Anoniem
Anoniem
Anoniem
Email auditor:
Klas:
Begeleider:
K7 september/oktober 2014
Kantoorhandboek
6
Voorwoord
Hierbij treft u het handboek van Rijn Juridisch Advieskantoor. Dit handboek is opgesteld door
de juristen, tevens het bestuur, van het kantoor. Aangezien hierin afspraken en regelingen
zijn vastgelegd, dient dit handboek ter uitvoering van Rijn Juridisch Advieskantoor te worden
gebruikt. Dit handboek bevat tevens ons businessplan. Bij het opstellen van dit handboek
,zijn de wensen van onze medewerkers, de wet- en regelgeving en de financiële- en
maatschappelijke ontwikkelingen in acht genomen.
Voor een goede orde van zaken is een handboek van essentieel belang, aangezien hierin
overzichtelijk is beschreven wat onze plannen zijn hoe we ons advieskantoor wensen te
runnen. Door de overzicht te bewaren en open te staan voor verbetering, wensen wij uit te
groeien tot een betrouwbaar en succesvol juridisch advieskantoor.
Dit handboek is opgesteld door Anoniem, Anoniem en Anoniem, met dank aan de assistentie
van onze secretaresse en accountant.
Tilburg, oktober 2014
Samenvatting
Het businessplan beschrijft wat onze doelen zijn en hoe wij deze wensen te bereiken. Rijn
Juridisch Advieskantoor is gevestigd in Tilburg en richt zich op het geven van juridisch advies
aan haar cliënten. De rechtsgebieden zijn arbeidsrecht, ondernemingsrecht en
sociaalzekerheidsrecht. Naast het geven advies staan wij onze cliënten ook bij tijdens
2
,juridische procedures indien dit nodig is. Ons marktpotentieel zal voornamelijk liggen in de
regio Midden- en West-Brabant.
De gekozen ondernemingsvorm is een maatschap. Een maatschap is erop gericht om
vermogensrechtelijk voordeel te behalen door middel van samenwerking. Het kantoor
bestaat op dit moment uit drie juristen en een secretaresse. Daarnaast hebben wij een
accountant in dienst. Bij voorkeur zal het uiteindelijke juridisch advies plaatsvinden in een
persoonlijk gesprek, waarbij de cliënt op een informele doch professionele wijze wordt
voorgelicht. De cliënttevredenheid zal op vaste momenten in het contact met de cliënt
worden getoetst. Daarnaast is het voor cliënt mogelijk om een klacht onder onze aandacht te
brengen. Op deze manier willen we het kantoor verbeteren en vernieuwen. Betaalbaarheid is
belangrijk in onze doelstelling om een grote markt te bereiken. Daarnaast moeten we wel
zorgen dat onze inkomsten voldoende zijn. De prijs die wij vragen is vergelijkbaar met die
van onze concurrenten.
In het kantoorhandboek staan de kwaliteitseisen en procedures beschreven waaraan ons
kantoor moet voldoen om als een goede juridische dienstverlener te kunnen opereren. Het
kantoorhandboek is van groot belang, omdat deze geldt als de leidraad in de
werkzaamheden van het juridisch advieskantoor.
Indien de jurist een zaak besluit te behandelen, dan worden de afspraken hierover met de
cliënt vastgelegd in een opdrachtbevestiging. De cliënt ontvangt na het intakegesprek de
opdrachtbevestiging, de offerte en de algemene voorwaarden. Deze offerte zal een beeld
geven van de kosten die gemaakt zullen worden binnen de zaak. Tijdens het eindgesprek
ontvangt de cliënt een factuur. Hierbij wordt uitgelegd hoe hij de kosten eventueel kan
verhalen op zijn rechtsbijstandverzekering. Daarnaast kan eventueel gebruik worden
gemaakt van gesubsidieerde rechtsbijstand.
Bij het aanmaken van een dossier wordt deze voorzien van een dossiernummer. Er zal
zoveel mogelijk digitaal worden gewerkt met gebruik van softwareprogramma Legal Eagle. In
beginsel wordt het dossier alleen bewerkt en aangevuld door de behandelende jurist van de
zaak. Door middel van een integriteitscode zal worden gewaarborgd dat medewerkers
zorgvuldig zullen omgaan met gegevens van cliënt en het dossier. Na afronding van de zaak
wordt het dossier afgesloten en zal deze worden bewaard gedurende de bewaringstermijn.
