Samenvatting Proces Management
Hs 1
1.1
Om een processchema weer te kunnen geven zal je eerst moeten kijken wat er
aan de voorkant in het proces gestopt wordt en wat er aan de achterkant
uitkomt. Je spreekt hierbij dan van input en output.
In elk bedrijf zijn er allerlei verschillende soorten processen en er wordt op
verschillende niveaus en afdelingen door verschillende managers procesmatig
naar werkzaamheden gekeken. Procesmanagement zorgt ervoor dat processen
op elkaar worden afgestemd en dat processen verbeterd worden. Daarnaast zijn
sommige aanpassingen of veranderingen in het bedrijf een proces op zich en
wordt de invoering van het nieuwe kwaliteitssysteem of de uitbreiding van de
productielocatie als zijnde een proces gemanaged.
1.2.1
Een proces bestaat uit een aaneenschakeling van stappen, ook wel fasen
genoemd. Naast deze stappen/fasen gaat het bij een proces over een
opeenvolging van gebeurtenissen met een begin (input) en een eind (output). De
verandering van input naar output heet transformatie. Dit geeft ook het
dynamische karakter van een proces weer, een proces is nooit statistisch en
verandert per definitie altijd.
Processen kunnen onderverdeeld worden onder continue processen en
discontinue processen. Bij continue processen stopt het proces niet en gaat dag
en nacht door, het is hierbij soms lastig om de verschillende fasen en
processtappen te benoemen. Bij discontinue processen is dit makkelijker, hierbij
verloopt het proces onderdeel voor onderdeel.
Ook zijn processen onder te verdelen in natuurlijke en kunstmatige processen.
Natuurlijke processen gaan vanzelf en houden zichzelf volgens de wetten van de
natuur in stand. Kunstmatige processen zijn geïnitieerd en in stand worden
gehouden door mensen. Hierbij wordt bij elke stap mensen, materialen of andere
middelen ingezet om het proces aan de gang te houden. Ook is het belangrijk om
er rekening mee te houden dat de output zowel gewenst als ongewenst kan zijn.
1.2.2
Processen kunnen worden opgedeeld in deelprocessen, maar processen kunnen
ook samengevoegd worden tot grotere processen.
1.2.3
Je kan op verschillende niveaus naar processen kijken, in de systeemkunde
spreken we over verschillende aggregatieniveaus. Zo kun je op een hoof
aggregatieniveau kijken naar de processen en inzoomen naar een lager
aggregatieniveau. Het laagste aggregatieniveau is het niveau van een enkele
leereenheid.
Het kijken op verschillende aggregatieniveaus naar processen en deelprocessen
en de relaties daartussen is een belangrijke vaardigheid van iedereen die met
,processen te maken heeft. Door op verschillende niveaus te kijken, zie je relaties
of problemen die je op een ander schaalniveau niet ziet.
Bij blackboxbenadering worden processen of deelprocessen als een zwarte doos
beschouwd waarbij alleen gezien kan worden wat er ingaat en wat er uitkomt. In
de bedrijfskunde kunnen bedrijven en bedrijfsprocessen ook worden bekeken op
verschillende aggregatieniveaus. Nog meer specifiek zijn deze niveaus van hoog
naar laag:
- Brancheniveau
- Bedrijfstakniveau
- Organisatieniveau
- Afdelingsniveau
- Procesniveau
- Deelprocesniveau
1.2.4
Transformatie heeft te maken met het overgaan van de ene vorm in de andere
vorm. Transformatie kan op de volgende manieren plaatsvinden:
1. Het veranderen van de uiterlijke vorm
2. Het veranderen van de chemische aard
3. Verplaatsing
4. Opslag
5. Behandeling
1.2.5
Elk proces of deelproces vindt plaats in de omgeving. De omgeving van het
proces kan je definiëren als al wat buiten het proces ligt, maar wel invloed heeft
op het proces of beïnvloed wordt door het proces.
