Samenvatting EVB voor HEM1 en ITM2 Hogeschool Tio

BASIS EVENTMANAGEMENT

MICE = meetings, incentives, conferences en exhibitions

Omschrijving van een evenement

Wat is een event of evenement?
 Georganiseerde gebeurtenis of activiteit
 Een bepaalde doelgroep
 Om te informeren, entertainen of een beleving te laten ondergaan
 Om een doel te bereiken (vooraf gestelde doelstelling)
Welk domein?
 Openbaar OF besloten
 Vrije tijd/leisure OF zakelijk

Redenen om te participeren in een evenement:
 Sociaal
 Status
 Relaxen
 Entertainment
 Leren

Belangrijke waarde van een MICE-event:
 Hoge uitgaven
 Grote schaal/veel publiek
 Stabiele arrangementen (bijv. hotel + transfer naar locatie)
 Gestandaardiseerde services
 Dekking van laagseizoen
 Ambassadeurs
 Attracties zijn niet noodzakelijk
 Gezonde competitie
 Voorzieningen voor andere doeleinden
 Verbeteren van secundaire bedrijven

De taak van de overheid:
 Het event produceren
 Het event bezitten
 Het event sponsoren
 Het event ondersteunen met o.a.:
o Financieel
o Support
o Materieel
o Marketing
o Moreel
o Advies
o Makkelijke toegang (visum)


Verschillende leveranciers

,Catering
Catering bestaat uit eten en drinken, personeel en materiaal.
Kosten komen voort uit huiscateraar of keuken fee (betalen voor gebruiken van de keuken
van een locatie zonder gebruik te maken van de huiscateraar) of kurkengeld (betalen voor
het inschenken van zelf meegenomen wijn) of garantieaantal gasten (vaststellen hoeveel
gasten je verwacht en waar je voor moet betalen).

Dranken
 Warm of koud
 Alcohol of non-alcohol
 Arrangement prijs (per uur)
 Werkelijk verbruik
 Koffiepauze 1,5 kopje koffie per persoon
Nederlanders drinken elk eerste uur drie drankjes en elk volgend uur twee drankjes + elke
gang een drankje. Rekening houden met de alcoholwet!

Eten
 Ontbijt, thee/koffie, brunch, lunch en diner, koude en warme hapjes
 Keuze van soort eten en serveren hangt af van:
o Type evenement
o Doel evenement
o Type gasten
o Aantallen gasten
 Dieet om culturele, medische, of overtuigingsredenen
 Materiaal zoals bestek, aardewerk, glaswerk, keukenapparatuur, tafels en stoelen
 HACCP-wetgeving voor hygiëne in de horeca voor cateraar

Personeel
 Zwarte (voor de schermen) en witte (achter de schermen) brigade
 Serviceniveau voor aantal benodigde werknemers (bijv. 1 man personeel op 10
gasten, of 1 man personeel op 30 gasten)
 Serveerder/serveerster, runner, sommelier, keukenpersoneel en logistiek




Eventagency

, Twee types
 Kant en klare events
 Custom made events
Taken van eventagency
 Concepting
 Projectmanagement
 Accountmanagement
 Sales and marketing

Hoe kies je een evenementenbureau in 4 stappen?
1. Voorselectie (longlist –> shortlist)
2. Resterende bureaus laten pitchen (3 of 4 bureaus)
3. Briefing
a. Algemene briefing
b. Communicatieve briefing
c. Content briefing (inhoud)
4. Vergoeding?

Entertainment
Doel
 Plezier
 Informeren
 Motiveren
 Activeren
 Publiciteit genereren
 Teambuilding
 Structureren

Boeken van een act
 Boekingsbureau
o Verloning door bureau
o Bureau beheert de agenda
 Rechtstreeks (artiest dient ingeschreven te zijn bij KvK)
o Verloning door de klant zelfstandig

Rider = alles wat de artiest wenst te hebben tijdens zijn optreden
 Hospitality rider
 Technical rider
 Additionele kosten




Transport
Twee types