Het kantoor zorgt voor een goede bereikbaarheid. Wij zijn per telefoon, email, fax en post te
bereiken.
De behandelende jurist zorgt ervoor dat de zaak tijdig wordt afgehandeld en zorgt voor een
goede communicatie met de cliënt. Bij langdurige afwezigheid wordt de behandelde jurist
vervangen door een kantoorgenoot of door een jurist van een ander kantoor. Er is een
vervangingsregeling van toepassing.
Inhoudsopgave pagina
onderdeel A: Businessplan 7
1. Algemeen 8
1.1 Inleiding 8
1.2 Achtergrond van de onderneming 8
3
, 1.3 INK-managementmodel 8
1.3.1 PDCA-cyclus 8
1.3.2. IMWR-model 9
1.4 Missie 9
1.5 Visie 9
1.6 Strategie 9
1.7 Opbouw businessplan 10
2. Kantoorbeschrijving 10
2.1 Rechtsvorm 10
2.2 Management 10
2.3 De organisatie 11
2.4 Kwaliteit 12
2.4.1 Cliënttevredenheid 12
2.4.2 Klachtenevaluatie 13
2.5 Vestiging 13
2.6 Bedrijfsvoering 13
3. Markten 13
3.1 Diensten 13
3.1.1 Primaire proces 14
3.2 Op welke behoefte wordt ingespeeld 14
3.3 Onderscheidende werkwijze 14
3.4 Groeiscenario’s 15
3.5 Doelgroep 15
3.5.1 Omschrijving doelgroep 15
3.5.2 Dienst / Marktcombinatie 15
3.5.3 Marktpotentieel 15
3.5.4 Positionering 15
3.5.5 Unique Selling Points 15
3.5.6 Concurrentie 15
3.6 Marketing 16
3.6.1 Promotie 16
3.6.2 Prijsbeleid 16
4. Financiën en risico’s 16
4.1 Inleiding begroting 16
4.2 Investering- en financieringsbegroting 17
4.3 Exploitatiebegroting 17
4.4 Verzekeringen en aansprakelijkheid 18
4.5 Stakeholders 18
4.6 Maatschappelijke Verantwoord Ondernemen 18
4.6.1 MVO: duurzaamheid 18
4.6.2 MVO: maatschappelijk betrokken 19
Bijlagen 20
1 Flowcharts 21
2 Cliënttevredenheidformulier 24
3 Begrotingen 30
4
,onderdeel B: kantoorhandboek 32
1. Inleiding 33
1.1 Belang 33
1.2 Onderhoud 33
1.3 Gebruik
2. Intake 34
2.1 Vaststelling aard, omvang en haalbaarheid van de zaak 34
2.2 Acceptatie van de opdracht 34
3. Financiën 35
3.1 Declaraties en uurloon 35
3.2 Offerte 35
3.3 Factuur 35
3.4 Gefinancierde rechtsbijstand 36
3.5 Rechtsbijstand 38
4. Dossierbeheer 38
4.1 Algemeen 38
4.2 Dossieraanmaak 38
4.3 Beheer 38
5. Waarborgen 39
5.1 Vertrouwelijkheid 39
5.2 Dossierbeveiliging 39
5.3 Privacy en integriteit 39
6. Bereikbaarheid 39
6.1 Telefoon 39
6.2 Fax 40
6.3 Mail 40
6.4 Afspraken 40
6.5 Post 40
7. Voortgang en vervanging 41
7.1 Voortgang 41
7.2 Communicatie 41
7.3 Vervanging 41
7.4 Inschakeling van derden 41
7.5 Afspraken en agendering 42
8. Archivering en afsluiting 42
8.1 Afsluiting dossier 42
8.2 Cliënt informeren over sluiting en bewaartermijn 42
8.3 Archief is beveiligd tegen onbevoegden 42
8.4 Terugvindsysteem 42
8.5 Vernietiging 42
Bijlagen 43
1 Intakeformulier en opdrachtbevestiging particulieren 44
2 Intakeformulier en opdrachtbevestiging bedrijven 49
3 Algemene voorwaarden 54
5
,4 Offerte 56
5 Factuur 57
6 Integriteitscode 59
Literatuurlijst 60
Onderdeel A Businessplan
6
,Hoofdstuk 1 Algemeen
1.1 Inleiding
Rijn Juridisch Advieskantoor is een onderneming die wij met veel enthousiasme en ambitie
hebben opgericht. Dit businessplan beschrijft wat onze doelen zijn hoe wij deze wensen te
bereiken. Rijn Juridisch Advieskantoor is gevestigd in Tilburg en is gericht op het verstrekken
van juridisch advies over juridische kwesties. De rechtsgebieden waar ons kantoor in
7
, gespecialiseerd is, zijn; sociaalzekerheidsrecht, ondernemingsrecht en arbeidsrecht. Naast
het verstrekken van juridisch advies zullen onze gespecialiseerde juristen cliënten tevens
bijstaan tijdens juridische procedures..
