Administratieve organisatie
Week 1 college
Wat te behandelen:
1ste druk 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 2.1, 2.2, 3.2
2de druk 2.1, 2.2, 3.1, 3.2, 3.3
Wat is ook al weer AO
Het geheel van alle organisatorische maatregelen dat ervoor zorgt dat
iedereen in een organisatie de informatie krijgt die hij/zij heeft
(informatieverzorging) staat bekend als het vakgebied AO. 5de bolletje blz.
7 belangrijk
Wat is informatie nodig
Medewerkers in een organisatie hebben informatie nodig voor het
Ontwikkelen en implementeren van beleid (klanttevredenheid,
concurrentie)
Aansturen van de processen
Uitvoeren van processen (vakkenvullen, kassa, verkopen, inkopen)
(wat moet je aanvullen en waar je het moet neerzetten en
spiegelen)
Rapporteren over de processen (als er iets kapot is gevallen moet dit
geregistreerd worden)
Controleren van processen en procesresultaten
Geef eens wat voorbeelden van bovenstaande punten voor een
supermarkt
Element van AO
De typologie van een onderneming bepaalt
De aanknopingspunten/steunpunten waarop je kunt steunen bij
beheersing (verbanden in de geld goederenbeweging,
geautoriseerde (toestemming gegeven) kasprocedure dit bepaald de
directie of hoofdverkoop
De processen die van belang zijn (inkoop, verkoop en opslag)
Noem voor de typologie ‘handel met contante verkoop’ de
aanknopingspunten en de processen. Daarmee ligt een deel van de
benodigde AO/IB vast.
Hoewel met de typologie een deel van de AO vastligt, is de AO voor
verschillende bedrijven binnen hetzelfde type toch niet precies gelijk. Dat
komt doordat ieder bedrijf bedrijfsspecifieke attentiepunten heeft
waarvoor extra, bedrijfsspecifieke, AO-maatregelen nodig zijn.
Voorbeeld van een attentiepunt bij een handelsonderneming is het
verstrekken van een verkoopbonus aan een specifieke groep afnemers; als
deze afnemers op jaarbasis meer dan 1000 stuks afnemen, dan krijgen zij
een bonus. Welke risico’s hangen samen met dit attentiepunt? De bonus
wordt onterecht gegeven door bijvoorbeeld door de verkoper hij geeft
meer op dan dat er is verkocht. De afdeling administratie zal dit bepalen.
1
,Welke AO-maatregelen die dan nodig zijn is functiescheiding tussen
verkoop en bonus door administratie. Het kan fout gaan doormiddel van
de specifieke afnemers. Er zal dus geregeld moeten zijn wie van de
afnemers mag een bonus hebben dit bepaald de directie en hoofdverkoop.
Een volledige beschrijving van de AO omvat de typologie, de
aanknopingspunten/steunpunten en de attentiepunten.
Typologieschema Starreveld
Hoe is het typologieschema van Starreveld eigenlijk ingedeeld?
Welke type bedrijf is eenvoudiger te beheersen:
Handel of productie? Waarom? (Handel je kan tellen wat erbinnen
komt het is tastbaar)
Productie of dienstverlening? Waarom? (Productie je koopt
grondstoffen in maar je gaat er nog wat mee doen denk hierbij aan
afval etc.)
Geef een voorbeeld een dienstverlenend bedrijf. (administratie kantoor)
Welke aanknopingspunten geven hier zekerheid m.b.t. de volledigheid van
opbrengstverantwoording. (Competentietabel en update,
urenverantwoording) overige dienstverlening is vooral uren
De fasen van het inkoopproces
Impuls
Leverancierskeuze
Het plaatsen van de bestelling
Het ontvangen van de goederen
Wat te doen met onjuiste leveringen?
Het afwikkelen van de inkoopfactuur
Periodiek: uitvoeren van verbandscontrole
De fasen van het verkoopproces
Orderverkrijging
Orderontvangst
Orderacceptatie
Opstellen verkoopfactuur
Uitleveren goederen
Incasseren
Periodiek: uitvoeren verbandscontrole controle volledigheid verkopen
De activiteiten binnen het magazijnproces
Ontvangen van goederen
Keuren van goederen
Opslaan van goederen
Afgeven van goederen
Verzenden van goederen
Verrichten onderhoud/reparaties
Vernietigen van goederen
Meewerken aan inventarisaties
De fasen van het productieproces
2
,Impuls
Voorbereiding van de productie
Uitvoering van de productie
Verantwoording van de productie
Opgave smiley’s eetcafé
Opgave 1
1. Ingrediënten inkopen (proces) voorraden ingrediënten (voorraad)
koken (proces) eindproduct voorraad gerechten (voorraad)
serveren (proces) incasseren (proces) geld (voorraad)
betalen (proces) crediteuren (voorraad)
Verbandscontrole:
Begin ingrediënten + inkopen – eindvoorraad – vernietigde ingrediënten =
verbruik ingrediënten binnen het kookproces
Zijn de ingrediënten daadwerkelijk gebruik voor het product dit kan
doormiddel van voorcalculatie (recept) en nacalculatie (geserveerde
maaltijden kun je terugrekenen wat er gebruikt zou moeten zijn en dan
voorraadtelling).
