Samenvatting Projectmanagement op basis van PRINCE2 (Zeer compleet!) PRINCE 2

Samenvatting Projectmanagement
op basis van PRINCE2
2009 Editie

,Naast een samenvatting van de reguliere informatie, krijg je daarnaast ook tips & tricks voor het maken van je examen.
Deze tips en tricks zijn gebaseerd op mijn ervaring gedurende het leren van het examen. Ik hoop dat jullie aan de hand van
deze samenvatting ook een certificaat krijgen voor jullie examen!


- Er is gebruik gemaakt van veel witruimte zodat de tekst makkelijker leesbaar is.
- Rijkelijk gevuld met afbeeldingen en een logische structuur (zelfde indeling als het boek).
- Deze samenvatting is ‘gefinetuned’ na het maken van mijn examen in 2014



Inhoudsopgave:
Hoofdstuk 1 – Inleiding in projectmanagement ......................................................................................................................... 3

Hoofdstuk 2 – Inleiding PRINCE2 ................................................................................................................................................ 4

Hoofdstuk 3 – Principes .............................................................................................................................................................. 5

Hoofdstuk 4 – Business case ...................................................................................................................................................... 6

Hoofdstuk 5 – Organisatie .......................................................................................................................................................... 8

Hoofdstuk 6 - Kwaliteit ............................................................................................................................................................. 12

Hoofdstuk 7 - Plannen .............................................................................................................................................................. 15

Hoofdstuk 8 - Risico .................................................................................................................................................................. 17

Hoofdstuk 9 - Wijzigen ............................................................................................................................................................. 21

Hoofdstuk 10 - Voortgang ........................................................................................................................................................ 24

Hoofdstuk 11 - Opstarten van een Project (OP) ....................................................................................................................... 27

Hoofdstuk 12 – Sturen van een Project (SP)............................................................................................................................. 30

Hoofdstuk 13 - Initiëren van een Project (IP) ........................................................................................................................... 32

Hoofdstuk 14 - Beheersen van een Fase (BF) ........................................................................................................................... 34

Hoofdstuk 15 - Managen productoplevering (MP) .................................................................................................................. 36

Hoofdstuk 16 - Managen van een Faseovergang (MF) ............................................................................................................. 37

Hoofdstuk 17 - Afsluiten van een Project (AP) ......................................................................................................................... 38

Hoofdstuk 18 - Omgeving project ............................................................................................................................................ 39

Processen in schema’s .............................................................................................................................................................. 40

Doelen van Baseline producten, bestanden en rapporten....................................................................................................... 44

Tips & Tricks voor je Examen/Tentamen ................................................................................................................................ 48

,Hoofdstuk 1 – Inleiding in projectmanagement

1.2 - Wat is een project?
PRINCE2 geeft de volgende definitie van een project:
 ‘Een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te leveren volgens een
overeengekomen Business Case’ (Business Case = de rechtvaardiging van het opzetten & uitvoeren van een project
)( Zie: H4)
Waarom is een project belangrijk?
 Omdat gewenste resultaten in bestaande lijnorganisatie(s) moeizaam gerealiseerd kunnen worden.
 Onmisbare manier geworden om veranderingen door te voeren in organisaties
Wat maakt projecten zo ‘anders’?
 Verandering
• Het opleveren van het projectresultaat zorgt altijd voor een verandering van de status-quo.
 Tijdelijk
• Gedefinieerd start- en eindpunt, project eindigt zodra afgesproken producten/diensten zijn
overgedragen aan de klant
 Multidisciplinair
• Bestaat uit personen met verschillende competenties en functies.
 Uniek
• Ieder project is anders
 Onzekerheid
• Onzekerheden maken projecten risicovoller dan reguliere werkzaamheden.
• Het managen van risico’s in een onmisbaar onderdeel van projectmanagement (H8)

1.3 - Wat is projectmanagement?
• Het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een project
• Het motiveren van betrokken partijen om doelstellingen van het project te realiseren binnen toleranties
van ‘tijd, kosten, kwaliteit, scope, baten en risico’s.

