Samenvatting Hoofdlijnen Bestuurlijke
Informatievoorziening
Hoofdstuk 4 Informatiesystemen
De komst van ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) heeft de wijze
van gegevensopslag definitief veranderd. In een ERP-systeem zijn modulen
beschikbaar voor elk functioneel gebied (afdeling) binnen een organisatie. Al
deze modulen maken gebruik van één onderliggende gegevensstructuur. Zo
kunnen de afdelingen en operationele informatie in één informatiesysteem
worden geïntegreerd, waar elk functioneel gebied bij kan. Dit systeem speelt een
rol bij de inrichting van de operationele bedrijfsprocessen.
Inkopen, productie, magazijn en verkopen worden opnieuw georganiseerd vanuit
de positie van de klant of leverancier. De verantwoordelijkheid ligt nu bij de plek
waar de taken worden verricht, i.p.v. centraal. Afdelingen mogen beslissingen
nemen, krijgen bevoegdheden en moeten letten op de kwaliteit van de in te
voeren gegevens. De gegevens die worden ingevoerd tijdens de werkprocessen
worden gebruikt om de processen te kunnen volgen en bij te stellen
(bestelgegevens bij leverancier is beschikbaar voor controle door degene die de
producten ontvangt).
Ook is het opstellen van managementrapportages makkelijker geworden, je
kunt immers standaardrapportages en –overzichten opstellen van gecombineerde
gegevens van verschillende functionele gebieden. Ook zijn er nadelen: deze
rapportages hebben vaak behoefte aan meer historische gegevens die niet
gekoppeld zijn aan operationele informatie, hier is het systeem minder geschikt
voor. Ten tweede bevat de ERP-database wel interne eigen gegevens, maar kan
niet aangevuld worden met externe gegevens. Ten slotte is het systeem
onmisbaar voor de processen, als het systeem ook een groot aantal andere
analysetaken moet verzorgen, kan dit ten koste gaan van de operationele
processen. Voor deze rapportages wordt vaak een datawarehouse gebruikt. Een
datawarehouse is een opgeschoonde database, waar alles gesorteerd is.
De implementatie brengt vaak risico’s in kosten, doorlooptijd en prestaties met
zich mee, daarom is het streven naar zoveel mogelijk standaardtoepassingen
i.p.v. maatwerk belangrijk (runway projects). Oorzaken van het mislukken van
automatiseringsprojecten (ontwikkelen of aanschaffen en implementeren van
systemen) zijn: Onduidelijke specificaties, te lange en/of grote projecten,
onoverzichtelijke bestaande systemen en erfenisproblemen,
communicatieproblemen tussen gebruikers en IT-deskundigen en een slecht
projectmanagement.
Hoofdstuk 5 IT-control
ERP heeft directe en indirecte effecten op het beheersingssysteem van
organisaties. Directe effecten zijn: Meetpunten (overdracht van informatie is niet
meer zichtbaar), het gedwongen gebruik van bepaalde programmamodules en
handelingen in een proces waardoor beheersing wordt weggenomen van mensen
en neergelegd bij geprogrammeerde procedures in de computer en controls gaan
van de uitvoeringsfase naar de implementatiefase van geautomatiseerde
systemen. Indirecte effecten zijn: laat gebruikers van uitkomsten van
processen deze ook zelf uitvoeren (functievermenging), degene die informatie
produceren deze ook laten verwerken (functievermenging) en leg
beslissingsbevoegdheden laag in de organisatie en maak gebruik van IT om
Annamarie de Ruijter Bedrijfseconomie 2015 – 2016 Hogeschool Inholland
Alkmaar
, bepaalde handelingen af te dwingen (functievermenging). Dit resulteert in
zwakke interne beheersing en de relevantie van verbandscontroles neemt
af (cijfers zijn alleen zinvol voor controle als ze uit verschillende
afdelingen/bronnen komen).1
1 Van hoofdstuk 4 en 5 komen alleen de ERP-systemen voor in het tentamen,
voor het hertentamen bestudeer heel hoofdstuk 4 en 5 in het boek.
