Projectmanagement - Facility Management jaar 1

Projectmanagement – aantekeningen colleges > samenvatting tentamen

Les 1 Wat is een project?

1. Welke soorten werkzaamheden zijn er?
2. Wat is een project?
3. Wat zijn kenmerken van een project?
4. Wat is de noodzaak van een projectmatige aanpak?
5. Welke verschillende projectsoorten zijn er?
6. Wat is projectmanagement? (PMa)
7. Waarom PMa (voor FM’ers)?
8. Hoe pak je een project aan?
9. Hoe vergroot je de slagingskans van je project?
10. Project 1

1.
Projectmatig werken (effectief, resultaatgericht) is een mix van routinematig (efficiënt) en
improviserend (flexibel) werken.

Routinematig: wekelijks teamoverleg, ochtend mail checken
Improviserend: Concipiëren en realiseren van een volstrekt nieuw product voor een nieuwe
markt maar ook een reddingsactie van bezoekers van een bioscoop die in de brand vliegt.
Projectmatig: werkzaamheden zijn altijd afgestemd op resultaat en dat dan graag zo effectief
mogelijk.

Deze dingen werken niet los van elkaar, maar vloeien in elkaar over.




2.
Een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden,
om binnen een vastgestelde tijd, een vooraf opgesteld doel te bereiken, met een vastgesteld
budget.

,3. KENMERKEN
- Project start-up (kick-off)
- Gedefinieerd begin en eind
- Eenmalig, uniek projectresultaat
- Onzeker, het bevat risico’s
 Je weet niet hoe het eindresultaat eruit ziet. Chaos moet omgezet worden in rust en
structuur.
- Er is één opdrachtgever
 Niet handig als het er 2 zijn. 1 iemand moet aanspreekpunt/eindverantwoordelijke zijn.
- Meerdere concrete eindresultaten dienen behaald te worden.
 Literair onderzoek, eigen onderzoek, onderzoek dat eerder gedaan is.
 Nieuw telefooncentrale: Callcenter verbouwd, mensen opgeleid om met nieuwe software
te werken etc etc
- Plan van aanpak
- Tijd en middelen zijn beperkt beschikbaar (capaciteit en doorlooptijd).
- Er is vooraf een budget vastgesteld
- Geen standaard voorhanden om (eind)resulta(a)t(en) te bereiken.
- Het bereiken van een goed resultaat is in het belang van klant/opdrachtgever, alsmede de
eigen organisatie
- Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden zijn er meerdere mensen betrokken de deel
uit maken van verschillende organisaties
- Gedurende de uitvoering van het werk zijn wisselende mensen betrokken die deel uit
maken van verschillende organisaties

4.
Hoe het eenmalige resultaat eruit moet zien.
Op welke wijze dat resultaat bereikt kan worden.
Op welke wijze vastgesteld kan worden of het verwachte resultaat behaald is.

5.
- Technische projecten (ofwel harde projecten)
 VB brug aanleggen
 Materialistisch
- Sociale projecten (ofwel zachte projecten)
 Organisatie veranderingen, mensen op andere functies.
 Gaat om mensen
- Gemengde projecten
 Zit tussen technisch en sociaal in.
 Callcenter werken mensen al 25jaar en ipv telefoon word het headset/ipad/touch screen.
Vinden het niet leuk dat ze niet meer kunnen praten met diegene naast hun, weten niet hoe
het werkt
 Kast, vloer moeten ook aangelegd worden. Spullen moeten geregeld worden.
- Commerciële projecten
 Je wilt iets op de markt brengen, dat moet opgestart worden.
- Evenementen
 Aparte tak sport, opzetten beurs of festival

, 6.
Het toepassen van gefaseerde besluitvorming (initiatief-, definitie-, ontwerp-,
voorbereiding-, realisatie- en nazorgfase)

EN

Het integraal beheersen van het geld (G), de (project)organisatie (O), Kwaliteit (K),
faciliteiten (F), informatie (I) en tijd (T) = GOKFIT

EN

Rekening houdend met de organisatiestructuur van de organisatie waarbinnen het project
wordt uitgevoerd (S) met bijbehorende risico’s. (R)

 Belangrijkste: Faseren, beheersen en beslissen

7.
- Omdat het om een “nieuwe” klus gaat
- Geen overschrijding van budgetten
- Communicatiestructuur is duidelijk
- Goede samenwerking tussen diverse partijen
- Snel en flexibel kunnen inspringen op veranderingen
- Tijdpad is helder
- Kwaliteit is gewaarborgd

8.
- Vooruit en achteruit denken
 Wat er allemaal moet gaan gebeuren
 Achteruit lopen, kijken wat allemaal gedaan is en of het klopt/hoe laat het verstuurd
moet worden
- Van globaal naar detail
 Wat er allemaal moet gebeuren. Je moet …. Van alles
 Op basis daarvan kan er een eerste globale planning gemaakt worden
 Daarna ontstaan er meer details, dit komt pas na die globale planning. (belangrijk!) Niet
in te veel details plannen, dan kun je je niet goed meer aanpassen op eventuele
veranderingen. (dingen die je niet verwacht had bijv.)
- Een goed begin is het halve werk (analyse)
 Chaos voorkomen. Goed plannen.
- Beter goed gejat dan slecht bedacht (structuur en instrumentarium)
 Kijken welke aspecten je al hebt en of je die kan gebruiken
- Wees kritisch in het selecteren van mensen (kwaliteit)
- Zorg voor PR en draagvlak bij het management
 PR = public relations
 Afdeling word afgesloten, had ook eerder vermeld kunnen worden dat ze dat gaan doen.