Lesweek 1
Kenmerken event:
- Gebeurtenis of activiteit.
- Georganiseerd.
- Voor een bepaalde doelgroep.
- Om te informeren, entertainen of een beleving te laten ondergaan.
- Om een doel te bereiken.
Verschillende domeinen: Openbaar, besloten (op uitnodiging), vrije tijd, zakelijk.
Openbare evenementen: Festival, musical, sport event, concert, beurs.
Besloten evenementen: Conference, bedrijfsopening, incentive, beurs, jubileum.
Feiten
- Er zijn ongeveer 3.500 events met meer dan 5.000 bezoekers in Nederland.
- Er zijn meer dan 750 theaters/podia in Nederland en vele festivalterreinen.
- De omzet is vele miljoenen euro’s.
Redenen om te participeren in een evenement: Sociaal, status, relaxen, entertainment, leren.
Redenen om deel te nemen aan een evenement: Sociaal, psychologisch, organisatorisch,
persoonlijk.
MICE = Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions (business events).
Redenen om aan een MICE event deel te nemen: Stimulatie, strategische planning, product
update, educatie, netwerken, verkoop, belonen.
Verleden: De markt is het oudste evenement.
Toekomst trends: Technische mogelijkheden, reizen, globalisering, politieke besluiten,
groeiende wereldbevolking, nieuwe concepten, veiligheid.
,Om er voor te zorgen dat er events plaatsvinden in een regio, plaats of land wordt er gebruik
gemaakt van citymarketing.
Citymarketing = Hoe profileer je jezelf (de stad, regio of land).
Citybranding = Bepalen en promoten van een stads-identiteit (dus geen verkeerde beelden,
maar juist de vele museums).
Allebei verbeterd het de infrastructuur.
Directe bestedingen = Worden direct op het event besteed (zoals eten en drinken).
Afgeleide bestedingen = Worden buiten het event besteed (zoals hotels en ov).
Belangrijke waarde van een MICE event (en publieks evenement):
- Hoge uitgaven.
- Grote schaal / veel publiek.
- Stabiele arrangementen.
- Gestandaardiseerde services.
- Dekking van laag seizoen.
- Ambassadeurs.
- Attracties zijn niet noodzakelijk.
- Gezonde competitie.
- Voorzieningen voor andere doeleinden.
- Verbeteren van secondaire bedrijven.
De taak van de overheid: branding en ondersteuning bieden:
- Het event produceren.
- Het event bezitten (eigenaar).
- Het event sponsoren.
- Het event ondersteunen met o.a.: financieel, support,
materieel, marketing, moreel, advies, makkelijke toegang
(visum).
Stakeholders (belanghebbenden):
- Klanten: de initiator van het event (degene die event
bedacht heeft).
- Leveranciers: direct betrokken (catering, eventagency, hotel, locatie etc).
- Overig: niet direct betrokken (overheid, associaties, sponsors, media etc).
Onder overig valt:
- Associates (vakvereniging): evenementen (IDEA, CLC-VECTA, NVEP, VVEM, MPI,
meetings, beurzen, incentives.
- Media (vakbladen): event planner, eventbranche, meeting magazine, high profile.
- Beurzen: evenementen contract, event, IMEX, festival, EIBTM, VENUEZ.
- Prijzen: gouden giraffe, BEA award, crystal award.
- Overheid (politieke stabiliteit, infrastructuur, veiligheid, onderwijs).
, Stakeholders:
DMO: destination marketing office
- City marketing bureau dat diensten levert voor publiek en bedrijven.
CVB: convention and visitors bureau
- Soort regionale vvv voor internationale events, met kosteloze diensten.
DMC: destination management company
- Bureau dat je kunt inschakelen om (extra) regionale diensten in te huren.
PCO: professional conference organiser
Hoe kies je de juiste leverancier?
Stap 1. Wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
Nodig: leveranciers, personeel, materiaal.
Doelen: personeel informeren, motiveren, belonen (intern) en merkbekendheid vergroten,
klanten informeren, binden (extern).
Stap 2. Maak een duidelijke briefing voor de potentiële leverancier en vraag enkele
prijsopgaven op → een gelijke briefing voor de leveranciers om een eerste shortlist
te maken.
Stap 3. Zoek informatie over de potentiële leveranciers door internet te gebruiken, referenties te
checken en navraag bij collega’s.
Stap 4. Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiële leveranciers
→ een specifieke offerte aanvraag bij 3 of 4 leveranciers met het doel om deze met
elkaar te vergelijken.
Stap 5. Maak een shortlist met 2 of 3 leveranciers en vergelijk de offertes. Kies 2 of 3 beste
offertes. Vergelijken is moeilijk, let op de doelen (stap 1).
Stap 6. Indien mogelijk, onderhandel met de leverancier → het is vaak mogelijk om
een betere prijs te krijgen, of een betere service.
Stap 7. Bezoek de leverancier → voordat de definitieve keuze wordt gemaakt. Een
laatste check!
Stap 8. Kies het beste voorstel en zeg de andere voorstellen af.
Stap 9. Maak een contract; door de leverancier een verkoopcontract, door de opdrachtgever
een inkoopcontract. Check de voorwaarden en of alle gemaakte afspraken er ook instaan.
Stap 10. Plan een meeting voorafgaand aan het evenement om details door te nemen. 1 of
meer meetings zijn belangrijk om de voortgang te bewaken en eventuele wijzigingen te
bespreken.
Lesweek 2
Catering:
- Eten:
Eten keuzes: type evenement, doel van het evenement, type bezoeker, aantal gasten.
Eten diëten: cultureel (religieus → halal, medisch → allergie, overtuiging →
vegan).
- Dranken: assortiment (warm, koud, alcohol, non-alcohol), kosten (per uur of niet),
verbruik (leeftijd, koffiepauze, feest, diner), wet (verboden, vergunning).
Kenmerken event:
- Gebeurtenis of activiteit.
- Georganiseerd.
- Voor een bepaalde doelgroep.
- Om te informeren, entertainen of een beleving te laten ondergaan.
- Om een doel te bereiken.
Verschillende domeinen: Openbaar, besloten (op uitnodiging), vrije tijd, zakelijk.
Openbare evenementen: Festival, musical, sport event, concert, beurs.
Besloten evenementen: Conference, bedrijfsopening, incentive, beurs, jubileum.
Feiten
- Er zijn ongeveer 3.500 events met meer dan 5.000 bezoekers in Nederland.
- Er zijn meer dan 750 theaters/podia in Nederland en vele festivalterreinen.
- De omzet is vele miljoenen euro’s.
Redenen om te participeren in een evenement: Sociaal, status, relaxen, entertainment, leren.
Redenen om deel te nemen aan een evenement: Sociaal, psychologisch, organisatorisch,
persoonlijk.
MICE = Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions (business events).
Redenen om aan een MICE event deel te nemen: Stimulatie, strategische planning, product
update, educatie, netwerken, verkoop, belonen.
Verleden: De markt is het oudste evenement.
Toekomst trends: Technische mogelijkheden, reizen, globalisering, politieke besluiten,
groeiende wereldbevolking, nieuwe concepten, veiligheid.
,Om er voor te zorgen dat er events plaatsvinden in een regio, plaats of land wordt er gebruik
gemaakt van citymarketing.
Citymarketing = Hoe profileer je jezelf (de stad, regio of land).
Citybranding = Bepalen en promoten van een stads-identiteit (dus geen verkeerde beelden,
maar juist de vele museums).
Allebei verbeterd het de infrastructuur.
Directe bestedingen = Worden direct op het event besteed (zoals eten en drinken).
Afgeleide bestedingen = Worden buiten het event besteed (zoals hotels en ov).
Belangrijke waarde van een MICE event (en publieks evenement):
- Hoge uitgaven.
- Grote schaal / veel publiek.
- Stabiele arrangementen.
- Gestandaardiseerde services.
- Dekking van laag seizoen.
- Ambassadeurs.
- Attracties zijn niet noodzakelijk.
- Gezonde competitie.
- Voorzieningen voor andere doeleinden.
- Verbeteren van secondaire bedrijven.
De taak van de overheid: branding en ondersteuning bieden:
- Het event produceren.
- Het event bezitten (eigenaar).
- Het event sponsoren.
- Het event ondersteunen met o.a.: financieel, support,
materieel, marketing, moreel, advies, makkelijke toegang
(visum).
Stakeholders (belanghebbenden):
- Klanten: de initiator van het event (degene die event
bedacht heeft).
- Leveranciers: direct betrokken (catering, eventagency, hotel, locatie etc).
- Overig: niet direct betrokken (overheid, associaties, sponsors, media etc).
Onder overig valt:
- Associates (vakvereniging): evenementen (IDEA, CLC-VECTA, NVEP, VVEM, MPI,
meetings, beurzen, incentives.
- Media (vakbladen): event planner, eventbranche, meeting magazine, high profile.
- Beurzen: evenementen contract, event, IMEX, festival, EIBTM, VENUEZ.
- Prijzen: gouden giraffe, BEA award, crystal award.
- Overheid (politieke stabiliteit, infrastructuur, veiligheid, onderwijs).
, Stakeholders:
DMO: destination marketing office
- City marketing bureau dat diensten levert voor publiek en bedrijven.
CVB: convention and visitors bureau
- Soort regionale vvv voor internationale events, met kosteloze diensten.
DMC: destination management company
- Bureau dat je kunt inschakelen om (extra) regionale diensten in te huren.
PCO: professional conference organiser
Hoe kies je de juiste leverancier?
Stap 1. Wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
Nodig: leveranciers, personeel, materiaal.
Doelen: personeel informeren, motiveren, belonen (intern) en merkbekendheid vergroten,
klanten informeren, binden (extern).
Stap 2. Maak een duidelijke briefing voor de potentiële leverancier en vraag enkele
prijsopgaven op → een gelijke briefing voor de leveranciers om een eerste shortlist
te maken.
Stap 3. Zoek informatie over de potentiële leveranciers door internet te gebruiken, referenties te
checken en navraag bij collega’s.
Stap 4. Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiële leveranciers
→ een specifieke offerte aanvraag bij 3 of 4 leveranciers met het doel om deze met
elkaar te vergelijken.
Stap 5. Maak een shortlist met 2 of 3 leveranciers en vergelijk de offertes. Kies 2 of 3 beste
offertes. Vergelijken is moeilijk, let op de doelen (stap 1).
Stap 6. Indien mogelijk, onderhandel met de leverancier → het is vaak mogelijk om
een betere prijs te krijgen, of een betere service.
Stap 7. Bezoek de leverancier → voordat de definitieve keuze wordt gemaakt. Een
laatste check!
Stap 8. Kies het beste voorstel en zeg de andere voorstellen af.
Stap 9. Maak een contract; door de leverancier een verkoopcontract, door de opdrachtgever
een inkoopcontract. Check de voorwaarden en of alle gemaakte afspraken er ook instaan.
Stap 10. Plan een meeting voorafgaand aan het evenement om details door te nemen. 1 of
meer meetings zijn belangrijk om de voortgang te bewaken en eventuele wijzigingen te
bespreken.
Lesweek 2
Catering:
- Eten:
Eten keuzes: type evenement, doel van het evenement, type bezoeker, aantal gasten.
Eten diëten: cultureel (religieus → halal, medisch → allergie, overtuiging →
vegan).
- Dranken: assortiment (warm, koud, alcohol, non-alcohol), kosten (per uur of niet),
verbruik (leeftijd, koffiepauze, feest, diner), wet (verboden, vergunning).
