Samenvatting 9.1 t/m 9.3
Hoofdstuk 9 Structurering
9.1 Organiseren van activiteiten
Bij de uitvoering en besturing van de bedrijfsprocessen moet een hoge mate van
doelmatigheid en doelgerichtheid worden gerealiseerd.
Bij het organiseren van activiteiten moet enerzijds rekening gehouden worden
met de externe afstemming van de organisatie. Dit krijgt gestalte door het
strategisch management. Doormiddel van het strategisch management worden
de doelstellingen van de organisatie bepaald en de wegen vastgesteld waarlangs
deze gehaald dienen te worden. Bij het organiseren van activiteiten moet
anderzijds gelet worden op de interne afstemming tussen individuele
werknemers, machines en andere hulpmiddelen.
Structurering heeft betrekking op het probleem van het ontwerpen van een
organisatiestructuur, waarbinnen mensen en middelen worden afgestemd op de
te bereiken doelstellingen van de organisatie.
Een organisatiestructuur is de manier waarop taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in een organisatie zijn verdeeld en de onderlinge relaties
zijn geregeld. Bij het ontwerpen van een organisatiestructuur speelt zowel de
organieke als de personele structuur een rol.
Organieke structuur
Binnen een organisatie, waarin mensen samenwerken voor het bereiken van een
bepaald doel, zullen in eerste instantie alle werkzaamheden over verschillende
functies verdeeld moeten worden, vervolgens zullen organen gevormd moeten
worden, waarbinnen bepaalde (groepen) functies worden vervult. Dit noemt men
de organieke structuur.
Personele structuur
Nadat de functies in organen zijn onderverdeeld dient de personele structuur te
worden vastgesteld. De personele structuur heeft betrekking op de mensen in
de organisatie. Bij het vaststellen van deze structuur wordt aandacht besteed
aan:
- Hiërarchische verhoudingen: door wie worden opdrachten gegeven?
- Bevoegdheden: wie mag bepaalde beslissingen nemen?
- Personele bezetting: welke medewerker(s) zijn werkzaam op bepaalde
afdelingen en in welke functie?
- Communicatie: wie informeert anderen en op welke wijze?
9.2 Arbeidsverdeling en coördinatie
Onder arbeidsverdeling wordt verstaan het verdelen van werkzaamheden in
deeltaken, die toegewezen worden aan personen of andere werkverbanden in
een organisatie, zoals afdelingen. Een belangrijke reden waarom arbeidsverdeling
in organisaties zoveel aandacht krijgt, is het bereiken van een hoge
productiviteit (aantal prestaties in een bepaalde tijd).
, 9.2.1 Arbeidsverdeling in verticale richting
Een taak is de ‘technische’ inhoud van een functie en geeft aan wat iemand
precies doet. Deze verschillen in taken vinden vooral hun basis in benodigde
kennis, ervaring en bekwaamheden. In het geheel van werkzaamheden wordt
een aantal niveaus onderscheiden. Dit proces wordt verticale differentiatie
genoemd. Binnen de organisatie worden taken bij elkaar gebracht die qua niveau
hetzelfde zijn.
Bij het verdelen van arbeid spelen vier motieven een rol:
- Kostenmotief: taken moeten op een zodanige wijze worden ingedeeld dat
efficiënt functioneren en produceren mogelijk gemaakt wordt.
- Bestuursmotief: de wijze waarop taken opgebouwd en verdeeld worden,
moet besturing van de organisatie mogelijk maken. Toezicht op de
uitvoering van de verschillende taken moet mogelijk zijn.
- Sociaal motief: taken moeten voor individuele personen een bepaalde
aantrekkelijkheid bezitten. Er moet sprake zijn van onder andere
afwisseling, verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid.
- Maatschappelijk motief: bij de opbouw van taken moet rekening worden
gehouden met maatschappelijke eisen, bijv. veiligheidsvoorschriften.
Het bewust rekening houden met technische, economische en sociale aspecten
van het werken in een organisatie of een afdeling daarbinnen noemen we
werkstructurering.
Werkstructurering heeft de volgende fasen doorgemaakt:
- In eerste instantie is aandacht besteed aan werkextrinsieke factoren en
veranderingen in de werkomgeving. Dit kan een verbetering van het
werkklimaat realiseren.
- Vervolgens ging het om de opbouw van het werk zelf. Hierbij was vooral
aandacht voor werkintrinsieke factoren. Belangstelling ging in deze
fase uit naar:
o Taakverrijking: elementen van kwalitatief hoger niveau worden aan
de taak toegevoegd.
o Taakverruiming: elementen van kwalitatief gelijk niveau worden aan
de taak toegevoegd, zodat een completer takenpakket gevormd
wordt.
o Taakroulatie: medewerkers wisselen onderling taken uit.
Het gemeenschappelijke karakter van deze drie vormen van werkintrinsieke
factoren ligt in het bereiken van een grotere werkvoldoening en een betere
samenwerking tussen de verschillende lagen binnen een organisatie.
9.2.2 Arbeidsverdeling in horizontale richting
Bij arbeidsverdeling is het ook belangrijk dat er gezocht wordt naar een bepaalde
samenhang tussen de verschillende taken. De taken moeten op elkaar worden
afgestemd en hier is coördinatie tussen de verschillende taken noodzakelijk. In
eerste instantie worden samenhangende taken in functies van individuele
personen ondergebracht, dit heet functionalisatie. Hierna worden deze
individuele functies opnieuw samengevoegd in afdelingen, dit heet
afdelingsvorming.
