FASEN EN TRAJECTEN
Een traject =het hele pad dat gevolgd moet worden.
Een fase =een stadium in een afgebakende tijdsperiode (“stap voor stap”).
Een traject kan dus in verschillende fasen opgedeeld worden.
Vier functionele trajecten:
A. het productgericht of inhoudelijktraject
Dit traject omvat alle concrete activiteiten die verrichtmoeten worden om tot het concrete
eindresultaat te komen.
1. Initiatieffase en 2. Definitiefase
• Vastleggen van uitgangspunten en randvoorwaarden (de eisen)
• Creëren van gelijk beeld van eindresultaat en aanpak voor alle betrokkenen (SMART)
• Vastleggen van concept (idee)
• Globale raming van de kosten
• Indicatie van tijdsplanning
Resultaat:Projectvoorstel en Programma van eisen (beslisdocument)
3. Ontwerpfase
• Uitwerken van het concept in een plan of ontwerp
• Invullen van de “ruwe schets” uit de initiatieffase.
• Uitwerken van de consequenties
• Integreren van de randvoorwaarden uit de initiatieffase
Resultaat: projectPLAN (beslisdocument)
4. Uitwerkingsfase
• Praktische vertaling van de voorbereidingsfase
• Het projectplan uit de voorbereidingsfase wordt in detail uitgewerkt
• Maken van definitieve keuzes
• Vastleggen van contracten e.d.
Resultaat: contracten/draaiboek/tekeningen/etc. (“uitvoeringsprogramma”)
5. Realisatiefase en functioneringsfase
• Opbouw
• Het evenement zelf (uitvoer)
• Afbouw
Resultaat: “Functioneringsprogramma”
6. Afwikkelingsfase (“nazorgfase”)
• Eindevaluatie:
Doelgroep bereikt?
Gewenste effect behaald?
Voldeed de aanpak?
Beheersaspecten goed toegepast?
Samenwerking?
• Eindafrekening/ bedankjes
Resultaat: Evaluatieverslag (beslisdocument)
,B1. Het marketing- of communicatietraject
Zorgen voor goed draagvlak in omgeving.
• Formuleren van een visie en een missie.
• Wat is ons imago? Hoe zien anderen ons?
• Hoe willen we ons profileren op de markt?
• Wat zijn de kansen en bedreigingen t.a.v. ons bedrijf/product?
Marketing:
• Starten met vooronderzoek en marktverkenning
• Positioneren van het project:
- Wat wil het project betekenen en voor wie?
- Hoe zien anderen het project?
- Hoe willen wij dat anderen het project zien? (welke uitstraling?)
Communicatie:
• Met wie willen wij communiceren?
• Met welk doel / effect willen wij communiceren?
• Hoe willen wij communiceren?
• Met welke middelen willen wij communiceren?
B2. Het beheersgericht traject
Beheersen is:
- Afwijkingen van de vooraf gestelde norm voorkomen en/of corrigeren
- Vooraf onzekerheden inschatten en daarop voorzorgsmaatregelen treffen (risico-analyse)
Voorbeeld: Hoe beheers jij je vakantie?
Risico-analyse
Hoe groot is het risico?
- de waarschijnlijkheid (kans dat het gebeurt)
- de ernst van de gevolgen (het effect/het afbreukrisico)
Is het groot genoeg om aan te pakken?
Kans waarde effect/afbreukrisico waarde
onmogelijk 0 onmerkbaar 0
laag 1 Laag 1
gemiddeld 2 vrij ernstig 2
hoog 3 zeer ernstig 3
zeker 4 catastrofaal 4
Kans maal effect:
0 – 2 Ingecalculeerd risico. “Vervelend, maar het is zo”
2 – 8 Schadelijk “pas op, blijf alert, blijf afwegen”
8 – 16 Fataal“moet voorkomen worden”
Onzekerheden bij project:
• Kosten?
• Inkomsten/rendement?
• Tijd?
• Hoe wordt het project gefinancierd?
• Is er een geschikte locatie?
• Zijn alle middelen op tijd beschikbaar?
• Welke kwaliteit stellen wij aan ons project?
• Wie is waar voor verantwoordelijk?
• Hoe ziet onze organisatie eruit?
, BEHEERSASPECTEN: KOFTIG
• Kwaliteit
• Organisatie
• Faciliteiten
• Tijd
• Informatie
• Geld
Geen van deze zes aspecten staat op zichzelf !
C. het besluitvormingstraject
Aan het einde van iedere fase een beslismoment (GONOGO)
op basis van een beslisdocument.
• Fase 1 en 2: projectvoorstel met programma van eisen
• Fase 3: projectplan
• Fase 4: uitvoeringsprogramma/draaiboek
• Fase 5: functioneringsprogramma
• Fase 6: evaluatieverslag (eventverslag)
De hardnekkige kant
WAT IS MANAGEMENT?
Het beheersen en (bij)sturen van de processen die moeten leiden naar het resultaat.
Afwijkingen van de vooraf vastgestelde norm worden voorkomen of hersteld.
Vanaf de eerste ideevorming tot en met de nazorg van het project!
(Project)leiderschap
Primaire taken in drie categorieën:
1. Projectinhoudelijk
2. Communicatief
3. Beheersmatig
Initiëren van activiteiten
Coördineren
project-
inhoudelijk
taken en
taakgrenzen
v.d.
projectleider
beheers-
matig
communi-
catief
Beeldvorming van doelgroep
Effecttoetsing
Promotie/sponsoring
Inrichten, invullen en
bewaken van KOFTIG
Tijdsplanning en budgetten
opstellen
Leiderschap stijlen
Een traject =het hele pad dat gevolgd moet worden.