Het kunnen herkennen en analyseren van de omgeving van een proces is heel
belangrijk, omdat het invloed kan hebben op het proces. Hierdoor kan een proces
niet het gewenste resultaat of de beoogde output hebben. Als procesmanager is
het dus belangrijk dat je de omgeving goed in kaart brengt en mogelijke
verstorende elementen die van invloed zijn op het proces, kunt wegnemen of het
proces kan aanpassen opdat dergelijke elementen hun negatieve uitwerking op
het proces missen.
Als procesmanager kan je invloed uitoefenen op de directe omgeving, maar niet
op de indirecte omgeving. Andersom geldt dat zowel de directe als de indirecte
omgeving invloed hebben op het proces. Belangrijk is wel dat de procesmanager
continu in beeld heeft wat de ontwikkelingen zijn in de buitenste schil, zodat
hij/zij hier tijdig op in kan spelen.
Een belangrijk onderdeel van de omgeving van een proces zijn de stakeholders
van het proces. ‘stakeholders’ is een ander woord voor belanghebbende en
behoren tot de directe omgeving. Het is belangrijk om bij het analyseren van
processen de volgende zaken te achterhalen:
- Wie zijn er bij het proces betrokken?
- Wat zijn hun rollen?
- Wat zijn hun belangen?
- Wie zijn probleemeigenaren?
, - Wat behoort tot de omgeving?
- Wat zijn omgevingsinvloeden?
1.3.1
Procesmanagement gaat enerzijds over het herkennen, analyseren, ontwerpen,
implementeren en aansturen van processen. Maar procesmanagent gaat bij
bestuurlijke en dienstverlenende processen ook om het beïnvloeden en
communiceren van processen. In dit geval is de procesmanager er
verantwoordelijk voor dat iedere deelnemer aan het proces kan en wil deelnemen
en continu de op hem/haar afgestemde informatie verkrijgt, zodat hij/zij ook echt
kan deelnemen aan het proces.
In beide gevallen zijn er mensen nodig die in verschillende rollen en met
verschillende functies bezighouden met het beheersen van processen. Op heel
veel verschillende plekken in de maatschappij zijn mensen bezig met
procesmanagement, soms bewust en ook onbewust.
Het proces denken heeft ertoe geleid dat men ging inzien dat het in sommige
gevallen goedkoper was om werknemers slechts kleine onderdelen van het
productieproces te laten uitvoeren, zodat mensen zich erin kunnen specialiseren,
dit heet arbeidsindeling. Bij arbeidsindeling zorgt de specialisatie voor snellere
productie door elk deelproces uiteindelijk weer op elkaar aan te sluiten ontstaat
een denkbeeldige keten die eindigt bij het eindproduct.
Bij complexe en lange processen ligt het in de hand houden van die keten weer
bij anderen, de productiemanagers. Hoe complexer de processen, hoe lastiger
het is om ze in de hand te houden. Hiervoor is het handig om processen in kaart
te brengen, te beschrijven en te analyseren, het domein van het vakgebied
procesmanagement.
Tegenwoordig is procesmanagement op veel meer plekken toegepast en staat
procesmanagement steeds meer bekend als een methode om met grote
complexe zaken om te gaan. Procesmanagement wordt op tal andere zaken
zoals:
- Het doorvoeren van een reorganisatie
- Het ontwikkelen van een nieuw product
- Het veroveren van een nieuwe markt
- Iets doen aan de eenzaamheid van ouderen
We kunnen de volgende aspecten van procesmanagement onderscheiden:
- Organisatie: procesmanagement gaat over het inrichten of organiseren van
processen. Daarnaast gaat procesmanagement over mensen. Organisatie
is dus bij procesmanagement van groot belang.
- Normen en regels: voor procesmanagement gelden altijd bepaalde normen
en standaarden. Deze normen kunnen van tevoren opgelegd worden of het
is aan de procesmanager zelf om deze op te stellen.
- Input en output: procesmanagement gaat altijd over het beheersen van
wat er in gaat en wat er uit komt. Met name bij het afstemmen van
processen is het dus heel belangrijk om de input en output te beheersen.
