Herexamen
Planmatig werken en organiseren
Vertrouwelijk
E.M. van Riemsdijk
4644640
HBO Communicatie en Organisatie met als specialisatie Executive Officemanagement
22 november 2021
Contentmarketing
,Inhoudsopgave
Definefase: een goed begin is het halve werk
1. Oriëntatie problemen 3
2. Achtergrondinformatie verzamelen 4
2.1 Theorieën en modellen 4
3. Verslag 5
4. Stakeholders 5
5. Probleem in kaart brengen 6
6. Vraagstuk formuleren 7
7. Gewenste situatie 8
8. Akkoord opdrachtgever 8
9. Kaders vraagstuk 8
10. Evaluatie 8
Bijlage I “Lange en korte termijn doelstellingen” 10
Bijlage II “Marketing, Social media (LinkedIn)” 12
Bijlage III “Uitwerking 7-W vragen” 13
Bijlage IV “Mindmap” 15
Bijlage V “Verslag” 16
Bijlage VI “Uitwerking Kaders vraagstuk” 17
2
, Definefase: een goed begin is het halve werk
Organisatieomschrijving
COD (Cradle Of Development) bestaat elf jaar en is een energieke, creatieve vastgoedontwikkelaar die
zich richt op zowel nieuwbouw als herontwikkeling van kantoren, hotels, woningen en retail. COD is
gevestigd in Amsterdam en heeft dertien medewerkers in vaste dienst, waarvan drie directeuren. COD
heeft een platte organisatiestructuur. Het heeft geen afdelingen en geen managementlagen tussen de
medewerkers en de directie. Het team bestaat uit projectontwikkelaars, projectmanagers een fulltime
en een parttime Office Manager. De fulltime Office Manager heeft de verantwoordelijkheid over de
communicatie en marketing, beheert de website en LinkedIn. Schrijft de persberichten en lanceert
campagnes. Daarnaast zorgt zij voor de branding en dat COD vier keer per jaar met een nieuw beeld
in verschillende vastgoed magazines staan. Dit alles naast haar officemanagement taken.
COD besteedt haar complete ICT uit aan een automatiseringsbedrijf. Zij controleren en onderhouden
de apparatuur en programma’s, dragen zorg voor updates en voorkomen eventuele storingen. Naast
het systeembeheer, richten zij zich ook op netwerkbeheer. Op deze manier kan iedereen “mobiel” aan
het werk. Ook haar complete financiële administratie besteedt zij uit.
Zie bijlage I voor de Missie, Visie, Kernwaardes en Strategie van COD.
1. Oriëntatie problemen
In dit hoofdstuk wordt de “define fase” van het waarderend onderzoek beschreven. Define is de
voorbereiding van het eigenlijke proces. In deze fase van het proces worden de voorwaarden gecreëerd
om het proces succesvol te doorlopen (Masselink & IJbema, 2017).
Met de directie zijn er in een oriënterend gesprek verschillende problemen besproken die spelen in de
organisatie. In het vooronderzoek is naar voren gekomen dat het probleem tweedelig was. Enerzijds
heeft COD intern een aantal problemen op te lossen. Anderzijds heeft COD een business urgentie op
te lossen.
Er is tijdens de AvA (Algemene Vergadering van Aandeelhouders) van 2020 besloten dat COD een
professionaliseringsslagmoet maken betreffende de externe communicatie en marketing. Het
onderscheidende vermogen van COD moet verder uitgebouwd worden. Zie hiervoor ook bijlage I: Lange
en korte termijn doelstellingen, Professionele ontwikkeling organisatie. De business urgentie is dat COD
momenteel niet de top of mind awareness, oftewel naamsbekendheid heeft en hierdoor opdrachten
misloopt. COD wordt niet gevraagd om mee te doen aan tenders of winnen ze niet, omdat ze zich niet
als beste hebben gepositioneerd in het voortraject.
