Vraagstukken Accounting information systems
Case 1. Inkoop en crediteurenproces
1. a. Welke onderdelen van het interne beheersingssysteem spelen een rol bij het
beoordelen van het feitelijke bedrijfsgebeuren?
-Beleidsbeoordeling
-Uitvoeringsbeoordeling
-Voortgangsbeoordeling
-Doelmatigheidsbeoordeling
-Kwaliteitsbeoordeling
-Beoordeling van de gehanteerde normen
b. Geef voor het inkoopproces van de groothandel in kunstmestartikelen één voorbeeld
voor elk onderdeel.
-Beleidsbeoordeling:
Hierbij wordt er gekeken of beslissingen/opdrachten inhoudelijk juist waren. Juiste beslissing
van de inkoopafdeling bijv.
-Uitvoeringsbeoordeling:
Zijn de opdrachten wel juist uitgevoerd. Juiste hoeveelheden besteld en werkelijk
binnengekregen.
-Voortgangsbeoordeling:
Is er op het juiste moment gehandeld? Aflevering vindt in principe plaats in het voorjaar en in de
zomer, is er dan wel genoeg voorraad op dat moment.
-Doelmatigheidsbeoordeling:
Wordt er wel efficiënt gehandeld. Bijv.: Precieze hoeveelheden ingekocht, want de
kunstmeststoffen zijn slechts een beperkte tijd houdbaar.
-Kwaliteitsbeoordeling:
Controle op de kwaliteit van de kunstmeststoffen. Voldoet dit wel aan de vastgestelde criteria
-Beoordeling van de gehanteerde normen:
Zijn de normen die gehanteerd zijn op basis van de bedrijfsvoering juist en acceptabel.
2. a. Uit welke onderdelen bestaat het stelsel van interne controlemaatregelen?
-Het voldoen aan wet en (interne) regelgeving waaronder bevoegdheidscontrole
-Bewaringscontrole
-Informatiecontrole
1
,b. Geef ten aanzien van het opslagproces relevante voorbeelden van interne controlemaatregelen.
Volg daarbij het schema op p 84 uit BIV in Perspectief.
-Het voldoen aan wet en (interne) regelgeving waaronder bevoegdheidscontrole:
Heeft iedereen binnen het bedrijf zich gehouden aan de wetten en regels en gehandeld binnen
zijn bevoegdheden? Bijv. de verkoopafdeling die de keuzes maakt voor de marketing van
kunstmeststoffen, hebben ze hier de bevoegdheid voor? En voldoen ze hiermee ook aan de wet
en regelgeving.
-Bewaringscontrole: Hierbij wordt er gekeken of alle waarden van een organisatie wel aanwezig
zijn of terecht gebruikt zijn. Waarden zoals geld en activa etc. Dus er is bijvoorbeeld wel
daadwerkelijk een bepaalde waarde/hoeveelheid aan voorraad van kunstmeststoffen aanwezig.
-Informatiecontrole: Is de verstrekte informatie volledig en juist, is de informatie dus
betrouwbaar? Kunstmeststoffen die worden ingekocht en verkocht, hoe betrouwbaar zijn deze
prijzen voor zowel het bedrijf als voor de afnemers. Hebben ze hier de volledige en juiste
informatie voor om dit te kunnen bepalen.
3. Leg uit waarom interne betrouwbaarheid een voorwaarde is voor de interne beheersing van het
inkoopproces.
