Lay-out zakelijke brief
Briefhoofd
Schrijf je namens een bedrijf? Begin met de naam van het bedrijf, dan het adres en daarna jou
naam. Noem jezelf geen meneer of mevrouw en gebruik voorletters, dus geen volledige
voornaam.
Adressering
Schrijf eerst de naam van het bedrijf, dan de naam van de eventuele ontvanger. Begin met t.a.v.
de heer/mevrouw (niet dhr./mevr.!), dan de voorletters en de rest van de naam. Weet je geen
voorletter? Dan krijgt het tussenvoegsel een hoofdletter. Na de naam komt het adres.
Dagtekening (datum op de brief)
Schrijf eerst de plaats op, dan een komma en de datum. Schrijf de maand voluit en zonder
hoofdletters.
Betreftregel
Zet na 'Betreft' een dubbele punt, het woord na de dubbele punt begin je met een kleine letter
en hou je beschrijving zo kort mogelijk.
Aanhef
Begin met Geachte/Beste. Gebruik geen voorletters en schrijf mevrouw/heer voluit. De eerste
letter van de achternaam schrijf je met een hoofdletter, ook als het een voorzetsel is. Kort
voorzetsels niet af. Als je niet weet aan wie je schrijft is het 'Geachte heer/mevrouw'. Gebruik
nooit 'meneer', dat is spreektaal.
Inhoud
Bestaat uit 3 alinea's: Inleiding -Aanleiding
-Doel
Kern -Uitwerking/toelichting
Slot -Afronding
Zorg dat elke alinea over 1 deelonderwerp gaat. Schrijf zakelijk, kort maar krachtig.
Ondertekening
Gebruik 'Hoogachtend' als de aanhef 'Geachte' was en 'Met vriendelijke groet' bij 'Beste'. Schrijf
daarna een komma. Daaronder schrijf je de naam van het bedrijf, als je vanuit een bedrijf
schrijft. Daaronder je handtekening en daaronder je naam (uitgeschreven) en functie.
Bijlage(n)
Zet na 'Bijlage(n)' een dubbele punt en schrijf daar wat je meestuurt. Je kan een nummering
gebruiken: 'Bijlage 1: Tickets
Bijlage 2: Lidmaatschappen'
,Algemeen
-Houd één witregel aan tussen verschillende briefonderdelen.
-Begin alle vaste briefonderdelen met een hoofdletter.
-Plaats geen leestekens in de vaste onderdelen.
-Vermijd het gebruik van afkortingen. Behalve de afkoringen jl., a.s. en t.a.v.
, Diverse soorten zakelijke brieven
Zakelijke brief algemeen
Kijk voor een voorbeeld van een foute zakelijke brief en wat daar fout aan is op blz 138 en 139
Hand(ig) boek.
Hoe moet het dan wel?
We zijn zo gewend aan onbegrijpelijke zakelijke brieven - van perspioenoverzichten tot
aanmaningen, van bewonersbrieven tot donatieverzoeken - dat we als lezer niet meer opkijken
van een onduidelijke brief meer of minder. Toch valt er voor de schrijvende organisaties veel
winst te behalen wanneer ze zich aan en paar belangrijke aandachtspunten houden. Wat voor
de één begrijpelijk is, is voor de ander misschien complex. Daarom moet de schrijver zich altijd
verplaatsen in het kennisniveau van de lezer. Die weet vaak nog van niets. Veel
brievenschrijvers gaan er ook van uit dat de lezer zich net zoveel voor de materie interesseert
als zijzelf. Dat is echter zelden het geval. De schrijver moet zich bovendien afvragen of de brief
op het juiste moment komt. Een brief over naderende wijzigingen in de pensioenwetgeving
wordt bijvoorbeeld liefst pas gestuurd wanneer er voor de lezer daadwerkelijk iets zal
veranderen.
Kijk voor een voorbeeld van een goede zakelijke brief en wat daar goed aan is op blz. 140 en
141 Hand(ig) boek.
Format voor een zakelijke brief
-[Naam en contactgegevens geadresseerde]
-[Naam en contactgegevens afzender]
-[Plaats en datum]
-[Betreft:]
-[Aanhef]
-[Alinea 1, inleiding]
-[Alinea 2 kern]
-[Alinea 3, toelichting]
-[Alinea 4, verzoek of voorstel volgende stap]
-[Afsluiting]
-[Groet en ondertekening]
Stappenplan
1. Bepaal heel precies wat het doel van de brief is. Wees daarin niet te bescheiden. Wie
bijvoorbeeld eigenlijk een brief wil schrijven om een abonnement op te zeggen, moet niet de
indruk wekken dat hij de leverancier slechts wil informeren over zijn teleurstellende ervaringen.
Vooraf het doel helder formuleren helpt om dit soort bescheidenheid te overwinnen.
2. Bekijk het format: is alle benodigde informatie beschikbaar? Gebruik het format en en vul het
aan de hand van dit stappenplan in.
3. Vul de gegevens in van de geadresseerde.
4. Vermeld de contactgegevens van de afzender. Dat kan direct onder de gegevens van de
geadresseerde, of helemaal onderaan de brief, onder de handtekening. Maak het de
geadresseerde makkelijk om contact op te nemen: vermeld niet alleen een postadres, maar ook
Briefhoofd
Schrijf je namens een bedrijf? Begin met de naam van het bedrijf, dan het adres en daarna jou
naam. Noem jezelf geen meneer of mevrouw en gebruik voorletters, dus geen volledige
voornaam.
Adressering
Schrijf eerst de naam van het bedrijf, dan de naam van de eventuele ontvanger. Begin met t.a.v.
de heer/mevrouw (niet dhr./mevr.!), dan de voorletters en de rest van de naam. Weet je geen
voorletter? Dan krijgt het tussenvoegsel een hoofdletter. Na de naam komt het adres.
Dagtekening (datum op de brief)
Schrijf eerst de plaats op, dan een komma en de datum. Schrijf de maand voluit en zonder
hoofdletters.
Betreftregel
Zet na 'Betreft' een dubbele punt, het woord na de dubbele punt begin je met een kleine letter
en hou je beschrijving zo kort mogelijk.
Aanhef
Begin met Geachte/Beste. Gebruik geen voorletters en schrijf mevrouw/heer voluit. De eerste
letter van de achternaam schrijf je met een hoofdletter, ook als het een voorzetsel is. Kort
voorzetsels niet af. Als je niet weet aan wie je schrijft is het 'Geachte heer/mevrouw'. Gebruik
nooit 'meneer', dat is spreektaal.
Inhoud
Bestaat uit 3 alinea's: Inleiding -Aanleiding
-Doel
Kern -Uitwerking/toelichting
Slot -Afronding
Zorg dat elke alinea over 1 deelonderwerp gaat. Schrijf zakelijk, kort maar krachtig.
Ondertekening
Gebruik 'Hoogachtend' als de aanhef 'Geachte' was en 'Met vriendelijke groet' bij 'Beste'. Schrijf
daarna een komma. Daaronder schrijf je de naam van het bedrijf, als je vanuit een bedrijf
schrijft. Daaronder je handtekening en daaronder je naam (uitgeschreven) en functie.
Bijlage(n)
Zet na 'Bijlage(n)' een dubbele punt en schrijf daar wat je meestuurt. Je kan een nummering
gebruiken: 'Bijlage 1: Tickets
Bijlage 2: Lidmaatschappen'
,Algemeen
-Houd één witregel aan tussen verschillende briefonderdelen.
-Begin alle vaste briefonderdelen met een hoofdletter.
-Plaats geen leestekens in de vaste onderdelen.
-Vermijd het gebruik van afkortingen. Behalve de afkoringen jl., a.s. en t.a.v.
, Diverse soorten zakelijke brieven
Zakelijke brief algemeen
Kijk voor een voorbeeld van een foute zakelijke brief en wat daar fout aan is op blz 138 en 139
Hand(ig) boek.
Hoe moet het dan wel?
We zijn zo gewend aan onbegrijpelijke zakelijke brieven - van perspioenoverzichten tot
aanmaningen, van bewonersbrieven tot donatieverzoeken - dat we als lezer niet meer opkijken
van een onduidelijke brief meer of minder. Toch valt er voor de schrijvende organisaties veel
winst te behalen wanneer ze zich aan en paar belangrijke aandachtspunten houden. Wat voor
de één begrijpelijk is, is voor de ander misschien complex. Daarom moet de schrijver zich altijd
verplaatsen in het kennisniveau van de lezer. Die weet vaak nog van niets. Veel
brievenschrijvers gaan er ook van uit dat de lezer zich net zoveel voor de materie interesseert
als zijzelf. Dat is echter zelden het geval. De schrijver moet zich bovendien afvragen of de brief
op het juiste moment komt. Een brief over naderende wijzigingen in de pensioenwetgeving
wordt bijvoorbeeld liefst pas gestuurd wanneer er voor de lezer daadwerkelijk iets zal
veranderen.
Kijk voor een voorbeeld van een goede zakelijke brief en wat daar goed aan is op blz. 140 en
141 Hand(ig) boek.
Format voor een zakelijke brief
-[Naam en contactgegevens geadresseerde]
-[Naam en contactgegevens afzender]
-[Plaats en datum]
-[Betreft:]
-[Aanhef]
-[Alinea 1, inleiding]
-[Alinea 2 kern]
-[Alinea 3, toelichting]
-[Alinea 4, verzoek of voorstel volgende stap]
-[Afsluiting]
-[Groet en ondertekening]
Stappenplan
1. Bepaal heel precies wat het doel van de brief is. Wees daarin niet te bescheiden. Wie
bijvoorbeeld eigenlijk een brief wil schrijven om een abonnement op te zeggen, moet niet de
indruk wekken dat hij de leverancier slechts wil informeren over zijn teleurstellende ervaringen.
Vooraf het doel helder formuleren helpt om dit soort bescheidenheid te overwinnen.
2. Bekijk het format: is alle benodigde informatie beschikbaar? Gebruik het format en en vul het
aan de hand van dit stappenplan in.
3. Vul de gegevens in van de geadresseerde.
4. Vermeld de contactgegevens van de afzender. Dat kan direct onder de gegevens van de
geadresseerde, of helemaal onderaan de brief, onder de handtekening. Maak het de
geadresseerde makkelijk om contact op te nemen: vermeld niet alleen een postadres, maar ook