1.2 Achtergrond van de onderneming
De samenleving 'juridiseert' tegenwoordig sterk. Regelmatig veranderen er verschillende
regels en wetten en dat kan voor veel mensen best verwarrend zijn. Hierdoor hebben steeds
meer mensen behoefte aan duidelijkheid betreffende hun juridische positie en mogelijkheden
ten opzichte verschillende kwesties. Onze juristen realiseren dit en hebben daarom besloten
om door middel van een samenwerkingsovereenkomst een maatschap, een juridisch
adviesbureau, op te richten. Of het nu gaat om arbeidsomstandigheden, het starten van een
nieuwe onderneming, het aanvragen van een uitkering, wij zijn bereid om cliënten hier meer
inzicht in te verschaffen en advies in te geven. Rijn Juridisch Adviesbureau bestaat uit drie
deskundige en gedreven juristen. Zij hebben een hbo-rechtenopleiding afgerond en door
middel van stages en verschillende projecten veel ervaring opgedaan uit de praktijk.
Hierdoor kunnen onze juristen de cliënten voorzien van helder en deskundig advies. Indien
het aankomt op een juridische procedure, zal een van onze gespecialiseerde juristen de
cliënt gedurende deze procedure bijstaan. Hoewel onze onderneming (nog) klein is, willen
wij de cliënten toch zoveel mogelijk tegemoet komen. Daarom bieden wij voordelig
rechtshulpverlening en zijn wij ook online bereikbaar.
Kortom, wij zetten ons in om de samenleving meer duidelijkheid, consultatie en bijstand te
bieden betreffende juridische kwesties.
1.3 INK-managementmodel
Het INK-model is bedoeld voor ondernemingen om een zelfevaluatie uit te voeren. De vijf
fundamentele kenmerken van het INK-model zijn resultaatgerichtheid, inspirerend
leiderschap, bouwen op vertrouwen, samenwerking en continu verbeteren en samenwerken.
Specifiek komen hierbij tien aandachtsgebieden aan bod, namelijk; leiderschap,
management van medewerkers, management van goederen, management van processen,
strategie en beleid, klanten en partners, bestuur en financiers, medewerkers en
maatschappij. Continu wordt er gewerkt aan verbetering en vernieuwing. Alle genoemde
aandachtspunten zijn opgenomen in het businessplan en het kantoorhandboek.1
1.3.1 PDCA-cyclus
PDCA staat voor Plan, Do, Check en Act. Het businessplan omvat het onderdeel Plan. Hierin
wordt bepaald gepland hoe het kantoor werkt en op basis waarvan. Het Do onderdeel is het
kantoorhandboek. Hierin wordt beschreven hoe wij hetgeen wat we van plan zijn, ten uitvoer
gaan leggen binnen het kantoor. Wanneer het kantoorhandboek compleet is, worden we
geaudit. Hierin wordt gecheckt of wij voldoen aan onze eigen verwachtingen die beschreven
zijn in het businessplan en kantoorhandboek. Uit de audit komen tips ter verbetering. Het
gebruiken van deze tips om ons businessplan en kantoorhandboek aan te passen valt onder
het Act onderdeel.2
1.3.2. IMWR-model
1 B. van Pampus, Kwaliteitsmanagement, Den Haag: Boom Lemma uitgevers
2010, p. 195 – 236.
