Samenvatting Projectmanagement (h1,2,3,4,5)

Projectmanagement H1, 2, 3, 4, 5 – Grit
Luc Houben

Hoofdstuk 1 Het project

1.1 Werkzaamheden binnen een organisatie
 Improvisatie
Bij een plotselinge gebeurtenis waar een snelle en spontane reactie nodig is. Er wordt ad hoc
gereageerd: niet volgens plan maar van geval tot geval. Het resultaat is onzeker en moeilijk
voorspelbaar. Ook raken medewerkers snel vermoeid. Het geeft wel veel flexibiliteit.
 Routinematige werkzaamheden
Deze werkzaamheden worden herhaaldelijk uitgevoerd in een vast patroon. Ze zijn goed
voorspelbaar. Er zijn standaard werkprocedures.
 Projectmatige werkzaamheden
Deze werkzaamheden zijn eenmalig en tijdelijk. Ze zijn redelijk voorspelbaar. Er wordt
planmatig gewerkt: men neemt vooraf goed de tijd na te denken over het doel en de
middelen. Zo maakt men een PvA: Plan van Aanpak. Het PvA wordt gemaakt door de
opdrachtgever en de projectleider.
Het is een middel om werkzaamheden die minder voorspelbaar zijn en buiten de normale
orde vallen, meer structuur te geven en controleerbaar te maken.
‘het brengen van routine in iets wat je nog nooit eerder hebt gedaan’

1.2 Een voorbeeld van een projectmatige werkzaamheid is het bouwen van een winkelcentrum.

1.3 Project
 Een tijdelijke samenwerking – meestal uit verschillende vakgebieden – om binnen een
bepaalde tijd met een bepaald budget een voorafgesteld doel te behalen

De kenmerken van een project
 Start met een start-up oftewel kick-off
 Einddatum vaststellen
 Resultaat is een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat
 Meestal één opdrachtgever (sponsor) die geld geeft om het project uit te voeren
 Project heeft een voorafgesteld budget
 Meestal mensen uit verschillende vakgebieden (disciplines) samen
 Eigen projectorganisatie: een project heeft zijn eigen projectleider
 Het wordt gemaakt en ontstaat niet vanzelf
 Resultaatgericht

1.4 Vaak begint men bij een nieuwe situatie met improviseren. Als deze nieuwe situatie blijvend blijkt
te zijn, wordt er vaak een project opgesteld om de situatie te kunnen herorganiseren. Uiteindelijk zal
dit leiden tot routine.

,1.5 Er zijn verschillende soorten projecten
 Technische projecten
Deze ‘harde’ projecten met als doelstelling verandering in de techniek of een nieuw product
ontwikkelen. Bijvoorbeeld het bouwen van een weg of gebouw.
 Sociale projecten
Deze ‘zachte’ projecten zijn vaak gericht op cultuur- en organisatieveranderingen binnen een
bedrijf. De manier waarop mensen samenwerken wordt veranderd, bijv. aanpassen
werkprocedures.
 Commerciële projecten
Met uiteindelijk doel geld verdienen. Bijvoorbeeld ontwikkelen van een nieuw product.
 Gemengde projecten
Een combinatie van verschillende projecten.
 Evenementen
Het projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment. Denk aan een festival.

1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
 Neem voorbereidingstijd: werk planmatig en neem tijd voor besluitvorming
 Overleg met betrokkenen: zorg dat alle vakgebieden goed samenwerken
 Werk top-down: kijk naar de grote lijn en ga later in op details.
 Denk eerst na: bekijk het project van voor naar achter en van achter naar voor

Fasering van een klein project
 Voorbereiding (denken)
 Realisatie (doen
 Nazorg (onderhouden)

1.7 Faseren
Grote projecten zijn moeilijk beheersbaar. Hoe langer een project duurt, hoe groter de kans op
wijzigingen. Een groot project wordt opgedeeld in fasen.
Een fase is een serie activiteiten binnen een project, die logisch gezien blij elkaar horen.

Fasering van een groot project
 Initiatief het idee projectvoorstel
 Definitie wat moet er gebeuren plan van aanpak
 Ontwerp hoe gaat het worden ontwerp
 Voorbereiding hoe moet het gemaakt worden gedetailleerd ontwerp
 Realisatie doen projectresultaat
 Nazorg gebruik en instandhouding gebruik projectresultaat

Initiatieffase
Er is nog geen sprake van een project maar er ontstaat een idee. In deze fase gebeurt onderzoek naar
huidige status en problemen, het doel wordt vastgesteld en er wordt een haalbaarheidsonderzoek
uitgevoerd om te kijken wat de haalbaarheid van het project is.

Definitiefase
Deze fase maakt duidelijk wat er verwacht kan worden en stelt de opdracht van het project. Aan
welke eisen en wensen moet het resultaat voldoen? Er wordt een PvA gemaakt.

Ontwerpfase

, In de ontwerpfase gaat men brainstormen en creatief aan de slag. Er worden verschillende
ontwerpen en prototypes (vereenvoudigde nabootsing van uiteindelijke product) gemaakt.

Voorbereidingsfase
Het ontwerp wordt klaar gemaakt voor realisatie. Er wordt nog geen product gemaakt, maar men
kijkt hoe het product gemaakt gaat worden.

Realisatiefase
Het product wordt gemaakt. Verschillende begrippen komen hier voorbij:
 Implementatie: de invoering van een nieuw project
 Conversie: de oude situatie wordt een nieuwe situatie
Na deze fase is het projectresultaat klaar.

Nazorgfase
Het projectresultaat wordt gebruikt. Het product krijgt onderhoud en wordt zo in stand gehouden.

1.8 Doel van fasering
Een groot project heeft een voordeel: tijdens het project kan er beslist worden of men doorgaat zoals
gepland, doorgaat met aanpassingen of stopt.

1.10 Voordelen en nadelen van een project
Voordelen
 Het project is een losstaand iets waardoor er apart tijd voor wordt vrijgemaakt en er
specifiek op wordt geconcentreerd wat een beter resultaat bevorderd
 De opdrachtgever neemt bij onduidelijkheden beslissingen
 Het Plan van Aanpak brengt duidelijkheid
 De verantwoordelijkheden worden vastgelegd in het PvA
 Is in fasen ingedeeld en daarom overzichtelijk
 Binnen een goede samenstelling van projectgroepen stimuleert en vult men elkaar aan
 Het project heeft een specifiek resultaat dus risico op mislukken is kleiner
 In een projectteam werken is leerzaam
Nadelen
 Het ontwikkelen van een project kost veel tijd
 Medewerkers worden van hun standaard afdelingen gehaald waardoor er een tekort komt
aan personeel op die afdeling
 In een project werken is lastig en vergt vaak cursus
 De taken waarvan het meest geleerd kan worden, zijn uitgevoerd door een beperkte groep
waardoor de rest van de groep minder leert

Een project kun je het best opstellen bij een klus van minimaal twee tot drie maanden. Als een
project langer dan een jaar duurt, kun je hem het beste opsplitsen in deelprojecten.

1.11 Levenscyclus van een project
Een project is tijdelijk. Het traject van het ontstaan tot de ondergang van het project is de
levenscyclus. Het start met initiatief, definitie, ontwerp, voorbereiding en realisatie. De realisatie
heet ook wel exploitatie: het projectresultaat opleveren en gebruiken. Na enige tijd werkt de nazorg
niet meer en begint de stagnatie. Zo treedt verval op en gaat het project ten onder.