Opgave 2
A. Dienstverlening met doorstroming van goederen dit zijn eigen
goederen. Het is dienstverlening je hoofddoel is diensten geven.
B. Standaardnormen, verbanden in geld – goederenbeweging,
verschillen analyse, recept, voor en na calculatie per periode,
maximale capaciteit, rekening per tafel, geautoriseerde
kasprocedure, functiescheiding tussen obers opnemen bestelling, de
kok/bar die maakt de order, degene die het serveert en afrekent.
Opgave 3
A. Bederfelijke ingrediënten: ingrediënten aangeven als bederfelijk
alleen deze zijn dit niet. Dit kun je afdekken door het vier ogen
principe. Dit moet vastgelegd worden doormiddel van een
document.
Gratis drankje: dat op andere momenten ook een gratis drankje
wordt gegeven of dat het tweede drankje ook gratis gegeven wordt.
Je loopt opbrengsten mis je verkoopt het wel maar je krijgt er niks
meer voor terug. De accountant vindt dit prima als het goed is
verantwoord. Dit is op te lossen door de kassa een blokkade te
geven dat er na 18:00 niet meer mag besteld worden gratis drankje.
Opgave 4
Kasprocedure:
Vooraf:
- Uitgaan van geautoriseerde prijzen die in een beveiligd
prijzenbestand zijn opgenomen.
- Er is bepaald bij welk bedrag de kas wordt afgeroomd.
- Tellen van de kas
Tijdens:
3
, - Ontvangt de kassa lade en de kassa code, deze wordt geteld door
kassa medewerker en de eigenaar/bedrijfsleider. Dit leg je vast in de
kasstaat of kasformulier en deze worden door beide getekend. En
inhoud van de portemonnees
- Er komt een klant en de ober gaat naar de klant en neemt de
bestelling op in de hand terminal. Dit heet kasregister.
- De barmedewerker zet de drankjes klaar en deze worden
uitgeserveerd door de ober.
- De klant rekent af dit doet de klant bij de ober of kassamedewerker
Na:
- De portemonnees worden geteld of de kassa lade door de
medewerker en de eigenaar/bedrijfsleider. Dit leg je vast in de
kasstaat of kasformulier en deze worden door beide getekend.
- De eigenaar maakt een uitdraai van de kasstaat of kasformulier, dit
is bij het afrekenen van de klant gedaan de wijze van de betaling.
- Wat is er contant betaald en wat is er in de kassa gekomen klopt dit
samen. Let op wat er in kluis zit.
- Stop al het geld in de kluis en vervolgens wordt het geld gestort
dagelijks dit doet de eigenaar/bedrijfsleider. Je krijgt een
stortingsbewijs dit gaat naar een administratieve afdeling. En deze
afdeling vergelijkt dat weer met het bankafschrift.
Verbandscontrole
- Aantal verkochte drankjes volgens kasregister x geautoriseerde prijs
= contante betalingen + pinbetalingen
- Ontvangen pinbetalingen volgens kasregister = ontvangen via
bankafschrift
- Totaal cash betalingen volgens kasregister = ontvangen geld
kasstaten in die periode = bankafschrift afgestort geld in die periode
- Aantal verkochte drankjes cola volgens kasregister = begin voorraad
cola + inkopen cola – eindvoorraad cola + stukgevallen flesjes
- Aantal verkochte bier volgens kasregister = begin voorraad vaten
bier + inkopen vaten bier – eindvoorraad vaten bier = verkochten
aantal liters bier x norm = aantal verkochte bier glaasjes volgens
kasregister
Opgave 5
A. Dit is een strategische beslissingen deze informatie komt vaak uit
externe informatie of interne informatie. Externe informatie: hoeveel
cafés zitten er in de omgeving of in de stad. Plannen van de
gemeente en wat voor vergunnen heb je nodig, je mag niet overal
een café beginnen. Er zal een kosten batenanalyse gemaakt moet
worden en wat verwacht ik van de opbrengsten dit gebeurt via een
financier. De interne informatiebehoefte is hoe goed loopt het bedrijf
(bezettingsgraad) en zijn er de middelen wel voor. Dit gaat via de
afdeling administratie.
