Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening 2

Bestuurlijke informatie voorziening
Tentamenstof: Boek H4, 6, 7, 8 en Syllabus H1 t/m 6


Boek
Hoofdstuk 4: Bedrijfsprocessen in beeld
4.1 Bedrijfsprocessen

4.1.1 Ordening van activiteiten
Bedrijfsprocessen: aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om
een klant een product/dienst te leveren
 Uiteenlopende werkzaamheden gestructureerd in bedrijfsprocessen  meer zicht op hoe
werkzaamheden verlopen en hoe ze afhankelijk van elkaar zijn.
Beschreven in:
 Activiteitenbeschrijving: verhalende, globale beschrijving die weergeeft welke
werkzaamheden per activiteit worden uitgevoerd
 Gegevensstroomschema: visualisering van de informatievoorziening van het bedrijfsproces in
de vorm van een schema met: gegevens die de activiteiten gebruiken & gegevens die worden
opgeslagen ten behoeve van de uitvoering van de activiteit
Activiteit: door een persoon en/of machine uitgevoerde handelingen, 2 manieren om te ordenen:
 In bedrijfsfuncties: clustering op basis van de gelijke functie, risico: functies gaan het eigen
belang nastreven i.p.v. dat van de klant
 In bedrijfsprocessen: bij creatie van een product of dienst is er sprake van een
aaneenschakeling van activiteiten die elk hun eigen deel toevoegen. De focus is dus op de
samenhang van de activiteiten en de efficiëntie van het bedrijfsproces (i.p.v. efficiëntie van
de afdeling) !de activiteiten van een bedrijfsproces worden wel op afdelingen uitgevoerd!
Uitvoerende/actor: persoon of apparaat die de activiteit uitvoert
functionele indeling: de indeling van een onderneming in een afdeling, nadeel  afdelingen vormen
eilandjes met eigen belangen en niet het belang van de klant. Vermijden door procesmatig werken
(niet bedrijfsfuncties maar bedrijfsprocessen staan centraal)

4.1.2 Activiteiten in gang gezet
 Trigger: zet de uitvoering van een individuele activiteit in de gang (kan resultaat van andere
activiteit zijn)
 Impuls: zet het bedrijfsproces in gang door de eerste activiteit in gang te zetten, kan van
buitenaf of van binnenuit
- externe klant: persoon of instantie buiten de onderneming
- interne klant: medewerker

4.2 Beeld van een bedrijfsproces: de activiteitenbeschrijving

4.2.1 Beschrijving bedrijfsproces
Activiteitenbeschrijving: verhalende, globale beschrijving die weergeeft welke werkzaamheden per
activiteit worden uitgevoerd.
Werkinstructie: gedetailleerde activiteitenbeschrijving
Structuur activiteitenbeschrijving:
 Nummer en naam activiteit: chronologisch; naam bevat altijd een werkwoord

,  Afdeling: naam van afdeling waar activiteit wordt uitgevoerd
 Uitvoerende: naam van functionaris
 De handelingen: kernachtige beschrijving van handelingen
 Uitzonderingen: uitzonderingen op normale gang van zaken
Het maken van activiteitenbeschrijvingen:
 Informatie kan via interviews verkregen worden
 Informatie moet nader geanalyseerd worden, activiteiten destilleren (eindiging en vervolg)
 Beschrijving activiteiten

4.3 Visualisatie bedrijfsproces en zijn informatievoorziening

4.3.1 Gegevensstroomschema’s
Gegevensstroomschema (GSS/DFD): visualisering van informatievoorziening van het bedrijfsproces in
de vorm van een schema met de gebruikte en opgeslagen gegevens
- Geeft geen stroom van gegevens aan die nodig is voor de afstemming (de medewerkers de
juist informatie geven zodat ze kunnen doen wat ze moeten)  voor je met een activiteit
kunt starten heb je informatie nodig
Voordelen DFD:
 Duidelijke weergave van de gegevensverwerking: waar komt het vandaan, welke activiteit
verwerkt en waar gaan ze naar toe
 Middel om de informatievoorziening van een proces te communiceren
 Zichtbaar maken van knelpunten in de informatievoorziening
 Maakt duidelijk waar aanpassingen in het bedrijfsproces gedaan moeten worden
 Eenvoudige weergave van complexe bedrijfsprocessen

4.3.2 Basissymbolen van het gegevensstroomschema
Symbolen in gegevensstroomschema:
 Cirkel: naam van proces of activiteit
 Pijl: naam gegevensstroom
 Rechthoek met hoekje: naam gegevensverzameling
 Blokje: naam bron of bestemming
 Uitgaande pijl: wordt geraadpleegd
 Inkomende pijl: inhoud wordt gewijzigd
Een goederenstroom wordt niet opgenomen, een begeleidende gegevensstroom wel

4.3.3 Relatie activiteitenbeschrijving en gegevensstroomschema
Activiteitenbeschrijving: textueel uitgelegd
Gegevensstroomschema: met symbolen

4.4 Begrijpen van een gegevensstroomschema

4.4.1 Het gegevensstroomschema uitgelegd
Spelregels DFD:
 Gebruik juiste symbolen
 Gegevensverzamelingen/bestanden: in hoofdletters met uitgaande en inkomende pijlen
 Processen: nummeren en in werkwoordsvorm benoemen
 Pijlen: geven stroomrichting aan
 Bronnen/bestemmingen: benoemen met een zelfstandig naamwoord
 Wir-war-schema’s: dezelfde bestanden meerdere malen gebruiken
 Gegevensstromen van en naar een bestand behoeven geen namen