BASISTHEORIE EVENT
TENTAME 1
Aniek van 't Hof
HOGESCHOOL INHOLLAND FEM-leerjaar 1
, Inhoud
Hoofdstuk 1: de evenementenmarkt....................................................................................................................3
1.1 Evenementen..............................................................................................................................................3
1.2 Soorten evenementen................................................................................................................................3
1.3 Ontwikkelingen in evenementenmarkt......................................................................................................3
1.4 Doelstellingen evenementen.....................................................................................................................4
1.5 Beurzen en tentoonstellingen....................................................................................................................5
Hoofdstuk 2: doelgroep, doelstellingen en communicatiestrategie....................................................................6
2.1 Doelgroepen...............................................................................................................................................6
2.2 Te realiseren doelstellingen.......................................................................................................................7
2.3 Marketingcommunicatiestrategie..............................................................................................................8
Hoofdstuk 3: Eventmarketing.............................................................................................................................10
3.1 Evenementen als onderdeel van marketingcommunicatie.....................................................................10
3.2 Experience marketing...............................................................................................................................10
3.3 Brand events.............................................................................................................................................11
3.4 Brand activation........................................................................................................................................11
3.5 Hybride evenementen..............................................................................................................................12
3.6 Event driven marketing............................................................................................................................12
Hoofdstuk 8: Locaties..........................................................................................................................................13
8.1 Locatiekeuze.............................................................................................................................................13
8.2 Locatie-eisen.............................................................................................................................................13
8.3 Soorten locaties........................................................................................................................................14
8.4 Aankleding en inrichting...........................................................................................................................14
Hoofdstuk 9: leveranciers...................................................................................................................................16
9.1 Leverancierskeuze....................................................................................................................................16
9.2 Evenementenbureaus..............................................................................................................................16
9.3 Overige leveranciers.................................................................................................................................18
9.4 Vrijwilligers...............................................................................................................................................18
Hoofdstuk 10: techniek.......................................................................................................................................19
10.1 Geluids-, licht-, beeldtechniek................................................................................................................19
10.2 Overige techniek.....................................................................................................................................20
10.3 Stroomvoorziening.................................................................................................................................21
Hoofdstuk 11: entertainment.............................................................................................................................21
11.1 Entertainment bij evenementen............................................................................................................21
11.2 Soorten entertainment...........................................................................................................................22
Hoofdstuk 12: catering.......................................................................................................................................24
12.1 Catering bij evenementen......................................................................................................................24
12.2 Dranken..................................................................................................................................................24
12.3 Food........................................................................................................................................................25
1
, 12.4 Aandachtspunten catering.....................................................................................................................26
12.5 Catering publieksevenementen.............................................................................................................26
Hoofdstuk 13: financiën......................................................................................................................................27
13.1 Bepalen en bewaken budget..................................................................................................................27
13.2 Begroting openbare evenementen........................................................................................................28
13.3 Sponsoring..............................................................................................................................................30
Hoofdstuk 14: Veiligheid.....................................................................................................................................32
14.1 Veiligheid van evenementen..................................................................................................................32
14.2 Veiligheidsplan.......................................................................................................................................34
14.3 Inzet materiaal en personeel..................................................................................................................34
14.4 Vergunningen en verzekeringen............................................................................................................35
14.6 Crowd management...............................................................................................................................36
