kwam hieruit naar voren
dat er kosten kunnen worden bespaard doordat er betere communicatie plaatsvindt op de
afdelingen. Door met z’n allen binnen hetzelfde systeem te werken, creëert dit een gedeeld
verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers en zorgt voor meer efficiëntie.
Aan de hand van de informatie uit alle doorlopen stappen is er een kernthema vastgesteld, dit gaat
gepaard met het beschrijven van de ‘designfase’ en ‘destiny-fase’ van de AI-methode. Het positieve
kernthema van Dorset Green Machines is als volgt omschreven: Meer positiever gestemde
medewerkers en meer efficiëntie door een koppeling tussen de documentatiesystemen. Er is
nagedacht over wat er nodig is om samen met de medewerkers het probleem om te zetten naar een
succes. Hieruit bleek dat er randvoorwaarden gevormd moesten worden, dit hangt samen met de
‘destiny-fase’ van de AI-methode. De randvoorwaarden zijn geworden dat de koppeling minder werk
moet leveren, niet juist meer. Daarbij willen medewerkers dat er één verantwoordelijke wordt
aangewezen die fouten uit het systeem haalt en medewerkers kan ondersteunen wanneer zij tegen
problemen aanlopen. Als laatste is er aangehaald dat medewerkers het gevoel willen hebben dat er
iets met hun input gebeurt, dit verhoogt de motivatie van medewerkers om zich in te zetten voor
elkaar. Door alle stappen van de AI-methode als organisatie te doorlopen, vindt er voortdurend
ontwikkeling plaats. De betrokken medewerkers hebben op deze manier gewerkt aan een nieuwe
manier van verandering en deze aanpak leidt tot positiever gestemde medewerkers en een
proactieve houding met eigen verantwoordelijkheid.
15-1-2021 HBO Associate
degree
Officemanagement
E. Geurkink
SCHOEVERS
4766322
Associate degree Office Management
,Voorwoord
Voor u ligt de moduleopdracht Integrale opdracht ‘HBO Associate degree Officemanagement’. Ik ben
Eva Geurkink, 22 jaar oud en ik woonachtig in Aalten. Hier woon ik samen met mijn vriend. Als
hobby’s spreek ik af met vriendinnen en rijd ik paard. Daarnaast werk ik 32 uur als officemanager bij
Dorset Green Machines. Ik bekleed deze functie al ongeveer een jaar met veel plezier. Mijn dagelijkse
taken bestaan uit het beheren van het wagenpark, het uitvoeren van facilitaire zaken en ik houd
contact met de buitendienst. Ik heb deze studie opgepakt omdat ik naast mijn werk als
officemanager, graag een diploma wil.
Het onderzoek voor deze moduleopdracht is gemaakt en uitgevoerd bij mijn huidige werkgever:
Dorset Green Machines. Deze moduleopdracht is geschreven in het kader van mijn opleiding bij
Schoevers voor de module Integrale opdracht HBO Associate degree Officemanagement. Het
onderzoek heeft plaatsgevonden van november 2020 tot januari 2021. De kern van deze
moduleopdracht houdt in om een beroepsmethode toe te passen aan de hand van waarderend
onderzoek. Hierbij is het de bedoeling dat de vijf bijbehorende principes uitgewerkt worden. Naast
deze principes worden ook de vijf fasen van het waarderend handelen aangehaald. Het probleem dat
wordt behandeld in deze opdracht, komt voort uit gesprekken die met medewerkers en stakeholders
zijn gevoerd.
De volgende modules zijn reeds afgerond: zakelijk schrijven, klantgerichte communicatie en
presentatie, vaardigheden managementsupport, Business English, management en organisatie en
professioneel en oplossingsgericht werken. Tijdens het onderzoek stonden mijn begeleider Ad
Mertens, mijn leidinggevende Gijs Bergsma en mijn collega’s voor mij klaar. Zij hebben geholpen met
input voor het onderzoek en feedback gegeven, zodat ik verder kon komen.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Eva Geurkink
Aalten, 15 januari 2021
, Samenvatting
De afronding van het eerste jaar van de opleiding Associate degree Officemanagement bestaat uit
het inleveren van een integrale opdracht. Deze opdracht bestaat uit het uitvoeren van een
onderzoek aan de hand van de Appreciative Inquiry methode (AI). Dit is een proces waarbij samen
met betrokkenen, met een positieve blik naar een onderwerp wordt gekeken. De AI-methode
bestaat uit de volgende vijf fases: define, discovery, dream, design en destiny. Voor deze opdracht is
het onderwerp ‘documentatiesystemen’ bij Dorset Green Machines gekozen, omdat
documentatiesystemen een grote impact kunnen hebben op een organisatie. In de huidige situatie is
het zo dat intern met verschillende documentatiesystemen per afdeling wordt gewerkt. Dit verloopt
niet altijd even soepel en efficiënt.
