Portfolio Associate Degree
Retailmanagement en -marketing fase 2
NAAM
Studentnummer:
3-11-2021
NCOI
Portfoliobegeleider: NAAM
,1 Professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep.......................................................4
1.1 Reflectie op kernopgave...............................................................................................................4
1.1.1 Reflectiemethodiek van Korthagen.......................................................................................4
1.1.2 Handelingsperspectieven op basis van reflectie....................................................................5
1.2 Activiteiten fase 1.........................................................................................................................5
1.3 Bewijsstukken die leiden tot verantwoording van de eindkwalificaties.......................................5
1.3.1 Bewijsstuk 1: Notulen............................................................................................................5
1.3.2 Bewijsstuk 2: Beoordelingsmatrix..........................................................................................5
1.3.3 Bewijsstuk 3: Aanbevelingsdocument...................................................................................5
1.3.4 Bewijsstuk 4: Request For Proposal (RFP)..............................................................................5
1.3.5 Bewijsstuk 5: Correspondentie (e-mail).................................................................................6
1.4 Beheersing eindkwalificaties........................................................................................................6
1.4.1 Ondernemen.........................................................................................................................6
1.4.2 Bedrijfs- en omgevingsanalyse..............................................................................................6
1.4.3 Marktonderzoek....................................................................................................................7
1.4.4 Marketingbeleid....................................................................................................................8
1.4.5 Commercieel handelen..........................................................................................................9
1.4.6 Communiceren....................................................................................................................10
1.4.7 Leiding geven.......................................................................................................................10
1.4.8 Samenwerken......................................................................................................................11
1.4.9 Professionele ontwikkeling..................................................................................................12
1.5 Eindkwalificatiematrix................................................................................................................14
2 Persoonlijke professionele ontwikkeling.......................................................................15
2.1 Twee professionele situaties conform STARR............................................................................15
2.1.1 Ontwikkeldoelstelling 1.......................................................................................................15
2.1.2 Ontwikkeldoelstelling 2.......................................................................................................15
2.2 Uitwerking opdracht 360 graden feedback................................................................................16
2.3 Leerproces..................................................................................................................................17
2.4 Inschatting van eindniveau.........................................................................................................17
2.5 Inzet en bijdrage van activiteiten...............................................................................................17
2.6 Uitwerking opdracht kernkwadranten Ofman............................................................................18
2.6.1 Competitief..........................................................................................................................18
2.6.2 Overtuigend.........................................................................................................................18
2.6.3 Eerlijk...................................................................................................................................19
Bijlage I – Activiteiten fase 1..............................................................................................21
Bijlage II – Bewijsstuk 1......................................................................................................22
1
,Bijlage III – Bewijsstuk 2.......................................................................................................0
Bijlage IV – Bewijsstuk 3......................................................................................................0
Bijlage V – Bewijsstuk 4.......................................................................................................1
Bijlage VI – Bewijsstuk 5......................................................................................................2
Bijlage VII - Contactmomentenformulier Portfoliobegeleider portfolio fase 2.................3
Bijlage VIII – Feedbackformulier begeleider werkplek.......................................................4
Bijlage IX – Beoordeling Portfolio Fase 1...........................................................................5
Literatuurlijst......................................................................................................................... 6
Inleiding
Mijn naam is NAAM, … jaar en woonachtig in Alphen aan den Rijn.
Toen ik begon met de opleiding in september 2019 zat ik tijdelijk zonder werk en begon ik dus als
deeltijd student. Inmiddels is mijn deeltijd opleiding omgezet naar duaal voor fase 2. Ik werkte van
december 2018 tot juni 2019 bij een retail organisatie wat aansluit bij deze opleiding. Mijn ambitie is
om in de toekomst mijn eigen (retail) organisatie te starten.
Momenteel werk ik als Tactisch inkoper bij BEDRIJF, sinds januari 2020.
De functie van Tactisch inkoper bij BEDRIJF houdt het volgende in:
Uitvoer geven aan de tactische inkoop van de producten en diensten in de gewenste kwaliteit
voor ondersteuning en onderhoud tegen de meest gunstige voorwaarden (prijs, kwaliteit,
levering, dienstverlening, garantie, etc.), binnen de vastgestelde organisatorische richtlijnen
en inkoopprocedures.
Inkoopportefeuille heeft betrekking op investeringen (CAPEX) en de onderhoudscontracten
voor vervanging, reparatie, service en onderhoud (OPEX).
