De kern van de administratieve
organisatie
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1. Administratieve organisatie...........................................................2
Hoofdstuk 2. Controller, controle en control........................................................3
Hoofdstuk 3. COSO, harde en zachte controle....................................................3
Hoofdstuk 4. Managementinstrumenten.............................................................5
Hoofdstuk 5. Risicomanagement.........................................................................7
Hoofdstuk 6. Automatisering............................................................................... 8
Hoofdstuk 7. Inkoop.......................................................................................... 11
Hoofdstuk 8. Verkoop op rekening.....................................................................15
Hoofdstuk 9. Contante verkopen.......................................................................17
Hoofdstuk 10. Massaproductie..........................................................................18
Hoofdstuk 11. Stukproductie............................................................................. 20
Hoofdstuk 12. Bedrijven met doorstroming van eigen goederen......................22
Hoofstuk 13. Bedrijven met doorstroming niet-eigen goederen........................23
Hoofdstuk 14. Bedrijven die via vaste verbindingen bepaalde diensten, energie
of stoffen leveren.............................................................................................. 24
Hoofdstuk 15. Bedrijven die informatie of informatiediensten leveren.............25
Hoofdstuk 16. Capaciteitsbedrijf met specifieke reservering............................26
Hoofdstuk 17. Toegang zonder specifieke reservering......................................28
Hoofdstuk 18. Overige dienstverlening – accountantskantoor..........................29
Hoofdstuk 19. Overige dienstverlening: de commerciële omroep.....................31
Hoofdstuk 20. Overige dienstverlening: het makelaarskantoor........................32
Hoofdstuk 21. Massale gegevensverwerking....................................................34
Hoofdstuk 22. Agrarische bedrijven..................................................................35
Uitwerking ‘Beschrijf de AO’.............................................................................. 35
,Hoofdstuk 1. Administratieve organisatie
Organisatie = samenwerkingsverband van mensen die met behulp van inzet van
middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een
doelstelling te bereiken.
Agencyprobleem = tegengestelde belangen tussen de leiding en eigenaren van
een organisatie.
De eigenaar kan benadeeld worden doordat de leiding andere belangen heeft,
maar ook doordat de leiding over alle informatie beschikt die de eigenaar niet
heeft. Hierbij heeft de eigenaar 2 problemen:
Hidden action: De eigenaar weet niet zeker of de leiding zijn best doet en
of hij de goede dingen doet
Hidden information: De eigenaar weet niet of de leiding de waarheid
vertelt als hij zich verantwoord
Er is informatieassymetrie. De ene partij heeft een
informatievoorsprong en weet dus hie het écht zit. Daarom is er
behoefte aan control ontstaan.
Gegevens: betreffen puur de vastlegging van iets
Informatie: heeft betekenis voor de gebruiker
Informatie vloeit voort uit gegevens.
Missie: het bestaansrecht van de organisatie (primair doel)
Visie: welke richting de organisatie op wil (toekomstbeeld)
Een missie veranderd niet vaak, de visie zal periodiek geactualiseerd moeten
worden.
Strategie: geeft aan hoe de organisatie de doelen wil bereiken
Een strategie moet vertaald worden naar concrete doelen en plannen. Zowel de
doelen als plannen dienen SMART geformuleerd te zijn:
S: specifiek
M: meetbaar
A: acceptabel > degene die de doelstelling moet halen moet het hiermee eens
zijn
R: realistisch > het doel moet haalbaar zijn
T: tijdsgebonden
Strategische informatie: voornamelijk extern, DESTEP-model
Tactische informatie: interne informatie, planning
Operationele informatie: gedetailleerde informatie, control door meten en
registreren
Verschil tactisch en operationeel: operationele informatie is gedetailleerder. Het
gaat om de individuele klant, order, werknemer, etc. Bijv. welke goederen er zijn
besteld. Tactische informatie is meer samengevatte informatie, zoals de totale
omzet, totale productie, etc.
Nadat de uitvoering van een proces is gestart dient er van alles te worden
vastgelegd omtrent de uitvoering. Zo word de input, de output en de resultaten
gemeten. Op deze wijze ontstaat er informatie. Sommige soorten informatie is zo
belangrijk, deze worden kritische succesfactoren genoemd. Zonder deze
informatie kan de organisatie niet functioneren en bestuurd worden.
