Samenvatting Roel Grit Hoofdstuk 2 + 3

Hoofdstuk 2 Mensen en projecten

Projectorganisatie  wordt door management in het leven geroepen voor het
uitvoeren van een project.
Een project staat apart van de lijnorganisatie.

Projectgroep  mensen zijn op basis van bekwaamheid, vakkennis en karakter
bijeengebracht voor een project.
projectleiding  bestaat uit de
projectleider

projectsecretariaat  taken zoals
briefwisseling, notuleren, registratie
van de tijdverantwoording en het
beheer van het projectarchief.

Projectleden  zorgen voor de
uitvoering.

Adviseurs  deskundigen binnen of
buiten (consultant) de organisatie.

Werkgroep  belast met uitvoeren
van een aparte deeltaak.
Buitenwereld = externe partijen:
- Opdrachtgever
- Stuurgroep
- Referentie- of klankbordgroep  groep mensen die ervaring heeft met de
activiteiten die binnen het huidige project moeten worden uitgevoerd.
- Afdelingshoofden  zij leveren de interne projectmedewerkers
- Medezeggenschapsraad  adviseren aan of instemmen met een project
- Overheid  voor subsidies of vergunningen

Stakeholders  alle belanghebbenden van het project
Stakeholderanalyse = omgevingsanalyse  overzicht van alle betrokkenen en
hun belang bij het project.
Het is belangrijk dat de projectgroep ervoor zorgt dat de moederorganisatie en
de buitenwereld weten waar ze mee bezig is  externe communicatie.

Communicatieplan  alle afspraken en acties over de interne en externe
communicatie van het project.

Opdrachtgever wil beschikken over het eindproduct van het project en is dus de
klant. Hij betaalt hiervoor en is dus ook een beetje de sponsor.

Verantwoordelijkheden opdrachtgever:
- Neemt de inhoudelijke beslissingen
- Schept duidelijkheid in onduidelijke situaties
- Zorgt voor autorisatie bij bijvoorbeeld het management
- Zorgt voor draagkracht binnen eigen organisatie
- Denkt met het projectgroep mee
- Bewaakt samen met projectleider de voortgang
- Stelt het budget beschikbaar
- Bewaakt samen met projectleider de kwaliteit

,Gebruikers  nemen het eindproduct of projectresultaat letterlijk in gebruik
Acceptatie  neemt toe als ze vroegtijdig bij het project worden betrokken en
alvast kunnen wennen aan wat er staat te gebeuren.

Projectleider = ‘zwaargewicht’ aangesteld door management. Soms mag
projectgroep het zelf doen. = tijdelijke baas
- Een projectleider geeft sturing aan het project door middel van analyse
van de opdracht, een strategisch plan van aanpak uit te werken.
- Doel van het PvA is het project beheersbaar te maken. PvA is daartoe
een stuurinstrument.
- Daarna stuurt de projectleider het project aan en bewaakt hij de
voortgang en resultaat, dmv de beheeraspecten (GIKOT/MOSQUITO).

Competentie  combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag dat
nodig is om in een bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren.
Competentie is een beroepsbekwaamheid.

Verantwoordelijkheden projectleider:
- Zorgt voor een passende taakverdeling
- Stuurt het project aan de hand van het plan van aanpak
- Communiceert met alle betrokkenen
- Onderhandelt met opdrachtgever
- Faciliteert het werkproces
- Heeft de leiding over dagelijkse gang van zaken
- Monitort de voortgang en kwaliteit
- Bewaakt de beheeraspecten
- Signaleert problemen en lost die op

Programmamanager  meerdere werkgroepen met dus meerdere projectleiders
onder zich.

Projectleider + projectleden = opdrachtnemers.
Verantwoordelijkheden projectleden:
- Samen verantwoordelijk voor het eindresultaat
- Meedenken, adviseren en feedback geven aan elkaar, dus ook
voorzitter en secretaris
- Deelname aan projectvergaderingen
- Verantwoordelijk voor kwaliteit van materialen zoals afgesproken bij de
taakverdeling Dus je moet weten wat goed is en wat niet
- Je eigen tijd managen
- Goed blijven communiceren, vooral als je het niet redt

Teambuilding  samensmeden van een groep individuen tot een goed
samenwerkend team.
- De onderlinge samenwerking wil je efficiënt en effectief managen zodat
je het projectdoel realiseert.
- Voldoende aandacht voor
o Beeldkracht
o Vormkracht
o Samenwerkingskracht

, Rolverdeling  moet duidelijk zijn voor een goede samenwerking
PvA  taken van de verschillende projectleden
Consultant  externe adviseurs
Jobhoppers  mensen die projectmatig werken leuk vinden en van project naar
project springen.
Stress  onder spanning werken.
Carrière conflict  twee-bazen probleem  soms luistert projectlid meer naar
eigen baas dan naar projectleider.

Virtuele hulpmiddelen:
- Elektronische agenda  alles synchroniseren
- Teleconferentie  met elkaar bellen om te overleggen
- Documenten delen  alles voor iedereen toegankelijk, voortgang is
mooi overzichtelijk.
- Planningssoftware
- Virtueel samenwerken  denk aan skype
- Sociale netwerken

Om in een projectteam effectief en efficiënt met elkaar te kunnen samenwerken
is het raadzaam om duidelijke teamafspraken te maken.
Voorbeelden:
- Iedereen stemt in met de verstrekte projectopdracht
- We respecteren elkaar en luisteren naar elkaar mening
- Er wordt niet gemopperd.
- De projectleider heeft de rol van voorzitter van de vergaderingen.

Gedragscode = ethisch samenwerken

Samenhangende projecten:
- Stuurgroep  vertegenwoordiging van de opdrachtgever en de
projectleiders van de verschillende projecten. Zorgt voor informatie-
uitwisseling en coördinatie. Adviseert vooral.
- Linking pin  de leider van een groep is tevens lid van een ‘hogere’
groep.
- Programma  meerdere samenhangende projecten. Strategische
doelen van de organisatie bereiken is het doel.
- Taskforce  projectgroep bestaat uit een groep medewerkers die
geheel wordt vrijgemaakt voor een groot project.

Uitbesteden:
- Outsourcing  uitbesteden van taken die een bedrijf niet tot haar
kerntaken rekent.
- Turnkeyproject  zelfstandig laten uitvoeren van taken door een extern
bedrijf, met duidelijk afspraken over de resultaten, vaak voor een vaste
prijs (=fixed price) en gereed op een vaste datum (=fixed date).
- Offerte  klantresultaat tegen betaling aanbieden aan de
opdrachtgever, de klant.