Uitvoer geven aan het tactische inkoopproces (oftewel het ‘Source to Contract’ proces)
bestaat uit de volgende onderdelen; het specificeren, selecteren en contracteren.
Specificeren
In samenwerking met betrokken afdelingen de organisatiebehoefte vertalen naar voor de
leverancier werkbare functionele, technische en commerciële specificaties
Selecteren
Zelfstandig uitschrijven en /of het bieden van ondersteuning aan betreffende stakeholders bij
het opstellen van RFI’s, RFP’s of RFQ’s;
Het opzetten en uitwerken van tenders en zorgdragen voor een objectieve beoordeling
daarvan;
Het werven van de best passende, competitieve op zijn minst marktconforme potentiële
leveranciers om deze contractueel te kunnen verbinden aan de organisatie;
Contracteren
Het inrichten en afsluiten van contracten met leveranciers in nauwe samenwerking met Legal
met een focus op A en B-leveranciers;
Zelfstandig uitvoeren van (prijs-) onderhandelingen;
Het onderhouden, plannen van contracten in het contractmanagementsysteem en proactief
tijdig opvolgen van betreffende contracten;
Overige
Controleren leveringsprocessen van de leveranciers en indien nodig corrigerend optreden;
Samenwerken met andere afdelingen om optimale kwaliteit, productinnovaties en lage
integrale kostprijs te garanderen;
2
, Verantwoordelijk voor het leveranciersmanagement, mede op basis van
leveranciersperformance. Het correct interpreteren van de verzamelde leveranciersprestaties
en deze vertalen naar een advies naar de Supervisor Procurement en contract manager;
Te allen tijde een interne en externe ambassadeur zijn voor het bedrijf;
Dit document zal zowel de verantwoording van de professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep
als de verantwoording van de persoonlijke professionele ontwikkeling beschrijven.
Ik wil graag iedereen bedanken wie heeft geholpen en feedback heeft gegeven:
PERSONEN
3
, 1 Professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep
1.1 Reflectie op kernopgave
Kernopgave 1: Dienstverlening versus kostenbeheersing.
Klanten verwachten een vriendelijke, snelle en adequate service op elk moment dat ze deze nodig
hebben, wat betekent dat de retailmanager voortdurend bezig is de kwalitatieve en kwantitatieve
dienstverlening aan de klant af te stemmen op de verwachtingen van de klant enerzijds met
inachtneming van de kosten die dit met zich meebrengt anderzijds.
Als ik dit vertaal binnen mijn eigen organisatie dan is de klant een interne klant welke een bepaalde
behoefte heeft en deze wenst te verkrijgen.
1.1.1 Reflectiemethodiek van Korthagen
Handelen
Situatie: Als Tactisch inkoper bij een logistieke dienstverlener ben ik verantwoordelijk voor het
complete tactisch proces van specificeren van de behoefte, selecteren van de beste leverancier en
het inrichten en afsluiten van de contracten met deze leverancier. Deze activiteiten dienen in lijn te zijn
met de strategische doelstellingen van de organisatie. Voor iedere nieuwe behoefte of contract wordt
vooraf ingeschat wat de te verwachte uitgaven zullen zijn. Op basis van deze verwachting wordt het
daar bijbehorende proces gevolgd. Voor contracten boven de 25 duizend euro dienen er meerdere
partijen aangeschreven te worden middels een tender.
Taak: Mijn taak is om informatie omtrent de behoefte in te winnen bij de benutter van het contract,
functionele en technische gegevens bij de specialisten te vergaren om vervolgens een Request For
Proposal (RFP) op te stellen en in de markt uit te vragen bij diverse leveranciers. Om de best
passende oplossing te vinden maak ik gebruik van een beoordelingsmatrix waar diverse aspecten
zoals prijs, levertijd, kwaliteit en veiligheid hun eigen weegfactor hebben en worden de leveranciers op
basis van de scores van deze criteria beoordeeld. De best beoordeelde leverancier wordt uiteindelijk
geselecteerd. Ik stel hiervoor de contracten op, implementeer de afspraken in de organisatie en heb
een periode van nazorg waarin ik controleer of de implementatie van de afspraken gelaagd is.
Actie: Voor de werkplaats is er de behoefte om de werkgebieden duidelijk te markeren, looppaden
aan te brengen en de algehele slijtage te verhelpen. Hiervoor is er met diverse gebruikers overleg
geweest om de behoefte op papier te zetten. Vervolgens is er een leverancier benaderd om de
wensen van de gebruikers in te meten en op een ontwerptekening te zetten. Dit ontwerp is door de
gebruikers goedgekeurd om uit vragen bij diverse partijen. Op de verschillende offertes is de
beoordelingsmatrix toegepast en is de beste partij gekozen en is deze gecontracteerd.
Resultaat: Bij aanvang van de werkzaamheden bleek dat het ontwerp wat wij hadden laten maken
een aantal cruciale maten miste en dat de leverancier deze in de uitvoering niet kon toepassen.
Iedereen was in de veronderstelling dat de gecontracteerde partij de kennis zou hebben om dit
ontwerp dan alsnog volledig te maken, maar deze had niet de kennis in huis om dit alsnog te doen.
Uiteindelijk hebben wij zelf het gehele ontwerp opnieuw moeten maken en heeft dit geleid tot een
vertraging in het project en verhoogde kosten. De leverancier welke het ontwerp had gemaakt was al
betaald en niet bereid deze kosten te vergoeden.
Terugblikken
Op basis van de aanname dat de leverancier de expertise had om een goed ontwerp te maken en de
goedkeuring van de gebruikers heb ik het ontwerp gebruikt, ondanks dat ik de indruk had dat hier toch
kritischer naar gekeken had moeten worden. De wens van de gebruiker is niet goed vertaald naar een
werkende oplossing. Hierbij voelde ik mij schuldig naar de gebruiker toe omdat ik in eerste instantie
niet aan de verwachting van de gebruiker heb kunnen voldoen.
Bewustwording
Op basis van vertrouwen in de expertise van een derde partij in combinatie met tijdsdruk ben ik
afgeweken van het proces. Ik had de gecontracteerde partij moeten betrekken bij het ontwerp en
voorafgaand aan de opdracht het door hen laten ondertekenen. Nu kwamen we in de situatie waarin
wij zelf het ontwerp opnieuw moesten maken. In de toekomst zal ik accurater moeten zijn met het
controleren van het ontwerp en deze volledig bespreken op locatie met de gecontracteerde partij
voordat deze gecontracteerd kan worden.
4
Retailmanagement en -marketing fase 2
NAAM
Studentnummer:
3-11-2021
NCOI
Portfoliobegeleider: NAAM
,1 Professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep.......................................................4
1.1 Reflectie op kernopgave...............................................................................................................4
1.1.1 Reflectiemethodiek van Korthagen.......................................................................................4
1.1.2 Handelingsperspectieven op basis van reflectie....................................................................5
1.2 Activiteiten fase 1.........................................................................................................................5
1.3 Bewijsstukken die leiden tot verantwoording van de eindkwalificaties.......................................5
1.3.1 Bewijsstuk 1: Notulen............................................................................................................5
1.3.2 Bewijsstuk 2: Beoordelingsmatrix..........................................................................................5
1.3.3 Bewijsstuk 3: Aanbevelingsdocument...................................................................................5
1.3.4 Bewijsstuk 4: Request For Proposal (RFP)..............................................................................5
1.3.5 Bewijsstuk 5: Correspondentie (e-mail).................................................................................6
1.4 Beheersing eindkwalificaties........................................................................................................6
1.4.1 Ondernemen.........................................................................................................................6
1.4.2 Bedrijfs- en omgevingsanalyse..............................................................................................6
1.4.3 Marktonderzoek....................................................................................................................7
1.4.4 Marketingbeleid....................................................................................................................8
1.4.5 Commercieel handelen..........................................................................................................9
1.4.6 Communiceren....................................................................................................................10
1.4.7 Leiding geven.......................................................................................................................10
1.4.8 Samenwerken......................................................................................................................11
1.4.9 Professionele ontwikkeling..................................................................................................12
1.5 Eindkwalificatiematrix................................................................................................................14
2 Persoonlijke professionele ontwikkeling.......................................................................15
2.1 Twee professionele situaties conform STARR............................................................................15
2.1.1 Ontwikkeldoelstelling 1.......................................................................................................15
2.1.2 Ontwikkeldoelstelling 2.......................................................................................................15
2.2 Uitwerking opdracht 360 graden feedback................................................................................16
2.3 Leerproces..................................................................................................................................17
2.4 Inschatting van eindniveau.........................................................................................................17
2.5 Inzet en bijdrage van activiteiten...............................................................................................17
2.6 Uitwerking opdracht kernkwadranten Ofman............................................................................18
2.6.1 Competitief..........................................................................................................................18
2.6.2 Overtuigend.........................................................................................................................18
2.6.3 Eerlijk...................................................................................................................................19
Bijlage I – Activiteiten fase 1..............................................................................................21
Bijlage II – Bewijsstuk 1......................................................................................................22
1
,Bijlage III – Bewijsstuk 2.......................................................................................................0
Bijlage IV – Bewijsstuk 3......................................................................................................0
Bijlage V – Bewijsstuk 4.......................................................................................................1
Bijlage VI – Bewijsstuk 5......................................................................................................2
Bijlage VII - Contactmomentenformulier Portfoliobegeleider portfolio fase 2.................3
Bijlage VIII – Feedbackformulier begeleider werkplek.......................................................4
Bijlage IX – Beoordeling Portfolio Fase 1...........................................................................5
Literatuurlijst......................................................................................................................... 6
Inleiding
Mijn naam is NAAM, … jaar en woonachtig in Alphen aan den Rijn.
Toen ik begon met de opleiding in september 2019 zat ik tijdelijk zonder werk en begon ik dus als
deeltijd student. Inmiddels is mijn deeltijd opleiding omgezet naar duaal voor fase 2. Ik werkte van
december 2018 tot juni 2019 bij een retail organisatie wat aansluit bij deze opleiding. Mijn ambitie is
om in de toekomst mijn eigen (retail) organisatie te starten.
Momenteel werk ik als Tactisch inkoper bij BEDRIJF, sinds januari 2020.
De functie van Tactisch inkoper bij BEDRIJF houdt het volgende in:
Uitvoer geven aan de tactische inkoop van de producten en diensten in de gewenste kwaliteit
voor ondersteuning en onderhoud tegen de meest gunstige voorwaarden (prijs, kwaliteit,
levering, dienstverlening, garantie, etc.), binnen de vastgestelde organisatorische richtlijnen
en inkoopprocedures.
Inkoopportefeuille heeft betrekking op investeringen (CAPEX) en de onderhoudscontracten
voor vervanging, reparatie, service en onderhoud (OPEX).
Uitvoer geven aan het tactische inkoopproces (oftewel het ‘Source to Contract’ proces)
bestaat uit de volgende onderdelen; het specificeren, selecteren en contracteren.
Specificeren
In samenwerking met betrokken afdelingen de organisatiebehoefte vertalen naar voor de
leverancier werkbare functionele, technische en commerciële specificaties
Selecteren
Zelfstandig uitschrijven en /of het bieden van ondersteuning aan betreffende stakeholders bij
het opstellen van RFI’s, RFP’s of RFQ’s;
Het opzetten en uitwerken van tenders en zorgdragen voor een objectieve beoordeling
daarvan;
Het werven van de best passende, competitieve op zijn minst marktconforme potentiële
leveranciers om deze contractueel te kunnen verbinden aan de organisatie;
Contracteren
Het inrichten en afsluiten van contracten met leveranciers in nauwe samenwerking met Legal
met een focus op A en B-leveranciers;
Zelfstandig uitvoeren van (prijs-) onderhandelingen;
Het onderhouden, plannen van contracten in het contractmanagementsysteem en proactief
tijdig opvolgen van betreffende contracten;
Overige
Controleren leveringsprocessen van de leveranciers en indien nodig corrigerend optreden;
Samenwerken met andere afdelingen om optimale kwaliteit, productinnovaties en lage
integrale kostprijs te garanderen;
2
, Verantwoordelijk voor het leveranciersmanagement, mede op basis van
leveranciersperformance. Het correct interpreteren van de verzamelde leveranciersprestaties
en deze vertalen naar een advies naar de Supervisor Procurement en contract manager;
Te allen tijde een interne en externe ambassadeur zijn voor het bedrijf;
Dit document zal zowel de verantwoording van de professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep
als de verantwoording van de persoonlijke professionele ontwikkeling beschrijven.
Ik wil graag iedereen bedanken wie heeft geholpen en feedback heeft gegeven:
PERSONEN
3
, 1 Professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep
1.1 Reflectie op kernopgave
Kernopgave 1: Dienstverlening versus kostenbeheersing.
Klanten verwachten een vriendelijke, snelle en adequate service op elk moment dat ze deze nodig
hebben, wat betekent dat de retailmanager voortdurend bezig is de kwalitatieve en kwantitatieve
dienstverlening aan de klant af te stemmen op de verwachtingen van de klant enerzijds met
inachtneming van de kosten die dit met zich meebrengt anderzijds.
Als ik dit vertaal binnen mijn eigen organisatie dan is de klant een interne klant welke een bepaalde
behoefte heeft en deze wenst te verkrijgen.
1.1.1 Reflectiemethodiek van Korthagen
Handelen
Situatie: Als Tactisch inkoper bij een logistieke dienstverlener ben ik verantwoordelijk voor het
complete tactisch proces van specificeren van de behoefte, selecteren van de beste leverancier en
het inrichten en afsluiten van de contracten met deze leverancier. Deze activiteiten dienen in lijn te zijn
met de strategische doelstellingen van de organisatie. Voor iedere nieuwe behoefte of contract wordt
vooraf ingeschat wat de te verwachte uitgaven zullen zijn. Op basis van deze verwachting wordt het
daar bijbehorende proces gevolgd. Voor contracten boven de 25 duizend euro dienen er meerdere
partijen aangeschreven te worden middels een tender.
Taak: Mijn taak is om informatie omtrent de behoefte in te winnen bij de benutter van het contract,
functionele en technische gegevens bij de specialisten te vergaren om vervolgens een Request For
Proposal (RFP) op te stellen en in de markt uit te vragen bij diverse leveranciers. Om de best
passende oplossing te vinden maak ik gebruik van een beoordelingsmatrix waar diverse aspecten
zoals prijs, levertijd, kwaliteit en veiligheid hun eigen weegfactor hebben en worden de leveranciers op
basis van de scores van deze criteria beoordeeld. De best beoordeelde leverancier wordt uiteindelijk
geselecteerd. Ik stel hiervoor de contracten op, implementeer de afspraken in de organisatie en heb
een periode van nazorg waarin ik controleer of de implementatie van de afspraken gelaagd is.
Actie: Voor de werkplaats is er de behoefte om de werkgebieden duidelijk te markeren, looppaden
aan te brengen en de algehele slijtage te verhelpen. Hiervoor is er met diverse gebruikers overleg
geweest om de behoefte op papier te zetten. Vervolgens is er een leverancier benaderd om de
wensen van de gebruikers in te meten en op een ontwerptekening te zetten. Dit ontwerp is door de
gebruikers goedgekeurd om uit vragen bij diverse partijen. Op de verschillende offertes is de
beoordelingsmatrix toegepast en is de beste partij gekozen en is deze gecontracteerd.
Resultaat: Bij aanvang van de werkzaamheden bleek dat het ontwerp wat wij hadden laten maken
een aantal cruciale maten miste en dat de leverancier deze in de uitvoering niet kon toepassen.
Iedereen was in de veronderstelling dat de gecontracteerde partij de kennis zou hebben om dit
ontwerp dan alsnog volledig te maken, maar deze had niet de kennis in huis om dit alsnog te doen.
Uiteindelijk hebben wij zelf het gehele ontwerp opnieuw moeten maken en heeft dit geleid tot een
vertraging in het project en verhoogde kosten. De leverancier welke het ontwerp had gemaakt was al
betaald en niet bereid deze kosten te vergoeden.
Terugblikken
Op basis van de aanname dat de leverancier de expertise had om een goed ontwerp te maken en de
goedkeuring van de gebruikers heb ik het ontwerp gebruikt, ondanks dat ik de indruk had dat hier toch
kritischer naar gekeken had moeten worden. De wens van de gebruiker is niet goed vertaald naar een
werkende oplossing. Hierbij voelde ik mij schuldig naar de gebruiker toe omdat ik in eerste instantie
niet aan de verwachting van de gebruiker heb kunnen voldoen.
Bewustwording
Op basis van vertrouwen in de expertise van een derde partij in combinatie met tijdsdruk ben ik
afgeweken van het proces. Ik had de gecontracteerde partij moeten betrekken bij het ontwerp en
voorafgaand aan de opdracht het door hen laten ondertekenen. Nu kwamen we in de situatie waarin
wij zelf het ontwerp opnieuw moesten maken. In de toekomst zal ik accurater moeten zijn met het
controleren van het ontwerp en deze volledig bespreken op locatie met de gecontracteerde partij
voordat deze gecontracteerd kan worden.
4