, Drieledig cybernetisch model: model van planning en control, hierbij wordt de
werkelijkheid afgezet tegen een vooraf geformuleerde norm op grond waarvan
(eventueel) bijsturing plaatsvind. We gaan steeds een cirkel rond en is van
toepassing op drie niveaus (strategisch, tactisch en operationeel).
Corporate governance: het geheel aan maatregelen dat ervoor moet zorgen
dat de organisatie haar doelstellingen behaald.
Administratieve organisatie: het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten
behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
AO gaat over het zorgen voor de juiste, betrouwbare informatie.
Interne controle: maatregelen binnen de administratieve organisatie die ervoor
zorgen dat de informatie betrouwbaar is.
Randvoorwaarden organisatie:
1. Organisatie; deze moet zodanig zijn ingericht dat het mogelijk is om een
goede AO in te richten
2. Automatisering
3. Begroting
4. Richtlijnen; spelregels bij uitvoering processen
Typologiemodel: deelt bedrijven in categorieën in, op grond waarvan een basis
voor de administratieve organisatie en de daarin van belang zijnde controles
(met name verbanden) gelegd kan worden.
Hoofdstuk 2. Controller, controle en control
Taken van een controller: rapportering, budgettering, opzetten van een
administratieve organisatie en voortdurend blijven verbeteren hiervan, betrokken
bij het bewaken van de bedrijfsstrategie en meten van prestaties (a.d.h.v.
financiële en niet-financiële gegevens).
Twee uitersten in de controllerfunctie:
- Financial controller: verantwoordelijk voor tijdige en betrouwbare
managementinformatie die vooral financieel van aard is. De controller
houd zich vooral bezig met de financiële rapportages en de opzet en
werking van de AO.
- Management controller: verantwoordelijk voor de inrichting en werking van
het gehele systeem van informatievoorziening. Het gaat hierbij dus niet
alleen om financiële gegevens, maar over alle gegevens die het
management belangrijk vind. De controller houd zich vooral bezig met
bestuurlijke informatie.
Interne controle: toetsen van de realiteit aan een norm
Internal control: interne beheersing, het proces dat het management in staat
stelt om de risico’s, die het behalen van doelstellingen van de organisatie
bedreigen, te herkennen, te analyseren en te beheersen.
Hoofdstuk 3. COSO, harde en zachte controle
Het COSO rapport noemde 5 onderdelen van internal control:
organisatie
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1. Administratieve organisatie...........................................................2
Hoofdstuk 2. Controller, controle en control........................................................3
Hoofdstuk 3. COSO, harde en zachte controle....................................................3
Hoofdstuk 4. Managementinstrumenten.............................................................5
Hoofdstuk 5. Risicomanagement.........................................................................7
Hoofdstuk 6. Automatisering............................................................................... 8
Hoofdstuk 7. Inkoop.......................................................................................... 11
Hoofdstuk 8. Verkoop op rekening.....................................................................15
Hoofdstuk 9. Contante verkopen.......................................................................17
Hoofdstuk 10. Massaproductie..........................................................................18
Hoofdstuk 11. Stukproductie............................................................................. 20
Hoofdstuk 12. Bedrijven met doorstroming van eigen goederen......................22
Hoofstuk 13. Bedrijven met doorstroming niet-eigen goederen........................23
Hoofdstuk 14. Bedrijven die via vaste verbindingen bepaalde diensten, energie
of stoffen leveren.............................................................................................. 24
Hoofdstuk 15. Bedrijven die informatie of informatiediensten leveren.............25
Hoofdstuk 16. Capaciteitsbedrijf met specifieke reservering............................26
Hoofdstuk 17. Toegang zonder specifieke reservering......................................28
Hoofdstuk 18. Overige dienstverlening – accountantskantoor..........................29
Hoofdstuk 19. Overige dienstverlening: de commerciële omroep.....................31
Hoofdstuk 20. Overige dienstverlening: het makelaarskantoor........................32
Hoofdstuk 21. Massale gegevensverwerking....................................................34
Hoofdstuk 22. Agrarische bedrijven..................................................................35
Uitwerking ‘Beschrijf de AO’.............................................................................. 35
,Hoofdstuk 1. Administratieve organisatie
Organisatie = samenwerkingsverband van mensen die met behulp van inzet van
middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een
doelstelling te bereiken.
Agencyprobleem = tegengestelde belangen tussen de leiding en eigenaren van
een organisatie.
