Inkoopproces
Typologie
Handelsorganisatie → contante verkopen
Klanten kunnen contant dan wel met een pinpas betalen
Ze produceren zelf geen goederen, ze kopen verschillende artikelen in. Deze artikelen worden
na het inkopen tijdelijk opgeslagen en doorverkocht. De betalingen worden contant of met de
pin voldaan.
Attentiepunten/risico’s
Contant geld het geld kan gestolen worden
Van sommige producten is de houdbaarheid niet onbegrensd wat over de datum is
kan niet meer worden verkocht.
Seizoensmatig karakter (tuinmeubelen en kerstartikelen) zijn gericht op een bepaald
deel van het jaar en kan niet het hele jaar rond verkocht worden.
Vreemde valuta de koersen tussen twee munteenheden kunnen schommelen.
Verkoop restantpartijen
Onderlinge leveringen
Creëren van belangentegenstellingen
Verschuivingsgevaar t.a.v. opruimingsperiode
Verschuivingsgevaar van artikelen doe verkocht worden binnen en buiten de
actieperiode
Functiescheiding
Inkoop = beschikkend
Magazijn = bewarend
Logistiek = bewarend
Promotie = beschikkend
Bedrijfsleider = controlerend & bewarend
Bediende = uitvoerend & registerend & bewarend
Medewerker administratie = registerend
Hoofd administratie = controlerend
Proces
1. Maatregelen vooraf:
Richtlijnen worden vastgesteld door de directie om te bepalen welke functionarissen
bevoegd zijn, welke goederen gekocht mogen worden, welke limieten er zijn en wanneer
het noodzakelijk is om offertes aan te vragen.
De informatiebronnen die hier gebruikt worden zijn: leveranciersbestand, artikelenbestand
en voorraadbestand.
2. Impuls/initiatief tot inkopen:
Aan de hand van de competentietabel wordt er vastgesteld wie bevoegd is tot inkoop en
het geven van een impuls. Die persoon is van de afdeling inkoop. Zijn impuls komt van het
voorraadsysteem, het bedrijfsbureau, de afdelingschefs of de inkoper zelf. De herkomst van
de impuls kan verschillend zijn voor voorraadartikelen, individuele orders en artikelen die
worden ingekocht op basis van productieorder.
3. Offertes aanvragen/contracten afsluiten:
Offertes worden aangevraagd wanneer er onzekerheden zijn over de prijs, de kwaliteit of de
geschiktheid van de leverancier. Er wordt eerst gekeken welke leveranciers de gevraagde
artikelen kunnen leveren. Hierbij wordt het inkoopbronnenbestand gebruikt. Daarna wordt
er onderzocht tegen welke condities de leveranciers de gevraagde goederen willen leveren
en een offerteaanvraag gedaan. De gegevens van de offerteaanvraag worden bewerkt in
een informatiesysteem. Het ontvangen en he nagaan van deze offertes wordt gedaan door
, een andere functionaris van de inkoopafdeling. Er wordt een leverancierskeuze gedaan en
wordt, indien nodig is, een contract afgesloten. Anders wordt er direct besteld.
4. Bestellen:
Er wordt direct besteld, door de bestelafdeling, bij de leverancier of op basis van offertes en
contracten. De vastlegging van de inkoop vindt plaats via een bestelbestand. Daarin staat
naam van de leverancier, aantallen per artikel, de prijs en de levertijd.
5. Goederenontvangst:
De ontvangst van de artikelen wordt gedaan door een portier, magazijnchef of
kwaliteitscontroleur. Uit de ontvangstvaststelling dient te blijken dat de leverancier de juiste
artikelen heeft geleverd, de juiste aantallen en het juiste tijdstip tegen de overeengekomen
voorwaarden. De logistiekafdeling zorgt voor het uitpakken van de goederen, het invoeren
van de relevante gegevens, het opslaan van de ontvangen goederen en een gedetailleerde
ontvangstmelding.
6. Factuurafwikkeling:
Na de aankoop van de artikelen wordt er een factuur opgestuurd door de leverancier. De
afdeling administratie heeft de taak om na te gaan of de inkoopfactuur klopt met de
goederenontvangst. Ook wordt de crediteurenadministratie geregistreerd. De
factuurcontrole mag niet uitgeoefend worden door de inkoopafdeling of de
magazijnmeester.
7. Betaling:
Facturen mogen alleen betaalbaar worden gesteld wanneer de op de factuur vermelde
bedragen juist zijn. Via een geautomatiseerd systeem worden de crediteuren geselecteerd
op basis van factuurdata en krediettermijnen. Na de autorisatie door de procuratiehouder
van het uitgedraaide overzicht wordt de betaalopdracht doorgegeven aan de bank.
8. Totaal- en verbandscontrole:
Er zijn twee verbandscontrole. Als eerste het verband tussen de geld- en
goederenbeweging. Dit geeft aan de samenhang tussen verkregen en opgeofferde
waarden. En ten tweede de samenhang tussen toestand en gebeuren. Dit geeft aan dat
alle toevoegingen gelijk zijn aan alle afgiften. Deze zijn makkelijk te berekenen met BETA-
formules.
