Samenvatting Analyse bedrijfsprocessen Blok 2
Hoofdstuk 1. Organisati es functi oneren met informatie
1.1 DE ORGANISATIE
Een organisatie is een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare hulpmiddelen, een
of meer gemeenschappelijke doelen realiseren. Met het leveren van een product of dienst levert een
organisatie iets dat waarde heeft voor haar afnemer. Het leveren van toegevoegde waarde is de kern
van een organisatie.
Een profit-organisatie is gericht op het maken van winst.
Ondernemingen die direct zaken doen met consumenten, worden business-to-consumer (B2C)
bedrijven genoemd. Daarnaast zijn er ook business-to-business (B2B) bedrijven, zij doen zaken met
andere bedrijven. Een organisatie zonder winstoogmerk is een non-profitorganisatie. Dit is
bijvoorbeeld de overheid of non-gouvermentele organisaties, zoals kerken of Vereniging
Natuurmonumenten.
Een organisatie gebruikt productiefactoren, zoals grondstoffen, arbeid, kapitaal en informatie, en
zetten die om in producten of diensten.
1.2 BEDRIJFSPROCES: KETEN VAN ACTIVITEITEN
Een bedrijfsproces is een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte, aaneenschakeling van
activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd. Het te realiseren doel is het verrichten van
diensten of de productie/levering van goederen. De start van de uitvoering van een bedrijfsproces
wordt een impuls genoemd. Het eindpunt wordt helder gedefinieerd. Gedurende het proces staat de
klantbehoefte centraal. Voorbeelden zijn: verkoop-, productie- inkoop- en het financiële proces.
Processen kunnen worden opgedeeld in twee categorieën:
1. Operationele processen
2. Bestuurlijke processen
Ad 1. Operationele processen
Bij operationele processen draait het om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie. Deze
processen kunnen worden ingedeeld in primaire en secundaire processen. Primaire processen zijn de
activiteiten waaraan de onderneming haar bestaansrecht ontleent; ze leveren geld op. Deze
processen worden ondersteund door de secundaire processen, om goed te functioneren.
Ad 2. Bestuurlijke processen
De bestuurlijke processen sturen de operationele processen aan. Deze processen bestaan uit vier
soorten processen:
A. Strategievorming – creëren van een toekomstbeeld en bepalen van de doelen
B. Afstemming – afstemming primaire en secundaire processen om de gestelde doelen te halen
C. Structurering – beschikbaar stellen van de benodigde mensen en middelen
D. Procesbeheersing – doelgericht en doelmatig verlopen van de operationele bedrijfsprocessen
Procesbeheersing bestaat op zich weer uit drie beheersingsactiviteiten:
I. Plannen, het maken van een plan voor het beheersen en uitvoeren van operationele processen
II. Meten en vergelijken, van de voortgang van het operationele proces
III. Bijsturen, op basis van de situatieanalyse bijsturen om het beoogde doel te realiseren
,Samenvatting Analyse bedrijfsprocessen Blok 2
1.3 INFORMATIE: HET BINDMIDDEL
Informatie is het bindmiddel tussen de verschillende bedrijfsprocessen in een organisatie en ook
tussen bedrijfsprocessen van verschillende organisaties. Informatie is dus de verbindende schakel.
Het is cruciaal om alle activiteiten binnen een bedrijfsproces goed op elkaar af te stemmen. Dat
betekent dat de medewerkers op de juiste tijd de juiste informatie krijgen om de goede dingen te
doen. Bovendien wordt er ook tussen bedrijfsprocessen onderling informatie uitgewisseld, zoals de
afdeling inkoop en voorraadbeheer.
1.4 GEGEVENS EN INFORMATIE
Gegevens en informatie hebben twee verschillende betekenissen en betekenen dus niet hetzelfde.
Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven. Ze dienen
voor communicatie, interpretatie en verwerking door mensen en computers. Onder gegevens vallen
ook: documenten en vastleggingen van beeld/geluid.
Informatie is de betekenis die iemand geeft aan de gegevens. Het verrijkt dus de kennis van degene
die de gegevens gebruikt.
Informatievoorziening: het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing,
besluitvorming en het realiseren van de organisatiedoelen.