8
Anoniem
Anoniem
Email auditor:
Klas:
Begeleider:
K7 september/oktober 2014
Kantoorhandboek
6
Voorwoord
Hierbij treft u het handboek van Rijn Juridisch Advieskantoor. Dit handboek is opgesteld door
de juristen, tevens het bestuur, van het kantoor. Aangezien hierin afspraken en regelingen
zijn vastgelegd, dient dit handboek ter uitvoering van Rijn Juridisch Advieskantoor te worden
gebruikt. Dit handboek bevat tevens ons businessplan. Bij het opstellen van dit handboek
,zijn de wensen van onze medewerkers, de wet- en regelgeving en de financiële- en
maatschappelijke ontwikkelingen in acht genomen.
Voor een goede orde van zaken is een handboek van essentieel belang, aangezien hierin
overzichtelijk is beschreven wat onze plannen zijn hoe we ons advieskantoor wensen te
runnen. Door de overzicht te bewaren en open te staan voor verbetering, wensen wij uit te
groeien tot een betrouwbaar en succesvol juridisch advieskantoor.
Dit handboek is opgesteld door Anoniem, Anoniem en Anoniem, met dank aan de assistentie
van onze secretaresse en accountant.
Tilburg, oktober 2014
Samenvatting
Het businessplan beschrijft wat onze doelen zijn en hoe wij deze wensen te bereiken. Rijn
Juridisch Advieskantoor is gevestigd in Tilburg en richt zich op het geven van juridisch advies
aan haar cliënten. De rechtsgebieden zijn arbeidsrecht, ondernemingsrecht en
sociaalzekerheidsrecht. Naast het geven advies staan wij onze cliënten ook bij tijdens
2
,juridische procedures indien dit nodig is. Ons marktpotentieel zal voornamelijk liggen in de
regio Midden- en West-Brabant.
De gekozen ondernemingsvorm is een maatschap. Een maatschap is erop gericht om
vermogensrechtelijk voordeel te behalen door middel van samenwerking. Het kantoor
bestaat op dit moment uit drie juristen en een secretaresse. Daarnaast hebben wij een
accountant in dienst. Bij voorkeur zal het uiteindelijke juridisch advies plaatsvinden in een
persoonlijk gesprek, waarbij de cliënt op een informele doch professionele wijze wordt
voorgelicht. De cliënttevredenheid zal op vaste momenten in het contact met de cliënt
worden getoetst. Daarnaast is het voor cliënt mogelijk om een klacht onder onze aandacht te
brengen. Op deze manier willen we het kantoor verbeteren en vernieuwen. Betaalbaarheid is
belangrijk in onze doelstelling om een grote markt te bereiken. Daarnaast moeten we wel
zorgen dat onze inkomsten voldoende zijn. De prijs die wij vragen is vergelijkbaar met die
van onze concurrenten.
In het kantoorhandboek staan de kwaliteitseisen en procedures beschreven waaraan ons
kantoor moet voldoen om als een goede juridische dienstverlener te kunnen opereren. Het
kantoorhandboek is van groot belang, omdat deze geldt als de leidraad in de
werkzaamheden van het juridisch advieskantoor.
Indien de jurist een zaak besluit te behandelen, dan worden de afspraken hierover met de
cliënt vastgelegd in een opdrachtbevestiging. De cliënt ontvangt na het intakegesprek de
opdrachtbevestiging, de offerte en de algemene voorwaarden. Deze offerte zal een beeld
geven van de kosten die gemaakt zullen worden binnen de zaak. Tijdens het eindgesprek
ontvangt de cliënt een factuur. Hierbij wordt uitgelegd hoe hij de kosten eventueel kan
verhalen op zijn rechtsbijstandverzekering. Daarnaast kan eventueel gebruik worden
gemaakt van gesubsidieerde rechtsbijstand.
Bij het aanmaken van een dossier wordt deze voorzien van een dossiernummer. Er zal
zoveel mogelijk digitaal worden gewerkt met gebruik van softwareprogramma Legal Eagle. In
beginsel wordt het dossier alleen bewerkt en aangevuld door de behandelende jurist van de
zaak. Door middel van een integriteitscode zal worden gewaarborgd dat medewerkers
zorgvuldig zullen omgaan met gegevens van cliënt en het dossier. Na afronding van de zaak
wordt het dossier afgesloten en zal deze worden bewaard gedurende de bewaringstermijn.
Het kantoor zorgt voor een goede bereikbaarheid. Wij zijn per telefoon, email, fax en post te
bereiken.
De behandelende jurist zorgt ervoor dat de zaak tijdig wordt afgehandeld en zorgt voor een
goede communicatie met de cliënt. Bij langdurige afwezigheid wordt de behandelde jurist
vervangen door een kantoorgenoot of door een jurist van een ander kantoor. Er is een
vervangingsregeling van toepassing.
Inhoudsopgave pagina
onderdeel A: Businessplan 7
1. Algemeen 8
1.1 Inleiding 8
1.2 Achtergrond van de onderneming 8
3
, 1.3 INK-managementmodel 8
1.3.1 PDCA-cyclus 8
1.3.2. IMWR-model 9
1.4 Missie 9
1.5 Visie 9
1.6 Strategie 9
1.7 Opbouw businessplan 10
2. Kantoorbeschrijving 10
2.1 Rechtsvorm 10
2.2 Management 10
2.3 De organisatie 11
2.4 Kwaliteit 12
2.4.1 Cliënttevredenheid 12
2.4.2 Klachtenevaluatie 13
2.5 Vestiging 13
2.6 Bedrijfsvoering 13
3. Markten 13
3.1 Diensten 13
3.1.1 Primaire proces 14
3.2 Op welke behoefte wordt ingespeeld 14
3.3 Onderscheidende werkwijze 14
3.4 Groeiscenario’s 15
3.5 Doelgroep 15
3.5.1 Omschrijving doelgroep 15
3.5.2 Dienst / Marktcombinatie 15
3.5.3 Marktpotentieel 15
3.5.4 Positionering 15
3.5.5 Unique Selling Points 15
3.5.6 Concurrentie 15
3.6 Marketing 16
3.6.1 Promotie 16
3.6.2 Prijsbeleid 16
4. Financiën en risico’s 16
4.1 Inleiding begroting 16
4.2 Investering- en financieringsbegroting 17
4.3 Exploitatiebegroting 17
4.4 Verzekeringen en aansprakelijkheid 18
4.5 Stakeholders 18
4.6 Maatschappelijke Verantwoord Ondernemen 18
4.6.1 MVO: duurzaamheid 18
4.6.2 MVO: maatschappelijk betrokken 19
Bijlagen 20
1 Flowcharts 21
2 Cliënttevredenheidformulier 24
3 Begrotingen 30
4
,onderdeel B: kantoorhandboek 32
1. Inleiding 33
1.1 Belang 33
1.2 Onderhoud 33
1.3 Gebruik
2. Intake 34
2.1 Vaststelling aard, omvang en haalbaarheid van de zaak 34
2.2 Acceptatie van de opdracht 34
3. Financiën 35
3.1 Declaraties en uurloon 35
3.2 Offerte 35
3.3 Factuur 35
3.4 Gefinancierde rechtsbijstand 36
3.5 Rechtsbijstand 38
4. Dossierbeheer 38
4.1 Algemeen 38
4.2 Dossieraanmaak 38
4.3 Beheer 38
5. Waarborgen 39
5.1 Vertrouwelijkheid 39
5.2 Dossierbeveiliging 39
5.3 Privacy en integriteit 39
6. Bereikbaarheid 39
6.1 Telefoon 39
6.2 Fax 40
6.3 Mail 40
6.4 Afspraken 40
6.5 Post 40
7. Voortgang en vervanging 41
7.1 Voortgang 41
7.2 Communicatie 41
7.3 Vervanging 41
7.4 Inschakeling van derden 41
7.5 Afspraken en agendering 42
8. Archivering en afsluiting 42
8.1 Afsluiting dossier 42
8.2 Cliënt informeren over sluiting en bewaartermijn 42
8.3 Archief is beveiligd tegen onbevoegden 42
8.4 Terugvindsysteem 42
8.5 Vernietiging 42
Bijlagen 43
1 Intakeformulier en opdrachtbevestiging particulieren 44
2 Intakeformulier en opdrachtbevestiging bedrijven 49
3 Algemene voorwaarden 54
5
,4 Offerte 56
5 Factuur 57
6 Integriteitscode 59
Literatuurlijst 60
Onderdeel A Businessplan
6
,Hoofdstuk 1 Algemeen
1.1 Inleiding
Rijn Juridisch Advieskantoor is een onderneming die wij met veel enthousiasme en ambitie
hebben opgericht. Dit businessplan beschrijft wat onze doelen zijn hoe wij deze wensen te
bereiken. Rijn Juridisch Advieskantoor is gevestigd in Tilburg en is gericht op het verstrekken
van juridisch advies over juridische kwesties. De rechtsgebieden waar ons kantoor in
7
, gespecialiseerd is, zijn; sociaalzekerheidsrecht, ondernemingsrecht en arbeidsrecht. Naast
het verstrekken van juridisch advies zullen onze gespecialiseerde juristen cliënten tevens
bijstaan tijdens juridische procedures..
