Hoe wordt gemanaged?
Fasen en stappen:
In vorige hoofdstukken werd er gesproken over het structureren en faseren van het proces. Het
projectproces werd voorgesteld als een dikke pijl, waarbinnen horizontaal trajecteren en aspecten en
verticaal fasen werden onderscheiden.
Door fasering van het project proces krijg je de mogelijkheid je project tussentijds bij te sturen. Je kunt
dan aan het eind van elke fase de bereikte tussenresultaten toetsen aan de uitgangspunten die je
opdrachtgever aan het begin van het project heeft vastgesteld. Meestal kun je bij het faseren
gebruikmaken van een algemeen gehanteerde fasering, maar soms is het nodig dat je zelf een
fasering ontwerpt. In het laatste geval probeer je min of eer natuurlijke mijlpalen in het verloop van het
projectproces te onderkennen.
4.1 Lineaire en iteratieve fasering.
Er zijn verschillende manieren om een project te faseren, namelijk:
- Lineaire fasering
- Iteratieve fasering
Bij de lineaire fasering wordt het projectproces vooraf onderverdeeld in fasen. Een beslismoment
markeert het eind van elke fase.
De lineaire fasering is alleen toepasbaar als het eindresultaat en de manier waarop dat resultaat
bereikt moet worden, vooraf is te overzien.
Wanneer bij de start van een project nog niet duidelijk is hoe het eindresultaat er uitgaat uitzien, en
dus ook nog niets is te zeggen over de wijze waarop het resultaat bereikt moet worden, kunnen we
gebruikmaken van de zogenaamde iteratieve fasering. Bij iteratieve fasering volgen verschillende
korte cycli elkaar snel op. Elke fase staat min o meer op zichzelf en leidt tot een proefproduct of pilot.
Bij de iteratieve fasering worden alle aspecten van het project tegelijk gevolgd en gestuurd; ook de
stappen zijn wat anders dan bij de de beheerscyclus van een enkel aspect. Binnen elke fase worden
steeds de volgende vijf stappen gezet: definitie, ontwikkel pilot, invoering pilot, effectmeting,
conclusies, waarna de volgende cyclus weer begint met herdefinitie, ontwikkeling nieuwe pilot,
enzovoort.
4.2 fasering van een onderzoeks0/adviesproject (van probleem naar oplossing)
De opzet van een onderzoeksproject is meestal om inzicht te krijgen in een bepaalde situatie of een
bijdrage te leveren aan verandering van situaties. Een puur onderzoeksproject begint met een
concrete vraagstelling en mondt uit in antwoorden op die concrete vraagstelling. Dit gebeurt door het
verzamelen en analyseren van informatie en het trekken van conclusies daaruit.
Het eind product van een dergelijk onderzoeksproject is meestal een onderzoeksrapport.
Een dergelijk project gaat verder dan alleen maar onderzoek. Het gaat dan niet alleen om het
verzamelen en analyseren van informatie (hoe zit het in elkaar?) en vervolgens (strategisch)
waarderen van die verkregen informatie (welke conclusie trek ik eruit?), maarook om idee- en plan-
vorming voor de toekomst (wat kunnen we eraan doen, en welke keuze maken we uit de verschillende
oplossingsrichtingen?) en soms zelfs om de concete aanpak (hoe kunnen de
oplossingen/adviezen/aanbevelingen in praktijk worden gebracht?). In dergelijke gevallen spreken we
over een ‘onderzoek-/adviesproject’.
Een onderzoeks-/adviesproject wordt verdeeld in de volgende fases:
1 Initatieffase
2 Onderzoeksfase
3 Adviesfase
, 4 Uitwerkingsfase
5 Implementatiefase
6 Afwikkelingsfase
De beheersaspecten van van KOFTIG zijn nog wel van belang bij het schrijven van het projectvoorstel
in de initiatieffase, maar zijn de beslisdocumenten daarna lang niet meer altijd even relevant.