Allereerst is de huidige situatie met betrekking tot de documentatiesystemen beschreven. Doordat
Dorset Green Machines met veel verschillende documentatiesystemen werkt die niet aan elkaar
gekoppeld zijn, ontstaan er op dagelijkse basis problemen die variëren van het verkeerd of niet
versturen van orders tot het missen van belangrijke informatie bij projectleiders. Deze eerste stap
gaat gepaard met de ‘define-fase’ van de AI-methode. Aan de hand van de 7W-methode is de
feitelijke informatie voor dit onderzoek verzameld. De stakeholders en directie van Dorset Green
Machines heeft besloten dat er vooruitgang moet komen in het werken met de huidige
documentatiesystemen. Om aan de informatie over dit onderwerp te komen is gebruik gemaakt van
kwalitatief onderzoek. Daarna is er een inventarisatie gemaakt van de succesvolle voorbeelden uit de
organisatie door middel van een semigestructureerd interview, waar de ‘discovery-fase’ van de AI-
methode mee samenhangt. Hieruit bleek dat de er al een aantal successen zijn behaald als
organisatie, waaronder het vernieuwen van de website en het aanmaken van een zakelijk Whatsapp-
nummer voor klanten. Ook intern zijn er tussen de systemen grote verbeteringen doorgevoerd zodat
het magazijn en de afdeling werkvoorbereiding makkelijker met elkaar kunnen communiceren. In de
volgende stap werd er gevraagd naar meningen van de directie en stakeholders. Dit hoort bij de
‘dream-fase’ van de AI-methode. Bij deze stap is er wederom gebruikt gemaakt van een interview
doormiddel van storytelling. Uit deze verhalen bleek dat dat er veel hinder wordt ondervonden door
het niet goed samenwerken van de huidige documentatiesystemen. Ook kwam hieruit naar voren
dat er kosten kunnen worden bespaard doordat er betere communicatie plaatsvindt op de
afdelingen. Door met z’n allen binnen hetzelfde systeem te werken, creëert dit een gedeeld
verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers en zorgt voor meer efficiëntie.
Aan de hand van de informatie uit alle doorlopen stappen is er een kernthema vastgesteld, dit gaat
gepaard met het beschrijven van de ‘designfase’ en ‘destiny-fase’ van de AI-methode. Het positieve
kernthema van Dorset Green Machines is als volgt omschreven: Meer positiever gestemde
medewerkers en meer efficiëntie door een koppeling tussen de documentatiesystemen. Er is
nagedacht over wat er nodig is om samen met de medewerkers het probleem om te zetten naar een
succes. Hieruit bleek dat er randvoorwaarden gevormd moesten worden, dit hangt samen met de
‘destiny-fase’ van de AI-methode. De randvoorwaarden zijn geworden dat de koppeling minder werk
moet leveren, niet juist meer. Daarbij willen medewerkers dat er één verantwoordelijke wordt
aangewezen die fouten uit het systeem haalt en medewerkers kan ondersteunen wanneer zij tegen
problemen aanlopen. Als laatste is er aangehaald dat medewerkers het gevoel willen hebben dat er
iets met hun input gebeurt, dit verhoogt de motivatie van medewerkers om zich in te zetten voor
elkaar. Door alle stappen van de AI-methode als organisatie te doorlopen, vindt er voortdurend
ontwikkeling plaats. De betrokken medewerkers hebben op deze manier gewerkt aan een nieuwe
manier van verandering en deze aanpak leidt tot positiever gestemde medewerkers en een
proactieve houding met eigen verantwoordelijkheid.