1.4 - Wat is de taak van een projectmanager
• Het betrekken van belanghebbende voor het leveren van input, het beoordelen van de op te leveren
producten & het creëren van draagvlak
• Het (laten) plannen van baten die met te leveren producten behaald moeten worden.
• Motiveren van projectteamleden en overige betrokkenen bij het project.

1.5 - Welke aspecten worden er beheerst?
o Tijd
o Kosten
o Kwaliteit
o Scope (Wat moet opgeleverd & uitgevoerd worden en wat niet?)
o Risico’s
o Baten (Waarom doen we dit? Wat willen we ermee bereiken?)

1.6 – Wat is een succesvol project?
 ‘Een project is succesvol als alle belanghebbenden tevreden zijn met het bereikte resultaat’
 Belanghebbenden
• Opdrachtgevers
• Gebruikers
• Leveranciers
• Projectteam
Mogelijke succescriteria voor verschillende belanghebbenden:
• Opdrachtgever: met het projectresultaat de gestelde organisatiedoelen realiseren (fit-for-purpose)
• Gebruikers: het projectresultaat is geschikt voor gebruik (fit-for-use)
• Leverancier: Een positief rendement op de bestedingen
• Projectteam: Het werk is plezierig & uitdagen en wordt gewaardeerd door anderen.

1.7 – Waarom mislukken projecten?
Hoofdoorzaak: Het ontbreken van een Business Case.

,Hoofdstuk 2 – Inleiding PRINCE2
2.1 - Wat is PRINCE2?
o PRINCE2 is Procesgericht opgezet.
o Richt zich specifiek op managementaspect van projecten.
o PRINCE2 staat voor ‘Projects In Controlled Enviroments’.
o Wordt gebruikt als dé methode om projecten mee te managen.

2.2 - De structuur van PRINCE2
De methode PRINCE2 bestaat uit vier geïntegreerde elementen:
• Principes;
• Thema’s;
• Processen;
• Op maat maken van de methode.

2.3 - Wat zit er NIET in PRINCE2?
• Specialistenwerk;
• Technieken;
• Leiderschapskwaliteiten.

2.4 Voordelen PRINCE2
• Best practice;
• Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur;
• Focus op bestaansrecht producten;
• Beheersing en controle;
• Leren en ontwikkelen.

,Hoofdstuk 3 – Principes
PRINCE2 is gebaseerd op principes waar een project aan moet voldoen en niet op een voorgeschreven set van specifieke
regels en voorschriften.

De zeven principes zijn:
1) Voortdurende zakelijke rechtvaardiging;
2) Leren van ervaring;
3) Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden;
4) Managen per fase;
5) Managen ‘by exception’;
6) Productgerichte aanpak;
7) Op maat maken voor de projectomgeving.