4.3 Fasering van een ontwikkelproject (van idee naar product)
Een ontwikkelproject begint met een idee en mondt uit in een concreet product. Bij ontwikkelprojecten
houdt in dat alle productgerichte activiteiten nodig zijn om het geoogde resultaat te bereiken – in
logische stappen worden verdeeld. De product gerichte activiteiten monden in elke fase uit een
tussentijds faseresultaat.
De fases toegelicht:
Initiatieffase:
Tijdens de initiatieffase vindt een analyse van het projectinitiatief plaats, worden de uitgangspunten en
randvoorwaarden van het project geformuleerd en wordt een plan opgesteld voor de aanpak. Ook
moet duidelijk worden op wie de communicatie zich voornamelijk gaat richten en met welk doel.
Verder worden de zakelijk randvoorwaarden in kaart gebracht zoals het budget end e beschikbare tijd.
De initiatieffase wordt afgesloten met het projectvoorstel.
Definitiefase:
Tijdens de definitiefase worden de globale eisen en criteria uit het projectvoorstel nader uitgewerkt. De
definitiefase is vooral van toepassing op complexe, meer technische projecten, waar een
gedetailleerde omschrijving van de functionele en operationele eisen waaraan het eindproduct moet
voldoen van groot belang is, evenals de eventuele beperkingen die voor het ontwerp gelden.
Ontwerpfase
De in de vorige fase ontwikkelde globale uitgangspunten, worden in deze fase uitgewerkt tot een plan
of ontwerp. Bij inhoudelijk gecompliceerde projecten wordt eventueel eerst nog een projectresultaat op
een logische wijze met elkaar samenhangen
De resultaten van de ontwerpfase worden samengevat in het projectplan. In dit beslisdocument zijn,
naast het inhoudelijke plan of ontwerp, ook de consequenties daarvan nader uitgewerkt en vergelijken
met de randvoorwaarden die aan het einde van de vorige fase zijn vastgesteld. In de ontwerpfase
wordt ook de communicatiestrategie, zoals geformuleerd in de initiatieffase, uitgewerkt in een
communicatieplan, inclusief een eventueel fondswervingplan. In het communicatieplan staat
aangegeven op welke wijze en met welke middelen de communicatiestrategie gaat plaatsvinden.
Uitwerkingsfase
De uitwerkingsfase is een tussenfase die nodig is om het inhoudelijke plan, of het ontwerp dat in de
ontwerpfase is ontwikkeld, praktisch te vertalen voor de mensen in de uitvoering. Dit wordt dan
samengevoegd. De inhoud bestaat uit onder andere: Een draaiboek, technische beschrijvingen, werk-
en detailtekeningen, bestellijsten enzovoorts.
Realisatiefase
In deze fase wordt het project daadwerkelijk uitgevoerd. Na afloop van de realisatiefase is het product
of het resultaat van het project gerealiseerd. Ten behoeve van de functionering- of de gebruiksfase
wordt een functioneringsprogramma opgesteld. Dit programma bevat instructies en richtlijnen voor het
gebruik, het functioneren of de feitelijke presentatie en het eventuele onderhoud van het product
tijdens de gebruiksfase.
Functioneringsfase
In de functioneringsfase is het product van het project in gebruik genomen.
, Afwikkelingsfase
In deze laatste fase gaat het om de afwikkeling en het terugblikken om eventuele lessen te leren voor
een volgende keer. Tot de afwikkeling van een project kunnen activiteiten horen zoals het maken van
de eindafrekening, het opstellen van een eindverantwoording voor de subsidiegever, het schrijven van
bedankbriefjes naar alle betrokkenen bij het project of het versturen van een follw0up naar de
bezoekers van bijvoorbeeld de beurs
Het ook mogelijk en aan te bevelen het project af te sluiten met een eindevaluatie.
