Samenvatting De cockpit van de organisatie hoofdstuk 1

Hoofdstuk 1 De organisatiecockpit als methode van
prestatiemanagement

Prestatiemanagement ‘is here to stay’. Een systeem voor
prestatiemanagement is, zowel voor organisaties in de profit- als in de non-profit
niet meer weg te denken. Organisaties die prestatiemanagement hebben
ingevoerd, hebben gemeen dat zij heel gericht denken, plannen en werken. De
basis daarvoor is de jaarlijkse managementcyclus, de PDCA-cyclus van Shewart
en Deming. Om goed te kunnen werken met de PDCA-cyclus moeten organisaties
de beschikking hebben over een ‘performance dashboard’ dat de bereikte
resultaten zichtbaar maakt.

1.1 De cockpit als metafoor
De cockpit is de stuurhut van een vliegtuig, hier worden de beslissingen
genomen.




1.2 Prestatiemanagement als schakel tussen initiatief en actie
Prestatiemanagement behelst het sturen van de organisatie naar de gewenste
doelstellingen. Dit proces begint met het systematisch vaststellen van haar
strategie en de besturingsopgave die hieruit voortvloeit voor de top van de
organisatie. De leiding neemt het initiatief om de strategie te gaan vaststellen en
ontwikkelt een visie op mogelijkheden van de organisatie en de veranderingen in
de omgeving. Vervolgens voeren leiding en management een diagnose uit van de
uitgangsituatie, die leidt tot het uitstippelen van een strategie en het vaststellen
van de besturingsopgave, ook wel aangeduid als de ‘missie van de organisatie.
M.b.v. ‘Strategy mapping’ worden van de strategie en besturingsopgave
vervolgens die onderwerpen afgeleid waarvan het belang cruciaal is voor de
realisatie van de strategie.

, In bovenstaand figuur worden de stappen tussen initiatief van de leiding en het
nemen van actie weergeven. Via decompositie wordt bereikt dat de acties in
relatie staan tot de strategie.

1.3 Ontwerpen van het performance dashboard.
In een strategy map wordt de ambitie van de organisatie geconcretiseerd, maar
is nog niet tot meet- en toetsbare proporties teruggebracht. Dat is een functie
van het performance dashboard. Hiervoor zijn verschillende termen in omloop,
zoals Performance Scorecard, Balanced scorecard, Management Dashboard ,
Managementcockpit en Organisatiecockpit. Op het performance dashboard
worden voor elke strategisch zoekveld één of meer prestatie indicatoren
opgenomen en van een streefwaarde voorzien. Kenmerk van een goed
performance dashboard is dat de realisatie van de strategie met een beperkt
aantal prestatie-indicatoren goed kan worden gevolgd.

1.4 Gebruik van het dashboard in de praktijk
Bij de realisatie van de strategie in de dagelijkse praktijk speelt het dashboard
een cruciale rol. Binnen de verschillende onderdelen van de organisatie moeten
activiteiten worden uitgezet om de gewenste indicatorwaarden te gaan
realiseren. De medewerkers worden hierbij betrokken om de besluitvorming te
verbeteren en commitment te verkrijgen. Een goede methode om de resultaten
te analyseren, is het beoordelen van de trend. Aan de trend kunnen de managers
en zijn mensen zien of er verbeteringen zijn of dat het in de loop van de tijd juist
slechter is gegaan.
Prestatiemanagement kan worden omschreven als het proces waarin sturing
en bijsturing van een organisatie plaatsvindt door het zetten van de volgende
stappen:
- Vaststellen van de strategie van de organisatie; hierin wordt duidelijk hoe
de organisatie zal inspelen op de veranderingen in de omgeving.
- Identificeren van zoekvelden; Dat zijn de onderwerpen waarop de
organisatie anders of beter moet gaan presteren.
- Bepalen van prestatie-indicatoren per afzonderlijk zoekveld; dit zijn
maatstaven waarmee een zoekveld meetbaar wordt gemaakt.
- Het voorzien van de prestatie-indicatoren van een targetwaarde;
hiermee wordt aan een indicator een meet- of toetsbare doelstelling toegekend.
- Opnemen van de gekozen set prestatie-indicatoren in een performance
dashboard.
- Uitzetten van activiteiten in de verschillende organisatieonderdelen;
Door het uitvoeren van deze activiteiten wordt een bijdrage geleverd aan het