Hoofdstuk 16: de organisatie..............................................................................................................................37
16.1 Organiseren evenement.........................................................................................................................37
16.2 Projectfasen............................................................................................................................................38
16.3 Rechten, plichten en regelgeving organisator.......................................................................................39
16.4 Organisaties, vakbladen, websites en beurzen op evenementengebied..............................................40
Hoofdstuk 17: Evaluatie......................................................................................................................................41
17.1 Evaluatie evenement..............................................................................................................................41
17.2 Onderzoek en enquête...........................................................................................................................41
2
, Hoofdstuk 1: de evenementenmarkt
1.1 Evenementen
Definitie evenement
Een evenement is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde publieks- of zakelijke
doelgroep live of online te informeren, entertainen of een bepaalde beleving te laten ondergaan teneinde een
vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
Kenmerken van een evenement:
1. Georganiseerde gebeurtenis
2. Gericht op een bepaalde doelgroep
3. Entertainend en/of informatief doel
4. Vooraf bepaalde doelstelling
1.2 Soorten evenementen
Evenementen kunnen we verdelen in twee hoofdgroepen:
1. Openbare evenementen (= publieksevenementen)
Een evenement wordt gehouden in een openbare locatie of op een openbaar terrein en dat, al dan niet tegen
betaling, voor iedereen toegankelijk is. Openbare evenementen kunnen we weer opdelen in de volgende
categorieën:
1. Culturele evenementen; Lowlands, Pinkpop, Hoornse kermis, Sail
2. Sportevenementen; EK voetbal, Dam tot Dam loop, Dutch TT, WK wielrennen
3. Beurzen en tentoonstellingen; Huishoudbeurs, Vakantiebeurs, Auto RAI, Libelle zomerweek
2. Niet openbare evenementen (= zakelijke of bedrijfsevenementen)
Een evenement dat in besloten kring wordt georganiseerd en dus niet vrij toegankelijk is. Deze niet openbare
evenementen kun je op de volgende manier categoriseren:
1. Bedrijfsevenementen; open dagen, openingen, jubilea, productlanceringen
2. Kennis- en informatieoverdracht; congressen, seminars, workshops, trainingen
3. Personeelsevenementen; personeelsfeesten, motivatiebijeenkomsten, mijlpaalvieringen
4. (Vak) beurzen en tentoonstellingen; Bouwbeurs, Horecava, Elektrotechniek, Technoshow
Privéfeesten; bruiloften, verjaardagen, housewarmingparty’s, doopfeesten
Een ander onderscheid wat er gemaakt wordt is tussen reguliere en niet reguliere evenementen
Reguliere evenementen: dit zijn evenementen die periodiek worden gehouden.
Niet reguliere evenementen: dit zijn juist evenementen die incidenteel worden gehouden.
1.3 Ontwikkelingen in evenementenmarkt
Ontwikkelingen in openbare evenementen
1. Omvang evenementen
Vroeger: publieksevenementen simpel in opzet
Tegenwoordig: naast hoofdpodia verschillende stages en mogelijke workshops of activiteiten. Bijv.
meedoen aan een jamsessie, tattoo zetten, lezing bijwonen
o Grote aanbod van festivals zorgt voor verzadiging, hierdoor komen en gaan er veel festivals.
Zorgt voor vernieuwing
2. Catering
Variatie in aanbod
3. Maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen
Organisatie streeft niet alleen naar winst behalen, maar dit op een zo milieubewuste manier te doen
(denk aan de 3 P’s)
4. Crowdfunding
Via internet maken potentiële investeerders een bedrag over.
Relatief lage bedragen
3
TENTAME 1
Aniek van 't Hof
HOGESCHOOL INHOLLAND FEM-leerjaar 1
, Inhoud
Hoofdstuk 1: de evenementenmarkt....................................................................................................................3
1.1 Evenementen..............................................................................................................................................3
1.2 Soorten evenementen................................................................................................................................3
1.3 Ontwikkelingen in evenementenmarkt......................................................................................................3
1.4 Doelstellingen evenementen.....................................................................................................................4
1.5 Beurzen en tentoonstellingen....................................................................................................................5
Hoofdstuk 2: doelgroep, doelstellingen en communicatiestrategie....................................................................6
2.1 Doelgroepen...............................................................................................................................................6
2.2 Te realiseren doelstellingen.......................................................................................................................7
2.3 Marketingcommunicatiestrategie..............................................................................................................8
Hoofdstuk 3: Eventmarketing.............................................................................................................................10
3.1 Evenementen als onderdeel van marketingcommunicatie.....................................................................10
3.2 Experience marketing...............................................................................................................................10
3.3 Brand events.............................................................................................................................................11
3.4 Brand activation........................................................................................................................................11
3.5 Hybride evenementen..............................................................................................................................12
3.6 Event driven marketing............................................................................................................................12
Hoofdstuk 8: Locaties..........................................................................................................................................13
8.1 Locatiekeuze.............................................................................................................................................13
8.2 Locatie-eisen.............................................................................................................................................13
8.3 Soorten locaties........................................................................................................................................14
8.4 Aankleding en inrichting...........................................................................................................................14
Hoofdstuk 9: leveranciers...................................................................................................................................16
9.1 Leverancierskeuze....................................................................................................................................16
9.2 Evenementenbureaus..............................................................................................................................16
