Samenvatting- Professioneel inkopen- K. Gelderman, B.
Albronda
Samenvatting hoofdstuk 1- Professioneel inkopen-
Professioneel inkopen
Hoofdstuk 1
Hoofdstuk 1.1 Inkoopfunctie
Het doel van inkopen is:
“Zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste
hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.”
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om
producten van externe bronnen te betrekken. (dus alle activiteiten op gebied van inkoop)
3 aspecten:
1. Technisch aspect; beschikken over juiste producten van juiste kwaliteit
2. Logistiek aspect; producten moet op juiste tijd en plaats beschikbaar zijn
3. Commercieel aspect; producten moeten tegen juiste prijs/kosten beschikbaar zijn
Tussen het koopgedrag van consumenten en organisaties zitten vaak grote verschillen:
- Bij organisaties is er grote kennis en bedrevenheid in onderhandelen
- Bij organisaties mogen persoonlijke behoeftebevrediging en emotionele motieven geen rol
spelen
- Bij organisaties komen geen impulsaankopen voor, een aanbestedingsproces vergt veel tijd
Het belang van de inkoopfunctie binnen een organisatie is:
- Levert directe bijdrage aan bedrijfsresultaat. Het inkoopaandeel ligt gemiddeld wel rond de
60%, dus iedere euro die kan worden bespaard, vormt een directe winstbijdrage.
- Draagt bij aan concurrentiepositie. Inkoop koppelt resources en mogelijkheden aan
producten en prestaties.
Veel bedrijven beperken zich tot hun kernactiviteiten. Dit maakt dat er meer uitbesteed moet
worden en in het inkoop aandeel stijgt binnen de organisatie. Bedrijven worden hierdoor
steeds meer afhankelijk van hun leveranciers. Volgens Van Weele heeft de inkoopfunctie de
volgende taken en verantwoordelijkheden:
- Zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces
- Het reduceren van inkoop gebonden kosten
- Verminderen van strategische kwetsbaarheid op de leveranciersmarkt
- Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing
Kijkend naar de inkoopfunctie kan het volgens Burt op een andere manier opgedeeld
worden, namelijk in vier fasen:
1. Administratieve functie: Nadruk ligt op bestellen
2. Mechanische functie: Alleen bezig met het sluiten van goedkope transacties
3. Proactieve functie: Kijken meer naar de lange termijn, leveranciersmanagement
4. Professionele strategische functie: Ondernemende, extraverte bedrijfsonderdeel
,Van Weele heeft ook zijn eigen visie op inkopen:
1. Besteloriëntatie: inkopers handelen bestelorders af en zien erop toe dat leveranciers
tijdig leveren
2. Commerciële oriëntatie: inkopers besteden aandacht aan lage prijzen, kortingen,
prijsonderhandelingen, etc.
3. Logistieke oriëntatie: inkopers verantwoordelijk voor veiligstellen van korte- en lange
termijn inkoopbehoeften.
4. Strategische oriëntatie: inkoop draagt bij aan versterking concurrentiepositie Deze vier
visies vallen vrijwel samen met vier fasen van Burt
Een van de trends binnen de inkoopfunctie is het duurzaam inkopen: in alle fasen van het
inkoopproces rekening houden met milieu en sociale aspecten.
- Komt moeilijk op gang, omdat doelstellingen o.g.v. duurzaamheid gesteld zijn als
resultaatverplichtingen en niet als wettelijke verplichtingen.
- Aanwezigheid van politieke component vormt grootste verschil tussen duurzaam inkopen in
de private en publieke sector
- Bedrijven die producten verkopen op consumenten markten vooralsnog gevoeliger voor
duurzame initiatieven zoals MVI dan aanbieders op B2B-markten (consumenten verwachten
vooral MVO)
Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Ondernemen (MVIO):initiatiefnemers
willen impuls geven aan maatschappelijk verantwoord inkopen door zelf het voorbeeld te
geven en anderen hiermee te inspireren.
Cradle to cradle: in ontwerpfase al rekening houden met hergebruik van grondstoffen,
waardoor er geen reststoffen overblijven. (Restafval ene product wordt grondstof voor ander
product)à Gaat verder dan duurzaamheid: dan wordt alleen milieuschade beperkt voor
volgende generatie. Gaat verder dan recycling: dan wordt niet van tevoren rekening
gehouden met hergebruik
Hoofdstuk 1.2 Hoe wordt er ingekocht?