Een fase =een stadium in een afgebakende tijdsperiode (“stap voor stap”).
Een traject kan dus in verschillende fasen opgedeeld worden.
Vier functionele trajecten:
A. het productgericht of inhoudelijktraject
Dit traject omvat alle concrete activiteiten die verrichtmoeten worden om tot het concrete
eindresultaat te komen.
1. Initiatieffase en 2. Definitiefase
• Vastleggen van uitgangspunten en randvoorwaarden (de eisen)
• Creëren van gelijk beeld van eindresultaat en aanpak voor alle betrokkenen (SMART)
• Vastleggen van concept (idee)
• Globale raming van de kosten
• Indicatie van tijdsplanning
Resultaat:Projectvoorstel en Programma van eisen (beslisdocument)
3. Ontwerpfase
• Uitwerken van het concept in een plan of ontwerp
• Invullen van de “ruwe schets” uit de initiatieffase.
• Uitwerken van de consequenties
• Integreren van de randvoorwaarden uit de initiatieffase
Resultaat: projectPLAN (beslisdocument)
4. Uitwerkingsfase
• Praktische vertaling van de voorbereidingsfase
• Het projectplan uit de voorbereidingsfase wordt in detail uitgewerkt
• Maken van definitieve keuzes
• Vastleggen van contracten e.d.
Resultaat: contracten/draaiboek/tekeningen/etc. (“uitvoeringsprogramma”)
5. Realisatiefase en functioneringsfase
• Opbouw
• Het evenement zelf (uitvoer)
• Afbouw
Resultaat: “Functioneringsprogramma”
6. Afwikkelingsfase (“nazorgfase”)
• Eindevaluatie:
Doelgroep bereikt?
Gewenste effect behaald?
Voldeed de aanpak?
Beheersaspecten goed toegepast?
Samenwerking?
• Eindafrekening/ bedankjes
Resultaat: Evaluatieverslag (beslisdocument)
,B1. Het marketing- of communicatietraject
Zorgen voor goed draagvlak in omgeving.
• Formuleren van een visie en een missie.
• Wat is ons imago? Hoe zien anderen ons?
• Hoe willen we ons profileren op de markt?
• Wat zijn de kansen en bedreigingen t.a.v. ons bedrijf/product?
Marketing:
• Starten met vooronderzoek en marktverkenning
• Positioneren van het project:
- Wat wil het project betekenen en voor wie?
- Hoe zien anderen het project?
- Hoe willen wij dat anderen het project zien? (welke uitstraling?)
Communicatie:
• Met wie willen wij communiceren?
• Met welk doel / effect willen wij communiceren?
• Hoe willen wij communiceren?
• Met welke middelen willen wij communiceren?
B2. Het beheersgericht traject
Beheersen is:
- Afwijkingen van de vooraf gestelde norm voorkomen en/of corrigeren
- Vooraf onzekerheden inschatten en daarop voorzorgsmaatregelen treffen (risico-analyse)
Voorbeeld: Hoe beheers jij je vakantie?
Risico-analyse
Hoe groot is het risico?
- de waarschijnlijkheid (kans dat het gebeurt)
- de ernst van de gevolgen (het effect/het afbreukrisico)
Is het groot genoeg om aan te pakken?
Kans waarde effect/afbreukrisico waarde
onmogelijk 0 onmerkbaar 0
laag 1 Laag 1
gemiddeld 2 vrij ernstig 2
hoog 3 zeer ernstig 3
zeker 4 catastrofaal 4
Kans maal effect:
0 – 2 Ingecalculeerd risico. “Vervelend, maar het is zo”
2 – 8 Schadelijk “pas op, blijf alert, blijf afwegen”
8 – 16 Fataal“moet voorkomen worden”
Onzekerheden bij project:
• Kosten?
• Inkomsten/rendement?
• Tijd?
• Hoe wordt het project gefinancierd?
• Is er een geschikte locatie?
• Zijn alle middelen op tijd beschikbaar?
• Welke kwaliteit stellen wij aan ons project?
• Wie is waar voor verantwoordelijk?
• Hoe ziet onze organisatie eruit?
, BEHEERSASPECTEN: KOFTIG
• Kwaliteit
• Organisatie
• Faciliteiten
• Tijd
• Informatie
• Geld
Geen van deze zes aspecten staat op zichzelf !
C. het besluitvormingstraject
Aan het einde van iedere fase een beslismoment (GONOGO)
op basis van een beslisdocument.
• Fase 1 en 2: projectvoorstel met programma van eisen
• Fase 3: projectplan
• Fase 4: uitvoeringsprogramma/draaiboek
• Fase 5: functioneringsprogramma
• Fase 6: evaluatieverslag (eventverslag)
De hardnekkige kant
WAT IS MANAGEMENT?
Het beheersen en (bij)sturen van de processen die moeten leiden naar het resultaat.
Afwijkingen van de vooraf vastgestelde norm worden voorkomen of hersteld.
Vanaf de eerste ideevorming tot en met de nazorg van het project!
(Project)leiderschap
Primaire taken in drie categorieën:
1. Projectinhoudelijk
2. Communicatief
3. Beheersmatig
Initiëren van activiteiten
Coördineren
project-
inhoudelijk
taken en
taakgrenzen
v.d.
projectleider
beheers-
matig
communi-
catief
Beeldvorming van doelgroep
Effecttoetsing
Promotie/sponsoring
Inrichten, invullen en
bewaken van KOFTIG
Tijdsplanning en budgetten
opstellen
Leiderschap stijlen