Managementinformatie
Omzet per vestiging
Omzet per artikelgroep
Brutomarge per artikelgroep
Marktaandeel
Omloopsnelheden
Kasverschillen per vestiging
Inkoopwaarde per artikelgroep
Transportkosten per vestiging
Huisvestingskosten per vestiging
Diefstalcijfers per vestiging
Typologie
Handelsorganisatie → contante verkopen
Klanten kunnen contant dan wel met een pinpas betalen
Ze produceren zelf geen goederen, ze kopen verschillende artikelen in. Deze artikelen worden
na het inkopen tijdelijk opgeslagen en doorverkocht. De betalingen worden contant of met de
pin voldaan.
Attentiepunten/risico’s
Contant geld het geld kan gestolen worden
Van sommige producten is de houdbaarheid niet onbegrensd wat over de datum is
kan niet meer worden verkocht.
Seizoensmatig karakter (tuinmeubelen en kerstartikelen) zijn gericht op een bepaald
deel van het jaar en kan niet het hele jaar rond verkocht worden.
Vreemde valuta de koersen tussen twee munteenheden kunnen schommelen.
Verkoop restantpartijen
Onderlinge leveringen
Creëren van belangentegenstellingen
Verschuivingsgevaar t.a.v. opruimingsperiode
Verschuivingsgevaar van artikelen doe verkocht worden binnen en buiten de
actieperiode
Functiescheiding
Inkoop = beschikkend
Magazijn = bewarend
Logistiek = bewarend
Promotie = beschikkend
Bedrijfsleider = controlerend & bewarend
Bediende = uitvoerend & registerend & bewarend
Medewerker administratie = registerend
Hoofd administratie = controlerend
Proces
1. Maatregelen vooraf:
Richtlijnen worden vastgesteld door de directie om te bepalen welke functionarissen
bevoegd zijn, welke goederen gekocht mogen worden, welke limieten er zijn en wanneer
het noodzakelijk is om offertes aan te vragen.
De informatiebronnen die hier gebruikt worden zijn: leveranciersbestand, artikelenbestand
en voorraadbestand.
2. Impuls/initiatief tot inkopen:
Aan de hand van de competentietabel wordt er vastgesteld wie bevoegd is tot inkoop en
het geven van een impuls. Die persoon is van de afdeling inkoop. Zijn impuls komt van het
voorraadsysteem, het bedrijfsbureau, de afdelingschefs of de inkoper zelf. De herkomst van
de impuls kan verschillend zijn voor voorraadartikelen, individuele orders en artikelen die
worden ingekocht op basis van productieorder.
3. Offertes aanvragen/contracten afsluiten:
Offertes worden aangevraagd wanneer er onzekerheden zijn over de prijs, de kwaliteit of de
geschiktheid van de leverancier. Er wordt eerst gekeken welke leveranciers de gevraagde
artikelen kunnen leveren. Hierbij wordt het inkoopbronnenbestand gebruikt. Daarna wordt
er onderzocht tegen welke condities de leveranciers de gevraagde goederen willen leveren
en een offerteaanvraag gedaan. De gegevens van de offerteaanvraag worden bewerkt in
een informatiesysteem. Het ontvangen en he nagaan van deze offertes wordt gedaan door
, een andere functionaris van de inkoopafdeling. Er wordt een leverancierskeuze gedaan en
wordt, indien nodig is, een contract afgesloten. Anders wordt er direct besteld.
4. Bestellen:
Er wordt direct besteld, door de bestelafdeling, bij de leverancier of op basis van offertes en
contracten. De vastlegging van de inkoop vindt plaats via een bestelbestand. Daarin staat
naam van de leverancier, aantallen per artikel, de prijs en de levertijd.
5. Goederenontvangst:
De ontvangst van de artikelen wordt gedaan door een portier, magazijnchef of
kwaliteitscontroleur. Uit de ontvangstvaststelling dient te blijken dat de leverancier de juiste
artikelen heeft geleverd, de juiste aantallen en het juiste tijdstip tegen de overeengekomen
voorwaarden. De logistiekafdeling zorgt voor het uitpakken van de goederen, het invoeren
van de relevante gegevens, het opslaan van de ontvangen goederen en een gedetailleerde
ontvangstmelding.
6. Factuurafwikkeling:
Na de aankoop van de artikelen wordt er een factuur opgestuurd door de leverancier. De
afdeling administratie heeft de taak om na te gaan of de inkoopfactuur klopt met de
goederenontvangst. Ook wordt de crediteurenadministratie geregistreerd. De
factuurcontrole mag niet uitgeoefend worden door de inkoopafdeling of de
magazijnmeester.
7. Betaling:
Facturen mogen alleen betaalbaar worden gesteld wanneer de op de factuur vermelde
bedragen juist zijn. Via een geautomatiseerd systeem worden de crediteuren geselecteerd
op basis van factuurdata en krediettermijnen. Na de autorisatie door de procuratiehouder
van het uitgedraaide overzicht wordt de betaalopdracht doorgegeven aan de bank.
8. Totaal- en verbandscontrole:
Er zijn twee verbandscontrole. Als eerste het verband tussen de geld- en
goederenbeweging. Dit geeft aan de samenhang tussen verkregen en opgeofferde
waarden. En ten tweede de samenhang tussen toestand en gebeuren. Dit geeft aan dat
alle toevoegingen gelijk zijn aan alle afgiften. Deze zijn makkelijk te berekenen met BETA-
formules.
Managementinformatie
Omzet per vestiging
Omzet per artikelgroep
Brutomarge per artikelgroep
Marktaandeel
Omloopsnelheden
Kasverschillen per vestiging
Inkoopwaarde per artikelgroep
Transportkosten per vestiging
Huisvestingskosten per vestiging
Diefstalcijfers per vestiging