1.2 Achtergrond van de onderneming
De samenleving 'juridiseert' tegenwoordig sterk. Regelmatig veranderen er verschillende
regels en wetten en dat kan voor veel mensen best verwarrend zijn. Hierdoor hebben steeds
meer mensen behoefte aan duidelijkheid betreffende hun juridische positie en mogelijkheden
ten opzichte verschillende kwesties. Onze juristen realiseren dit en hebben daarom besloten
om door middel van een samenwerkingsovereenkomst een maatschap, een juridisch
adviesbureau, op te richten. Of het nu gaat om arbeidsomstandigheden, het starten van een
nieuwe onderneming, het aanvragen van een uitkering, wij zijn bereid om cliënten hier meer
inzicht in te verschaffen en advies in te geven. Rijn Juridisch Adviesbureau bestaat uit drie
deskundige en gedreven juristen. Zij hebben een hbo-rechtenopleiding afgerond en door
middel van stages en verschillende projecten veel ervaring opgedaan uit de praktijk.
Hierdoor kunnen onze juristen de cliënten voorzien van helder en deskundig advies. Indien
het aankomt op een juridische procedure, zal een van onze gespecialiseerde juristen de
cliënt gedurende deze procedure bijstaan. Hoewel onze onderneming (nog) klein is, willen
wij de cliënten toch zoveel mogelijk tegemoet komen. Daarom bieden wij voordelig
rechtshulpverlening en zijn wij ook online bereikbaar.
Kortom, wij zetten ons in om de samenleving meer duidelijkheid, consultatie en bijstand te
bieden betreffende juridische kwesties.
1.3 INK-managementmodel
Het INK-model is bedoeld voor ondernemingen om een zelfevaluatie uit te voeren. De vijf
fundamentele kenmerken van het INK-model zijn resultaatgerichtheid, inspirerend
leiderschap, bouwen op vertrouwen, samenwerking en continu verbeteren en samenwerken.
Specifiek komen hierbij tien aandachtsgebieden aan bod, namelijk; leiderschap,
management van medewerkers, management van goederen, management van processen,
strategie en beleid, klanten en partners, bestuur en financiers, medewerkers en
maatschappij. Continu wordt er gewerkt aan verbetering en vernieuwing. Alle genoemde
aandachtspunten zijn opgenomen in het businessplan en het kantoorhandboek.1
1.3.1 PDCA-cyclus
PDCA staat voor Plan, Do, Check en Act. Het businessplan omvat het onderdeel Plan. Hierin
wordt bepaald gepland hoe het kantoor werkt en op basis waarvan. Het Do onderdeel is het
kantoorhandboek. Hierin wordt beschreven hoe wij hetgeen wat we van plan zijn, ten uitvoer
gaan leggen binnen het kantoor. Wanneer het kantoorhandboek compleet is, worden we
geaudit. Hierin wordt gecheckt of wij voldoen aan onze eigen verwachtingen die beschreven
zijn in het businessplan en kantoorhandboek. Uit de audit komen tips ter verbetering. Het
gebruiken van deze tips om ons businessplan en kantoorhandboek aan te passen valt onder
het Act onderdeel.2
1.3.2. IMWR-model
1 B. van Pampus, Kwaliteitsmanagement, Den Haag: Boom Lemma uitgevers
2010, p. 195 – 236.
8