Hs 1
1.1
Om een processchema weer te kunnen geven zal je eerst moeten kijken wat er
aan de voorkant in het proces gestopt wordt en wat er aan de achterkant
uitkomt. Je spreekt hierbij dan van input en output.
In elk bedrijf zijn er allerlei verschillende soorten processen en er wordt op
verschillende niveaus en afdelingen door verschillende managers procesmatig
naar werkzaamheden gekeken. Procesmanagement zorgt ervoor dat processen
op elkaar worden afgestemd en dat processen verbeterd worden. Daarnaast zijn
sommige aanpassingen of veranderingen in het bedrijf een proces op zich en
wordt de invoering van het nieuwe kwaliteitssysteem of de uitbreiding van de
productielocatie als zijnde een proces gemanaged.
1.2.1
Een proces bestaat uit een aaneenschakeling van stappen, ook wel fasen
genoemd. Naast deze stappen/fasen gaat het bij een proces over een
opeenvolging van gebeurtenissen met een begin (input) en een eind (output). De
verandering van input naar output heet transformatie. Dit geeft ook het
dynamische karakter van een proces weer, een proces is nooit statistisch en
verandert per definitie altijd.
Processen kunnen onderverdeeld worden onder continue processen en
discontinue processen. Bij continue processen stopt het proces niet en gaat dag
en nacht door, het is hierbij soms lastig om de verschillende fasen en
processtappen te benoemen. Bij discontinue processen is dit makkelijker, hierbij
verloopt het proces onderdeel voor onderdeel.
Ook zijn processen onder te verdelen in natuurlijke en kunstmatige processen.
Natuurlijke processen gaan vanzelf en houden zichzelf volgens de wetten van de
natuur in stand. Kunstmatige processen zijn geïnitieerd en in stand worden
gehouden door mensen. Hierbij wordt bij elke stap mensen, materialen of andere
middelen ingezet om het proces aan de gang te houden. Ook is het belangrijk om
er rekening mee te houden dat de output zowel gewenst als ongewenst kan zijn.
1.2.2
Processen kunnen worden opgedeeld in deelprocessen, maar processen kunnen
ook samengevoegd worden tot grotere processen.
1.2.3
Je kan op verschillende niveaus naar processen kijken, in de systeemkunde
spreken we over verschillende aggregatieniveaus. Zo kun je op een hoof
aggregatieniveau kijken naar de processen en inzoomen naar een lager
aggregatieniveau. Het laagste aggregatieniveau is het niveau van een enkele
leereenheid.
Het kijken op verschillende aggregatieniveaus naar processen en deelprocessen
en de relaties daartussen is een belangrijke vaardigheid van iedereen die met
,processen te maken heeft. Door op verschillende niveaus te kijken, zie je relaties
of problemen die je op een ander schaalniveau niet ziet.
Bij blackboxbenadering worden processen of deelprocessen als een zwarte doos
beschouwd waarbij alleen gezien kan worden wat er ingaat en wat er uitkomt. In
de bedrijfskunde kunnen bedrijven en bedrijfsprocessen ook worden bekeken op
verschillende aggregatieniveaus. Nog meer specifiek zijn deze niveaus van hoog
naar laag:
- Brancheniveau
- Bedrijfstakniveau
- Organisatieniveau
- Afdelingsniveau
- Procesniveau
- Deelprocesniveau
1.2.4
Transformatie heeft te maken met het overgaan van de ene vorm in de andere
vorm. Transformatie kan op de volgende manieren plaatsvinden:
1. Het veranderen van de uiterlijke vorm
2. Het veranderen van de chemische aard
3. Verplaatsing
4. Opslag
5. Behandeling
1.2.5
Elk proces of deelproces vindt plaats in de omgeving. De omgeving van het
proces kan je definiëren als al wat buiten het proces ligt, maar wel invloed heeft
op het proces of beïnvloed wordt door het proces.
