Samenvatting ‘Bestuurlijke Informatievoorziening’
H1
Bestuurlijke informatievoorziening omvat alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen,
vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van
het besturen, het doen functioneren en het beheersen van een organisatie alsmede ten behoeve van
het afleggen van verantwoording.
Een goede informatievoorziening is voor de leiding van een bedrijf uitermate belangrijk voor het
nemen van beslissingen. Onjuiste informatie kan leiden tot verkeerde beslissingen. De nauwe
samenhang tussen de informatie, organisatie en bestuurlijke informatievoorziening is daarmee direct
duidelijk.
Een ISO-9000 certificering geeft aan dat een onderneming zijn bedrijfsprocessen schriftelijk heeft
beschreven in een kwaliteitshandboek en ook daadwerkelijk op deze wijze werkt.
Formele organisatie: de schriftelijk vastgelegde structuur (staturen, procedurebeschrijvingen,
functiebeschrijvingen).
Informele organisatie: ongeschreven wetten en regels binnen een organisatie.
Beslissingen kunnen centraal of decentraal geregeld zijn. Factoren die hierop van invloed zijn:
o Cultuur van de organisatie
o Betrokkenheid van het personeel
o Maatschappelijke ontwikkelingen
o Kosten en baten
Decentralisatie leidt tot:
+ Hogere motivatie medewerkers
+ Betere uitwijkmogelijkheden bij storingen of calamiteiten
- Hogere kosten op software en hardware
- Problemen voor de beheersbaarheid door de vrijheid van medewerkers
Er zijn 3 niveaus van informatievoorziening te onderscheiden:
o Strategisch niveau: betreft lange termijn beslissingen genomen door de directie met een vaak
eenmalig karakter (kan zowel intern als extern zijn).
- Vaak kwalitatief van aard
- Weinig gedetailleerd
- Slecht gestructureerd
o Tactisch niveau: betreft beslissingen in verband met de uitwerking van de strategische besluiten.
- Voorzienbaar
- Vaste periodiciteit
- Afkomstig van het interne informatiesysteem
o Operationeel niveau: betreft beslissingen over de uitvoering van de werkzaamheden.
- Sterk voorzienbaar
- Goed gestructureerd
- Gedetailleerd
- Actueel
- Routinematig en intern
De scope van informatie geeft aan: het gebied of het bereik waarop de informatie betrekking heeft.
1
,Op het hoogste niveau is behoefte aan periodieke informatie over het totale bedrijfsgebeuren, maar
op operationeel is slecht behoefte aan informatie over bijvoorbeeld één persoon.
Op het hoogste niveau wordt veel gebruik gemaakt van uitzonderingsrapportering (management by
exception): aandacht naar afwijkingen tussen bijvoorbeeld het budget en de werkelijkheid.
De structuur van informatievoorzieningsprocessen in een organisatie is voor nagenoeg alle
activiteiten hetzelfde; ze hebben hetzelfde grondpatroon. Elke activiteit bestaat uit een invoer, een
bewerking van de invoer en een uitvoer. De bewerking van de ingevoerde gegevens vindt plaats met
behulp van bepaalde regels (programma) en zo nodig worden daarbij gegevens uit
gegevensverzamelingen (bestanden) gebruikt. De uitvoer kan zowel extern als intern zijn. In het
laatste geval kan deze uitvoer weer de invoer zijn voor het volgende bedrijfsproces.
Bij het besturen van organisaties vindt regelmatig controle of vergelijking met een vooraf
vastgestelde norm plaats. De informatie over de uitvoer wordt gevoerd naar een regelorgaan en
wordt vergeleken met de vastgestelde norm. Terugkoppeling of feedback is het meten van de uitvoer
van een proces en deze vergelijken met de norm. Vervolgens kan de invoer wel of niet aangepast
worden.