Opgave week 3
Opgave vakgarage kleinman
4
Week 1 college
Wat te behandelen:
1ste druk 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 2.1, 2.2, 3.2
2de druk 2.1, 2.2, 3.1, 3.2, 3.3
Wat is ook al weer AO
Het geheel van alle organisatorische maatregelen dat ervoor zorgt dat
iedereen in een organisatie de informatie krijgt die hij/zij heeft
(informatieverzorging) staat bekend als het vakgebied AO. 5de bolletje blz.
7 belangrijk
Wat is informatie nodig
Medewerkers in een organisatie hebben informatie nodig voor het
Ontwikkelen en implementeren van beleid (klanttevredenheid,
concurrentie)
Aansturen van de processen
Uitvoeren van processen (vakkenvullen, kassa, verkopen, inkopen)
(wat moet je aanvullen en waar je het moet neerzetten en
spiegelen)
Rapporteren over de processen (als er iets kapot is gevallen moet dit
geregistreerd worden)
Controleren van processen en procesresultaten
Geef eens wat voorbeelden van bovenstaande punten voor een
supermarkt
Element van AO
De typologie van een onderneming bepaalt
De aanknopingspunten/steunpunten waarop je kunt steunen bij
beheersing (verbanden in de geld goederenbeweging,
geautoriseerde (toestemming gegeven) kasprocedure dit bepaald de
directie of hoofdverkoop
De processen die van belang zijn (inkoop, verkoop en opslag)
Noem voor de typologie ‘handel met contante verkoop’ de
aanknopingspunten en de processen. Daarmee ligt een deel van de
benodigde AO/IB vast.
Hoewel met de typologie een deel van de AO vastligt, is de AO voor
verschillende bedrijven binnen hetzelfde type toch niet precies gelijk. Dat
komt doordat ieder bedrijf bedrijfsspecifieke attentiepunten heeft
waarvoor extra, bedrijfsspecifieke, AO-maatregelen nodig zijn.
Voorbeeld van een attentiepunt bij een handelsonderneming is het
verstrekken van een verkoopbonus aan een specifieke groep afnemers; als
deze afnemers op jaarbasis meer dan 1000 stuks afnemen, dan krijgen zij
een bonus. Welke risico’s hangen samen met dit attentiepunt? De bonus
wordt onterecht gegeven door bijvoorbeeld door de verkoper hij geeft
meer op dan dat er is verkocht. De afdeling administratie zal dit bepalen.
1
,Welke AO-maatregelen die dan nodig zijn is functiescheiding tussen
verkoop en bonus door administratie. Het kan fout gaan doormiddel van
de specifieke afnemers. Er zal dus geregeld moeten zijn wie van de
afnemers mag een bonus hebben dit bepaald de directie en hoofdverkoop.
Een volledige beschrijving van de AO omvat de typologie, de
aanknopingspunten/steunpunten en de attentiepunten.
Typologieschema Starreveld
Hoe is het typologieschema van Starreveld eigenlijk ingedeeld?
Welke type bedrijf is eenvoudiger te beheersen:
Handel of productie? Waarom? (Handel je kan tellen wat erbinnen
komt het is tastbaar)
Productie of dienstverlening? Waarom? (Productie je koopt
grondstoffen in maar je gaat er nog wat mee doen denk hierbij aan
afval etc.)
Geef een voorbeeld een dienstverlenend bedrijf. (administratie kantoor)
Welke aanknopingspunten geven hier zekerheid m.b.t. de volledigheid van
opbrengstverantwoording. (Competentietabel en update,
urenverantwoording) overige dienstverlening is vooral uren
De fasen van het inkoopproces
Impuls
Leverancierskeuze
Het plaatsen van de bestelling
Het ontvangen van de goederen
Wat te doen met onjuiste leveringen?
Het afwikkelen van de inkoopfactuur
Periodiek: uitvoeren van verbandscontrole
De fasen van het verkoopproces
Orderverkrijging
Orderontvangst
Orderacceptatie
Opstellen verkoopfactuur
Uitleveren goederen
Incasseren
Periodiek: uitvoeren verbandscontrole controle volledigheid verkopen
De activiteiten binnen het magazijnproces
Ontvangen van goederen
Keuren van goederen
Opslaan van goederen
Afgeven van goederen
Verzenden van goederen
Verrichten onderhoud/reparaties
Vernietigen van goederen
Meewerken aan inventarisaties
De fasen van het productieproces
2
,Impuls
Voorbereiding van de productie
Uitvoering van de productie
Verantwoording van de productie
Opgave smiley’s eetcafé
Opgave 1
1. Ingrediënten inkopen (proces) voorraden ingrediënten (voorraad)
koken (proces) eindproduct voorraad gerechten (voorraad)
serveren (proces) incasseren (proces) geld (voorraad)
betalen (proces) crediteuren (voorraad)
Verbandscontrole:
Begin ingrediënten + inkopen – eindvoorraad – vernietigde ingrediënten =
verbruik ingrediënten binnen het kookproces
Zijn de ingrediënten daadwerkelijk gebruik voor het product dit kan
doormiddel van voorcalculatie (recept) en nacalculatie (geserveerde
maaltijden kun je terugrekenen wat er gebruikt zou moeten zijn en dan
voorraadtelling).