Interne betrouwbaarheid is een voorwaarde voor de interne beheersing van het inkoopproces,
door onder andere de bevoegdheidscontrole, de organisatie moet er vanuit kunnen gaan dat de
juiste personen met bepaalde bevoegdheden de juiste keuzes maken. De keuzes moeten in
naleving zijn met de gestelde regels en wetgeving. Bij het inkoopproces mogen alleen de
personen met de bevoegdheden inkopen doen, om zo goed mogelijk kwaliteit in te kopen tegen
zo’n laag mogelijk prijs. Naast de bevoegdheidscontrole is ook de bewaringscontrole van
belang, hierbij is het van belang dat bijvoorbeeld de inkoopafdeling/inkoopmanager de
ingekochte goederen niet te hoog of laag waardeert. Dit kan nadelige consequenties hebben voor
de organisatie. Als er te hoog wordt gewaardeerd, dan lijkt het alsof de organisatie het financieel
op papier beter doet dan het werkelijk presteert. Dit kan een probleem vormen op het moment
van verkoop. Voor de interne beheersing van het inkoopproces is informatiecontrole erg
belangrijk, omdat de inkoopafdeling met veel informatie werkt. De informatie die verstrekt
wordt moet volledig en juist zijn, om zo de juiste beslissingen te kunnen maken.
4. a. Uit welke onderdelen bestaat het stelsel van interne controlemaatregelen?
b. Geef ten aanzien van het inkoopproces relevante voorbeelden van interne
controlemaatregelen. Volg daarbij het schema op p 84 uit BIV in Perspectief.
Preventieve maatregelen van interne controle:
- Uitvoeren van risicoanalyse om het stelsel te ontwerpen: Het bepalen van
betrouwbaarheidsdoelstellingen en mogelijk gebeurtenissen die het bereiken daarvan kunnen
beïnvloeden. Bijv. De inkoopafdeling moet de exacte hoeveelheid kunstmeststof die besteld is
met de daarbij behorende waarde intern in het systeem plaatsen. Dit moet nauwkeurig worden
gedaan, om zo aan de betrouwbaarheidsdoelstellingen te volden.
2
, - Oordeelvorming ex ante en opzet management informatie: Vooraf een begroting, standaard
kostprijzen, tarieven en verkoopprijzen opstellen. Dit kan dienen als controle doeleinden. Als er
bijv. vooraf standaard kostprijzen worden opgesteld, en de daadwerkelijke ingekochte
kunststofmest valt duurder uit, dan kan een negatief resultaat onder andere hieruit worden
geconcludeerd.
-Controle technische functiescheiding:
-Beperkingen van bevoegdheden
Dus je hebt verschillende functie, die alleen de aangewezen persoon mag uitvoeren.
Je hebt de inkoopafdeling, die over het inkopen gaat. Verkoopafdeling, die het verkopen en
marketing regelt. De loodsbaas die over de leiding van het loods gaat, gevolgd door twee
medewerkers, één voor administratieve taken en één voor hulp bij het laden en lossen.
-Opzet van geautomatiseerde infosystemen:
-Logische toegangsbeveiliging is van groot belang voor betrouwbaarheid.
Hierbij is er sprake dat de interne informatiesystemen betrouwbaar moet zijn. En volledige en
juiste informatie moet bevatten. Als de loodsbaas die verantwoordelijk is voor het
voorraadbeheer in de loods, bepaalde informatie over de actuele voorraad invoert, dan mag
bijvoorbeeld een andere afdeling hier geen verandering inbrengen. Dus wederom is hier sprake
van bevoegdheden.
-Beveiliging van zaken: In de organisatie moet de beveiliging optimaal zijn. Hierdoor neemt de
kans op een onwenselijke gebeurtenis af. Om het kans van diefstal af te nemen door zowel extern
als intern kunnen er camera’s worden geplaatst in de loods bijvoorbeeld.
-Procedures, richtlijnen, wet en regelgeving : Een procedure is een vast voorgeschreven wijze
van handelen, richtlijnen voor handelen > De verkoopafdeling moet voldoen aan richtlijnen en
regelgeving wanneer zij de producten promoteren via de verschillende bronnen. Bij de loods
moet er een bepaalde standaard routine zijn op het controleren van de kunstmeststoffen. De
kunstmeststoffen zijn slechts kort houdbaar dus er moet gecontroleerd worden op kunststoffen
die niet meer voor verkoop gebruikt kunnen worden.
5. Loop het schema door op pagina 151 van het BIV in perspectief.
a. Welke activiteiten zijn van toepassing op de groothandel in kunstmestartikelen?
b. Geef ten aanzien van de genoemde bestanden aan welke gegevens deze bevatten.
