Samenvatting NEVI
Stap 17: Contractbeheer en contractmanagement
Hoofdstuk 1 – Contractbeheer en contractmanagement
Contractbeheer:
Het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie (over contracten) op het juiste tijdstip op de
juist plaats is, ter ondersteuning van het contractmanagement.
Het doel van contractbeheer is: de interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende
contracten en in de juiste contractafspraken en informatie.
Contractmanagement:
Het proces van systematisch en efficiënt besturen van contracten, van de creatie van het contract
tot en met de executie en de analyse ervan.
Het doel van contractmanagement is: de operationele en financiële leveranciersprestatie
maximaliseren en de risico’s reduceren.
Kernvragen bij contractmanagent:
Hoe kun je bereiken dat er vanaf het moment van het afsluiten van het contract volgens de
daarin gemaakte afspraken wordt gewerkt?
Welke risico’s ontstaan er bij het aangaan van het contract?
Fase 1: Contractinitiatie
Contractbeleid zorgt voor belangrijke input voor de contractinitiatie. Geeft richting en regels voor
volmachten, rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokkenen in het
proces.
Fase 2: Contractvorming
Het aangaan van een daadwerkelijke verplichting.
Fase 3: Contractimplementatie
Hier controleer je of alle informatie over het contract juist en compleet is. Je registreert het contract
en bewaakt of er wijzigingen plaatsvinden of moeten plaatsvinden. Je richt benodigde systemen in
,en werkt formats voor orderberichten en facturen uit. Je maakt afspraken over de manier waarop er
moet worden gehandeld bij kwaliteitsklachten, garantiegevallen en calamiteiten.
Fase 4: Contractexecutie
Het uitvoeren van het contract. De ontvangst van de dienst of het product wordt voorbereid en alle
verplichtingen die in het contract zijn aangegaan, worden uitgevoerd.
Fase 5: Contractevaluatie
In deze fase bepaal je of je het contract verlengt, wijzigt of beëindigt.
Contractmanagement
Contractmanagement is belangrijk voor het in kaart brengen van de risico’s. Maar ook voor externe
factoren, zoals globalisering en de toenemende complexiteit van contracten.
Risico’s ontstaan als afspraken uit contracten niet goed worden nagekomen of als je een niet
passend contract hebt afgesloten. Een niet passend contract is bijvoorbeeld een contract waarvan
de vorm niet past bij de gewenste leveranciersprestatie.
,Er zijn veel risico’s die kunnen optreden als contracten niet goed worden beheerd en gemanaged.
Een contract kan beschouwd worden als een kwalitatieve afspraak, die gericht is op het reduceren
van de onderstaande risico’s. Beoogde en gecontracteerde prestaties en besparingen komen pas tot
stand als een contract actief gebruikt wordt.
Contractbeheer
Contractbeheer is de eerste stap in het beheersen van risico’s en het uitnutten van de beoogde
voordelen. In veel organisaties hangt contractbeheer samen met bijvoorbeeld
workflowmanagement of met het documentair informatiesysteem of de administratieve
organisatieprocedures. Al deze zaken hebben het beheersen van activiteiten en informatiestromen
tot doel.
Contractbeheer is bedoeld om de interne organisatie te voorzien van inzicht in lopende contracten
en in de juiste contractuele afspraken en informatie.
, De volgende activiteiten vallen onder contractbeheer:
Registreren en beheren van contractgegevens. Onder andere het documenteren, wijzigen en
aanvullen van contractgegeven ne het informeren van betrokkenen.
Archivering van contracten. Het bijhouden van een compleet contractdossier.
Bewaking van acties en planning; signaleringsfunctie. Onder bewaking valt ook het bewaken
van budgetuitnutting.
Informatie verschaffen. Hierbij gaat het om informatie over contracten, wijzigingen en
gegevens van leveranciers en afnemers.
Contractbeheer geeft ondersteuning aan het gehele contracteringsproces. Draagt bij aan snellere en
kwalitatief betere besluitvormingsprocessen. Feitenkennis en onderhandelingsmacht neemt toe, wat
leidt tot betere resultaten.
Hoofdstuk 2 – Stappenplan voor het opzetten van contractbeheer
Hieronder een stappenplan voor het opzetten en ontwikkelen van contractbeheer.
Stap 17: Contractbeheer en contractmanagement
Hoofdstuk 1 – Contractbeheer en contractmanagement
Contractbeheer:
Het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie (over contracten) op het juiste tijdstip op de
juist plaats is, ter ondersteuning van het contractmanagement.
Het doel van contractbeheer is: de interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende
contracten en in de juiste contractafspraken en informatie.
Contractmanagement:
Het proces van systematisch en efficiënt besturen van contracten, van de creatie van het contract
tot en met de executie en de analyse ervan.
Het doel van contractmanagement is: de operationele en financiële leveranciersprestatie
maximaliseren en de risico’s reduceren.
Kernvragen bij contractmanagent:
Hoe kun je bereiken dat er vanaf het moment van het afsluiten van het contract volgens de
daarin gemaakte afspraken wordt gewerkt?
Welke risico’s ontstaan er bij het aangaan van het contract?
Fase 1: Contractinitiatie
Contractbeleid zorgt voor belangrijke input voor de contractinitiatie. Geeft richting en regels voor
volmachten, rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokkenen in het
proces.
Fase 2: Contractvorming
Het aangaan van een daadwerkelijke verplichting.
Fase 3: Contractimplementatie
Hier controleer je of alle informatie over het contract juist en compleet is. Je registreert het contract
en bewaakt of er wijzigingen plaatsvinden of moeten plaatsvinden. Je richt benodigde systemen in
,en werkt formats voor orderberichten en facturen uit. Je maakt afspraken over de manier waarop er
moet worden gehandeld bij kwaliteitsklachten, garantiegevallen en calamiteiten.
Fase 4: Contractexecutie
Het uitvoeren van het contract. De ontvangst van de dienst of het product wordt voorbereid en alle
verplichtingen die in het contract zijn aangegaan, worden uitgevoerd.
Fase 5: Contractevaluatie
In deze fase bepaal je of je het contract verlengt, wijzigt of beëindigt.
Contractmanagement
Contractmanagement is belangrijk voor het in kaart brengen van de risico’s. Maar ook voor externe
factoren, zoals globalisering en de toenemende complexiteit van contracten.
Risico’s ontstaan als afspraken uit contracten niet goed worden nagekomen of als je een niet
passend contract hebt afgesloten. Een niet passend contract is bijvoorbeeld een contract waarvan
de vorm niet past bij de gewenste leveranciersprestatie.
,Er zijn veel risico’s die kunnen optreden als contracten niet goed worden beheerd en gemanaged.
Een contract kan beschouwd worden als een kwalitatieve afspraak, die gericht is op het reduceren
van de onderstaande risico’s. Beoogde en gecontracteerde prestaties en besparingen komen pas tot
stand als een contract actief gebruikt wordt.
Contractbeheer
Contractbeheer is de eerste stap in het beheersen van risico’s en het uitnutten van de beoogde
voordelen. In veel organisaties hangt contractbeheer samen met bijvoorbeeld
workflowmanagement of met het documentair informatiesysteem of de administratieve
organisatieprocedures. Al deze zaken hebben het beheersen van activiteiten en informatiestromen
tot doel.
Contractbeheer is bedoeld om de interne organisatie te voorzien van inzicht in lopende contracten
en in de juiste contractuele afspraken en informatie.
, De volgende activiteiten vallen onder contractbeheer:
Registreren en beheren van contractgegevens. Onder andere het documenteren, wijzigen en
aanvullen van contractgegeven ne het informeren van betrokkenen.
Archivering van contracten. Het bijhouden van een compleet contractdossier.
Bewaking van acties en planning; signaleringsfunctie. Onder bewaking valt ook het bewaken
van budgetuitnutting.
Informatie verschaffen. Hierbij gaat het om informatie over contracten, wijzigingen en
gegevens van leveranciers en afnemers.
Contractbeheer geeft ondersteuning aan het gehele contracteringsproces. Draagt bij aan snellere en
kwalitatief betere besluitvormingsprocessen. Feitenkennis en onderhandelingsmacht neemt toe, wat
leidt tot betere resultaten.
Hoofdstuk 2 – Stappenplan voor het opzetten van contractbeheer
Hieronder een stappenplan voor het opzetten en ontwikkelen van contractbeheer.