Opgave 2
A. Dienstverlening met doorstroming van goederen dit zijn eigen
goederen. Het is dienstverlening je hoofddoel is diensten geven.
B. Standaardnormen, verbanden in geld – goederenbeweging,
verschillen analyse, recept, voor en na calculatie per periode,
maximale capaciteit, rekening per tafel, geautoriseerde
kasprocedure, functiescheiding tussen obers opnemen bestelling, de
kok/bar die maakt de order, degene die het serveert en afrekent.
Opgave 3
A. Bederfelijke ingrediënten: ingrediënten aangeven als bederfelijk
alleen deze zijn dit niet. Dit kun je afdekken door het vier ogen
principe. Dit moet vastgelegd worden doormiddel van een
document.
Gratis drankje: dat op andere momenten ook een gratis drankje
wordt gegeven of dat het tweede drankje ook gratis gegeven wordt.
Je loopt opbrengsten mis je verkoopt het wel maar je krijgt er niks
meer voor terug. De accountant vindt dit prima als het goed is
verantwoord. Dit is op te lossen door de kassa een blokkade te
geven dat er na 18:00 niet meer mag besteld worden gratis drankje.
Opgave 4
Kasprocedure:
Vooraf:
- Uitgaan van geautoriseerde prijzen die in een beveiligd
prijzenbestand zijn opgenomen.
- Er is bepaald bij welk bedrag de kas wordt afgeroomd.
- Tellen van de kas
Tijdens:
3
, - Ontvangt de kassa lade en de kassa code, deze wordt geteld door
kassa medewerker en de eigenaar/bedrijfsleider. Dit leg je vast in de
kasstaat of kasformulier en deze worden door beide getekend. En
inhoud van de portemonnees
- Er komt een klant en de ober gaat naar de klant en neemt de
bestelling op in de hand terminal. Dit heet kasregister.
- De barmedewerker zet de drankjes klaar en deze worden
uitgeserveerd door de ober.
- De klant rekent af dit doet de klant bij de ober of kassamedewerker
Na:
- De portemonnees worden geteld of de kassa lade door de
medewerker en de eigenaar/bedrijfsleider. Dit leg je vast in de
kasstaat of kasformulier en deze worden door beide getekend.
- De eigenaar maakt een uitdraai van de kasstaat of kasformulier, dit
is bij het afrekenen van de klant gedaan de wijze van de betaling.
- Wat is er contant betaald en wat is er in de kassa gekomen klopt dit
samen. Let op wat er in kluis zit.
- Stop al het geld in de kluis en vervolgens wordt het geld gestort
dagelijks dit doet de eigenaar/bedrijfsleider. Je krijgt een
stortingsbewijs dit gaat naar een administratieve afdeling. En deze
afdeling vergelijkt dat weer met het bankafschrift.
Verbandscontrole
- Aantal verkochte drankjes volgens kasregister x geautoriseerde prijs
= contante betalingen + pinbetalingen
- Ontvangen pinbetalingen volgens kasregister = ontvangen via
bankafschrift
- Totaal cash betalingen volgens kasregister = ontvangen geld
kasstaten in die periode = bankafschrift afgestort geld in die periode
- Aantal verkochte drankjes cola volgens kasregister = begin voorraad
cola + inkopen cola – eindvoorraad cola + stukgevallen flesjes
- Aantal verkochte bier volgens kasregister = begin voorraad vaten
bier + inkopen vaten bier – eindvoorraad vaten bier = verkochten
aantal liters bier x norm = aantal verkochte bier glaasjes volgens
kasregister
Opgave 5
A. Dit is een strategische beslissingen deze informatie komt vaak uit
externe informatie of interne informatie. Externe informatie: hoeveel
cafés zitten er in de omgeving of in de stad. Plannen van de
gemeente en wat voor vergunnen heb je nodig, je mag niet overal
een café beginnen. Er zal een kosten batenanalyse gemaakt moet
worden en wat verwacht ik van de opbrengsten dit gebeurt via een
financier. De interne informatiebehoefte is hoe goed loopt het bedrijf
(bezettingsgraad) en zijn er de middelen wel voor. Dit gaat via de
afdeling administratie.
Opgave week 3
Opgave vakgarage kleinman
4