De eigenaar kan benadeeld worden doordat de leiding andere belangen heeft,
maar ook doordat de leiding over alle informatie beschikt die de eigenaar niet
heeft. Hierbij heeft de eigenaar 2 problemen:
Hidden action: De eigenaar weet niet zeker of de leiding zijn best doet en
of hij de goede dingen doet
Hidden information: De eigenaar weet niet of de leiding de waarheid
vertelt als hij zich verantwoord
Er is informatieassymetrie. De ene partij heeft een
informatievoorsprong en weet dus hie het écht zit. Daarom is er
behoefte aan control ontstaan.
Gegevens: betreffen puur de vastlegging van iets
Informatie: heeft betekenis voor de gebruiker
Informatie vloeit voort uit gegevens.
Missie: het bestaansrecht van de organisatie (primair doel)
Visie: welke richting de organisatie op wil (toekomstbeeld)
Een missie veranderd niet vaak, de visie zal periodiek geactualiseerd moeten
worden.
Strategie: geeft aan hoe de organisatie de doelen wil bereiken
Een strategie moet vertaald worden naar concrete doelen en plannen. Zowel de
doelen als plannen dienen SMART geformuleerd te zijn:
S: specifiek
M: meetbaar
A: acceptabel > degene die de doelstelling moet halen moet het hiermee eens
zijn
R: realistisch > het doel moet haalbaar zijn
T: tijdsgebonden
Strategische informatie: voornamelijk extern, DESTEP-model
Tactische informatie: interne informatie, planning
Operationele informatie: gedetailleerde informatie, control door meten en
registreren
Verschil tactisch en operationeel: operationele informatie is gedetailleerder. Het
gaat om de individuele klant, order, werknemer, etc. Bijv. welke goederen er zijn
besteld. Tactische informatie is meer samengevatte informatie, zoals de totale
omzet, totale productie, etc.
Nadat de uitvoering van een proces is gestart dient er van alles te worden
vastgelegd omtrent de uitvoering. Zo word de input, de output en de resultaten
gemeten. Op deze wijze ontstaat er informatie. Sommige soorten informatie is zo
belangrijk, deze worden kritische succesfactoren genoemd. Zonder deze
informatie kan de organisatie niet functioneren en bestuurd worden.
, Drieledig cybernetisch model: model van planning en control, hierbij wordt de
werkelijkheid afgezet tegen een vooraf geformuleerde norm op grond waarvan
(eventueel) bijsturing plaatsvind. We gaan steeds een cirkel rond en is van
toepassing op drie niveaus (strategisch, tactisch en operationeel).
Corporate governance: het geheel aan maatregelen dat ervoor moet zorgen
dat de organisatie haar doelstellingen behaald.
Administratieve organisatie: het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten
behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
AO gaat over het zorgen voor de juiste, betrouwbare informatie.
Interne controle: maatregelen binnen de administratieve organisatie die ervoor
zorgen dat de informatie betrouwbaar is.
Randvoorwaarden organisatie:
1. Organisatie; deze moet zodanig zijn ingericht dat het mogelijk is om een
goede AO in te richten
2. Automatisering
3. Begroting
4. Richtlijnen; spelregels bij uitvoering processen
Typologiemodel: deelt bedrijven in categorieën in, op grond waarvan een basis
voor de administratieve organisatie en de daarin van belang zijnde controles
(met name verbanden) gelegd kan worden.
Hoofdstuk 2. Controller, controle en control
Taken van een controller: rapportering, budgettering, opzetten van een
administratieve organisatie en voortdurend blijven verbeteren hiervan, betrokken
bij het bewaken van de bedrijfsstrategie en meten van prestaties (a.d.h.v.
financiële en niet-financiële gegevens).
Twee uitersten in de controllerfunctie:
- Financial controller: verantwoordelijk voor tijdige en betrouwbare
managementinformatie die vooral financieel van aard is. De controller
houd zich vooral bezig met de financiële rapportages en de opzet en
werking van de AO.
- Management controller: verantwoordelijk voor de inrichting en werking van
het gehele systeem van informatievoorziening. Het gaat hierbij dus niet
alleen om financiële gegevens, maar over alle gegevens die het
management belangrijk vind. De controller houd zich vooral bezig met
bestuurlijke informatie.
Interne controle: toetsen van de realiteit aan een norm
Internal control: interne beheersing, het proces dat het management in staat
stelt om de risico’s, die het behalen van doelstellingen van de organisatie
bedreigen, te herkennen, te analyseren en te beheersen.
Hoofdstuk 3. COSO, harde en zachte controle
Het COSO rapport noemde 5 onderdelen van internal control:
