Samenvatting Rapporteren in de hulp- en dienstverlening

H1. Wat is rapportage?

Het dossier
Het dossier is vooral bedoeld voor intern gebruik en blijft meestal in handen van
de hulpverlener die zich over de cliënt ontfermt. Het dossier kan door derden
worden gelezen en de cliënt heeft inzagerecht.

Inhoud:
 Intakeverslag
 Gespreksverslagen
 Voortgangsverslagen
 Correspondentie met en over de cliënt
 Bewijsstukken die betrekking hebben op de cliënt
 Rapportages van binnen van buiten de instelling over de cliënt.


Het intakeverslag
Een van de eerste stukken die in het dossier terechtkomen, is het intakeverslag.
Dit verslag maakt de hulpverlener naar aanleiding van de intake. De intake
bestaat uit één of meerdere gesprekken.

Inhoud:
 Naam intaker
 Datum intake
 Personalia van de cliënt: naam, geboortedatum, woonadres enzovoort
 Aanleiding tot de hulpvraag
 Korte schets van de problematiek
 De hulpvraag zoals de cliënt die geformuleerd heeft
 De hulpvraag zoals de hulp- of dienstverlener deze heeft geanalyseerd
 Het advies van de intaker aan het team/de collega die de cliënt overneemt


Het gespreksverslag
Het intakeverslag leidt tot een hulpverleningsplan. Daarna heeft de hulpverlening
een aantal gesprekken met de cliënt. Van die gesprekken maakt de hulpverlener
een verslag. Daarin staat kort wat er is besproken en welke afspraken zijn
gemaakt.

Inhoud:
 Over wie het gaat (naam cliënt en naam hulp- of dienstverlener
 Datum, tijd en duur van het gesprek
 Wat er is besproken
 Wat er is gebeurd (voor zover relevant) tussen dit gesprek en het vorige
gesprek
 Wat is afgesproken met de cliënt
 Wat jouw gedachten/analyses/conclusies zijn


Het procesverslag of voortgangsverslag
In een procesverslag beschrijft de hulpverlener hoe de hulpverlening in grote
lijnen verloopt, bijvoorbeeld aan het eind van een kortdurende hulpverlening. Bij

,langer durende hulp heeft het procesverslag het karakter van een tussentijdse
voortgangsrapportage.


Inhoud:
 Naam cliënt
 Naam hulp- of dienstverlener
 Periode waarover dit procesverslag gaat
 De oorspronkelijke hulpvraag/problematiek
 De eventuele hulpverleningsdoelen
 De vorderingen die de cliënt inmiddels heeft gemaakt
 De vorderingen die met betrekking tot de cliënt zijn gemaakt
 Het verloop van het hulp- of dienstverleningsproces
 Evaluatie van dit proces
 Verwachtingen ten aanzien van deze casus
 Hoe de hulpverlener verder wil gaan met de cliënt


Het overdrachtsrapport
In instellingen waar cliënten permanent verblijven moeten hulpverleners en
begeleiders hun werk aan collega’s kunnen overdragen. Dat gebeurt onder
andere met het overdrachtsrapport. Voor degene die de cliënt overneemt, vormt
het overdrachtsrapport de basis voor de verdere hulpverlening. Bij het schrijven
van een overdrachtsrapport kan het dossier als bron dienen.

Inhoud:
 Naam en overige personalia van de cliënt
 Naam en functie van de schrijver van het rapport
 Datum waarop het rapport is geschreven
 Feiten over de hulpvraag
 Situatie en voorgeschiedenis van de cliënt
 Jouw analyses en bevindingen
 Conclusies, aanleiding en redenen voor de overdracht
 Verzoek/advies aan degene die de cliënt overneemt


Het verwijsrapport
Wanneer externe overdracht plaatsvindt, blijft het dossier van de cliënt binnen
de instelling van de hulpverlener. Daarom moet een verwijsrapport veel
uitgebreider zijn. Het moet al die informatie bevatten die de collega nodig heeft
om de hulpverlening zo goed mogelijk voort te zetten.

Inhoud:
 Naam en overige personalia van de cliënt
 Naam en functie van de schrijver van het rapport
 Datum waarop het rapport is geschreven
 Feiten over de hulpvraag
 Situatie en voorgeschiedenis van de cliënt
 Jouw analyses en bevindingen
 Conclusies, aanleiding en redenen voor de overdracht
 Verzoek/advies aan degene die de cliënt overneemt

,  Verwachtingen van verdere hulp- of dienstverlening




Het adviesrapport
Het adviesrapport is gericht aan diegene die met dit rapport een goede
beslissing moet nemen over de cliënt.

Inhoud:
 Naam en overige personalia van de cliënt
 Naam en functie van de schrijver van het rapport
 Datum waarop het rapport is geschreven
 Feiten over de hulpvraag
 Situatie en voorgeschiedenis van de cliënt
 Jouw analyses en bevindingen
 Conclusies, aanleiding en redenen voor de overdracht
 Advies aan degene die de cliënt overneemt
 Het advies, zo helder en concreet mogelijk


De aanvraag voorzieningen
Deze vorm van rapportage dienst om geld of middelen aan te vragen als een
cliënt bijzondere voorzieningen nodig heeft om bijvoorbeeld nog zelfstandiger te
kunnen functioneren.

Inhoud:
 Naam en relevante gegevens van de cliënt
 Naam en functie van de schrijver van de aanvraag
 Datum waarop de aanvraag is geschreven
 Relevante informatie over de situatie van de cliënt
 Argumentatie over de aanvraag
 Een kort en bondig verzoek


Het bezwaar- of beroepschrift
Bezwaar- en beroepschriften dient een hulpverlener in als beslissingen zijn
aangekondigd over de cliënt of al zijn genomen door bevoegde instanties. In
beide rapportages draait het om argumenten. Die moeten zakelijk en feitelijk
worden weergegeven.

Inhoud:
 Naam en relevante gegevens van de cliënt
 Naam en functie van de schrijver van het bezwaar- of beroepschrift
 Datum waarop het bezwaar- of beroepschrift is opgesteld
 Beslissing waarop de tekst betrekking heeft
 Feitelijke informatie die van belang is voor het bezwaar of beroep
 Argumentatie waarom de beslissing niet moet worden genomen of moet
worden teruggedraaid
 Het concrete verzoek om de beslissing niet te nemen of deze terug te
draaien