 Principe 1: Tijdens een PRINCE2-project wordt de zakelijke rechtvaardiging voortdurend getoetst.
• Wordt vastgesteld in Business Case, formeel goedgekeurd en daarna onderhevig aan formeel
wijzigingsbeheer.
• Zogenaamde ‘verplichte’ projecten vereisen een rechtvaardiging (dus elk project een BC)
• Geen rechtvaardiging, project STOPPEN.
 Principe 2: PRINCE2-projectteamleden leren van ervaringen. Leerpunten worden niet alleen gezocht, maar ook
vastgelegd en toegepast tijdens projecten.
• Men kan leren van eigen ervaring < dus vastleggen
• Gaat verder dan individuele personen, het gaat over Teamleren.
 Principe 3: Een PRINCE2-project heeft duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, die zodanig zijn
georganiseerd dat de belangen van de Business, Gebruiker en Leverancier vertegenwoordigd.
• Bedrijfsbelang: Wat heb ik nodig om mijn bedrijfsdoelen te realiseren en krijg ik waar voor mijn geld?
• Gebruikersbelang: Waar moet het projectresultaat aan voldoen om het goed te kunnen gebruiken?
• Leveranciersbelang: Wat heb ik nodig om het projectresultaat te kunnen realiseren?
 Principe 4: Een PRINCE2-project is verdeeld in fasen. Hierdoor kan per fase het project gepland, bewaakt en
beheerst worden.
• Door fasen is het mogelijk om het project ‘fase voor fase’ te sturen.
• Projectplan voor het gehele project
• Faseplan voor uitvoering werkzaamheden afzonderlijke fasen te bewaken.
 Principe 5: PRINCE2 hanteert het principe van managen ‘by exeption’.
• PRINCE2 heeft 3 managementniveaus
• Voor ieder niveau toleranties afgesproken (vrijheid van handelen) Betreft:
 Tijd, geld, kwaliteit, scope, baten en Risico’s
• Bij (verwachte) overschrijding toleranties wordt geëscaleerd naar een hoger managementniveau
 Principe 6: Een PRINCE2-project is gericht op het opleveren van producten, inclusief het voldoen aan de
overeengekomen kwaliteitscriteria.
• Wat moet je opleveren? (en wat niet)
• Aan welke eisen moet je voldoen?
• Belangrijk hulpmiddel: ‘Productgerichte planning’ & Productbeschrijvingen
 Principe 7: PRINCE2 wordt op maat gemaakt voor ieder project.
• Het toesnijden van de methode op de situatie die ‘past’ bij het project in zijn omgeving.
• Grondhouding op maat maken:
 Het is noodzakelijk informatie te ontvangen, niet per se te documenten.
 Het is noodzakelijk beslissingen te nemen, niet per se te vergaderen.

, Deel 1 – Thema’s PRINCE2
Alle thema’s in het kort:
Hoofdstuk 4 – Business case Waarom?
Hoofdstuk 5 – Organisatie Wie?
Hoofdstuk 6 – Kwaliteit Wat?
Hoofdstuk 7 – Plannen Hoe, hoeveel, wanneer?
Hoofdstuk 8 – Risico Wat indien?
Hoofdstuk 9 – Wijziging Wat is de impact?
Hoofdstuk 10 – Voortgang Waar staan we nu?



Hoofdstuk 4 – Business case
Doel: Mechanismen aan te reiken om te kunnen beoordelen of het project wenselijk, levensvatbaar en haalbaar is (en
blijft), ter ondersteuning van het besluit het project op te starten of voort te zetten.


4.1 – Inleiding
De BC geeft de zakelijke rechtvaardiging van het project
Geeft antwoord op de vraag: ‘Waarom is dit project gewenst?’
-Wegen de kosten en de risico’s niet op tegen de verwachte baten, dan is er geen valide BC en dus geen reden om het
project te starten of voort te zetten
- Wordt opgesteld aan het begin van het project
- Wordt geactualiseerd gedurende de looptijd van het project (tenminste op het eind van iedere managementfase)
- Parallel aan de BC wordt ook het Batenreviewplan ontwikkeld en onderhouden.


4.2 – Begrippenkader
Wat is een Business Case?
• Verstrekt info die nodig is om vast te stellen of een project gewenst, levensvatbaar en realiseerbaar is/blijft en
daarmee of het interessant blijft om in het project te blijven investeren
Wat is een Batenreviewplan?
• Wordt in vastgelegd hoe en wanneer een meting kan worden uitgevoerd van de realisatie van de baten, zoals die
worden verwacht door de Seniorgebruiker.
Output
De specialistenproducten die door het project worden opgeleverd
Eindresultaat (uitkomst)
De verandering als resultaat van het gebruik v.d. output.
Bate/benefit
Een meetbare verandering als gevolg van de uitkomst die als positief wordt ervaren door één of meer belanghebbenden.
Negatieve bate
Een meetbare verandering als gevolg v.d. uitkomst die als negatief wordt ervaren door één of meer belanghebbenden.

4.3 – Soorten Business Cases
• Verplichte projecten
• Filantropische projecten
• Investeringsprojecten
• Multi-organisatieprojecten