Hoofdstuk 5: stappenplan voor een onderzoeksproject
5.1 vijf probleemsoorten
Er kan een indeling worden gemaakt naar vijf elementaire probleemsoorten:
- Analyseproblemen
- Zoekproblemen
- Keuzeproblemen
- Constellatieproblemen
- Consequentieproblemen
5.2 stappenplan initiatieffase
Tijdens de initiatieffase zijn de volgende stappen te onderscheiden:
- Project-start-up (PSU)
- Verkenning van probleem of vraag
- Definietie van probleem of vraag
- Projectcommunicatie
- Bezinning op de aanpak
- Bezinning op de zakelijke randvoorwaarden
- Schrijven van het projectvoorstel
- Afsluiten van een projectcontract
Project-start-up (PSU)
Bijeenkomst waarin de leden van het onderzoeksteam hun inzichten, verwachtingen en belangen met
betrekking tot het project met elkaar bespreken.
Verkenning van probleem of vraag
Een onderzoeksproject begint meestal met een probleem dat eerst verder verkend moet worden.
De startsituatie van een project is van invloed op de aanpak ervan.
De probleemoriëntatie moet inzicht opleveren in de aard van het probleem of de vraag en de context
waarin het probleem is geplaatst. Je kan hierbij gebruik maken van de zes vragen van Kipling.
Methoden die bij de verkenning van een probleem kunnen worden toegepast zijn bijvoorbeeld:
- Intakegesprek met de opdrachtgever
- Eerste analyse van het probleem
- Vooronderzoek
Definitie van probleem of vraag
Onder probleemstellingen horen:
- Formuleren van de doelstelling; reactie van de probleemeigenaar op de waargenomen
probleemsituatie.
- Formulering van de centrale vraagstelling; aangeven wat het project in de praktijk gaat doen
aan de doelstelling van de opdrachtgever.
Met het formuleren van de centrale vraagstelling wordt het project tevens afgebakend.
De centrale vraagstelling wordt geoperationaliseerd door het formuleren van onderzoekbare vragen.
Bezinning op de aanpak
Bij het kiezen van onderzoeksmethoden moet je eerst kijken naar de aard van de vraagstelling, deze
onderzoeksmethoden zijn:
Fasen en stappen:
In vorige hoofdstukken werd er gesproken over het structureren en faseren van het proces. Het
projectproces werd voorgesteld als een dikke pijl, waarbinnen horizontaal trajecteren en aspecten en
verticaal fasen werden onderscheiden.
Door fasering van het project proces krijg je de mogelijkheid je project tussentijds bij te sturen. Je kunt
dan aan het eind van elke fase de bereikte tussenresultaten toetsen aan de uitgangspunten die je
opdrachtgever aan het begin van het project heeft vastgesteld. Meestal kun je bij het faseren
gebruikmaken van een algemeen gehanteerde fasering, maar soms is het nodig dat je zelf een
fasering ontwerpt. In het laatste geval probeer je min of eer natuurlijke mijlpalen in het verloop van het
projectproces te onderkennen.
4.1 Lineaire en iteratieve fasering.
Er zijn verschillende manieren om een project te faseren, namelijk:
- Lineaire fasering
- Iteratieve fasering
Bij de lineaire fasering wordt het projectproces vooraf onderverdeeld in fasen. Een beslismoment
markeert het eind van elke fase.
De lineaire fasering is alleen toepasbaar als het eindresultaat en de manier waarop dat resultaat
bereikt moet worden, vooraf is te overzien.
Wanneer bij de start van een project nog niet duidelijk is hoe het eindresultaat er uitgaat uitzien, en
dus ook nog niets is te zeggen over de wijze waarop het resultaat bereikt moet worden, kunnen we
gebruikmaken van de zogenaamde iteratieve fasering. Bij iteratieve fasering volgen verschillende
korte cycli elkaar snel op. Elke fase staat min o meer op zichzelf en leidt tot een proefproduct of pilot.
Bij de iteratieve fasering worden alle aspecten van het project tegelijk gevolgd en gestuurd; ook de
stappen zijn wat anders dan bij de de beheerscyclus van een enkel aspect. Binnen elke fase worden
steeds de volgende vijf stappen gezet: definitie, ontwikkel pilot, invoering pilot, effectmeting,
conclusies, waarna de volgende cyclus weer begint met herdefinitie, ontwikkeling nieuwe pilot,
enzovoort.
4.2 fasering van een onderzoeks0/adviesproject (van probleem naar oplossing)
De opzet van een onderzoeksproject is meestal om inzicht te krijgen in een bepaalde situatie of een
bijdrage te leveren aan verandering van situaties. Een puur onderzoeksproject begint met een
concrete vraagstelling en mondt uit in antwoorden op die concrete vraagstelling. Dit gebeurt door het
verzamelen en analyseren van informatie en het trekken van conclusies daaruit.
Het eind product van een dergelijk onderzoeksproject is meestal een onderzoeksrapport.
Een dergelijk project gaat verder dan alleen maar onderzoek. Het gaat dan niet alleen om het
verzamelen en analyseren van informatie (hoe zit het in elkaar?) en vervolgens (strategisch)
waarderen van die verkregen informatie (welke conclusie trek ik eruit?), maarook om idee- en plan-
vorming voor de toekomst (wat kunnen we eraan doen, en welke keuze maken we uit de verschillende
oplossingsrichtingen?) en soms zelfs om de concete aanpak (hoe kunnen de
oplossingen/adviezen/aanbevelingen in praktijk worden gebracht?). In dergelijke gevallen spreken we
over een ‘onderzoek-/adviesproject’.
Een onderzoeks-/adviesproject wordt verdeeld in de volgende fases:
1 Initatieffase
2 Onderzoeksfase
3 Adviesfase
, 4 Uitwerkingsfase
5 Implementatiefase
6 Afwikkelingsfase
De beheersaspecten van van KOFTIG zijn nog wel van belang bij het schrijven van het projectvoorstel
in de initiatieffase, maar zijn de beslisdocumenten daarna lang niet meer altijd even relevant.
4.3 Fasering van een ontwikkelproject (van idee naar product)
Een ontwikkelproject begint met een idee en mondt uit in een concreet product. Bij ontwikkelprojecten
houdt in dat alle productgerichte activiteiten nodig zijn om het geoogde resultaat te bereiken – in
logische stappen worden verdeeld. De product gerichte activiteiten monden in elke fase uit een
tussentijds faseresultaat.
De fases toegelicht:
Initiatieffase:
Tijdens de initiatieffase vindt een analyse van het projectinitiatief plaats, worden de uitgangspunten en
randvoorwaarden van het project geformuleerd en wordt een plan opgesteld voor de aanpak. Ook
moet duidelijk worden op wie de communicatie zich voornamelijk gaat richten en met welk doel.
Verder worden de zakelijk randvoorwaarden in kaart gebracht zoals het budget end e beschikbare tijd.
De initiatieffase wordt afgesloten met het projectvoorstel.
Definitiefase:
Tijdens de definitiefase worden de globale eisen en criteria uit het projectvoorstel nader uitgewerkt. De
definitiefase is vooral van toepassing op complexe, meer technische projecten, waar een
gedetailleerde omschrijving van de functionele en operationele eisen waaraan het eindproduct moet
voldoen van groot belang is, evenals de eventuele beperkingen die voor het ontwerp gelden.
Ontwerpfase
De in de vorige fase ontwikkelde globale uitgangspunten, worden in deze fase uitgewerkt tot een plan
of ontwerp. Bij inhoudelijk gecompliceerde projecten wordt eventueel eerst nog een projectresultaat op
een logische wijze met elkaar samenhangen
De resultaten van de ontwerpfase worden samengevat in het projectplan. In dit beslisdocument zijn,
naast het inhoudelijke plan of ontwerp, ook de consequenties daarvan nader uitgewerkt en vergelijken
met de randvoorwaarden die aan het einde van de vorige fase zijn vastgesteld. In de ontwerpfase
wordt ook de communicatiestrategie, zoals geformuleerd in de initiatieffase, uitgewerkt in een
communicatieplan, inclusief een eventueel fondswervingplan. In het communicatieplan staat
aangegeven op welke wijze en met welke middelen de communicatiestrategie gaat plaatsvinden.
