Plan van Aanpak afstudeeropdracht
HBO Bestuurskunde
Op welke manier kan een herziening van het werkproces rond relatiemanagement
bij de Provincie Zeeland bijdragen aan het structureel versterken van het
bestuurlijke netwerk van de Provincie Zeeland?
Naam: Tirsa de Nooijer
Studentnummer: 4386277
NCOI Opleidingsgroep, HBO Bachelor Bestuurskunde
Datum: 17-12-2021
Eindopdracht: Plan van Aanpak afstudeeropdracht NCOI
,Inhoud
1. Context ................................................................................................................................ 3
1.1 Omschrijving organisatie .................................................................................................. 3
1.2 Aanleiding ......................................................................................................................... 3
1.3 Weergave huidige situatie ................................................................................................ 3
2. Vraagstuk ............................................................................................................................ 5
2.1 Kern van het vraagstuk ................................................................................................... 5
2.2 Doelstelling ...................................................................................................................... 5
2.3 Belang stakeholders ........................................................................................................ 6
3. Scope afstudeeropdracht .................................................................................................... 6
3.1 Afbakening ................................................................................................................... 6
4. Werkwijze ............................................................................................................................ 7
4.1 Stappenplan...................................................................................................................... 7
4.2 Informatieverzameling ...................................................................................................... 7
4.3 Mensen en geld ................................................................................................................ 8
4.4 Planning ............................................................................................................................ 8
2
, 1. Context
1.1 Omschrijving organisatie
De provincie Zeeland is het middenbestuur van de overheid. Zij heeft een verbindende functie tussen
de verschillende Zeeuwse regio’s. De provincie wordt vertegenwoordigd door de commissaris van de
Koning, welke in dienst is van Binnenlandse Zaken. Het college van Gedeputeerde Staten is het
dagelijks bestuur en wordt ondersteund door de secretaris- directeur. De politiek bestaat uit
Provinciale Staten deze bevat 39 Statenleden, zij zien toe op de juiste uitvoering van de provinciale
kerntaken en de uitvoering van het coalitieakkoord. De provincie Zeeland bestaat uit 600 ambtenaren
en is een lijn-staforganisatie. Het organogram is opgenomen in Bijlage I.
In 2018 is het evenementenbureau van de provincie Zeeland opgericht onder de afdeling
Bestuursondersteuning. Deze ontwikkeling beoogt een professionaliseringsslag te maken bij het
organiseren van evenementen zoals open dagen, openingen van locaties en bestuurlijke relatie
evenementen. Alvorens de oprichting van het evenentenbureau werden deze taken opgepakt door
tijdelijke projectgroepen met medewerkers uit verschillende afdelingen. Hierdoor werden evenementen
steeds naar eigen inzicht en ervaring georganiseerd. Het provinciebestuur wilde bij de oprichting van
het evenementenbureau inzetten op een professionele en uniforme wijze van de organisatie van
(werk) bezoeken en evenementen voor de versterking van de zichtbaarheid en positie van Zeeland
als bestuur. Ten slotte heeft het evenementenbureau als doel om de capaciteit van de benodigde
competenties te borgen door een vast projectteam van acht medewerkers aan te stellen. Deze werken
allemaal in deeltijd en bestaan uit projectleiders, projectmedewerkers en projectadviseurs.
1.2 Aanleiding
Het bestuur van de provincie Zeeland heeft een breed netwerk en zet dit in om haar doelstellingen te
kunnen behalen. Dit netwerk bestaat uit partners uit onder andere mede- overheden, het bedrijfsleven,
zorg en onderwijs. De provincie Zeeland heeft er belang bij dat dit netwerk een solide basis heeft en
blijft bestaan bij wisselingen in het bestuur, bijvoorbeeld bij verkiezingen of vertrek van een
bestuurder. De opgave- en programmamanagers hebben een centrale rol bij het onderhouden en
activeren van het netwerk van het bestuur. De afgelopen jaren is er veel ingezet op het onderhouden
en activeren van het eigen netwerk door de toepassing van verschillende vormen van
relatiemanagement. Het organiseren van (netwerk) evenementen is een effectief middel om het
netwerk te onderhouden en nieuwe contacten op te doen. Het evenementenbureau is primair
verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen en is sinds 2018 operationeel. De
opdrachtgever heeft gevraagd nader te onderzoeken hoe het evenementenbureau haar
relatiemanagement verder kan ontwikkelen omdat bij de jaarlijkse evaluatie en het onderzoek van
Twynstra/ gudde is gebleken dat het relatiemanagement nog niet op het gewenste niveau is. Het
verslag van Twynstra/ gudde is bijgevoegd in bijlage 2.