Het kunnen herkennen en analyseren van de omgeving van een proces is heel
belangrijk, omdat het invloed kan hebben op het proces. Hierdoor kan een proces
niet het gewenste resultaat of de beoogde output hebben. Als procesmanager is
het dus belangrijk dat je de omgeving goed in kaart brengt en mogelijke
verstorende elementen die van invloed zijn op het proces, kunt wegnemen of het
proces kan aanpassen opdat dergelijke elementen hun negatieve uitwerking op
het proces missen.
Als procesmanager kan je invloed uitoefenen op de directe omgeving, maar niet
op de indirecte omgeving. Andersom geldt dat zowel de directe als de indirecte
omgeving invloed hebben op het proces. Belangrijk is wel dat de procesmanager
continu in beeld heeft wat de ontwikkelingen zijn in de buitenste schil, zodat
hij/zij hier tijdig op in kan spelen.
Een belangrijk onderdeel van de omgeving van een proces zijn de stakeholders
van het proces. ‘stakeholders’ is een ander woord voor belanghebbende en
behoren tot de directe omgeving. Het is belangrijk om bij het analyseren van
processen de volgende zaken te achterhalen:
- Wie zijn er bij het proces betrokken?
- Wat zijn hun rollen?
- Wat zijn hun belangen?
- Wie zijn probleemeigenaren?
, - Wat behoort tot de omgeving?
- Wat zijn omgevingsinvloeden?
1.3.1
Procesmanagement gaat enerzijds over het herkennen, analyseren, ontwerpen,
implementeren en aansturen van processen. Maar procesmanagent gaat bij
bestuurlijke en dienstverlenende processen ook om het beïnvloeden en
communiceren van processen. In dit geval is de procesmanager er
verantwoordelijk voor dat iedere deelnemer aan het proces kan en wil deelnemen
en continu de op hem/haar afgestemde informatie verkrijgt, zodat hij/zij ook echt
kan deelnemen aan het proces.
In beide gevallen zijn er mensen nodig die in verschillende rollen en met
verschillende functies bezighouden met het beheersen van processen. Op heel
veel verschillende plekken in de maatschappij zijn mensen bezig met
procesmanagement, soms bewust en ook onbewust.
Het proces denken heeft ertoe geleid dat men ging inzien dat het in sommige
gevallen goedkoper was om werknemers slechts kleine onderdelen van het
productieproces te laten uitvoeren, zodat mensen zich erin kunnen specialiseren,
dit heet arbeidsindeling. Bij arbeidsindeling zorgt de specialisatie voor snellere
productie door elk deelproces uiteindelijk weer op elkaar aan te sluiten ontstaat
een denkbeeldige keten die eindigt bij het eindproduct.
Bij complexe en lange processen ligt het in de hand houden van die keten weer
bij anderen, de productiemanagers. Hoe complexer de processen, hoe lastiger
het is om ze in de hand te houden. Hiervoor is het handig om processen in kaart
te brengen, te beschrijven en te analyseren, het domein van het vakgebied
procesmanagement.
Tegenwoordig is procesmanagement op veel meer plekken toegepast en staat
procesmanagement steeds meer bekend als een methode om met grote
complexe zaken om te gaan. Procesmanagement wordt op tal andere zaken
zoals:
- Het doorvoeren van een reorganisatie
- Het ontwikkelen van een nieuw product
- Het veroveren van een nieuwe markt
- Iets doen aan de eenzaamheid van ouderen
We kunnen de volgende aspecten van procesmanagement onderscheiden:
- Organisatie: procesmanagement gaat over het inrichten of organiseren van
processen. Daarnaast gaat procesmanagement over mensen. Organisatie
is dus bij procesmanagement van groot belang.
- Normen en regels: voor procesmanagement gelden altijd bepaalde normen
en standaarden. Deze normen kunnen van tevoren opgelegd worden of het
is aan de procesmanager zelf om deze op te stellen.
- Input en output: procesmanagement gaat altijd over het beheersen van
wat er in gaat en wat er uit komt. Met name bij het afstemmen van
processen is het dus heel belangrijk om de input en output te beheersen.