Uitwerkingsfase
De uitwerkingsfase is een tussenfase die nodig is om het inhoudelijke plan, of het ontwerp dat in de
ontwerpfase is ontwikkeld, praktisch te vertalen voor de mensen in de uitvoering. Dit wordt dan
samengevoegd. De inhoud bestaat uit onder andere: Een draaiboek, technische beschrijvingen, werk-
en detailtekeningen, bestellijsten enzovoorts.
Realisatiefase
In deze fase wordt het project daadwerkelijk uitgevoerd. Na afloop van de realisatiefase is het product
of het resultaat van het project gerealiseerd. Ten behoeve van de functionering- of de gebruiksfase
wordt een functioneringsprogramma opgesteld. Dit programma bevat instructies en richtlijnen voor het
gebruik, het functioneren of de feitelijke presentatie en het eventuele onderhoud van het product
tijdens de gebruiksfase.
Functioneringsfase
In de functioneringsfase is het product van het project in gebruik genomen.
, Afwikkelingsfase
In deze laatste fase gaat het om de afwikkeling en het terugblikken om eventuele lessen te leren voor
een volgende keer. Tot de afwikkeling van een project kunnen activiteiten horen zoals het maken van
de eindafrekening, het opstellen van een eindverantwoording voor de subsidiegever, het schrijven van
bedankbriefjes naar alle betrokkenen bij het project of het versturen van een follw0up naar de
bezoekers van bijvoorbeeld de beurs
Het ook mogelijk en aan te bevelen het project af te sluiten met een eindevaluatie.
Hoofdstuk 5: stappenplan voor een onderzoeksproject
5.1 vijf probleemsoorten
Er kan een indeling worden gemaakt naar vijf elementaire probleemsoorten:
- Analyseproblemen
- Zoekproblemen
- Keuzeproblemen
- Constellatieproblemen
- Consequentieproblemen
5.2 stappenplan initiatieffase
Tijdens de initiatieffase zijn de volgende stappen te onderscheiden:
- Project-start-up (PSU)
- Verkenning van probleem of vraag
- Definietie van probleem of vraag
- Projectcommunicatie
- Bezinning op de aanpak
- Bezinning op de zakelijke randvoorwaarden
- Schrijven van het projectvoorstel
- Afsluiten van een projectcontract
Project-start-up (PSU)
Bijeenkomst waarin de leden van het onderzoeksteam hun inzichten, verwachtingen en belangen met
betrekking tot het project met elkaar bespreken.
Verkenning van probleem of vraag
Een onderzoeksproject begint meestal met een probleem dat eerst verder verkend moet worden.
De startsituatie van een project is van invloed op de aanpak ervan.
De probleemoriëntatie moet inzicht opleveren in de aard van het probleem of de vraag en de context
waarin het probleem is geplaatst. Je kan hierbij gebruik maken van de zes vragen van Kipling.
Methoden die bij de verkenning van een probleem kunnen worden toegepast zijn bijvoorbeeld:
- Intakegesprek met de opdrachtgever
- Eerste analyse van het probleem
- Vooronderzoek
Definitie van probleem of vraag
Onder probleemstellingen horen:
- Formuleren van de doelstelling; reactie van de probleemeigenaar op de waargenomen
probleemsituatie.
- Formulering van de centrale vraagstelling; aangeven wat het project in de praktijk gaat doen
aan de doelstelling van de opdrachtgever.
Met het formuleren van de centrale vraagstelling wordt het project tevens afgebakend.
De centrale vraagstelling wordt geoperationaliseerd door het formuleren van onderzoekbare vragen.
Bezinning op de aanpak
Bij het kiezen van onderzoeksmethoden moet je eerst kijken naar de aard van de vraagstelling, deze
onderzoeksmethoden zijn:
