Praktijkopdracht
Eventprojectmanagement (EPM)
Inhoudsopgave
Initiatieffase.................................................................................................................................................. 3
Verwachtingen en wensen opdrachtgever...........................................................................................................3
Doelgroep en behoeftes.......................................................................................................................................3
Concept-idee.........................................................................................................................................................3
Smart doelen........................................................................................................................................................3
Cost breakdown....................................................................................................................................................4
Planningsfase................................................................................................................................................ 4
Programma..........................................................................................................................................................4
Beschrijving programmaonderdeel......................................................................................................................5
Beschrijving locatie...............................................................................................................................................7
Concept.................................................................................................................................................................9
Storytelling.........................................................................................................................................................10
Creatieve oplossingen........................................................................................................................................10
Begroting............................................................................................................................................................10
Verdienmodel.....................................................................................................................................................11
1
Praktijkopdracht EPM
, Organisatie breakdown......................................................................................................................................12
Workbreakdown.................................................................................................................................................12
Gannt Chart........................................................................................................................................................13
Implementatiefase....................................................................................................................................... 13
Promotiemiddelen..............................................................................................................................................14
Promotieplan......................................................................................................................................................15
Swot analyse......................................................................................................................................................15
Customer journey...............................................................................................................................................16
Floorplan............................................................................................................................................................17
Draaiboek...........................................................................................................................................................18
Sluiting fase................................................................................................................................................. 19
Eindafrekening...................................................................................................................................................19
Toetsen doelen...................................................................................................................................................20
Bronnenlijst........................................................................................................................................................21
1
Praktijkopdracht EPM
, Initiatieffase
Verwachtingen en wensen opdrachtgever
De opdrachtgevers is “Van Dobben” die deze avond hun nieuwe product de vegan
bitterbal willen introduceren. De opdrachtgever verwacht een locatie in Amsterdam
voor 500 personen die geschikt is voor hun zakelijke gasten. Naast Nederlandstalige
gasten komen er ook Canadese, Duitse, Belgische en Franse gasten naar het
evenement. Voor deze gasten moet verblijf voor twee nachten en vervoer worden
geregeld van en naar de evenementenlocatie.
Het evenement vindt plaats in oktober 2021 en duurt van 16.30 tot 21.30. In deze tijd
is het doel om de vegan beterbal op een creatieve manier te presenteren. Daarnaast
zullen de gasten genoeg te eten moeten krijgen en geamuseerd worden deze 5 uur.
Het belangrijkste doel van deze productlancering is dat op 1 juni 50% van de gasten
de vegan bitterbal hebben opgenomen in hun assortiment. Het budget voor deze
productlancering bedraagt €100.000 exl BTW.
Doelgroep en behoeftes
Een concrete doelgroep bepalen voor dit evenement is lastig, doordat we weinig
informatie hebben over de gasten. Wat weten we wel over onze gasten?
Over het algemeen zijn alle gasten zakelijke connecties van “Van Dobben” en
bestaande klanten. De gasten zijn vooral Nederlands, maar ook Belgisch, Frans,
Canadees en Duits. Van Dobben richt zich op de verkoop op de Nederlandse gasten.
Over de leeftijd is weinig bekend, maar kunnen we ervan uitgaan dat we van gasten
in hun 30e tot senioren kunnen verwachten. Deze zakenlui hebben een gemiddeld of
hoog inkomen en zijn vaak hoger opgeleid. De gasten zitten allemaal in de food
industrie of branche.
De gasten verwachten hoge kwaliteit van het event, de service en het eten.
Daarnaast willen zij de kans krijgen om te netwerken en met andere gasten te
spreken. De gasten willen geamuseerd worden en kennismaken met het nieuwe
product. Na afloop van het event is er behoefte aan meer informatie over de
mogelijkheden qua verkoop van het product.
Voor de buitenlandse gasten is er behoefte aan twee overnachtingen met ontbijt en
vervoer en een meertalig aanspreekpunt voor vragen voor, tijdens en na het event.
Concept-idee
Het doel van het event is om de gasten te overtuigen van de vegan bitterbal.
Hiervoor ga ik op zoek naar een locatie die in het plaatje van ‘vegan’ past zoals een
bloemenkas of boerderij. Door verschillende acts, een video over het bitterballen
experiment, een expositie over de vegetarische bitterbal met alle ingrediënten en hun
herkomst verassen we de gasten met het product en overtuigen wij hen om deze op
te nemen in hun assortiment. Om de spanning op te bouwen naar de
productpresentatie worden er kleine gerechtjes geserveerd in de vorm van walking
dinner waar de ingrediënten van de vegan bitterbal de hoofdrol spelen.
Smart doelen
0 Minimaal 90% van de genodigden vindt dat zij terecht een uitnodiging hebben
ontvangen voor het bijwonen van de productlancering.
Dit doel is te meten via een enquête die twee weken na het event wordt verstuurd.
1
Praktijkopdracht EPM
Eventprojectmanagement (EPM)
Inhoudsopgave
Initiatieffase.................................................................................................................................................. 3
Verwachtingen en wensen opdrachtgever...........................................................................................................3
Doelgroep en behoeftes.......................................................................................................................................3
Concept-idee.........................................................................................................................................................3
Smart doelen........................................................................................................................................................3
Cost breakdown....................................................................................................................................................4
Planningsfase................................................................................................................................................ 4
Programma..........................................................................................................................................................4
Beschrijving programmaonderdeel......................................................................................................................5
Beschrijving locatie...............................................................................................................................................7
Concept.................................................................................................................................................................9
Storytelling.........................................................................................................................................................10
Creatieve oplossingen........................................................................................................................................10
Begroting............................................................................................................................................................10
Verdienmodel.....................................................................................................................................................11
1
Praktijkopdracht EPM
, Organisatie breakdown......................................................................................................................................12
Workbreakdown.................................................................................................................................................12
Gannt Chart........................................................................................................................................................13
Implementatiefase....................................................................................................................................... 13
Promotiemiddelen..............................................................................................................................................14
Promotieplan......................................................................................................................................................15
Swot analyse......................................................................................................................................................15
Customer journey...............................................................................................................................................16
Floorplan............................................................................................................................................................17
Draaiboek...........................................................................................................................................................18
Sluiting fase................................................................................................................................................. 19
Eindafrekening...................................................................................................................................................19
Toetsen doelen...................................................................................................................................................20
Bronnenlijst........................................................................................................................................................21
1
Praktijkopdracht EPM
, Initiatieffase
Verwachtingen en wensen opdrachtgever
De opdrachtgevers is “Van Dobben” die deze avond hun nieuwe product de vegan
bitterbal willen introduceren. De opdrachtgever verwacht een locatie in Amsterdam
voor 500 personen die geschikt is voor hun zakelijke gasten. Naast Nederlandstalige
gasten komen er ook Canadese, Duitse, Belgische en Franse gasten naar het
evenement. Voor deze gasten moet verblijf voor twee nachten en vervoer worden
geregeld van en naar de evenementenlocatie.
Het evenement vindt plaats in oktober 2021 en duurt van 16.30 tot 21.30. In deze tijd
is het doel om de vegan beterbal op een creatieve manier te presenteren. Daarnaast
zullen de gasten genoeg te eten moeten krijgen en geamuseerd worden deze 5 uur.
Het belangrijkste doel van deze productlancering is dat op 1 juni 50% van de gasten
de vegan bitterbal hebben opgenomen in hun assortiment. Het budget voor deze
productlancering bedraagt €100.000 exl BTW.
Doelgroep en behoeftes
Een concrete doelgroep bepalen voor dit evenement is lastig, doordat we weinig
informatie hebben over de gasten. Wat weten we wel over onze gasten?
Over het algemeen zijn alle gasten zakelijke connecties van “Van Dobben” en
bestaande klanten. De gasten zijn vooral Nederlands, maar ook Belgisch, Frans,
Canadees en Duits. Van Dobben richt zich op de verkoop op de Nederlandse gasten.
Over de leeftijd is weinig bekend, maar kunnen we ervan uitgaan dat we van gasten
in hun 30e tot senioren kunnen verwachten. Deze zakenlui hebben een gemiddeld of
hoog inkomen en zijn vaak hoger opgeleid. De gasten zitten allemaal in de food
industrie of branche.
De gasten verwachten hoge kwaliteit van het event, de service en het eten.
Daarnaast willen zij de kans krijgen om te netwerken en met andere gasten te
spreken. De gasten willen geamuseerd worden en kennismaken met het nieuwe
product. Na afloop van het event is er behoefte aan meer informatie over de
mogelijkheden qua verkoop van het product.
Voor de buitenlandse gasten is er behoefte aan twee overnachtingen met ontbijt en
vervoer en een meertalig aanspreekpunt voor vragen voor, tijdens en na het event.
Concept-idee
Het doel van het event is om de gasten te overtuigen van de vegan bitterbal.
Hiervoor ga ik op zoek naar een locatie die in het plaatje van ‘vegan’ past zoals een
bloemenkas of boerderij. Door verschillende acts, een video over het bitterballen
experiment, een expositie over de vegetarische bitterbal met alle ingrediënten en hun
herkomst verassen we de gasten met het product en overtuigen wij hen om deze op
te nemen in hun assortiment. Om de spanning op te bouwen naar de
productpresentatie worden er kleine gerechtjes geserveerd in de vorm van walking
dinner waar de ingrediënten van de vegan bitterbal de hoofdrol spelen.
Smart doelen
0 Minimaal 90% van de genodigden vindt dat zij terecht een uitnodiging hebben
ontvangen voor het bijwonen van de productlancering.
Dit doel is te meten via een enquête die twee weken na het event wordt verstuurd.
1
Praktijkopdracht EPM