1.3 Weergave huidige situatie
De ontwikkeling van het evenementenbureau en het rapport van Twynstra/Gudde geven handvatten
om op een andere manier te gaan werken op het gebied van relatiemanagement. Om te zorgen dat
relaties niet verloren gaan bij bestuurlijke wisselingen, is het van belang deze relaties centraal te
registreren en relatiemanagement volgens een vaste strategie toe te passen. Het evenementenbureau
is onderdeel van Public Affairs en is verantwoordelijk voor het onderhouden van het
relatiemanagementsysteem Adrez. Daarnaast zorgt het evenementenbureau voor de advisering op
uitnodigingsbeleid waarbij aandacht is voor de relaties die worden uitgenodigd voor bepaalde
evenementen, waarbij het secretariaat, bestuursadviseurs en programma en opgavenmanagers een
belangrijke bijdrage leveren. Echter, zij zijn ieder gekoppeld aan één portefeuille en/of programma en
onderhouden zelfstandig hun relaties binnen het netwerk. Door de afgescheiden takenpakketten zijn
zij niet onderling inzetbaar, waardoor de continuïteit en efficiëntie in gedrang komen. Daarbij
vertrekken er komend jaar twee mensen binnen het team evenementen, staan er twee vacatures open
voor de team coördinatoren van de afdeling en is er sinds een aantal maanden een nieuw
afdelingshoofd.
3
HBO Bestuurskunde
Op welke manier kan een herziening van het werkproces rond relatiemanagement
bij de Provincie Zeeland bijdragen aan het structureel versterken van het
bestuurlijke netwerk van de Provincie Zeeland?
Naam: Tirsa de Nooijer
Studentnummer: 4386277
NCOI Opleidingsgroep, HBO Bachelor Bestuurskunde
Datum: 17-12-2021
Eindopdracht: Plan van Aanpak afstudeeropdracht NCOI
,Inhoud
1. Context ................................................................................................................................ 3
1.1 Omschrijving organisatie .................................................................................................. 3
1.2 Aanleiding ......................................................................................................................... 3
1.3 Weergave huidige situatie ................................................................................................ 3
2. Vraagstuk ............................................................................................................................ 5
2.1 Kern van het vraagstuk ................................................................................................... 5
2.2 Doelstelling ...................................................................................................................... 5
2.3 Belang stakeholders ........................................................................................................ 6
3. Scope afstudeeropdracht .................................................................................................... 6
3.1 Afbakening ................................................................................................................... 6
4. Werkwijze ............................................................................................................................ 7
4.1 Stappenplan...................................................................................................................... 7
4.2 Informatieverzameling ...................................................................................................... 7
4.3 Mensen en geld ................................................................................................................ 8
4.4 Planning ............................................................................................................................ 8
2
, 1. Context
1.1 Omschrijving organisatie
De provincie Zeeland is het middenbestuur van de overheid. Zij heeft een verbindende functie tussen
de verschillende Zeeuwse regio’s. De provincie wordt vertegenwoordigd door de commissaris van de
Koning, welke in dienst is van Binnenlandse Zaken. Het college van Gedeputeerde Staten is het
dagelijks bestuur en wordt ondersteund door de secretaris- directeur. De politiek bestaat uit
Provinciale Staten deze bevat 39 Statenleden, zij zien toe op de juiste uitvoering van de provinciale
kerntaken en de uitvoering van het coalitieakkoord. De provincie Zeeland bestaat uit 600 ambtenaren
en is een lijn-staforganisatie. Het organogram is opgenomen in Bijlage I.
