Samenvatting BIV in praktijk
,Inhoud
Hoofdstuk 1. Inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging ................................................................. 4
1.1 Het begrip bestuurlijke informatieverzorging ......................................................................... 4
1.2 Het BIV-systeem ...................................................................................................................... 4
1.3 De functie van informatie bij het beheersen van een organisatie .......................................... 4
Hoofdstuk 2. Managementinformatie en het tolmodel.......................................................................... 5
2.0 Inleiding ......................................................................................................................................... 5
2.1 Het soort organisatie en de daarmee samenhangende informatie over de bedrijfsprocessen ... 6
2.2 Invloed van missie, strategie en kritische succesfactoren ............................................................ 6
2.3 Invloed van managementstijl en cultuur ....................................................................................... 8
2.4 Het ontwerpen van de rapportageset ........................................................................................... 8
Hoofdstuk 3. Betrouwbaarheid en interne controle ............................................................................... 8
3.1 Interne controle en het instrumentarium van interne controlemaatregelen ........................ 8
3.1.1 Preventieve maatregelen van interen controle ..................................................................... 9
3.3.2 Repressieve maatregelen van interne controle ................................................................... 11
3.2 Betrouwbaarheidsmaatregelen rond het geautomatiseerde systeem ................................. 13
3.3 Het interne betrouwbaarheidssysteem ................................................................................ 14
3.3.1 Controle-omgeving ........................................................................................................ 16
3.3.2 Risicoanalyse ................................................................................................................. 16
3.3.3 Maatregelen van interne controle ................................................................................ 17
3.3.4 Informatie en communicatie ......................................................................................... 17
3.3.5 Monitoring ..................................................................................................................... 17
Hoofdstuk 6. Inkoopproces ............................................................................................................... 18
6.0 Inleiding ............................................................................................................................. 18
6.1 Processtappen en risico’s ........................................................................................................ 18
6.2 Informatiebehoeften ............................................................................................................... 19
6.3 Maatregelen van interne controle .......................................................................................... 19
6.4 Logisch ontwerp ...................................................................................................................... 20
Hoofdstuk 7. Crediteurenproces ....................................................................................................... 21
7.1 Processtappen en risico’s .................................................................................................. 21
7.2 Informatiebehoeften ......................................................................................................... 22
7.3 Maatregelen van interne controle .................................................................................... 22
7.4 Logisch ontwerp ................................................................................................................ 23
Hoofdstuk 9. Voorraadproces ........................................................................................................... 25
9.0 Inleiding ................................................................................................................................... 25
9.1 Processtappen en risico’s ........................................................................................................ 25
, 9.2 Informatiebehoeften ............................................................................................................... 26
9.3 Maatregelen van interne controle .......................................................................................... 26
9.4 Logisch ontwerp van het voorraadproces ............................................................................... 27
Hoofdstuk 10. Verkoopproces ........................................................................................................... 29
10.1 Standaard verkoopproces op rekening ................................................................................. 29
Hoofdstuk 11. Debiteurenproces ...................................................................................................... 33
11.1 Processtappen en risico’s ...................................................................................................... 33
11.2 Informatiebehoeften ............................................................................................................. 34
11.3 Maatregelen van interne controle ........................................................................................ 34
11.4 Logisch ontwerp van het debiteurenproces.......................................................................... 35
Hoofdstuk 14. Handelsbedrijven op rekening ................................................................................... 36
14.1 BIV bij handelsbedrijven ........................................................................................................ 36
14.2 Casus Bouwtrading ................................................................................................................ 36
14.3 Risicoanalyse en aanzet voor interne controle ..................................................................... 36
14.4 Informatiebehoeften ............................................................................................................. 37
14.5 Procesbeschrijvingen ............................................................................................................. 37
, Hoofdstuk 1. Inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging
1.1 Het begrip bestuurlijke informatieverzorging
Bestuurlijke informatievoorziening (BIV) wordt als volgt gedefinieerd:
‘Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het nemen van beslissingen, het
dagelijks functioneren, het beheersen van de organisatie en het afleggen van verantwoording’.
Met deze informatie kan men:
- Beslissingen nemen
- Doen functioneren
- Beheersen
- Verantwoording afleggen
De informatie zal om deze functies te kunnen vervullen moeten voldoen aan een aantal
kwaliteitseisen. De belangrijkste kwaliteitseisen zijn:
- Relevantie
- Betrouwbaarheid
1.2 Het BIV-systeem
Het BIV-systeem bestaat uit een aantal onderdelen die met elkaar samenhangen:
- Organisatie
- ICT
- Informatie
1.3 De functie van informatie bij het beheersen van een organisatie
Voor het beheersen van een proces of een organisatie is betrouwbare en relevante informatie van
grote waarde. Wij lichten dit toe aan de hand van de Deming circle, die je terugvindt in veel
beheersingsmodellen.
Wanneer in één van de fasen van de Deming Circle geen informatie beschikbaar is of wanneer de
informatie onbetrouwbaar is, kan geen effectieve beheersing plaatsvinden. Zie daar de centrale rol
die betrouwbare en relevante informatie heeft voor het beheersen van een organisatie.
,Inhoud
Hoofdstuk 1. Inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging ................................................................. 4
1.1 Het begrip bestuurlijke informatieverzorging ......................................................................... 4
1.2 Het BIV-systeem ...................................................................................................................... 4
1.3 De functie van informatie bij het beheersen van een organisatie .......................................... 4
Hoofdstuk 2. Managementinformatie en het tolmodel.......................................................................... 5
2.0 Inleiding ......................................................................................................................................... 5
2.1 Het soort organisatie en de daarmee samenhangende informatie over de bedrijfsprocessen ... 6
2.2 Invloed van missie, strategie en kritische succesfactoren ............................................................ 6
2.3 Invloed van managementstijl en cultuur ....................................................................................... 8
2.4 Het ontwerpen van de rapportageset ........................................................................................... 8
Hoofdstuk 3. Betrouwbaarheid en interne controle ............................................................................... 8
3.1 Interne controle en het instrumentarium van interne controlemaatregelen ........................ 8
3.1.1 Preventieve maatregelen van interen controle ..................................................................... 9
3.3.2 Repressieve maatregelen van interne controle ................................................................... 11
3.2 Betrouwbaarheidsmaatregelen rond het geautomatiseerde systeem ................................. 13
3.3 Het interne betrouwbaarheidssysteem ................................................................................ 14
3.3.1 Controle-omgeving ........................................................................................................ 16
3.3.2 Risicoanalyse ................................................................................................................. 16
3.3.3 Maatregelen van interne controle ................................................................................ 17
3.3.4 Informatie en communicatie ......................................................................................... 17
3.3.5 Monitoring ..................................................................................................................... 17
Hoofdstuk 6. Inkoopproces ............................................................................................................... 18
6.0 Inleiding ............................................................................................................................. 18
6.1 Processtappen en risico’s ........................................................................................................ 18
6.2 Informatiebehoeften ............................................................................................................... 19
6.3 Maatregelen van interne controle .......................................................................................... 19
6.4 Logisch ontwerp ...................................................................................................................... 20
Hoofdstuk 7. Crediteurenproces ....................................................................................................... 21
7.1 Processtappen en risico’s .................................................................................................. 21
7.2 Informatiebehoeften ......................................................................................................... 22
7.3 Maatregelen van interne controle .................................................................................... 22
7.4 Logisch ontwerp ................................................................................................................ 23
Hoofdstuk 9. Voorraadproces ........................................................................................................... 25
9.0 Inleiding ................................................................................................................................... 25
9.1 Processtappen en risico’s ........................................................................................................ 25
, 9.2 Informatiebehoeften ............................................................................................................... 26
9.3 Maatregelen van interne controle .......................................................................................... 26
9.4 Logisch ontwerp van het voorraadproces ............................................................................... 27
Hoofdstuk 10. Verkoopproces ........................................................................................................... 29
10.1 Standaard verkoopproces op rekening ................................................................................. 29
Hoofdstuk 11. Debiteurenproces ...................................................................................................... 33
11.1 Processtappen en risico’s ...................................................................................................... 33
11.2 Informatiebehoeften ............................................................................................................. 34
11.3 Maatregelen van interne controle ........................................................................................ 34
11.4 Logisch ontwerp van het debiteurenproces.......................................................................... 35
Hoofdstuk 14. Handelsbedrijven op rekening ................................................................................... 36
14.1 BIV bij handelsbedrijven ........................................................................................................ 36
14.2 Casus Bouwtrading ................................................................................................................ 36
14.3 Risicoanalyse en aanzet voor interne controle ..................................................................... 36
14.4 Informatiebehoeften ............................................................................................................. 37
14.5 Procesbeschrijvingen ............................................................................................................. 37
, Hoofdstuk 1. Inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging
1.1 Het begrip bestuurlijke informatieverzorging
Bestuurlijke informatievoorziening (BIV) wordt als volgt gedefinieerd:
‘Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het nemen van beslissingen, het
dagelijks functioneren, het beheersen van de organisatie en het afleggen van verantwoording’.
Met deze informatie kan men:
- Beslissingen nemen
- Doen functioneren
- Beheersen
- Verantwoording afleggen
De informatie zal om deze functies te kunnen vervullen moeten voldoen aan een aantal
kwaliteitseisen. De belangrijkste kwaliteitseisen zijn:
- Relevantie
- Betrouwbaarheid
1.2 Het BIV-systeem
Het BIV-systeem bestaat uit een aantal onderdelen die met elkaar samenhangen:
- Organisatie
- ICT
- Informatie
1.3 De functie van informatie bij het beheersen van een organisatie
Voor het beheersen van een proces of een organisatie is betrouwbare en relevante informatie van
grote waarde. Wij lichten dit toe aan de hand van de Deming circle, die je terugvindt in veel
beheersingsmodellen.
Wanneer in één van de fasen van de Deming Circle geen informatie beschikbaar is of wanneer de
informatie onbetrouwbaar is, kan geen effectieve beheersing plaatsvinden. Zie daar de centrale rol
die betrouwbare en relevante informatie heeft voor het beheersen van een organisatie.