3
Case 1. Inkoop en crediteurenproces
1. a. Welke onderdelen van het interne beheersingssysteem spelen een rol bij het
beoordelen van het feitelijke bedrijfsgebeuren?
-Beleidsbeoordeling
-Uitvoeringsbeoordeling
-Voortgangsbeoordeling
-Doelmatigheidsbeoordeling
-Kwaliteitsbeoordeling
-Beoordeling van de gehanteerde normen
b. Geef voor het inkoopproces van de groothandel in kunstmestartikelen één voorbeeld
voor elk onderdeel.
-Beleidsbeoordeling:
Hierbij wordt er gekeken of beslissingen/opdrachten inhoudelijk juist waren. Juiste beslissing
van de inkoopafdeling bijv.
-Uitvoeringsbeoordeling:
Zijn de opdrachten wel juist uitgevoerd. Juiste hoeveelheden besteld en werkelijk
binnengekregen.
-Voortgangsbeoordeling:
Is er op het juiste moment gehandeld? Aflevering vindt in principe plaats in het voorjaar en in de
zomer, is er dan wel genoeg voorraad op dat moment.
-Doelmatigheidsbeoordeling:
Wordt er wel efficiënt gehandeld. Bijv.: Precieze hoeveelheden ingekocht, want de
kunstmeststoffen zijn slechts een beperkte tijd houdbaar.
-Kwaliteitsbeoordeling:
Controle op de kwaliteit van de kunstmeststoffen. Voldoet dit wel aan de vastgestelde criteria
-Beoordeling van de gehanteerde normen:
Zijn de normen die gehanteerd zijn op basis van de bedrijfsvoering juist en acceptabel.
2. a. Uit welke onderdelen bestaat het stelsel van interne controlemaatregelen?
-Het voldoen aan wet en (interne) regelgeving waaronder bevoegdheidscontrole
-Bewaringscontrole
-Informatiecontrole
1
,b. Geef ten aanzien van het opslagproces relevante voorbeelden van interne controlemaatregelen.
Volg daarbij het schema op p 84 uit BIV in Perspectief.
-Het voldoen aan wet en (interne) regelgeving waaronder bevoegdheidscontrole:
Heeft iedereen binnen het bedrijf zich gehouden aan de wetten en regels en gehandeld binnen
zijn bevoegdheden? Bijv. de verkoopafdeling die de keuzes maakt voor de marketing van
kunstmeststoffen, hebben ze hier de bevoegdheid voor? En voldoen ze hiermee ook aan de wet
en regelgeving.
-Bewaringscontrole: Hierbij wordt er gekeken of alle waarden van een organisatie wel aanwezig
zijn of terecht gebruikt zijn. Waarden zoals geld en activa etc. Dus er is bijvoorbeeld wel
daadwerkelijk een bepaalde waarde/hoeveelheid aan voorraad van kunstmeststoffen aanwezig.
-Informatiecontrole: Is de verstrekte informatie volledig en juist, is de informatie dus
betrouwbaar? Kunstmeststoffen die worden ingekocht en verkocht, hoe betrouwbaar zijn deze
prijzen voor zowel het bedrijf als voor de afnemers. Hebben ze hier de volledige en juiste
informatie voor om dit te kunnen bepalen.
3. Leg uit waarom interne betrouwbaarheid een voorwaarde is voor de interne beheersing van het
inkoopproces.
Interne betrouwbaarheid is een voorwaarde voor de interne beheersing van het inkoopproces,
door onder andere de bevoegdheidscontrole, de organisatie moet er vanuit kunnen gaan dat de
juiste personen met bepaalde bevoegdheden de juiste keuzes maken. De keuzes moeten in
naleving zijn met de gestelde regels en wetgeving. Bij het inkoopproces mogen alleen de
personen met de bevoegdheden inkopen doen, om zo goed mogelijk kwaliteit in te kopen tegen
zo’n laag mogelijk prijs. Naast de bevoegdheidscontrole is ook de bewaringscontrole van
belang, hierbij is het van belang dat bijvoorbeeld de inkoopafdeling/inkoopmanager de
ingekochte goederen niet te hoog of laag waardeert. Dit kan nadelige consequenties hebben voor
de organisatie. Als er te hoog wordt gewaardeerd, dan lijkt het alsof de organisatie het financieel
op papier beter doet dan het werkelijk presteert. Dit kan een probleem vormen op het moment
van verkoop. Voor de interne beheersing van het inkoopproces is informatiecontrole erg
belangrijk, omdat de inkoopafdeling met veel informatie werkt. De informatie die verstrekt
wordt moet volledig en juist zijn, om zo de juiste beslissingen te kunnen maken.