9.3 Overige leveranciers.................................................................................................................................18
9.4 Vrijwilligers...............................................................................................................................................18
Hoofdstuk 10: techniek.......................................................................................................................................19
10.1 Geluids-, licht-, beeldtechniek................................................................................................................19
10.2 Overige techniek.....................................................................................................................................20
10.3 Stroomvoorziening.................................................................................................................................21
Hoofdstuk 11: entertainment.............................................................................................................................21
11.1 Entertainment bij evenementen............................................................................................................21
11.2 Soorten entertainment...........................................................................................................................22
Hoofdstuk 12: catering.......................................................................................................................................24
12.1 Catering bij evenementen......................................................................................................................24
12.2 Dranken..................................................................................................................................................24
12.3 Food........................................................................................................................................................25
1
, 12.4 Aandachtspunten catering.....................................................................................................................26
12.5 Catering publieksevenementen.............................................................................................................26
Hoofdstuk 13: financiën......................................................................................................................................27
13.1 Bepalen en bewaken budget..................................................................................................................27
13.2 Begroting openbare evenementen........................................................................................................28
13.3 Sponsoring..............................................................................................................................................30
Hoofdstuk 14: Veiligheid.....................................................................................................................................32
14.1 Veiligheid van evenementen..................................................................................................................32
14.2 Veiligheidsplan.......................................................................................................................................34
14.3 Inzet materiaal en personeel..................................................................................................................34
14.4 Vergunningen en verzekeringen............................................................................................................35
14.6 Crowd management...............................................................................................................................36
Hoofdstuk 16: de organisatie..............................................................................................................................37
16.1 Organiseren evenement.........................................................................................................................37
16.2 Projectfasen............................................................................................................................................38
16.3 Rechten, plichten en regelgeving organisator.......................................................................................39
16.4 Organisaties, vakbladen, websites en beurzen op evenementengebied..............................................40
Hoofdstuk 17: Evaluatie......................................................................................................................................41
17.1 Evaluatie evenement..............................................................................................................................41
17.2 Onderzoek en enquête...........................................................................................................................41
2
, Hoofdstuk 1: de evenementenmarkt
1.1 Evenementen
Definitie evenement
Een evenement is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde publieks- of zakelijke
doelgroep live of online te informeren, entertainen of een bepaalde beleving te laten ondergaan teneinde een
vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
Kenmerken van een evenement:
1. Georganiseerde gebeurtenis
2. Gericht op een bepaalde doelgroep
3. Entertainend en/of informatief doel
4. Vooraf bepaalde doelstelling
1.2 Soorten evenementen
Evenementen kunnen we verdelen in twee hoofdgroepen:
1. Openbare evenementen (= publieksevenementen)
Een evenement wordt gehouden in een openbare locatie of op een openbaar terrein en dat, al dan niet tegen
betaling, voor iedereen toegankelijk is. Openbare evenementen kunnen we weer opdelen in de volgende
categorieën:
1. Culturele evenementen; Lowlands, Pinkpop, Hoornse kermis, Sail
2. Sportevenementen; EK voetbal, Dam tot Dam loop, Dutch TT, WK wielrennen
3. Beurzen en tentoonstellingen; Huishoudbeurs, Vakantiebeurs, Auto RAI, Libelle zomerweek
2. Niet openbare evenementen (= zakelijke of bedrijfsevenementen)
Een evenement dat in besloten kring wordt georganiseerd en dus niet vrij toegankelijk is. Deze niet openbare
evenementen kun je op de volgende manier categoriseren:
1. Bedrijfsevenementen; open dagen, openingen, jubilea, productlanceringen
2. Kennis- en informatieoverdracht; congressen, seminars, workshops, trainingen
3. Personeelsevenementen; personeelsfeesten, motivatiebijeenkomsten, mijlpaalvieringen
4. (Vak) beurzen en tentoonstellingen; Bouwbeurs, Horecava, Elektrotechniek, Technoshow
Privéfeesten; bruiloften, verjaardagen, housewarmingparty’s, doopfeesten
Een ander onderscheid wat er gemaakt wordt is tussen reguliere en niet reguliere evenementen
Reguliere evenementen: dit zijn evenementen die periodiek worden gehouden.
Niet reguliere evenementen: dit zijn juist evenementen die incidenteel worden gehouden.
1.3 Ontwikkelingen in evenementenmarkt
Ontwikkelingen in openbare evenementen
1. Omvang evenementen
Vroeger: publieksevenementen simpel in opzet
Tegenwoordig: naast hoofdpodia verschillende stages en mogelijke workshops of activiteiten. Bijv.
meedoen aan een jamsessie, tattoo zetten, lezing bijwonen
o Grote aanbod van festivals zorgt voor verzadiging, hierdoor komen en gaan er veel festivals.
Zorgt voor vernieuwing
2. Catering
Variatie in aanbod
3. Maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen
Organisatie streeft niet alleen naar winst behalen, maar dit op een zo milieubewuste manier te doen
(denk aan de 3 P’s)
4. Crowdfunding
Via internet maken potentiële investeerders een bedrag over.
Relatief lage bedragen
3
