Samenvatting belangrijke stof FEM

3Kenmerken evenementen

• Componenten van een evenement
- De plaats
- De context
- De personen die erop af komen

• Soort evenementen
1. Eenmalige evenementen
Is identiek, is nog nooit gedaan en heeft hierdoor geen vast template die je kan aanhoud. De
initiatiefnemers moeten hun eigen model gaan creëren.
Probleem = er is een gebrek aan mogelijkheid tot kostenafschrijving. Je schaft iets eenmalig aan en
gaat het vervolgens niet hergebruiken.

2. Evenementen die terug komen op de zelfde locatie
Je kan ieder jaar een kleine aanpassing maken en geleidelijk streven naar perfectie.
- Basis: er is een basis die ieder jaar herhaald wordt. Je kan makkelijker partners aanspreken
omdat ze weten wat ze kunnen verwachten en je bespaart tijd op ontwikkelingsfase
- Kostenreductief: lange termijn contracten en hergebruik van spullen
- Vaste klantengroep: voordeel hieraan is dat dit zorgt voor een minimale inkomstenpost

3. Evenementen die periodiek terugkomen op verschillende locaties
Ervaringen kunnen doorgegeven worden aan de nieuwe gastheer. De locatie zal in dit geval de
uitdaging worden.

4. Touring evenementen
Dit is misschien wel de meest intensieve vorm van evenementen. Grootste uitdaging hierbij zal de
logistiek zijn. Alle materialen en diensten moeten mee gevoerd worden. Ook hierbij is het een
voordeel dat kosten afgeschreven kunnen worden over een groot aantal evenementen.

• Organisatie van een evenement – stappenplan
1. Zorgen voor sporters/atleten  begin altijd bij de sport en sporters. Dit vormt de basis van je
evenement. Je kan wel sponsors hebben, maar als er geen sporters (deelnemers) zijn, kan
het niet door gaan. Als je deelnemers hebt kan je samen verder.
2. Partnerships aangaan  er is een basis en duidelijk dat er misschien wel bekende sporters
gaan komen. Dit kan een partnership aantrekkelijk maken voor de bedrijven.
3. Media opzoeken  de media opzoeken gaat makkelijker als er sponsoren zijn die verbonden
worden aan het evenement. Sponsoren helpen jou als event om aandacht te krijgen.
Daarnaast is het belangrijk dat eerst goede deals worden gesloten en rond gemaakt. Het is
niet slim om naar de media te gaan met het bericht dat je gaat samenwerken met een groot
bedrijf wat vervolgens niet meer door gaat.


Eventmanager
Waar moet een eventmanager over beschikken:
• Passie
• Motivatie
• Kunnen:
- Plannen  vooruit kunnen kijken, een visie hebben
- Communicatie  mensen verbinden
- Leiden  voorop gaan, proactief zijn (verdiepen; verbeelden; ontwerpen; doen)

,The Marketplace Model – ZTG




• Revenues – opbrengsten: komen uit drie dingen;
- Marketing
- Media
- Event zelf (kaartverkoop)
 Er zijn drie factoren die invloed hebben op de revenues en die een wisselwerking op elkaar
uitvoeren:
1. Federation & Right Holders – het event kan samenhangen met federaties (bonden en
verenigingen) en rechthebbenden (organisaties die het event ondersteunen). Bij grote events
is er een enorm groot team nodig.
2. Clubs, Team & Athletes – je kan hier geld door ontvangen (inschrijfkosten), maar je kan hier
ook geld voor betalen (een bekende sporter zodat hij/zij op jouw evenement is).
3. Faciliteiten, evenementen & steden – kijk of er dingen hergebruikt kunnen worden. In de
stad hebben meer lokale bedrijven te maken met jouw event dan wanneer het op het
platteland is.
• Media organisations – de media kan je evenement maken of breken. Zorg er altijd voor de de
faciliteiten op je event voldoende zijn (VIP plaatsen). Als jouw event goed in het nieuws komt kan dit
zoveel opleveren. Maar als er een ongeluk gebeurt waardoor het negatief in het nieuws komt kan er
gelijk een negatieve stempel op gedrukt worden.
• Sponsors en partnerships vs. bezoekers, deelnemers en fans – sponsors worden sponsors als zij
zich willen associëren met de doelgroep die op het event af komt (Red Bull bij ‘sport’studenten).
Maar daarnaast kan een sponsor er juist ook weer voor zorgen dat er deelnemers komen naar een
event die de sponsor gaaf vinden (ook Red Bull bij extreme events). Juist door de naam van de
sponsor komen er mensen op je evnt af.
• Agencies – vertegenwoordiger van je event. Dit kan het bestuur zijn, maar het kan ook een
bekende naam zijn die aanwezig is op jouw event (dit kan eventueel geld kosten, maar je kan hier
een grotere opbrengst mee creëren).

, Redenen om een event te organiseren
LEGACY  Alles wat je doet als bedrijf gaat om je legacy, wat laat je achter.
- Economisch  geld verdienen (Bijv. Loveland, Obstacle Run)
- Sociaal-cultuur  hoort bij de cultuur (Bijv. golfwedstrijden, hoort binnen de golfcultuur)
- Omgeving (milieu) 
- Imago  (Bijv. Red Bull organiseert een extreme event om te laten zien dat Red Bull dit wil
uitstralen en dat extreme bij Red Bull past)


Levenscyclus van facility management – ZTG




Stadium 1 – ontwerp en ontwikkelfase
- Idee en haalbaarheidsonderzoek: moet juist en volledig zijn. Alle ideeën moeten onderzocht
worden op haalbaarheid. Let hierbij ook op de onvoorziene kosten en denk aan de worst
case scenario. Stel in deze fase ook je doelen en de daarbij behorende vereisten vast.
- Ontwerp en bouw
- Gedetailleerde planning en voorbereiding: het is zeer waarschijnlijk dat er nieuwe/extra
ideeën en mogelijkheden ontstaan tijdens deze fase. Deze nieuwe ideeën moeten eerst weer
getest worden op haalbaarheid. Neem in deze fase ook de input van je team, partners,
leveranciers mee  teamwork = input.

Twee manieren om tot een budget te komen:
1. Ontwikkel een event en kijk wat het kost
2. Stel een budget vast en bouw daar een event omheen

Stadium 2 – operationele fase
Deze fase bevat de productlevenscyclus van een dienst/product.
- Uitvoering & prestatiemeting: je moet goed bedenken hoe je je event wil gaan meten.
• Tastbaar en ontastbaar  het ontastbare is vaak lastig te meten, dit is vaak een ervaring.
• Factoren staan allemaal in verbinding met elkaar, hoe kan je deze los van elkaar meten.