Er is een verschil tussen gegevens en informatie:
o Gegevens zijn feiten, zoals die voor het eerst als basismateriaal zijn vastgelegd in een
onderneming
o Er is sprake van informatie als de (bewerkte) gegevens een bijdrage leveren aan de kennis van de
mens
Informatie kan vanuit verschillende gezichtspunten onderscheiden worden:
o Interne en externe informatie
o Formele en informele informatie
o Procesinformatie: informatie die medewerkers nodig hebben voor de dagelijkse uitvoering van
hun taak, of;
Projectinformatie: informatie die de leiding nodig heeft voor het nemen van beslissingen
De kwaliteit van informatie betreft het geheel van kenmerken van die informatie, die van belang zijn
voor de voldoening aan de informatiebehoeften van gebruikers.
Het begrip ‘kwaliteit van de informatievoorziening’ valt uiteen in twee componenten:
o Kwaliteit van informatie
o Kwaliteit van het proces van informatievoorziening
Bij de kwaliteit van de informatie gaat het om de volgende aspecten:
1. Begrijpelijkheid
2. Doelgerichtheid (effectiviteit)
- Inhoud
- Tijdigheid
- Presentatie
3. Betrouwbaarheid
- Juistheid
- Volledigheid
2
, Bij de kwaliteit van het proces van informatievoorziening wordt onderscheidt gemaakt tussen:
1. Betrouwbaarheid
- Integriteit: dat de gegevens tijdens het proces ongeschonden blijven
- Controleerbaarheid
2. Beveiliging
- Bevoegdheid (rechten)
- (Maatregelen tegen) verminking
- (Voorzieningen ten behoeve van de ) continuïteit
3. Flexibiliteit (aanpassingsvermogen)
4. Doelmatigheid (efficiency)
5. Privacy
De automatisering heeft belangrijke gevolgen gehad voor de informatievoorziening. Er wordt vaak
gebruik gemaakt van standaardsoftware waarin het bedrijfsproces en het financiële proces zijn
geïntegreerd. Ook het internetboekhouden vindt ruime toepassing in bedrijven.
De boekhouding heeft zich ontwikkeld tot een administratie met een systeem waarmee het mogelijk
is op korte termijn informatie over resultaten en andere financiële zaken aan de leiding van een
bedrijf te verstrekken.
Bestuurlijke informatievoorziening wordt gebruikt om de organisatie te beheersen (control).
3
H1
Bestuurlijke informatievoorziening omvat alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen,
vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van
het besturen, het doen functioneren en het beheersen van een organisatie alsmede ten behoeve van
het afleggen van verantwoording.
Een goede informatievoorziening is voor de leiding van een bedrijf uitermate belangrijk voor het
nemen van beslissingen. Onjuiste informatie kan leiden tot verkeerde beslissingen. De nauwe
samenhang tussen de informatie, organisatie en bestuurlijke informatievoorziening is daarmee direct
duidelijk.
Een ISO-9000 certificering geeft aan dat een onderneming zijn bedrijfsprocessen schriftelijk heeft
beschreven in een kwaliteitshandboek en ook daadwerkelijk op deze wijze werkt.
Formele organisatie: de schriftelijk vastgelegde structuur (staturen, procedurebeschrijvingen,
functiebeschrijvingen).
Informele organisatie: ongeschreven wetten en regels binnen een organisatie.
Beslissingen kunnen centraal of decentraal geregeld zijn. Factoren die hierop van invloed zijn:
o Cultuur van de organisatie
o Betrokkenheid van het personeel
o Maatschappelijke ontwikkelingen
o Kosten en baten
Decentralisatie leidt tot:
+ Hogere motivatie medewerkers
+ Betere uitwijkmogelijkheden bij storingen of calamiteiten
- Hogere kosten op software en hardware
- Problemen voor de beheersbaarheid door de vrijheid van medewerkers
Er zijn 3 niveaus van informatievoorziening te onderscheiden:
o Strategisch niveau: betreft lange termijn beslissingen genomen door de directie met een vaak
eenmalig karakter (kan zowel intern als extern zijn).
- Vaak kwalitatief van aard
- Weinig gedetailleerd
- Slecht gestructureerd
o Tactisch niveau: betreft beslissingen in verband met de uitwerking van de strategische besluiten.
- Voorzienbaar
- Vaste periodiciteit
- Afkomstig van het interne informatiesysteem
o Operationeel niveau: betreft beslissingen over de uitvoering van de werkzaamheden.