Door automatisering van de informatievoorziening ontstaan continu verbeteringen op een drietal
gebieden:
- Efficiëntie door gegevensverwerking sneller en accurater te laten verlopen
- Effectiviteit door beter in te spelen op de behoefte aan informatie op managementniveau
- Kwaliteit door de betrouwbaarheid en de presentatie van de verstrekte informatie te
vergroten
Bij het automatiseren van deze processen wordt informatie- en communicatietechnologie (ICT)
ingezet.
1.5 SOORTEN INFORMATIE
De benodigde informatie kan zowel uit interne als uit externe bronnen worden gehaald. Interne
informatie komt voor uit de activiteiten binnen het bedrijf. Externe informatie omvat alle informatie
die een onderneming uit de omgeving vergaart.
Informatie kan binnen een bedrijf ook worden onderscheiden in operationele informatie en
managementinformatie. Operationele informatie is de informatie die nodig is bij het uitvoeren van
de dagelijkse activiteiten. Managementinformatie is de informatie die nodig is voor de diverse
managementactiviteiten, wat onder meer inhoudt het besturen van de uitvoerende activiteiten en
het nemen van beslissingen.
, Samenvatting Analyse bedrijfsprocessen Blok 2
Informatie wordt gebruikt bij:
1. Uitvoeren van routinematige activiteiten om operationele activiteiten uit te voeren
2. Informatie voor het nemen van beslissingen, zoals kengetallen
3. Informatie ten behoeve van besturing om de gewenste activiteiten uit te kunnen voeren
Vanuit het operationele proces wordt er verantwoordingsinformatie over het verloop van de
activiteiten gegeven aan het management. Om de uitvoerende activiteiten te beoordelen wordt vaak
een streefwaarde gebruikt. Een streefwaarde is een norm waarop kan worden bijgestuurd.
Hoofdstuk 2. Informatievoorziening
2.1 GEGEVENS: REPRESENTATIE VAN DE WERKELIJKHEID
In de meeste bedrijven is indirecte waarneming nodig. Je spreekt van gegevensrepresentatie als de
gegevens de werkelijkheid op bevredigende wijze weergeven. Dat is nodig voor de uitvoering van de
activiteiten op de werkvloer en de administratie, besluitvorming en besturing. De representatie van
de werkelijkheid door middel van gegevens maakt het mogelijk allerlei verbanden te zien die uit
direct waarneming zeer moeilijk te herleiden zijn. Voordelen van representatie van de werkelijkheid
door gegevens zijn:
1. Gegevens zetten activiteiten in gang en maken het mogelijk om processen bij de sturen.
2. De historie van de werkelijkheid is vast te leggen door gegevens op te slaan, daardoor
kunnen ontwikkelingen gevolgd worden en kunnen analyses gemaakt worden.
3. Gegevens kunnen gebruikt worden om verantwoording af te leggen.
Representatie door een gegeven moet nauwkeurig gedefinieerd worden, om fouten te voorkomen.
Geautomatiseerde verwerking van gegevens is het meest efficiënt als de gegevens een structuur
hebben en duidelijk is welk soort gegeven het betreft. Door teksten te structureren is het mogelijk
om meer bewerkingen op de gegevens uit te voeren.
Gestructureerde gegevens:
- Een gegeven waarvan de gegevenswaarden verdeeld kunnen worden in groepen, is een
gestructureerd gegeven.
- Het kent een afgesproken opbouw en samenstelling, zoals getallen en codes.
- Op gestructureerde gegevens kun je allerlei manipulaties uitvoeren, zoals sorteren,
ordenen, combineren en tellen.
Ongestructureerde gegevens:
- Op ongestructureerde gegevens kunnen geen bewerkingen worden uitgevoerd.
- Voorbeelden zijn: documenten, paragrafen, brieven en afbeeldingen.
2.2. INFORMATIEVOORZIENING ALS PRODUCTIEPROCES
Het met informatie ondersteunen van de taakuitvoering op zowel operationeel als
managementniveau is de kerntaak van de informatievoorziening. Informatievoorziening is als
transformatieproces te zien doordat zowel nieuwe gegevens als al bekende gegevens worden
gegenereerd om de benodigde informatie te verkrijgen.
