Draaiboek Evenementen Management jaar 1 HBS

Draaiboek
3-gangen Thema diner van Saxion Hospitality Business School 2020




Door innovents :
Isabella van Wijk, Tessa ter Horst, Lars Lemstra, Jaap Franssen, Joyce van den
Brink, Robin Boers, Nannet van Staveren, Jamie Bruinink, Gavino Willemsen




1

,Inhoudsopgave
Kerngegevens evenement......................................................................................................................3
Draaiboekschema Apeldoorn.................................................................................................................3
Draaiboekschema Opbouwfase......................................................................................................3
Draaiboekschema Uitvoerfase........................................................................................................5
Draaiboekschema Afbouwfase.......................................................................................................8
Facilitair plan........................................................................................................................................10
Plattegronden van ruimtes bij Saxion Apeldoorn.............................................................................10
Facilitaire checklist van Non-Food producten...................................................................................11
Food & Beverage Plan..........................................................................................................................13
Receptuur en visualisatie van de gerechten.....................................................................................13
Recept garnalentartaar.................................................................................................................13
Recept klassieke carpaccio...........................................................................................................13
Recept Feestelijke salade met stoofpeer......................................................................................14
Recept Pasta met spinazie en kabeljauw......................................................................................14
Recept gehaktballen met rode-wijn jus en aardappel-selderijpuree............................................14
Recept Zoete Aardappel curry......................................................................................................16
Recept Citroenijs met munt en Cava............................................................................................16
Recept Gateau Chaud:..................................................................................................................17
Recept Diverse smaken ijs met frambozen...................................................................................17
Programma van F & B afdeling.........................................................................................................18
Tafelindeling van F & B.....................................................................................................................20
Bestellijsten F & B.............................................................................................................................22
Totale Kostenoverzicht van bestellijsten..............................................................................................24
Organisatiestructuur.............................................................................................................................25
Organogram......................................................................................................................................25
Personeelsplanning..............................................................................................................................26
Werkbriefjes.........................................................................................................................................28
Informatie.............................................................................................................................................46
Call-sheet..........................................................................................................................................46
Briefing.................................................................................................................................................50
Kerngegevens evenement:...........................................................................................................50
Doel van het evenement:.............................................................................................................50
Verwachting..................................................................................................................................50
Mogelijke knelpunten...................................................................................................................50

2

, Vragenlijst............................................51


Kerngegevens
evenement Draaiboekschema
 11 juni 2020, themadiner
 Om 18:00 begint ontvangst
Apeldoorn
 Om 18:30 begint het themadiner Draaiboekschema
 20:45 zorgen voor een gepaste afsluiting Opbouwfase
TIJD ± 35 gasten, vrienden en
 ACTIVITEIT familie van de WIE
WAAR VERANTW. INFO
organisatie (Tel nrs call sheet)
 Alle mogelijke leeftijden.
14:30 o Voornamelijk ouders
Binnenkomst Centrale hal Innovents
- o Opa’s en oma’s: leeftijd 60+
organisatie
14:40 o Vrienden: leeftijd 16+
14:40 Briefingo Overig: alle mogelijke
Receptieleeftijden Isabella Managers Uitleg over
-  Budget in acht nemen van 700 euro. opbouw.
15:00  Meneer N. Leferink op Reinink,
15:00 Mise & place Keuken Lars, Jaap, F&B managers Voorbereidingen

- Gavino voor diner. Zie
 Innovents, +31 6 28189724,
17:00 F&B Planning.
(pagina 14)
15:00 Het creëren
 Opbouw entree van naamsbekendheid
Centrale hal voorIsabella, Tessa Managers Fotomuur
- Hospitality Business School plaatsen. Zie
16:00  Rekening houden met duurzaamheid op facilitair plan.
logische en creatieve wijze (pagina 11)
15:00 Na afloop
 Opbouw willen wij graag
La Fabrique dat de
La Fabrique Joyce, Nannet, Planning managers Zie facilitair plan.
- ontvangen cijfers bij de enquete een 9 als Robin, Jamie (pagina 11)
15:30
16:00 Bewegwijzering Gehele pand Tessa Facilitair manager Bewegwijzering
- door gebouw voor
16:10 verduidelijking van
routing.
16:00 Garderobe Centrale hal Isabella Managers Zie facilitair plan.
- (pagina 11)
16:10
15:30 Aankleding La Fabrique La Fabrique Joyce, Nannet, Planning managers Decoreren van de
- Robin, Jamie zaal. Zie facilitair
16:20 plan. (pagina 11)
16:10 Tafels indelen La Fabrique Tessa Managers Zie facilitair plan.
- (pagina 11)
16:50
16:10 Tafels aankleden La Fabrique Isabella Managers Tafels opdekken
- en decoreren.
16:50
16:20 Aankleding fotomuur Centrale hal Nannet, Joyce Planning managers Fotomuur
- decoreren.
17:00
16:30 Geluidsinstallatie La Fabrique Robin Financieel managers Naar eigen inzicht.
- maken
17:00
16:20 Statafels neerzetten Centrale hal Jamie Financieel managers Zie facilitair plan.
- (pagina 11)
16:40


3

, 16:40- Loper neerleggen Hoofdingang Jamie Financieel managers Buiten bij
hoofdingang. Zie
16:50 facilitair plan
(pagina 11)
16:50 Toiletten controleren Toiletten Tessa Managers Controleren of
- alles nog schoon is
17:00 en er nog
voldoende papier
aanwezig is. Zo
niet dit bijvullen
en schoonmaken.
16:50 Vuilniszakken in Centrale hal Isabella Managers Volle zakken
- prullenbakken weghalen en
17:00 vervangen met
lege. Volle zakken
naar container
naast het gebouw
brengen.
16:50 Folie van lopers Hoofdingang Jamie Financieel manager Lopers bij
- verwijderen hoofdingang.
17:00
17:00 Briefing Receptie Isabella Managers Uitleg over taken
- en verloop van
17:20 evenement.
17:20 Eet pauze Keuken Innovents
-
17:50
17:50 Welkomstdrankje Centrale hal Isabella, Tessa F&B manager Op statafels.
- klaarzetten
18:00




4