Met betrekking tot functionalisatie zijn twee hoofdvormen te onderscheiden:
- Interne differentiatie
- Interne specialisatie
Interne differentiatie
Hoofdstuk 9 Structurering
9.1 Organiseren van activiteiten
Bij de uitvoering en besturing van de bedrijfsprocessen moet een hoge mate van
doelmatigheid en doelgerichtheid worden gerealiseerd.
Bij het organiseren van activiteiten moet enerzijds rekening gehouden worden
met de externe afstemming van de organisatie. Dit krijgt gestalte door het
strategisch management. Doormiddel van het strategisch management worden
de doelstellingen van de organisatie bepaald en de wegen vastgesteld waarlangs
deze gehaald dienen te worden. Bij het organiseren van activiteiten moet
anderzijds gelet worden op de interne afstemming tussen individuele
werknemers, machines en andere hulpmiddelen.
Structurering heeft betrekking op het probleem van het ontwerpen van een
organisatiestructuur, waarbinnen mensen en middelen worden afgestemd op de
te bereiken doelstellingen van de organisatie.
Een organisatiestructuur is de manier waarop taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in een organisatie zijn verdeeld en de onderlinge relaties
zijn geregeld. Bij het ontwerpen van een organisatiestructuur speelt zowel de
organieke als de personele structuur een rol.
Organieke structuur
Binnen een organisatie, waarin mensen samenwerken voor het bereiken van een
bepaald doel, zullen in eerste instantie alle werkzaamheden over verschillende
functies verdeeld moeten worden, vervolgens zullen organen gevormd moeten
worden, waarbinnen bepaalde (groepen) functies worden vervult. Dit noemt men
de organieke structuur.
Personele structuur
Nadat de functies in organen zijn onderverdeeld dient de personele structuur te
worden vastgesteld. De personele structuur heeft betrekking op de mensen in
de organisatie. Bij het vaststellen van deze structuur wordt aandacht besteed
aan:
- Hiërarchische verhoudingen: door wie worden opdrachten gegeven?
- Bevoegdheden: wie mag bepaalde beslissingen nemen?
- Personele bezetting: welke medewerker(s) zijn werkzaam op bepaalde
afdelingen en in welke functie?
- Communicatie: wie informeert anderen en op welke wijze?
9.2 Arbeidsverdeling en coördinatie
Onder arbeidsverdeling wordt verstaan het verdelen van werkzaamheden in
deeltaken, die toegewezen worden aan personen of andere werkverbanden in
een organisatie, zoals afdelingen. Een belangrijke reden waarom arbeidsverdeling
in organisaties zoveel aandacht krijgt, is het bereiken van een hoge
productiviteit (aantal prestaties in een bepaalde tijd).
, 9.2.1 Arbeidsverdeling in verticale richting
Een taak is de ‘technische’ inhoud van een functie en geeft aan wat iemand
precies doet. Deze verschillen in taken vinden vooral hun basis in benodigde
kennis, ervaring en bekwaamheden. In het geheel van werkzaamheden wordt
een aantal niveaus onderscheiden. Dit proces wordt verticale differentiatie
genoemd. Binnen de organisatie worden taken bij elkaar gebracht die qua niveau
hetzelfde zijn.
Bij het verdelen van arbeid spelen vier motieven een rol:
- Kostenmotief: taken moeten op een zodanige wijze worden ingedeeld dat
efficiënt functioneren en produceren mogelijk gemaakt wordt.
- Bestuursmotief: de wijze waarop taken opgebouwd en verdeeld worden,
moet besturing van de organisatie mogelijk maken. Toezicht op de
uitvoering van de verschillende taken moet mogelijk zijn.
- Sociaal motief: taken moeten voor individuele personen een bepaalde
aantrekkelijkheid bezitten. Er moet sprake zijn van onder andere
afwisseling, verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid.
- Maatschappelijk motief: bij de opbouw van taken moet rekening worden
gehouden met maatschappelijke eisen, bijv. veiligheidsvoorschriften.
Het bewust rekening houden met technische, economische en sociale aspecten
van het werken in een organisatie of een afdeling daarbinnen noemen we
werkstructurering.
Werkstructurering heeft de volgende fasen doorgemaakt:
- In eerste instantie is aandacht besteed aan werkextrinsieke factoren en
veranderingen in de werkomgeving. Dit kan een verbetering van het
werkklimaat realiseren.
- Vervolgens ging het om de opbouw van het werk zelf. Hierbij was vooral
aandacht voor werkintrinsieke factoren. Belangstelling ging in deze
fase uit naar:
o Taakverrijking: elementen van kwalitatief hoger niveau worden aan
de taak toegevoegd.
o Taakverruiming: elementen van kwalitatief gelijk niveau worden aan
de taak toegevoegd, zodat een completer takenpakket gevormd
wordt.
o Taakroulatie: medewerkers wisselen onderling taken uit.
Het gemeenschappelijke karakter van deze drie vormen van werkintrinsieke
factoren ligt in het bereiken van een grotere werkvoldoening en een betere
samenwerking tussen de verschillende lagen binnen een organisatie.
9.2.2 Arbeidsverdeling in horizontale richting
Bij arbeidsverdeling is het ook belangrijk dat er gezocht wordt naar een bepaalde
samenhang tussen de verschillende taken. De taken moeten op elkaar worden
afgestemd en hier is coördinatie tussen de verschillende taken noodzakelijk. In
eerste instantie worden samenhangende taken in functies van individuele
personen ondergebracht, dit heet functionalisatie. Hierna worden deze
individuele functies opnieuw samengevoegd in afdelingen, dit heet
afdelingsvorming.
Met betrekking tot functionalisatie zijn twee hoofdvormen te onderscheiden:
- Interne differentiatie
- Interne specialisatie
Interne differentiatie