Informatievoorziening is te beschouwen als een proces dat bestaat uit de volgende stappen:
1. Gegevens verzamelen en invoeren
2. Gegevens vastleggen in gegevens verzamelingen
3. Gegevens verwerken
4. Verwerkte gegevens verstrekken aan degenen voor wie ze informatie zijn
Hoofdstuk 1. Organisati es functi oneren met informatie
1.1 DE ORGANISATIE
Een organisatie is een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare hulpmiddelen, een
of meer gemeenschappelijke doelen realiseren. Met het leveren van een product of dienst levert een
organisatie iets dat waarde heeft voor haar afnemer. Het leveren van toegevoegde waarde is de kern
van een organisatie.
Een profit-organisatie is gericht op het maken van winst.
Ondernemingen die direct zaken doen met consumenten, worden business-to-consumer (B2C)
bedrijven genoemd. Daarnaast zijn er ook business-to-business (B2B) bedrijven, zij doen zaken met
andere bedrijven. Een organisatie zonder winstoogmerk is een non-profitorganisatie. Dit is
bijvoorbeeld de overheid of non-gouvermentele organisaties, zoals kerken of Vereniging
Natuurmonumenten.
Een organisatie gebruikt productiefactoren, zoals grondstoffen, arbeid, kapitaal en informatie, en
zetten die om in producten of diensten.
1.2 BEDRIJFSPROCES: KETEN VAN ACTIVITEITEN
Een bedrijfsproces is een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte, aaneenschakeling van
activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd. Het te realiseren doel is het verrichten van
diensten of de productie/levering van goederen. De start van de uitvoering van een bedrijfsproces
wordt een impuls genoemd. Het eindpunt wordt helder gedefinieerd. Gedurende het proces staat de
klantbehoefte centraal. Voorbeelden zijn: verkoop-, productie- inkoop- en het financiële proces.
Processen kunnen worden opgedeeld in twee categorieën:
1. Operationele processen
2. Bestuurlijke processen
Ad 1. Operationele processen
Bij operationele processen draait het om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie. Deze
processen kunnen worden ingedeeld in primaire en secundaire processen. Primaire processen zijn de
activiteiten waaraan de onderneming haar bestaansrecht ontleent; ze leveren geld op. Deze
processen worden ondersteund door de secundaire processen, om goed te functioneren.
Ad 2. Bestuurlijke processen
De bestuurlijke processen sturen de operationele processen aan. Deze processen bestaan uit vier
soorten processen:
A. Strategievorming – creëren van een toekomstbeeld en bepalen van de doelen
B. Afstemming – afstemming primaire en secundaire processen om de gestelde doelen te halen
C. Structurering – beschikbaar stellen van de benodigde mensen en middelen
D. Procesbeheersing – doelgericht en doelmatig verlopen van de operationele bedrijfsprocessen
Procesbeheersing bestaat op zich weer uit drie beheersingsactiviteiten:
I. Plannen, het maken van een plan voor het beheersen en uitvoeren van operationele processen
II. Meten en vergelijken, van de voortgang van het operationele proces
III. Bijsturen, op basis van de situatieanalyse bijsturen om het beoogde doel te realiseren
,Samenvatting Analyse bedrijfsprocessen Blok 2
1.3 INFORMATIE: HET BINDMIDDEL
Informatie is het bindmiddel tussen de verschillende bedrijfsprocessen in een organisatie en ook
tussen bedrijfsprocessen van verschillende organisaties. Informatie is dus de verbindende schakel.
Het is cruciaal om alle activiteiten binnen een bedrijfsproces goed op elkaar af te stemmen. Dat
betekent dat de medewerkers op de juiste tijd de juiste informatie krijgen om de goede dingen te
doen. Bovendien wordt er ook tussen bedrijfsprocessen onderling informatie uitgewisseld, zoals de
afdeling inkoop en voorraadbeheer.
1.4 GEGEVENS EN INFORMATIE
Gegevens en informatie hebben twee verschillende betekenissen en betekenen dus niet hetzelfde.
Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven. Ze dienen
voor communicatie, interpretatie en verwerking door mensen en computers. Onder gegevens vallen
ook: documenten en vastleggingen van beeld/geluid.
Informatie is de betekenis die iemand geeft aan de gegevens. Het verrijkt dus de kennis van degene
die de gegevens gebruikt.
Informatievoorziening: het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing,
besluitvorming en het realiseren van de organisatiedoelen.