4. a. Uit welke onderdelen bestaat het stelsel van interne controlemaatregelen?
b. Geef ten aanzien van het inkoopproces relevante voorbeelden van interne
controlemaatregelen. Volg daarbij het schema op p 84 uit BIV in Perspectief.
Preventieve maatregelen van interne controle:
- Uitvoeren van risicoanalyse om het stelsel te ontwerpen: Het bepalen van
betrouwbaarheidsdoelstellingen en mogelijk gebeurtenissen die het bereiken daarvan kunnen
beïnvloeden. Bijv. De inkoopafdeling moet de exacte hoeveelheid kunstmeststof die besteld is
met de daarbij behorende waarde intern in het systeem plaatsen. Dit moet nauwkeurig worden
gedaan, om zo aan de betrouwbaarheidsdoelstellingen te volden.
2
, - Oordeelvorming ex ante en opzet management informatie: Vooraf een begroting, standaard
kostprijzen, tarieven en verkoopprijzen opstellen. Dit kan dienen als controle doeleinden. Als er
bijv. vooraf standaard kostprijzen worden opgesteld, en de daadwerkelijke ingekochte
kunststofmest valt duurder uit, dan kan een negatief resultaat onder andere hieruit worden
geconcludeerd.
-Controle technische functiescheiding:
-Beperkingen van bevoegdheden
Dus je hebt verschillende functie, die alleen de aangewezen persoon mag uitvoeren.
Je hebt de inkoopafdeling, die over het inkopen gaat. Verkoopafdeling, die het verkopen en
marketing regelt. De loodsbaas die over de leiding van het loods gaat, gevolgd door twee
medewerkers, één voor administratieve taken en één voor hulp bij het laden en lossen.
-Opzet van geautomatiseerde infosystemen:
-Logische toegangsbeveiliging is van groot belang voor betrouwbaarheid.
Hierbij is er sprake dat de interne informatiesystemen betrouwbaar moet zijn. En volledige en
juiste informatie moet bevatten. Als de loodsbaas die verantwoordelijk is voor het
voorraadbeheer in de loods, bepaalde informatie over de actuele voorraad invoert, dan mag
bijvoorbeeld een andere afdeling hier geen verandering inbrengen. Dus wederom is hier sprake
van bevoegdheden.
-Beveiliging van zaken: In de organisatie moet de beveiliging optimaal zijn. Hierdoor neemt de
kans op een onwenselijke gebeurtenis af. Om het kans van diefstal af te nemen door zowel extern
als intern kunnen er camera’s worden geplaatst in de loods bijvoorbeeld.
-Procedures, richtlijnen, wet en regelgeving : Een procedure is een vast voorgeschreven wijze
van handelen, richtlijnen voor handelen > De verkoopafdeling moet voldoen aan richtlijnen en
regelgeving wanneer zij de producten promoteren via de verschillende bronnen. Bij de loods
moet er een bepaalde standaard routine zijn op het controleren van de kunstmeststoffen. De
kunstmeststoffen zijn slechts kort houdbaar dus er moet gecontroleerd worden op kunststoffen
die niet meer voor verkoop gebruikt kunnen worden.
5. Loop het schema door op pagina 151 van het BIV in perspectief.
a. Welke activiteiten zijn van toepassing op de groothandel in kunstmestartikelen?
b. Geef ten aanzien van de genoemde bestanden aan welke gegevens deze bevatten.
3