Annamarie de Ruijter Bedrijfseconomie 2015 – 2016 Hogeschool Inholland
Alkmaar
Informatievoorziening
Hoofdstuk 4 Informatiesystemen
De komst van ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) heeft de wijze
van gegevensopslag definitief veranderd. In een ERP-systeem zijn modulen
beschikbaar voor elk functioneel gebied (afdeling) binnen een organisatie. Al
deze modulen maken gebruik van één onderliggende gegevensstructuur. Zo
kunnen de afdelingen en operationele informatie in één informatiesysteem
worden geïntegreerd, waar elk functioneel gebied bij kan. Dit systeem speelt een
rol bij de inrichting van de operationele bedrijfsprocessen.
Inkopen, productie, magazijn en verkopen worden opnieuw georganiseerd vanuit
de positie van de klant of leverancier. De verantwoordelijkheid ligt nu bij de plek
waar de taken worden verricht, i.p.v. centraal. Afdelingen mogen beslissingen
nemen, krijgen bevoegdheden en moeten letten op de kwaliteit van de in te
voeren gegevens. De gegevens die worden ingevoerd tijdens de werkprocessen
worden gebruikt om de processen te kunnen volgen en bij te stellen
(bestelgegevens bij leverancier is beschikbaar voor controle door degene die de
producten ontvangt).
Ook is het opstellen van managementrapportages makkelijker geworden, je
kunt immers standaardrapportages en –overzichten opstellen van gecombineerde
gegevens van verschillende functionele gebieden. Ook zijn er nadelen: deze
rapportages hebben vaak behoefte aan meer historische gegevens die niet
gekoppeld zijn aan operationele informatie, hier is het systeem minder geschikt
voor. Ten tweede bevat de ERP-database wel interne eigen gegevens, maar kan
niet aangevuld worden met externe gegevens. Ten slotte is het systeem
onmisbaar voor de processen, als het systeem ook een groot aantal andere
analysetaken moet verzorgen, kan dit ten koste gaan van de operationele
processen. Voor deze rapportages wordt vaak een datawarehouse gebruikt. Een
datawarehouse is een opgeschoonde database, waar alles gesorteerd is.
De implementatie brengt vaak risico’s in kosten, doorlooptijd en prestaties met
zich mee, daarom is het streven naar zoveel mogelijk standaardtoepassingen
i.p.v. maatwerk belangrijk (runway projects). Oorzaken van het mislukken van
automatiseringsprojecten (ontwikkelen of aanschaffen en implementeren van
systemen) zijn: Onduidelijke specificaties, te lange en/of grote projecten,
onoverzichtelijke bestaande systemen en erfenisproblemen,
communicatieproblemen tussen gebruikers en IT-deskundigen en een slecht
projectmanagement.
Hoofdstuk 5 IT-control
ERP heeft directe en indirecte effecten op het beheersingssysteem van
organisaties. Directe effecten zijn: Meetpunten (overdracht van informatie is niet
meer zichtbaar), het gedwongen gebruik van bepaalde programmamodules en
handelingen in een proces waardoor beheersing wordt weggenomen van mensen
en neergelegd bij geprogrammeerde procedures in de computer en controls gaan
van de uitvoeringsfase naar de implementatiefase van geautomatiseerde
systemen. Indirecte effecten zijn: laat gebruikers van uitkomsten van
processen deze ook zelf uitvoeren (functievermenging), degene die informatie
produceren deze ook laten verwerken (functievermenging) en leg
beslissingsbevoegdheden laag in de organisatie en maak gebruik van IT om
Annamarie de Ruijter Bedrijfseconomie 2015 – 2016 Hogeschool Inholland
Alkmaar
, bepaalde handelingen af te dwingen (functievermenging). Dit resulteert in
zwakke interne beheersing en de relevantie van verbandscontroles neemt
af (cijfers zijn alleen zinvol voor controle als ze uit verschillende
afdelingen/bronnen komen).1
1 Van hoofdstuk 4 en 5 komen alleen de ERP-systemen voor in het tentamen,
voor het hertentamen bestudeer heel hoofdstuk 4 en 5 in het boek.
Annamarie de Ruijter Bedrijfseconomie 2015 – 2016 Hogeschool Inholland
Alkmaar
