Samenvatting Projectmanagement Roel Grit

Projectmanagement
H1
Soorten werkzaamheden:
1. Improvisatie
 Plotselinge gebeurtenis (Ad Hoc)
 Onzeker resultaat
 Veel vrijheid
 Chaotisch
2. Routinematige werkzaamheden
 Worden herhaaldelijk uitgevoerd
 Goed voorspelbaar
 Werkprocedures  doelmatig
3. Projectmatige werkzaamheden
 Eenmalig
 Redelijk voorspelbaar
 Planmatig werken  vooraf de tijd nemen om goed na te denken over het te
bereiken doel en hoe dit kan worden bereikt
 Het wordt geleidelijk duidelijker

Ad Hoc = Niet volgens een plan, maar van geval tot geval beslissen.

Project = Een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld
doel te bereiken met een vastgesteld budget.

Kenmerken project:
- Project start-up/kick-off
- Tijdelijk  dus einddatum afgesproken
- Eenmalig projectresultaat
- Opdrachtgever
- Vastgesteld budget
- Mensen uit verschillende disciplines
- Projectorganisatie
- Ontstaat niet vanzelf

Vaak wordt er in het begin nog geïmproviseerd, maar wordt er via het project later
routinewerkzaamheden gedaan.

Soorten projecten:
- Technische projecten: Die een verandering in de techniek als doelstelling
hebben of een nieuw product moeten opleveren.
- Sociale projecten: Cultuur- en organisatieveranderingen.
- Commerciële projecten: Geld verdienen.
- Gemengde projecten: Tussenvorm van technische en sociale projecten.
- Evenementen: Het resultaat komt beschikbaar op een vast moment.

,Sommige projecten zijn moeilijke beheersbaar. Dat wil zeggen dat het moeilijk is te
voorkomen dat het budget wordt overschreden, de eindtijd te halen of het gestelde
resultaat te bereiken.

Plan van Aanpak (PvA): Hierin worden het project duidelijk beschreven 
projectdoel, de op te leveren producten, het budget en de planning.

Fase = Een serie activiteiten binnen een project die bij elkaar horen.
Prototype = Een vereenvoudigde nabootsing van de werkelijkheid.

Fasering:
1. Initiatief
2. Definitie
3. Ontwerp
4. Voorbereiding
5. Realisatie
6. Nazorg

Fase 1: Initiatief
Er is nog niet echt sprake van een project. Een project starten:
- Onderzoek doen naar de huidige stand van zaken
- Het bepalen van de probleemstelling
- Vaststellen van het doel of resultaat
- Haalbaarheid bepalen  haalbaarheidsonderzoek

Fase 2: Definitie
Er wordt onderscheid gemaakt tussen eisen en wensen. Eisen zijn verplicht, wensen
niet. Aan het einde van fase 2 is er een Plan van Aanpak.

Fase 3: Ontwerp
Er wordt laten zien hoe de oplossing eruit komt te zien. Men kan brainstormen om de
creativiteit te stimuleren. Om te kijken of de oplossing aan de eisen voldoet, kan er
een prototype worden gemaakt. Aan het einde van fase 3 is er een ontwerp.

Fase 4: Voorbereiding
Het ontwerp uit fase 3 wordt geschikt gemaakt voor fase 5. Men kijkt hoe het ontwerp
te maken is.

Fase 5: Realisatie
In deze fase gaat men praktisch aan de slag en vormt het projectresultaat.

Fase 6:
Het projectresultaat wordt gebruikt. Als omstandigheden in de loop van de tijd
veranderen, zullen ook aan het projectresultaat een verandering van eisen
plaatsvinden.

Doel van fasering:
Er worden in het project beslismoment gebouwd. Aan het eind van elke fase heeft de
opdrachtgever de gelegenheid om het project bij te sturen. De opdrachtgever kan
kiezen voor:

, 1. Doorgaan zoals het al was
2. Doorgaan met aanpassingen
3. Stoppen met het project

Voordelen projectmatig werken:
 Resultaat beter  meer geconcentreerd
 Opdrachtgever die kan bijsturen
 Als het PvA goed is, weet iedereen wat er moet gebeuren
 De verantwoordelijkheden liggen vast
 Project verloopt in fasen
 Projectleden kunnen elkaar aanvullen en stimuleren
 Risico van mislukken kleiner
 Leerzaam

Nadelen projectmatig werken:
 Het opzetten en inrichten kost tijd
 Goede medewerkers worden weggenomen  laten een ‘gat’ vallen
 Ingewikkeld
 Minder leereffect buiten de groep

Levenscyclus = Het ontstaan tot de ondergang van het project.
- Fasen
- Stagnatie (=bijv het afnemen van de verkoop)
- Verval

Exploitatie = Het project wordt opgeleverd en gebruikt.

Projectdoelen moeten SMART zijn opgesteld.
S – Specifiek (met voldoende details)
M – Meetbaar (is het project haalbaar qua geld, tijd, kwaliteit)
A – Acceptabel (doel moet acceptabel zijn voor degene die het moet behalen)
R – Realistisch (haalbaar en uitvoerbaar)
T – Tijdgebonden (eindtijd waarop het doel behaald moet zijn)

H2
Organigram = Een plaatje met alle afdelingen van de organisatie en de
machtsverhoudingen die gelden.
- Lijnafdeling: Machtsverhouding van boven naar beneden
- Stafafdeling: Geeft meestal advies of ondersteuning (zijwaartse lijn)

Functies binnen een projectgroep:
 Projectleiding
 Projectsecretariaat: Notuleren, briefwisseling, registratie tijdverantwoording
 Projectleden: Uitvoeren van het project
 Adviseurs/consultant

Externe partijen project: