Responsibility and Job Description Front Office
Department
Jika dilihat dari struktur organisasi diatas bahwa pimpinan tertinggi
dibagian ini adalah Front Office Manager yang membawahi para manager,
Chief atau Chef. Adapun petugas bawahannya adalah Executive Lounge
Assistant, Guest Relation Supervisor , Front Desk Supervisor, Reservation
Agent, Business Service, Bell Captain, Airport Representative, Guest Relation
Officer(GRO), Telephone Operator, Front Desk Agent (FDA), Reservation
Agent, Doorman/doorgirl, Bellman.Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di
bagian kantor depan:
1. Front Office Manager
a. Area kerja : front office area, executive floor, business center
b. Ringkasan pekerjaan : menciptakan kepuasan tamu dan memberi
kesan positif bagi tamu di area kerjanya
c. Melapor kepada : General Manager
d. Staf bawahan : semua staff front office
Tugas pokok:
1. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
2. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer
hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
3. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga
kamar
4. Menyambut tamu VIP
5. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
6. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun
untung/rugi di bagian kantor depan
7. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan
sanksi bagi yang melanggar ketentuan.
8. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan
memberikan penghargaan
9. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara
harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar
, 2. Assistant Front Office Manager
a. Area kerja: front office, executive floor, business center.
b. Ringkasan pekerjaan: membantu kelancaran tugas di front office dan
menggantikan front office manager ketika berhalangan dan
mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya
nya
c. Atasan langsung: Front Office Manager
d. Staff bawahan: Duty Manager, FO Supervisor, Supervisor level
lainnya di departemen Front Office
Tugas pokok:
1. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
2. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO
dan concierge.
3. Memantau operasional di front office
4. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge.
5. Memimpin briefing pada waktu shift malam
6. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu
7. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager
jika berhalangan hadir.
8. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
3. Duty Manager
a. Area kerja: front office dan seluruh hotel yang ada hubungannya
dengan tamu di hotel.
b. Ringkasan pekerjaan : mendukung pekerjaan operasional kantor
depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas
departemen untuk shift tertentu.
c. Atasan langsung : Front Office Manager
d. Staff bawahan : Front Office Supervisor, Front Office Staff, Guest
Relation Officer, Concierge, Business Center Secretary.
Tugas pokok:
1. Membantu tugas Front Office Manager dan Asssistant FOM dalam melakukan
tugas operasional di front office.
2. Mendukung kelancaran proses check-in dan check-out di front office.
Department
Jika dilihat dari struktur organisasi diatas bahwa pimpinan tertinggi
dibagian ini adalah Front Office Manager yang membawahi para manager,
Chief atau Chef. Adapun petugas bawahannya adalah Executive Lounge
Assistant, Guest Relation Supervisor , Front Desk Supervisor, Reservation
Agent, Business Service, Bell Captain, Airport Representative, Guest Relation
Officer(GRO), Telephone Operator, Front Desk Agent (FDA), Reservation
Agent, Doorman/doorgirl, Bellman.Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di
bagian kantor depan:
1. Front Office Manager
a. Area kerja : front office area, executive floor, business center
b. Ringkasan pekerjaan : menciptakan kepuasan tamu dan memberi
kesan positif bagi tamu di area kerjanya
c. Melapor kepada : General Manager
d. Staf bawahan : semua staff front office
Tugas pokok:
1. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
2. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer
hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
3. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga
kamar
4. Menyambut tamu VIP
5. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
6. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun
untung/rugi di bagian kantor depan
7. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan
sanksi bagi yang melanggar ketentuan.
8. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan
memberikan penghargaan
9. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara
harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar
, 2. Assistant Front Office Manager
a. Area kerja: front office, executive floor, business center.
b. Ringkasan pekerjaan: membantu kelancaran tugas di front office dan
menggantikan front office manager ketika berhalangan dan
mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya
nya
c. Atasan langsung: Front Office Manager
d. Staff bawahan: Duty Manager, FO Supervisor, Supervisor level
lainnya di departemen Front Office
Tugas pokok:
1. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
2. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO
dan concierge.
3. Memantau operasional di front office
4. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge.
5. Memimpin briefing pada waktu shift malam
6. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu
7. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager
jika berhalangan hadir.
8. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
3. Duty Manager
a. Area kerja: front office dan seluruh hotel yang ada hubungannya
dengan tamu di hotel.
b. Ringkasan pekerjaan : mendukung pekerjaan operasional kantor
depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas
departemen untuk shift tertentu.
c. Atasan langsung : Front Office Manager
d. Staff bawahan : Front Office Supervisor, Front Office Staff, Guest
Relation Officer, Concierge, Business Center Secretary.
Tugas pokok:
1. Membantu tugas Front Office Manager dan Asssistant FOM dalam melakukan
tugas operasional di front office.
2. Mendukung kelancaran proses check-in dan check-out di front office.