- Sterk voorzienbaar
- Goed gestructureerd
- Gedetailleerd
- Actueel
- Routinematig en intern
De scope van informatie geeft aan: het gebied of het bereik waarop de informatie betrekking heeft.
1
,Op het hoogste niveau is behoefte aan periodieke informatie over het totale bedrijfsgebeuren, maar
op operationeel is slecht behoefte aan informatie over bijvoorbeeld één persoon.
Op het hoogste niveau wordt veel gebruik gemaakt van uitzonderingsrapportering (management by
exception): aandacht naar afwijkingen tussen bijvoorbeeld het budget en de werkelijkheid.
De structuur van informatievoorzieningsprocessen in een organisatie is voor nagenoeg alle
activiteiten hetzelfde; ze hebben hetzelfde grondpatroon. Elke activiteit bestaat uit een invoer, een
bewerking van de invoer en een uitvoer. De bewerking van de ingevoerde gegevens vindt plaats met
behulp van bepaalde regels (programma) en zo nodig worden daarbij gegevens uit
gegevensverzamelingen (bestanden) gebruikt. De uitvoer kan zowel extern als intern zijn. In het
laatste geval kan deze uitvoer weer de invoer zijn voor het volgende bedrijfsproces.
Bij het besturen van organisaties vindt regelmatig controle of vergelijking met een vooraf
vastgestelde norm plaats. De informatie over de uitvoer wordt gevoerd naar een regelorgaan en
wordt vergeleken met de vastgestelde norm. Terugkoppeling of feedback is het meten van de uitvoer
van een proces en deze vergelijken met de norm. Vervolgens kan de invoer wel of niet aangepast
worden.
Er is een verschil tussen gegevens en informatie:
o Gegevens zijn feiten, zoals die voor het eerst als basismateriaal zijn vastgelegd in een
onderneming
o Er is sprake van informatie als de (bewerkte) gegevens een bijdrage leveren aan de kennis van de
mens
Informatie kan vanuit verschillende gezichtspunten onderscheiden worden:
o Interne en externe informatie
o Formele en informele informatie
o Procesinformatie: informatie die medewerkers nodig hebben voor de dagelijkse uitvoering van
hun taak, of;
Projectinformatie: informatie die de leiding nodig heeft voor het nemen van beslissingen
De kwaliteit van informatie betreft het geheel van kenmerken van die informatie, die van belang zijn
voor de voldoening aan de informatiebehoeften van gebruikers.
Het begrip ‘kwaliteit van de informatievoorziening’ valt uiteen in twee componenten:
o Kwaliteit van informatie
o Kwaliteit van het proces van informatievoorziening
Bij de kwaliteit van de informatie gaat het om de volgende aspecten:
1. Begrijpelijkheid
2. Doelgerichtheid (effectiviteit)
- Inhoud
- Tijdigheid
- Presentatie
3. Betrouwbaarheid
- Juistheid
- Volledigheid
2
, Bij de kwaliteit van het proces van informatievoorziening wordt onderscheidt gemaakt tussen:
1. Betrouwbaarheid
- Integriteit: dat de gegevens tijdens het proces ongeschonden blijven
- Controleerbaarheid
2. Beveiliging
- Bevoegdheid (rechten)
- (Maatregelen tegen) verminking
- (Voorzieningen ten behoeve van de ) continuïteit
3. Flexibiliteit (aanpassingsvermogen)
4. Doelmatigheid (efficiency)
5. Privacy
De automatisering heeft belangrijke gevolgen gehad voor de informatievoorziening. Er wordt vaak
gebruik gemaakt van standaardsoftware waarin het bedrijfsproces en het financiële proces zijn
geïntegreerd. Ook het internetboekhouden vindt ruime toepassing in bedrijven.
De boekhouding heeft zich ontwikkeld tot een administratie met een systeem waarmee het mogelijk
is op korte termijn informatie over resultaten en andere financiële zaken aan de leiding van een
bedrijf te verstrekken.
Bestuurlijke informatievoorziening wordt gebruikt om de organisatie te beheersen (control).
3