In 2018 is het evenementenbureau van de provincie Zeeland opgericht onder de afdeling
Bestuursondersteuning. Deze ontwikkeling beoogt een professionaliseringsslag te maken bij het
organiseren van evenementen zoals open dagen, openingen van locaties en bestuurlijke relatie
evenementen. Alvorens de oprichting van het evenentenbureau werden deze taken opgepakt door
tijdelijke projectgroepen met medewerkers uit verschillende afdelingen. Hierdoor werden evenementen
steeds naar eigen inzicht en ervaring georganiseerd. Het provinciebestuur wilde bij de oprichting van
het evenementenbureau inzetten op een professionele en uniforme wijze van de organisatie van
(werk) bezoeken en evenementen voor de versterking van de zichtbaarheid en positie van Zeeland
als bestuur. Ten slotte heeft het evenementenbureau als doel om de capaciteit van de benodigde
competenties te borgen door een vast projectteam van acht medewerkers aan te stellen. Deze werken
allemaal in deeltijd en bestaan uit projectleiders, projectmedewerkers en projectadviseurs.
1.2 Aanleiding
Het bestuur van de provincie Zeeland heeft een breed netwerk en zet dit in om haar doelstellingen te
kunnen behalen. Dit netwerk bestaat uit partners uit onder andere mede- overheden, het bedrijfsleven,
zorg en onderwijs. De provincie Zeeland heeft er belang bij dat dit netwerk een solide basis heeft en
blijft bestaan bij wisselingen in het bestuur, bijvoorbeeld bij verkiezingen of vertrek van een
bestuurder. De opgave- en programmamanagers hebben een centrale rol bij het onderhouden en
activeren van het netwerk van het bestuur. De afgelopen jaren is er veel ingezet op het onderhouden
en activeren van het eigen netwerk door de toepassing van verschillende vormen van
relatiemanagement. Het organiseren van (netwerk) evenementen is een effectief middel om het
netwerk te onderhouden en nieuwe contacten op te doen. Het evenementenbureau is primair
verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen en is sinds 2018 operationeel. De
opdrachtgever heeft gevraagd nader te onderzoeken hoe het evenementenbureau haar
relatiemanagement verder kan ontwikkelen omdat bij de jaarlijkse evaluatie en het onderzoek van
Twynstra/ gudde is gebleken dat het relatiemanagement nog niet op het gewenste niveau is. Het
verslag van Twynstra/ gudde is bijgevoegd in bijlage 2.
1.3 Weergave huidige situatie
De ontwikkeling van het evenementenbureau en het rapport van Twynstra/Gudde geven handvatten
om op een andere manier te gaan werken op het gebied van relatiemanagement. Om te zorgen dat
relaties niet verloren gaan bij bestuurlijke wisselingen, is het van belang deze relaties centraal te
registreren en relatiemanagement volgens een vaste strategie toe te passen. Het evenementenbureau
is onderdeel van Public Affairs en is verantwoordelijk voor het onderhouden van het
relatiemanagementsysteem Adrez. Daarnaast zorgt het evenementenbureau voor de advisering op
uitnodigingsbeleid waarbij aandacht is voor de relaties die worden uitgenodigd voor bepaalde
evenementen, waarbij het secretariaat, bestuursadviseurs en programma en opgavenmanagers een
belangrijke bijdrage leveren. Echter, zij zijn ieder gekoppeld aan één portefeuille en/of programma en
onderhouden zelfstandig hun relaties binnen het netwerk. Door de afgescheiden takenpakketten zijn
zij niet onderling inzetbaar, waardoor de continuïteit en efficiëntie in gedrang komen. Daarbij
vertrekken er komend jaar twee mensen binnen het team evenementen, staan er twee vacatures open
voor de team coördinatoren van de afdeling en is er sinds een aantal maanden een nieuw
afdelingshoofd.
3