Door automatisering van de informatievoorziening ontstaan continu verbeteringen op een drietal
gebieden:
- Efficiëntie door gegevensverwerking sneller en accurater te laten verlopen
- Effectiviteit door beter in te spelen op de behoefte aan informatie op managementniveau
- Kwaliteit door de betrouwbaarheid en de presentatie van de verstrekte informatie te
vergroten
Bij het automatiseren van deze processen wordt informatie- en communicatietechnologie (ICT)
ingezet.
1.5 SOORTEN INFORMATIE
De benodigde informatie kan zowel uit interne als uit externe bronnen worden gehaald. Interne
informatie komt voor uit de activiteiten binnen het bedrijf. Externe informatie omvat alle informatie
die een onderneming uit de omgeving vergaart.
Informatie kan binnen een bedrijf ook worden onderscheiden in operationele informatie en
managementinformatie. Operationele informatie is de informatie die nodig is bij het uitvoeren van
de dagelijkse activiteiten. Managementinformatie is de informatie die nodig is voor de diverse
managementactiviteiten, wat onder meer inhoudt het besturen van de uitvoerende activiteiten en
het nemen van beslissingen.
, Samenvatting Analyse bedrijfsprocessen Blok 2
Informatie wordt gebruikt bij:
1. Uitvoeren van routinematige activiteiten om operationele activiteiten uit te voeren
2. Informatie voor het nemen van beslissingen, zoals kengetallen
3. Informatie ten behoeve van besturing om de gewenste activiteiten uit te kunnen voeren
Vanuit het operationele proces wordt er verantwoordingsinformatie over het verloop van de
activiteiten gegeven aan het management. Om de uitvoerende activiteiten te beoordelen wordt vaak
een streefwaarde gebruikt. Een streefwaarde is een norm waarop kan worden bijgestuurd.
Hoofdstuk 2. Informatievoorziening
2.1 GEGEVENS: REPRESENTATIE VAN DE WERKELIJKHEID
In de meeste bedrijven is indirecte waarneming nodig. Je spreekt van gegevensrepresentatie als de
gegevens de werkelijkheid op bevredigende wijze weergeven. Dat is nodig voor de uitvoering van de
activiteiten op de werkvloer en de administratie, besluitvorming en besturing. De representatie van
de werkelijkheid door middel van gegevens maakt het mogelijk allerlei verbanden te zien die uit
direct waarneming zeer moeilijk te herleiden zijn. Voordelen van representatie van de werkelijkheid
door gegevens zijn:
1. Gegevens zetten activiteiten in gang en maken het mogelijk om processen bij de sturen.
2. De historie van de werkelijkheid is vast te leggen door gegevens op te slaan, daardoor
kunnen ontwikkelingen gevolgd worden en kunnen analyses gemaakt worden.
3. Gegevens kunnen gebruikt worden om verantwoording af te leggen.
Representatie door een gegeven moet nauwkeurig gedefinieerd worden, om fouten te voorkomen.
Geautomatiseerde verwerking van gegevens is het meest efficiënt als de gegevens een structuur
hebben en duidelijk is welk soort gegeven het betreft. Door teksten te structureren is het mogelijk
om meer bewerkingen op de gegevens uit te voeren.
Gestructureerde gegevens:
- Een gegeven waarvan de gegevenswaarden verdeeld kunnen worden in groepen, is een
gestructureerd gegeven.
- Het kent een afgesproken opbouw en samenstelling, zoals getallen en codes.
- Op gestructureerde gegevens kun je allerlei manipulaties uitvoeren, zoals sorteren,
ordenen, combineren en tellen.
Ongestructureerde gegevens:
- Op ongestructureerde gegevens kunnen geen bewerkingen worden uitgevoerd.
- Voorbeelden zijn: documenten, paragrafen, brieven en afbeeldingen.
2.2. INFORMATIEVOORZIENING ALS PRODUCTIEPROCES
Het met informatie ondersteunen van de taakuitvoering op zowel operationeel als
managementniveau is de kerntaak van de informatievoorziening. Informatievoorziening is als
transformatieproces te zien doordat zowel nieuwe gegevens als al bekende gegevens worden
gegenereerd om de benodigde informatie te verkrijgen.
Informatievoorziening is te beschouwen als een proces dat bestaat uit de volgende stappen:
1. Gegevens verzamelen en invoeren
2. Gegevens vastleggen in gegevens verzamelingen
3. Gegevens verwerken
4. Verwerkte gegevens verstrekken aan degenen voor wie ze informatie zijn