Tot het komen van een inkoopbeslissing doorloopt een inkoper natuurlijk een proces. Dit
proces is geplaatst in een model door Van Weele. Het model bestaat uit zes stappen:
, (1 t/m 3: Tactische Inkoop)
(4 t/m 6: Operationele Inkoop)
1. Specificeren
- Men bepaalt de behoefte, oftewel de eisen waaraan het product/dienst moet voldoen
- Behoefte kan voortkomen uit zowel interne factoren als externe factoren
- Zeven groepen eisen:
1. Functionele
2. Technische
3. Logistieke
4. Kwaliteit
5. Commerciële
6. Milieu
7. Sociale
Bij het vastleggen van de specificaties komt de manoeuvreerruimte kijken: Deze is
evenredig aan de mate waarin specificaties vastliggen (hoe vroegtijdiger je in proces zit, hoe
meer impact je hebt). Manoeuvreerruimte lager naarmate er sprake is van stijgende
complexiteit en een kortere time-to-time market.
Back-door-selling is ook fenomeen wat kan gebeuren: Iemand spreekt met interne klant
met de bedoeling de specificaties zodanig te beïnvloeden dat ze een betere uitgangspositie
hebben dan hun concurrenten. (Rollen; gebruiker en beïnvloeder)
Drie veel voorkomende problemen bij deze fasen zijn:
- Gebrekkige specificatie
- Over-specificatie
- Veranderde specificatie
2. Selecteren
- Als behoefte bekend is, wordt o.b.v. marktonderzoek en soortgelijke inkooptransacties uit
het verleden een lijst opgesteld met potentiële leveranciers
- Approved-vendor-list: voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers
- Prekwalificatie: eerste selectie leveranciers, uit approved-vendor-list leveranciers
selecteren, die vervolgens op de shortlist komen. Aan de leveranciers op de shortlist wordt
een offerte gevraagd.
3. Contracteren (inclusief onderhandelen)
- O.b.v. offerte-evaluatie kan het nodig zijn om nog verder te onderhandelen met
geselecteerde leveranciers.
- Bij standaardproducten vaak over prijzen, kortingen en leveringsvoorwaarden.
- Bij complexere producten vaak over installatie, technische ondersteuning en training
gebruikers. - Contract legt wilsovereenstemming tussen zo goed mogelijk vast
Albronda
Samenvatting hoofdstuk 1- Professioneel inkopen-
Professioneel inkopen
Hoofdstuk 1
Hoofdstuk 1.1 Inkoopfunctie
Het doel van inkopen is:
“Zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste
hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.”
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om
producten van externe bronnen te betrekken. (dus alle activiteiten op gebied van inkoop)
3 aspecten:
1. Technisch aspect; beschikken over juiste producten van juiste kwaliteit
2. Logistiek aspect; producten moet op juiste tijd en plaats beschikbaar zijn
3. Commercieel aspect; producten moeten tegen juiste prijs/kosten beschikbaar zijn
Tussen het koopgedrag van consumenten en organisaties zitten vaak grote verschillen:
- Bij organisaties is er grote kennis en bedrevenheid in onderhandelen
- Bij organisaties mogen persoonlijke behoeftebevrediging en emotionele motieven geen rol
spelen
- Bij organisaties komen geen impulsaankopen voor, een aanbestedingsproces vergt veel tijd
Het belang van de inkoopfunctie binnen een organisatie is:
- Levert directe bijdrage aan bedrijfsresultaat. Het inkoopaandeel ligt gemiddeld wel rond de
60%, dus iedere euro die kan worden bespaard, vormt een directe winstbijdrage.
- Draagt bij aan concurrentiepositie. Inkoop koppelt resources en mogelijkheden aan
producten en prestaties.
Veel bedrijven beperken zich tot hun kernactiviteiten. Dit maakt dat er meer uitbesteed moet
worden en in het inkoop aandeel stijgt binnen de organisatie. Bedrijven worden hierdoor
steeds meer afhankelijk van hun leveranciers. Volgens Van Weele heeft de inkoopfunctie de
volgende taken en verantwoordelijkheden:
- Zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces
- Het reduceren van inkoop gebonden kosten
- Verminderen van strategische kwetsbaarheid op de leveranciersmarkt
- Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing
Kijkend naar de inkoopfunctie kan het volgens Burt op een andere manier opgedeeld
worden, namelijk in vier fasen:
1. Administratieve functie: Nadruk ligt op bestellen
2. Mechanische functie: Alleen bezig met het sluiten van goedkope transacties
3. Proactieve functie: Kijken meer naar de lange termijn, leveranciersmanagement
4. Professionele strategische functie: Ondernemende, extraverte bedrijfsonderdeel
,Van Weele heeft ook zijn eigen visie op inkopen:
1. Besteloriëntatie: inkopers handelen bestelorders af en zien erop toe dat leveranciers
tijdig leveren
2. Commerciële oriëntatie: inkopers besteden aandacht aan lage prijzen, kortingen,
prijsonderhandelingen, etc.
3. Logistieke oriëntatie: inkopers verantwoordelijk voor veiligstellen van korte- en lange
termijn inkoopbehoeften.
4. Strategische oriëntatie: inkoop draagt bij aan versterking concurrentiepositie Deze vier
visies vallen vrijwel samen met vier fasen van Burt
Een van de trends binnen de inkoopfunctie is het duurzaam inkopen: in alle fasen van het
inkoopproces rekening houden met milieu en sociale aspecten.
- Komt moeilijk op gang, omdat doelstellingen o.g.v. duurzaamheid gesteld zijn als
resultaatverplichtingen en niet als wettelijke verplichtingen.
- Aanwezigheid van politieke component vormt grootste verschil tussen duurzaam inkopen in
de private en publieke sector
- Bedrijven die producten verkopen op consumenten markten vooralsnog gevoeliger voor
duurzame initiatieven zoals MVI dan aanbieders op B2B-markten (consumenten verwachten
vooral MVO)
Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Ondernemen (MVIO):initiatiefnemers
willen impuls geven aan maatschappelijk verantwoord inkopen door zelf het voorbeeld te
geven en anderen hiermee te inspireren.
Cradle to cradle: in ontwerpfase al rekening houden met hergebruik van grondstoffen,
waardoor er geen reststoffen overblijven. (Restafval ene product wordt grondstof voor ander
product)à Gaat verder dan duurzaamheid: dan wordt alleen milieuschade beperkt voor
volgende generatie. Gaat verder dan recycling: dan wordt niet van tevoren rekening
gehouden met hergebruik
Hoofdstuk 1.2 Hoe wordt er ingekocht?
Tot het komen van een inkoopbeslissing doorloopt een inkoper natuurlijk een proces. Dit
proces is geplaatst in een model door Van Weele. Het model bestaat uit zes stappen:
, (1 t/m 3: Tactische Inkoop)
(4 t/m 6: Operationele Inkoop)
1. Specificeren
- Men bepaalt de behoefte, oftewel de eisen waaraan het product/dienst moet voldoen
- Behoefte kan voortkomen uit zowel interne factoren als externe factoren
- Zeven groepen eisen:
1. Functionele
2. Technische
3. Logistieke
4. Kwaliteit
5. Commerciële
6. Milieu
7. Sociale
Bij het vastleggen van de specificaties komt de manoeuvreerruimte kijken: Deze is
evenredig aan de mate waarin specificaties vastliggen (hoe vroegtijdiger je in proces zit, hoe
meer impact je hebt). Manoeuvreerruimte lager naarmate er sprake is van stijgende
complexiteit en een kortere time-to-time market.
Back-door-selling is ook fenomeen wat kan gebeuren: Iemand spreekt met interne klant
met de bedoeling de specificaties zodanig te beïnvloeden dat ze een betere uitgangspositie
hebben dan hun concurrenten. (Rollen; gebruiker en beïnvloeder)
Drie veel voorkomende problemen bij deze fasen zijn:
- Gebrekkige specificatie
- Over-specificatie
- Veranderde specificatie
2. Selecteren
- Als behoefte bekend is, wordt o.b.v. marktonderzoek en soortgelijke inkooptransacties uit
het verleden een lijst opgesteld met potentiële leveranciers
- Approved-vendor-list: voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers
- Prekwalificatie: eerste selectie leveranciers, uit approved-vendor-list leveranciers
selecteren, die vervolgens op de shortlist komen. Aan de leveranciers op de shortlist wordt
een offerte gevraagd.
3. Contracteren (inclusief onderhandelen)
- O.b.v. offerte-evaluatie kan het nodig zijn om nog verder te onderhandelen met
geselecteerde leveranciers.
- Bij standaardproducten vaak over prijzen, kortingen en leveringsvoorwaarden.
- Bij complexere producten vaak over installatie, technische ondersteuning en training
gebruikers. - Contract legt wilsovereenstemming tussen zo goed mogelijk vast