COD was heel sterk in het organiseren van verschillende events. Deze waren zeer populair en werden
druk bezocht. Tijdens deze events werd het netwerk verder uitgebouwd en onderhouden. Het creatieve
beeld van COD werd uitgedragen. Vanwege COVID-19 konden er geen events meer plaatsvinden en
kon dat alleen nog online. COD heeft een eigen website en een LinkedIn-profiel. De directie heeft tijdens
het MT-overleg van september 2020 besloten dat minimaal eens per maand een nieuwsbericht moet
verschijnen op de website en twee keer per week een bericht geplaatst moet worden op LinkedIn. Het
probleem is dat er geen communicatie- en marketing afdeling is of zelfs een marketing medewerker
werkzaam is bij COD. De Office Manager heeft deze taken erbij gekregen, naast haar office
management werkzaamheden. Er is geen plan en de marketingactiviteiten zijn niet meetbaar gemaakt.
De directie vindt het echter wel heel belangrijk en dat blijkt uit het tweewekelijks overleg. Het wordt daar
iedere keer besproken. De Office Manager is niet opgeleid voor marketing werkzaamheden. Daarnaast
is dat ook geen prioriteit. De officemanagement taken moeten eerst uitgevoerd worden. Het komt echter
wel terug in het tweewekelijks overleg en dat zorgt ervoor dat dit als een probleem wordt ervaren. Zowel
voor de Office Manager als voor de teamleden waarvan wordt geacht te helpen met de content. Zij
hebben immers de inhoudelijke kennis over de projecten. Zij weten precies wanneer wat gebeurt en
moeten bedenken of het nieuwswaardig is. De effecten die worden waargenomen als gevolg hiervan
zijn stress en irritatie. Daarnaast is het ook niet lean. Wat één van de kernwaardes van COD is. De
Office Manager ervaart druk en voelt constante tijdnood. Als er één ding gedaan mocht worden dan zou
dat doorgroeien zijn, door deze nieuwe rol in het bedrijf te creëren. En vervolgens een stagiaire of een
nieuwe medewerker voor de lichtere officemanagement taken aannemen. Dat is ook gelijk de ambitie
die erachter schuil gaat; doorleren.
3
Planmatig werken en organiseren
Vertrouwelijk
E.M. van Riemsdijk
4644640
HBO Communicatie en Organisatie met als specialisatie Executive Officemanagement
22 november 2021
Contentmarketing
,Inhoudsopgave
Definefase: een goed begin is het halve werk
1. Oriëntatie problemen 3
2. Achtergrondinformatie verzamelen 4
2.1 Theorieën en modellen 4
3. Verslag 5
4. Stakeholders 5
5. Probleem in kaart brengen 6
6. Vraagstuk formuleren 7
7. Gewenste situatie 8
8. Akkoord opdrachtgever 8
9. Kaders vraagstuk 8
10. Evaluatie 8
Bijlage I “Lange en korte termijn doelstellingen” 10
Bijlage II “Marketing, Social media (LinkedIn)” 12
Bijlage III “Uitwerking 7-W vragen” 13
Bijlage IV “Mindmap” 15
Bijlage V “Verslag” 16
Bijlage VI “Uitwerking Kaders vraagstuk” 17
2
, Definefase: een goed begin is het halve werk
Organisatieomschrijving
COD (Cradle Of Development) bestaat elf jaar en is een energieke, creatieve vastgoedontwikkelaar die
zich richt op zowel nieuwbouw als herontwikkeling van kantoren, hotels, woningen en retail. COD is
gevestigd in Amsterdam en heeft dertien medewerkers in vaste dienst, waarvan drie directeuren. COD
heeft een platte organisatiestructuur. Het heeft geen afdelingen en geen managementlagen tussen de
medewerkers en de directie. Het team bestaat uit projectontwikkelaars, projectmanagers een fulltime
en een parttime Office Manager. De fulltime Office Manager heeft de verantwoordelijkheid over de
communicatie en marketing, beheert de website en LinkedIn. Schrijft de persberichten en lanceert
campagnes. Daarnaast zorgt zij voor de branding en dat COD vier keer per jaar met een nieuw beeld
in verschillende vastgoed magazines staan. Dit alles naast haar officemanagement taken.
COD besteedt haar complete ICT uit aan een automatiseringsbedrijf. Zij controleren en onderhouden
de apparatuur en programma’s, dragen zorg voor updates en voorkomen eventuele storingen. Naast
het systeembeheer, richten zij zich ook op netwerkbeheer. Op deze manier kan iedereen “mobiel” aan
het werk. Ook haar complete financiële administratie besteedt zij uit.
Zie bijlage I voor de Missie, Visie, Kernwaardes en Strategie van COD.
1. Oriëntatie problemen
In dit hoofdstuk wordt de “define fase” van het waarderend onderzoek beschreven. Define is de
voorbereiding van het eigenlijke proces. In deze fase van het proces worden de voorwaarden gecreëerd
om het proces succesvol te doorlopen (Masselink & IJbema, 2017).
Met de directie zijn er in een oriënterend gesprek verschillende problemen besproken die spelen in de
organisatie. In het vooronderzoek is naar voren gekomen dat het probleem tweedelig was. Enerzijds
heeft COD intern een aantal problemen op te lossen. Anderzijds heeft COD een business urgentie op
te lossen.
Er is tijdens de AvA (Algemene Vergadering van Aandeelhouders) van 2020 besloten dat COD een
professionaliseringsslagmoet maken betreffende de externe communicatie en marketing. Het
onderscheidende vermogen van COD moet verder uitgebouwd worden. Zie hiervoor ook bijlage I: Lange
en korte termijn doelstellingen, Professionele ontwikkeling organisatie. De business urgentie is dat COD
momenteel niet de top of mind awareness, oftewel naamsbekendheid heeft en hierdoor opdrachten
misloopt. COD wordt niet gevraagd om mee te doen aan tenders of winnen ze niet, omdat ze zich niet
als beste hebben gepositioneerd in het voortraject.
COD was heel sterk in het organiseren van verschillende events. Deze waren zeer populair en werden
druk bezocht. Tijdens deze events werd het netwerk verder uitgebouwd en onderhouden. Het creatieve
beeld van COD werd uitgedragen. Vanwege COVID-19 konden er geen events meer plaatsvinden en
kon dat alleen nog online. COD heeft een eigen website en een LinkedIn-profiel. De directie heeft tijdens
het MT-overleg van september 2020 besloten dat minimaal eens per maand een nieuwsbericht moet
verschijnen op de website en twee keer per week een bericht geplaatst moet worden op LinkedIn. Het
probleem is dat er geen communicatie- en marketing afdeling is of zelfs een marketing medewerker
werkzaam is bij COD. De Office Manager heeft deze taken erbij gekregen, naast haar office
management werkzaamheden. Er is geen plan en de marketingactiviteiten zijn niet meetbaar gemaakt.
De directie vindt het echter wel heel belangrijk en dat blijkt uit het tweewekelijks overleg. Het wordt daar
iedere keer besproken. De Office Manager is niet opgeleid voor marketing werkzaamheden. Daarnaast
is dat ook geen prioriteit. De officemanagement taken moeten eerst uitgevoerd worden. Het komt echter
wel terug in het tweewekelijks overleg en dat zorgt ervoor dat dit als een probleem wordt ervaren. Zowel
voor de Office Manager als voor de teamleden waarvan wordt geacht te helpen met de content. Zij
hebben immers de inhoudelijke kennis over de projecten. Zij weten precies wanneer wat gebeurt en
moeten bedenken of het nieuwswaardig is. De effecten die worden waargenomen als gevolg hiervan
zijn stress en irritatie. Daarnaast is het ook niet lean. Wat één van de kernwaardes van COD is. De
Office Manager ervaart druk en voelt constante tijdnood. Als er één ding gedaan mocht worden dan zou
dat doorgroeien zijn, door deze nieuwe rol in het bedrijf te creëren. En vervolgens een stagiaire of een
nieuwe medewerker voor de lichtere officemanagement taken aannemen. Dat is ook gelijk de ambitie
die erachter schuil gaat; doorleren.
3
